Workcube BPM
Prozessmanagement und Workflow

Das Herzstück von Workcube ist BPM - Business Process Management, das die Arbeitsabläufe organisiert und die Funktionen den Benutzern je nach Befugnissen und Verantwortlichkeiten zuweist. BPM-Tools stellen sicher, dass jedes Modul und jede Funktion der Workcube-Anwendung in Übereinstimmung mit den Prozessen arbeitet. Außerdem organisiert es die Prozessübergänge zwischen Modulen und Funktionen. Ist mit Software und Anwendungen von Drittanbietern integrierbar. Ermöglicht die Erweiterung Ihrer Anwendung.

Was ist der Workflow Designer?
In jedem Bildschirm mit Geschäftsfunktionen in Workcube erscheint meist in der ersten Zeile der Formularelemente innerhalb der Formulare ein Auswahlfeld mit der Bezeichnung „Prozess". Dieses Auswahlfeld ist das wichtigste Element in Workcube-Formularen. Es steuert den Vorgang, den Sie durchführen werden, bestimmt die Richtung, gibt Warnungen aus, sendet E-Mails, löst einen anderen Rechner aus, stellt eine Anfrage für Sie von einem anderen Server und entscheidet, ob Sie den Vorgang durchführen können. Kurz gesagt, diese Auswahlbox ist der für den Benutzer sichtbare Prozesskern von Workcube, hinter dem ein umfassender Ansatz und eine Logik stehen.

In Institutionen gibt es diejenigen, die tun, kontrollieren, genehmigen, prüfen und die endgültigen Entscheidungen treffen. In Organisationen werden Unternehmensregeln, Beschränkungen, Belohnungen, Sanktionen gebildet. Der Workflow-Designer bietet dem Unternehmen die Möglichkeit, sich an veränderte Bedingungen anzupassen.

Die folgenden 3 Fallbeispiele werden Ihnen erklären, was der Workflow Designer tut und wie er verwendet wird.

Fallbeispiel 1
Der Kundenbetreuer im Sales-Team geht zu einem neuen Kundenbesuch. Er speichert die Kundeninformationen mit dem „ERSTE REGISTRIERUNG" in der Prozessauswahlbox auf dem entsprechenden Bildschirm. Mit Speichern wird eine Warnung an den Experten für Risikokontrolle in der Finanzabteilung gesendet. Der Experte führt die Risikokontrolle gemäß dem Verfahren durch. In der Prozessauswahlbox auf dem Kundenbildschirm gibt es zwei Stufen. Wenn „ANNEHMEN und ABLEHNEN" ausgewählt wird, wird die Mitteilung, dass Sie bis zu 10.000 USD verkaufen können, an den Kundenvertreter gesendet. Wenn „ABLEHNEN" ausgewählt wird, wird die Information, dass Sie nur im Voraus verkaufen können, verschwinden.
Mit der Genehmigung der Risikoabteilung bringt der Kundenvertreter die Auswahlbox auf dem Kundenbildschirm auf die Stufe „VERKAUF", und die Buchhaltungskontoverbindungen werden automatisch hergestellt. Die Buchhaltungseinheit wird darüber informiert, dass im Kontenplan ein Code für einen neuen Kunden vergeben wurde.

Fallbeispiel 2
Der Kundenbetreuer erhält einen neuen Auftrag von einem Kunden. Als er mit der Stufe „KONTROLLE" in der Prozessauswahlbox auf dem Auftragsbildschirm speichern möchte, warnt er, dass der Auftragsbetrag höher ist als das freie Risikolimit des Kunden und dass er den Kunden über diese Situation informieren sollte. Dies weist darauf hin, dass eines der in der Bestellung angeforderten Produkte nicht im Lager ist und hergestellt werden muss. In diesem Fall erfasst den Kundenbetreuer die Bestellung mit dem Status “BESTELLUNG MIT AUSSTEHENDER ZAHLUNG" in der Auswahlbox.

Fallbeispiel 3
Wenn die Überweisung des Kunden gespeichert wird, aktualisiert der Workflow Designer automatisch das freie Limit des Kunden und der Auftrag mit dem Status „AUSSTEHENDE ZAHLUNG" wird aktiviert. Er wechselt in das Status „VERSAND - PRODUKTION". Das fehlende Produkt in der Liste der Produktionsaufträge wird auf dem Produktionsplanungsbildschirm angezeigt und das Produktionsteam wird benachrichtigt. Es stellt die fehlendem Materialien fest, um die Produktion durchzuführen.

Wie Sie an den obigen Beispielen sehen, können Unternehmen sehr unterschiedliche Arbeitsabläufe haben. Workcube ist so konzipiert, dass es die verschiedenen Anforderungen erfüllt, die in Workflow auftreten.

Sie müssen die folgenden 6 Definitionen verstehen, um einen Workflow zu entwerfen.

1. Arbeitsobjekt: Arbeitsobjekte sind, die als Fuseaction= im URL-Bereich Ihres Browsers definiert sind. Jedes Arbeitsobjekt hat Ereignisse wie Hinzufügen, Aktualisieren, Auflisten entsprechend seiner Struktur. Zum Beispiel ist die Summe von 3 Bildschirmen, die aus dem Hinzufügen, Aktualisieren und Auflisten von Mitarbeitern bestehen, das Arbeitsobjekt „Mitarbeiter". 
2. Prozess: Es handelt sich um eine Grundstruktur, die in einem oder mehreren Arbeitsobjekten verwendet werden kann und die dem Arbeitsobjekt bei der Registrierung, Aktualisierung oder Löschung von Arbeitsobjekten die Fähigkeit zur Dokumentenfluss- und Prämissenkontrolle bietet sowie eine Reihe zusätzlicher Aktionen nacheinander auslöst, wenn sie Operationen durchführt.
3. Prozessstufe: Die Prozessstufen sind die Stufen, die den Dokumentenfluss regelt, in der logische Workflow-Einstellungen wie Genehmigung, Ablehnung, Teilgenehmigung, Kontrolle, Warnung verschiedener Benutzer oder Abteilungen während der Ausführung einer Transaktion hinzugefügt werden können.
4. Kontrollcode/Datei: Es handelt sich um ein kurzes oder langes Codeschnipsel (je nach Funktion), das Kontrollen durchführt, wenn die Schaltflächen „SPEICHERN" oder „AKTUALISIEREN" angeklickt werden, bevor der Prozess insgesamt oder in einer Phase des Prozesses abgeschlossen ist, und das dementsprechend Warnungen ausgeben und entscheiden kann, ob der Prozess beendet oder nicht beendet werden soll.
5. Aktionscode/Datei Es handelt sich um einen kurzen oder langen Codeschnipsel ( je nach Funktion), der zusätzliche Funktionen ausführt, wenn die Schaltflächen „SPEICHERN" oder „AKTUALISIEREN" angeklickt werden, nachdem der Vorgang in allen oder in einer Phase des Prozesses abgeschlossen ist.
6. Rollen: Es handelt sich um den Rollen-Berechtigungsmechanismus, der festlegt, wer in welcher Phase des Prozesses autorisiert ist und wer gewarnt oder um Genehmigungsinformationen gebeten werden soll.
   

Sie können dem Prozess eine neue „Stufe" hinzufügen, indem Sie auf die Schaltfläche + klicken, oder Sie können die Stufe aktualisieren, indem Sie auf die Spalte Stufe klicken.

Vorschlag
Analysieren Sie Ihr Unternehmen und Ihre Geschäftsprozesse, bevor Sie einen Workflow entwerfen. Überprüfen Sie Ihre Kontroll- und Auditansätze. Identifizieren Sie die Rollen innerhalb ihres Unternehmens. Versuchen Sie, Ihre Workflow-Einrichtung auf der Workcube-Arbeitsfamilien und Arbeitsobjektliste mit einem logischen Ansatz zu platzieren. Wer sollte welche Rolle in welchen Transaktion übernehmen? Dies sollte Ihre Hauptfrage sein.

Hinweis
Die für Ihr Unternehmen geeigneten Workflow-Designs finden Sie in dem Ökosystem, das aus Workcube-Mitarbeitern, Geschäftspartnern und Kunden besteht.