Şubeler


Hiyerarşik sisteme göre şirketlerin altına şube tanımlama işlemi yapılır. Tanımlama işlemi Workcube, Şubeler ekranı ile gerçekleştirilir.


Yol: HR-İK > Planlama > Organizasyon Planlama > Şubeler 


Not: Şube oluşturabilmek için şirket tanımları sisteme kayıtlı olmalıdır. Şirket tanımlaması ile ilgili detaylı bilgi edinmek için "Şirketler" adlı yazımızı okuyabilirsiniz. 


Şubeler Listeleme Ekranı

Listeleme ekranında filtreleme seçeneklerinde ilgili şirket seçimi ve şube tipi seçimi yapılarak şubeler listelenir. İlgili şubenin yanında bulunan kalem ikonu ile kontrol ve düzenleme işlemi yapılır. 

  • SGK bilgileri ikonu ile SGK tanımları yapılan şubelerin SGK bilgileri görüntülenir. Yapılmamış ise ikona tıklayarak açılan ekranda ilgili tanımlamalar yapılır. 
  • Muhasebe kodları ikonuna tıklanıldığında aynı şekilde şube oluştururken muhasebe kod tanımları yapılır. İkona tıklayarak bilgileri görüntüleyebilir ve düzenlemesi yapılır. 
  • Artı ikonu ile yeni şube oluştulur. 


Şubeler-Harita

Listeleme ekranında "Şubeleri Haritada Göster" ikonuna tıklanıldığında şubeleri oluştururken şubenin internette ve haritada gösterilmesi için girilen bilgiler sayesinde şubeler haritada görülür. Ara bölümünden haritada görüntülemek istediğiniz şubenin adını yazarak aratabilirsiniz. 

Ekranın sol tarafında haritaya kayıtlı şubeler görülür.


Şubeler Kayıt Ekranı

Güncelleme ekranı ile şube kayıt alanlarını inceleyelim.

1. Bölümde;
Tüm organizasyonla ilgili alanlarda "Aktif", "Organizasyon Şemada Göster" seçenekleri mevcuttur. Sisteme açılmış herhangi bir şirket,şube veya departmanın silinmesi önerilmez ve sistemde buna izin vermez.
Dikkat: Herhangi bir şirket veya şube kapatılmak istenildiğinde tüm yasal işler tamamlandıktan sonra sadece pasife alarak ilerlenir. Bunun sebebi daha önce girilen verilerin sisteme kayıtlı olmasından dolayı sistem silmeye izin vermez.
Not: Organizasyon şemada göster seçeneği, tüm hiyerarşik yapılanmadaki şirket,şube,departman aynı zamanda pozisyon olarak adlandırılan Rol-Planlama sayfalarında da görülür.

Organizasyon şemada göster seçeneğinin işaretlenmesi ile organizasyon şemasında şubenin şirket ile bağlantısının olduğu belirlenir.

2. Bölümde;.

Bölge: Türkiye'nin veya Dünya'nın farklı bölgelerinde şubeler varsa bu şubelerin planlamasını yaparken bazı detaylar vardır. Raporları oluştururken bölgesel raporlama yapılması isteniyor ise mutlaka bölge seçimi yapılmalıdır. Dikkat: Şube oluşturulmadan önce bölge tanımları oluşturulmuş olmalıdır. Detaylı bilgi edinmek için "Organizasyon Bölgeleri" yazımızı okuyabilirsiniz.

Şube Adı, Şube Kısa Adı, Yönetici: Şubenin adı girilir. Sistemde özellikle bodrolama, raporlama kısımlarında şube adı uzun ise kısa bir ada verilmesi daha uygun olur. Aynı isimde verilebilir. Şubenin birinci ve ikinci yöneticisi seçilir.

Hiyerarşi1/2, Özel Kod: Organizasyonel planlamada bir hiyerarşik sistem oluşturulur. Şubeler şirketlere, departmanlar şubelere bağlanır. Bunun dışında özel raporlamalar yapmak farklı hiyerarşiler oluşturmak da mümkündür. Hiyerarşi ve özel kod tanımlamaları yetkilendirme bölümünde çalışanlara şube yetkileri verilir. Hiyerarşik olarak veya özel kod girilmesi durumunda burdaki kodlar çalışanların şubede dahi kısıtlama yapılabilmesine olanak sağlar. 

Örneğin; Merkez şubeye yetkisi olan birisinin sadece belirli kişilerin ve çalışanların görmesi isteniyor ise, o zaman pozisyon tiplerine tanımlanan kodları şirket, şube alanlarına da tanımlayarak kişilerin pozisyon ve çalışan kartlarına da aynı kod girildiğinde sadece aynı kod olan kişilerin şubeleri görmesi sağlanır.

Diğer alanlarda şube ile ilgili iletişim bilgileri girilir.

3. Bölümde;

Şirket: Şirket seçimi önemlidir. Açılan şube hangi şirkete bağlı olacak, organizasyon şemasında hangi şirketin altında gözükecek, hangi ünvanla gözüküceği bu alanda belirlenir. Şirketlerin oluşturulması ile ilgili detaylı bilgi edinmek için "Şirketler" yazımızı okuyabilirsiniz.

Vergi Dairesi, Vergi Numarası: Şubenin ayrı bir vergi dairesi var ise ilgili bilgiler girilir.

Dış Görünüm, Kroki, Adres, Kordinatlar: Oluşturulan şube bir internet sitesinde gösterilecek ise bu bilgiler bu alanda girilir. Şubenin bulunduğu konumu belirlemek ve haritada gözükebilmesi için  en, boy kordinatları girilir.

Üst menüde SGK Bilgileri ve Muhasebe ekranı mevcuttur.

İnsan Kaynakları tarafından bir lokasyon olarak şube tanımlaması, bir de işyeri olarak şube tanımlaması vardır. İş yeri şubesi demek SGK şubesi demektir. Workcube üzerinde her bir şubenin illa SGK şubesi olmasına gerek yoktur. 

Dikkat: Açılan şube bir SGK işyeri olucak ise SGK Bilgileri ekranında SGK' ın verdiği işyeri numaralarını sisteme kaydetmeliyiz. Bodroloma kısmında bazı şubeler e-hesap modülü altında gözükmecektir. Bunun sebebi ise şubenin sadece lokasyon olarak kullanılmasıdır. Resmi olarak bir çalışanı yoktur.

Tavsiye: SGK bilgileri ekranı ile detaylı bilgi edinmek için "İşkur SGK Bilgileri" yazımızı okuyabilirsiniz. 

Geri Bildirim

Bu içeriği faydalı buldunuz mu?
İlişkili İçerikler