Ajanda


Ajanda kullanımı üretkenlik düzeyini artırması sebebi ile oldukça büyük bir öneme sahiptir. Periyodik planlama yapmak adına son derece ideal olan ajandalar diğer birçok amaçla da kullanılabilirler.

Yol: Intranet > MyPortal > Ajanda


Workcube'de ajanda kayıtlarınızı günlük, haftalık, haftalık liste ve aylık olarak 4 ayrı listeleme tipinde görüntüleyebilir, ajanda kayıtlarınızı Google hesabınızla ilişkilendirebilirsiniz. 

Not: Google ikonu, Google takvimdeki etkinlikleri listeler. Tıkladığında izin ister, Google hesabınıza giriş yapıldığında Google takvimdeki etkinlikler ajanda üzerinde listelenir. 
Google Takvim ile ilgili daha fazla bilgiye ulaşabilmeniz için ekteki içeriğimizi inceleyebilirsiniz. Lütfen: >>tıklayın 


Aynı ekran üzerinden ajanda kayıtlarını networg ajanda, şube ajanda, departman ajanda, bana özel ajanda ve eğitim ajanda şeklinde kategorilendirilmiş olarak listeleyebilirsiniz. 



Not: Kaydedilen ajanda kayıtlarınızı ana sayfanızda görüntüleyebilirsiniz. 
Bunun için Kontrol Paneli > Settings > Gündem box'ında  "Günün Ajandası" checkbox'ı işaretlenmelidir. Ana sayfada yayınlanacak ajanda kategorisinin (networg ajanda, benim ajandam, departman ajanda, şube ajandası) selectbox üzerinden seçimi sağlanabilir.


Bu işlemler yapıldığı takdirde Ajanda box'ı ana sayfanızda ekteki gibi görünecektir. Bu box üzerinden ajanda kaydı oluşturabilir ve oluşturulan ajanda kaydını güncelleyebilirsiniz. 




Ajanda Ara ve Ajanda Det. 

"Ajanda Ara" listeleme ekranında sizi birçok filtreleme seçeneği karşılar. Proje, şube, departman, süreç, katılımcı, tutanak, olay kategorisi, başlama ve bitiş tarihi filtreleri kaydedilen ajanda özelinde listeleme yapılabilir. 


Not: Ayrıca "Ajanda" ekranında bulunan search butonu ile açılan ınput üzerinden ajanda kaydınızı arattığınız takdirde  "Ajanda Ara" listeleme ekranına yönlendirilirsiniz. 


 
Not: Kaydedilen ajanda detayına gidildiğinde tab menude sizleri "Başvuru Ekle", "Olay Tutanağı" , "Kopyala" ve "Yeni Kayıt" butonları karşılar. 


"Başvuru ekle" butonu sizleri "Servis Başvuruları : Yeni Kayıt" ekranına yönlendirir. Bu sayede ajanda kaydı ile ilişkili bir servis başvurusu oluşturulabilir. 
Belgeler box'ı üzerinden e ajanda kaydına belge eklenebilir veya var olan belgeler ile ilişkisi sağlanabilir. 

Not: "Olay tutanağı" butonuna tıklandığında ise olay tutanağı popup ekranı açılır. Bu ekranda ajanda kaydı ile ilişkili olay tutanağı hazırlanabilir. Bir şablon hazırlanmış ise şablon selectbox'ında seçim yapılarak yükleme yapılır. Hazırlanan tutanak, Katılımcılar ve CC alanında tanımlanmış kullanıcılara mail olarak gönderilebilir.  Ajanda olay tarih ve saatleri arasında harcanan efor zaman harcaması olarak kaydedilir ve olay tutanağı belgelendirebilir. 

Ayrıca hazırlanan olay tutanağı output center üzerinden çıktı olarak alınabilir. 



Ajanda Olay Ekle
Workcube'de ajanda kayıtları "Ajanda Olay Ekle" ekranı üzerinden gerçekleştirilir.

Süreç: Ajanda için tanımlanmış süreç seçimi yapılır.
Kategori: Ajanda olay kategorisi seçimi yapılır. Workcube'de "Olay Kategorileri" Parametreler > Intranet > Olay Kategorisi ekranı üzerinden tanımlanır. 
Zaman Dilimi: Ajanda saat ayarı seçimi yapılır.
Konu: Ajanda konusu girilir.
Açıklama: Ajanda açıklaması girilir.
Proje: Ajanda kaydı ile ilişkili proje seçimi sağlanır. 
İş: Ajanda kaydı ile ilişkili iş seçimi sağlanır.
Onaylayacak: Ajanda kaydını onaylayacak kullanıcı seçimi sağlanır.
Yer: Ajanda olayının gerçekleşeceği yer seçilir.
Online: Ajanda olayı online ortamda gerçekleşecekse ilgili adres girilir.
Şirket Bilgileri: Ajanda olayı ile ilişkili şirket seçimi sağlanır.
Başlama/Bitiş Tarihi: Ajanda olayı başlama/bitiş tarihi girilir.
Saat/Dk: Ajanda olayı başlama/bitiş tarihi saat/dk bilgisi girilir.
Ajanda Uyarısı: Ajanda uyarı tarihi girilir.
E-mail Uyarısı: Ajanda olayı e-mail uyarı sayısı seçilir.
SMS Uyarı: Ajanda olayı SMS uyarı sayısı seçilir.
Olay Tekrarı: Ajanda olayı periyodik ise; seçimi sağlanır.

Not: Ajanda kayıt ekranı sağ menüde bulunan checkbox'lar üzerinden ajanda olayının görüntüleneceği kullanıcıların seçimi sağlanır. 


Dikkat: Alt menude bulunan "Katılımcılar" başlığı + butonu üzerinden "Çalışanlar" box'ına gidilir. Bu box üzerinde "çalışanlar" , "kurumsal üyeler" ve "bireysel üyeler" listesi üzerinden katılımcı seçimi sağlanabilir. Müşteri, tedarikçi v.b firmalardan katılımcı ekleneceği zaman ''kurumsal üyeler'' selectinin seçilmesi ve listelenmesi gerekir. Şirket bünyesindeki çalışanlar üzerinden katılımcı eklenmek isteniyorsa "çalışanlar" selecti seçilir ve listelenir. Bireysel hesaplar kategorisinde tanımlanmış katılımcıların ise "bireysel üyeler" selecti üzerinden seçimi ve listelenmesi sağlanır. 

Seçimi sağlanan her katılımcı için mutlaka katılımcı isminin yanında bulunan checkbox'ının işaretlenmesi ve sonrasında kaydedilmesi gerekmektedir. Seçimi sağlanan katılımcılar için "kaydet" butonuna tıklanmadan paging üzerinden sayfa değişimi yapılır veya farklı bir select'e gidilirse yapılan seçimler kaybolur. 

Yine alt menude bulunan CC başlığı da aynı mantıkta çalışmaktadır. Bu alan ajanda olayıyla ilgili bilgi verilecek kullanıcıların seçiminin yapılmasını sağlar. 

Eğer ajanda olayı bir şubeye özel olarak oluşturulacaksa "Şubeler" başlığı yanında bulunan + butonu üzerinden W3 üzerinde oluşturulmuş şubeleri listeleyebilir ve seçimini sağlayabilirsiniz. 



"Ajanda Olay Ekle"  XML Ayarları

Ajanda Olay Ekle ekranında Kontrol Paneli > System > Page Settings box'ı üzerinden kayıt ekranına özel olarak XML ayarlarınızı düzenleyebilirsiniz. 
  1. "Internette Görünsün Seçeneği Gösterim Detayı" : "Evet" olarak seçilirse "Ajanda Olay Ekle" ekranına ilgili checkbox eklenecektir. 
  2. "Mail Gönder Butonu Aktif Olsun mu?""Evet" olarak seçilirse "Ajanda Olay Ekle" ekranına ilgili checkbox eklenecektir. 
  3. "Hatırlatıcı Mail ile Eklenti Şeklinde Oluşturulsun""Evet" olarak seçilirse hatırlatıcı mail ile eklenti şeklinde oluşturulur. 
  4. "Kampanya Bilgisi""Evet" olarak seçilirse "Ajanda Olay Ekle" ekranına "Kampanya" popup'ı eklenecektir. 
  5. "Sadece Şirket Çalışanları Görsün Seçeneğinde Çoklu Şirket Seçeneği Gelsin mi?""Evet" olarak seçilirse "Ajanda Olay Ekle" ekranına "Şirket Bilgileri" selectbox'ı eklenecektir. 

Geri Bildirim

Bu içeriği faydalı buldunuz mu?
İlişkili İçerikler