Dijital Arşiv


Workcube Intranet içinde yer alan Dijital Arşiv uygulaması ile şirketin tüm bilgi, belgeleri, videoları, görselleri vb. içeriklerin hepsi dijital olarak depolanır, tasnif edilebilir ve dünyanın her yerindeki kullanıcılara merkezi olarak ulaştırılır. Dijital Arşiv ile dijital varlıklarınız Workcube içinde güvenli bir paylaşım ve depolama platformunda sunulmaktadır.


Yol : Intranet > Dijital Arşiv


Dikkat: İlk olarak Dijital Arşiv'i görüntüleyebilmek için erişim yetkilerinin verilmesi gerekmektedir. Eğer erişim yetkiniz yoksa Dijital Arşiv'i görüntüleyemeyeceksiniz,erişim izinlerini güncellemeniz gerekecektir. Sistem > BPM > Kullanıcı Yetki Yönetimi > Yetki Grupları ekranı CMS alanından Dijital Arşiv yanında yer alan ikona tıklayarak erişim izni verebilirsiniz.


Erişim yetkilerinin düzenlenmesiyle Dijital Arşiv ana ekranına ulaşabilirsiniz. Dijital Arşiv ana ekranı aşağıdaki gibi görünecektir.

  1. Dijital Arşiv içinde arama yapmak istenilen içerikle ilgili anahtar kelimeler buradan girilerek içerik aranabilir.
  2. Daha Fazlası butonuyla çeşitli filtrelemeler yapılarak listeleme ve arama özelleştirilebilir.
  3. Yükle butonuyla Dijital Arşiv'e yeni içerik eklenir.
  4. Klasör butonu Dijital Arşiv içerisindeki kategorileri listeler.
  5. Kart butonuyla içeriklerin listelenme biçiminin kartlar şeklinde olması sağlanabilir.
  6. Liste butonuyla içeriklerin satırlar halinde sıralanması sağlanır.
  7. Bu buton Dijital Arşiv'deki içerik sayısını gösterir.

Dijital Varlık Ekleme

Dijital Arşiv ana ekranına gelindiğinde yer alan arama butonu yanında "Yükle" butonu yer almaktadır. Bu butona tıklayarak Dijital Arşiv'e istenilen belge, video, doküman, görsel eklenebilir.

Açılan Dijital Varlıklar Yeni Kayıt ekranında eklemek istenilen belgeyi sürükleyerek ilgili alana bırakabilir ya da belgenin url bilgisini altta yer alan kutucuğa ekleyerek de kayıt oluşturulabilir. Örnek olarak; Google Drive'daki; Sheet, Document, Slaytlar vb. linkler ve de Youtube video linkleri merkezi bir yapıda dijital arşivde yer alması için depolanabilir.


Dijital Varlık belge ya da url olarak eklendikten sonra Dijital Varlık ekleme ekranının devamında yer alan kayıt bilgileri doldurarak devam edilir.

  1. Doküman Adı: Dijital Varlık olarak eklenecek dokümanın adı bu alana girilir.
  2. Süreç: Dijital Arşiv'e eklenen belgenin Süreç durumu bu kısımda belirtilir. Ayrıca Kontrol Paneli > BPM > Süreçler ekranında Dijital Varlık filtrelemesiyle arama yapıp Süreç aşamaları çeşitlendirilebilir.
  3. Ürün: Dokümanın ilişkili olduğu bir ürün varsa bilgisi buraya girilir. Kontrol Paneli > ERP > Satış-Dağıtım > Ürün ve Stoklar > Ürünler ekranında listeleme yapıp herhangi bir ürün detayına girilerek Belgeler kısmından Dijital Varlık eklenebilir.
  4. Geçerlilik Başlangıç Tarihi: Dokümanın geçerli olacağı başlangıç tarihi bu alana girilir.
  5. Açıklama: Dijital Varlık ile ilgili varsa açıklamalar bu alana girilir.
  6. Belge No: Eklenen dokümanın belge numarası bu alana girilir.
  7. Tüm Kategoriler: Dijital Arşiv'de yer alan tüm kategorilere bu alandan ulaşılır.
  8. Kime: Dokümanın kimle paylaşılarak oluşturulacağı bilgisi bu alana girilir.
  9. Geçerlilik Bitiş Tarihi: Dokümanın geçerliliğinin sona ereceği tarih bilgisi bu alana girilir.
  10. Anahtar Kelimeler: Dokümanın aramalarda kolay ulaşılır olabilmesi için ilişkili anahtar kelimeler bu alana girilir.
  11. Revizyon: Dokümanın revizyon durumu bu kutucukta yer alır.
  12. Doküman Tipi: Eklenen doküman tipi bu kutucuktan seçilir. Kontrol Paneli > Sistem > Parametler ekranında CMS başlığı altında; İçerik Belge ve Tipleri başlığına girerek Doküman Tipi eklenebilir.
  13. CC: Dokümanı eklerken bilgisine sunulacak, haberdar olacak kişiler bu alandan seçilir.
  14. Proje: Dokümanın ait olduğu proje bilgisi bu alana girilir.
  15. Seçim Kutucukları: Dijital Varlık listelemede de yer alan seçim kutucukları eklenen dokümanın ilişkili olup olmadığına göre kayıt sırasında seçilebilir.
  16. Doküman Erişim İzinleri Detaylandırma: Bu alandan eklenen dokümanın paylaşım kısıtlamalarını detaylı olarak ayarlanabilir. Detayı aşağıdaki gibi görünecektir. Aynı zamanda şirketinize özel tanımlama ve başlıkları bu erişim detaylandırmalarına aşağıdaki şekilde eklenebilir:

Partner Portal: ERP > Satış-Dağıtım > Müşteri-Tedarikçi > Bireysel Üye Kategorileri ekranından başlık eklenebilir.

Public Portal: ERP > Satış-Dağıtım > Müşteri-Tedarikçi > Kurumsal Üye Kategorileri ekranından başlık eklenebilir.

Pozisyon Tipleri: Kontrol Paneli > Sistem > Parametreler ekranında HR-İK başlığı altında Pozisyon Tipleri seçilerek çeşitlendirmeler yapılabilir.

Yetki Grupları: Kontrol Paneli > Sistem > Güvenlik > Yetki Grupları ekranına giderek başlık eklenebilir.

Dijital Varlık Grupları: Kontrol Paneli > Sistem > Parametreler ekranında BPM başlığı altında Dijital Varlık Grupları'na tıklanarak eklenebilir.


Dijital Arşiv İçerik Listeleme

Ana ekranda çeşitli filtrelemelerle listeleme yaparak Dijital Varlıkları görüntüleyebilirsiniz.

Burada dijital varlık ekleme alanından farklı olarak aşağıdaki alanlar bulunur;

Format: Dijital Arşiv'deki belgenin hangi formatta eklendiği (html,pptx,doc gibi) bu alandan seçilir.

Kaydeden: Dijital Arşiv'e eklenen belgeyi kaydeden çalışan bilgisi bu alandan seçilir.

Şirket: Dijital Arşiv'e eklenen belgenin hangi şirkete ait olduğu bilgisi bu alandan seçilir.

Adet: Listelenecek kayıt sayısını belirtir.

Varlık Durumu: Dijital Arşiv'de yer alan belgenin Varlık Durum bilgisini bu alandan seçilebilir.

Kayıt Tarihi: Dijital Arşiv'in kaydedildiği tarih bu alandan seçilir.

Seçim Kutuları 

Aktif: Dijital Arşiv'deki belge aktifse bu kutucuk işaretlenir.

Özel Belge: İlgili belgenin gizliliği ile ilgili seçim yapılırken bu kutucuk kullanılabilir.

Önem Derecesi Yüksek: Dijital Arşiv'e eklenen belgenin önem derecesi yüksekse bu kutucuk işaretlenir.

Intranette Paylaşılanlarda Ara: Bu kutucuk Intranette paylaşılmış olan Dijital Arşiv belgelerini listelemek için kullanılabilir.

İnternette Paylaşılanlarda Ara: Bu kutucuk internette paylaşılan Dijital Arşiv içeriklerini listelemek için kullanılır.

Extranette Paylaşılanlarda Ara: Bu kutucuk işaretlenerek Extranette paylaşılmış içerikler listelenebilir.

Revizyon Olanları Getirme: Revizyon olan Dijital Arşiv içeriklerini listelemeye almaz.


Dijital Arşiv Belgelerinin Görüntülenme Şekli

Dijital Varlıkların listelenmesinin ardından belgelerin altında iki ayrı ikon yer alır. Soldaki bulut işaretiyle belge açılarak bilgisayarınıza indirilir. Sağdaki göz işaretiyle belge görüntülenebilir. Örnek olarak; "DDO - Dijital Dönüşüm Ofisi" dijital varlığının göz işaretine tıklandığında Youtube üzerinden bu içerik izlenebilir.



Dijital Varlıkları Klasör Olarak Görüntüleme

Dijital Arşiv ana ekranında yer alan Klasör butonuna tıklandığında aşağıdaki görselde yer aldığı gibi Dijital Varlıklar kategoriler halinde görüntülenebilir. Ana ekranda Klasör seçeneğini seçtikten sonra Kategori ekle butonu da sayfaya eklenmiş olacak. "Kategori Ekle" butonunu kullanarak yeni klasör tanımlayabilir ve dokümanlarınızı planlı bir şekilde muhafaza edebilirsiniz.

Geri Bildirim

Bu içeriği faydalı buldunuz mu?
İlişkili İçerikler