Çalışanlar


Workcube'de Çalışanlar ekranında, sistemi kullanan personellere ait tüm detay bilgiler bir arada görülür ve çalışan ile ilgili tüm faaliyet ve kayıtlar tek bir ekran üzerinden yönetilebilir.


Yol: HR - İK > Planlama > Çalışan Bilgileri > Çalışanlar


Dikkat: Çalışanlar ekranını kullanmaya geçmeden önce ekran ile ilgili süreç ve ekrana bağlı çalışan parametrik tanımlamaların yapılmış olması gerekmektedir. Süreç tanımlamaları ile ilgili detaylı bilgi için "Süreç Yönetimi ve İş Akışları" başlıklı yazımızı okuyabilirsiniz.


Çalışanlar Filtreleme

Sistem üzerindeki kayıtlı çalışanlar çeşitli filtre seçenekleriyle istenilen seçeneğe uygun listelenebilir.

  1. Bu alanda çalışanın adı ya da çalışana ait Çalışan No ile arama yapabilirsiniz.
  2. Bu alanda görsel bulunan seçeneklere göre filtreleme yaparak çalışan listenizi görüntüleyebilirsiniz.

Dikkat: Listeleme ekranında yapılacak seçimler, sistemde kayıtlı parametrik tanımlardan gelir. Gerekli parametrik tanımlamalar için ''Organizasyon Planlama'' ve ''Rol Planlama'' başlıklı yazılar ve bu yazılara ait alt yazıları inceleyerek bilgi edinebilirsiniz.

Görselde işaretli Hızlı Çalışan Ekle alanından, sistemi kullanacak personele ilişkin sadece temel bilgiler tanımlanarak detaya girmeden hızlı şekilde çalışan tanımlayabilirsiniz.

Bu ekrandaki bilgiler için aşağıda çalışan ekleme kısmında detaylıca bahsedilecektir.


Çalışan Ekleme

Çalışan listeleme ekranında "+" ikonununa tıklanarak yeni bir çalışan eklenebilir. Ya da çalışana tıklanarak çalışan kart detayına gidilebilir.

  1. T.C. Kimlik :Çalışana ait kimlik numarası tanımlanır. Doldurulmasının zorunlu olması istenirse Ayarlar > System > Page Settings üzerinden seçilebilir.
  2. Ad-Soyad: Çalışanın Ad-Soyad bilgileri girilir. 
  3. Kullanıcı Adı-Şifre: Tanımladığınız çalışanın sisteme giriş yapabilmesi için belirlenen ve benzersiz olması gereken kullanıcı adı ve şifre bilgileri tanımlanır.
  4. Gerekçe: Çalışanı tanımlarken yeni personel mi ya da pozisyon değişikliği mi vb .seçenekler ile çalışanın tanımlanma gerekçesi seçilir.
  5. Özel Kod: Listeleme ya da ekranla ilişkili diğer modüllerde Çalışanı görüntüleyebilmek için Özel Kod tanımı yapılan alandır.
  6. Time Zone: Sistemde kullanılacak saat dilimi seçimi yapılır.
  7. Fotoğraf: Personele ait fotoğraf eklenebilir. Dosya seç üzerinden dışarıdan ekleme yapılır.
  8. Ek Bilgi: Personele ait kaydedilmek istenen bilgi alanındır. Bu alan GDPR yetkisine bağlı olarak görüntülenir ya da erişimi kısıtlanır. Konu hakkında detaylı bilgi için ''Workcube'de KVKK ve GDPR'' başlıklı yazımızı okuyabilirsiniz.
  9. Dahili Telefon: Personele ait tanımlanacak telefon numaralarının Tip seçimi yapılır. Web Telefon, Mobil telefon vb.
  10. Aktif: Bu seçenek personelin aktif olarak çalışan olup olmadığı seçimi için işaretlenir. Dikkat: Aktif seçeneği seçili olmaz ise kullanıcı adı ve şifre bilgileri tanımlı olsa dahi sisteme giriş yapamaz.
  11. Süreç: Çalışan tanımı yapılırken kaydın hangi aşamada olduğu seçilir. Süreçler sayfasından çalışanların süreç ve süreç adımlarının düzenlemeleri yapılabilir.
  12. Çalışan No: Çalışanı sistemde takip edebilmek için tanımlanan numaradır. Sistem tarafından otomatik numara atanır fakat manuel olarak bir numara da tanımlanabilir.
  13. E-Posta: Çalışana ait e-posta bilgisi tanımlanır. Dikkat: E-posta alanı, kullanıcının sisteme girişte ''Şifremi Unuttum'' fonksiyonunu kullanabilmesi için e-postanın mutlaka tanımlı olması gerekmektedir.
  14. Mobil Tel: Çalışana ait telefon numarası tanımlanır.
  15. Sisteme Son Giriş/ Gruba Son Giriş: Kullanıcının sisteme en son giriş yaptığı tarih takip edilebilir.
  16. Kıdem/İzin Tarihi: Personelin kıdemine göre alacağı izin tarihlerinin belirlendiği alandır.
  17. Personelin bulunduğu rol ve pozisyon bilgileri takip edilir. Bu alanla ilgili daha detaylı bilgi için ''Roller-Pozisyonlar'' başlıklı yazımızı okuyabilirsiniz.


Çalışan detay ekranında sağ üst tarafta birçok sekme yer alır. 

İşaretli kırmızı alanda ve Diğer başlığının altında Çalışana ait Kimlik, Kişisel bilgilerin yer aldığı sekmeler bulunur. Diğerin altında bulunan sekmeler üzerinden bilgiler tanımlanarak çalışana ait tüm detay bilgileri tek ekranda toplanmış olur.

  1. Hesap Ekstre: Çalışana ait tüm Hesap Ekstresi bilgilerine ulaşılır.
  2. Yetkinlik Belge: Bu alanda çalışanın Yetkinlik belgeleri (Ehliyet, Sertifika vb) eklenir ve görüntülenir.
  3. Özlük Belge: Bu alanda çalışanın Özlük Belgeleri (İşe Giriş-Çıkış, Resmi Evrak vb) eklenir ve mevcut belgeler görüntülenir.
  4. Yeterlilik: Çalışanın değerlendirme alınması için performans yeterlilikleri/yetkinlikleri seçilir.
  5. Çalışan Yakınları: Çalışanın Aile durumu bilgileri tanımlanır. Ailedeki hasta, çocuk, engelli vb. bilgiler kayıt altına alınır.
  6. Oryantasyon: Çalışanın katıldığı oryantasyon eğitimleri görüntülenir. Oryantasyon eğitimi işlemlerini İşe Alım modülü altında gerçekleştirebilirsiniz.
  7. Deneme Süresi: Çalışanın işe başlaması öncesi değerlendirme süreci için süre ve çalışanı değerlendirmeye alacak amir/personel belirlenir.
  8. Aşı ve Hastalık Bilgileri: Çalışana ait aşı kartı ya da var ise geçirdiği hastalık bilgileri tanımlanır.
  9. Sözleşme: Çalışan-İşveren arasında yapılan iş sözleşmeleri kaydının gerçekleştirildiği alandır.
  10. Üye/Çalışan Raporu: Çalışana ait tüm finansal, cari, fatura, teklif, toplantı vb. işlemlerin tek bir ekran üzerinden takip edilebildiği rapordur.
  11. Teminat Bilgisi: Çalışan-İşveren arasında çalışanın işe girişinde yapılan teminat senedi/sözleşmelerini sisteme eklemek için kullanılır.
  12. Kullandığı Araçlar: Çalışanın iş süresince kullandığı tüm alet ve ekipman bilgileri tanımlanır.
  13. Eğitimler: Çalışanın sistemde kayıtlı olan, katıldığı tüm eğitimler ve ileri tarihte katılacağı kesinleşmiş eğitimler görüntülenir.
  14. Verdiği Eğitimler: Çalışanın eğitimci olarak verdiği/vereceği eğitimler görüntülenir/tanımlanır.
  15. Mail Hesapları: Çalışana ait birden fazla mail hesabı var ise hesapları görüntülemek ve tanımlamak için kullanılır.

Çalışana ait temel tanımlamaların dışında çalışanın Görev ve pozisyonuna ilişkin bilgilerin eklendiği ve görüntülendiği alanlar bulunur.

Giriş-Çıkış

Personelin işe giriş ve çıkış işlemlerinin yönetildiği alandır. + ikonuna tıklanarak personelin işe girişi ya da işe giriş var ise çıkış işlemi gerçekleştirilir. Giriş ve Çıkış tarihlerinden personelin pozisyon durumunu görebilirsiniz.

1.satırdaki kayıtta personelin Çıkış işlemi yapılmış fakat henüz onaylanmadığını gösterir. Satırdaki kalem ikonuna tıklanarak personele ait çıkış işlemi onaylanmış olur. İşaretli 1 numaralı alan ise sizi çalışanın Ücret-Ödenek kartına yönlendirir.

2.satırdaki kayıtta personelin henüz bu pozisyon için çıkışı yapılmadığı görülüyor. İşaretli 2 numaralı alandan personelin çıkış işlemi kaydı gerçekleştirilir.


Görev Değişiklikleri

Personelin pozisyon değişikliği için kullanılan alandır. + ikonuna tıklayarak personele yeni pozisyon atabilir ve işaretli 3 numaralı alandaki buton üzerinden personelin yeni pozisyonu hakkında detaylı bilgi ekranı görüntülenir.


İş Grupları

Organizasyonel Planlamaya bağlı olarak çalışanın bulunduğu iş grubu-ekibi bilgileri görüntülenir. Personeli bir iş grubuna dahil etmek için Yol: HR - İK > Planlama > Organizasyon Planlama ekranı kullanılır.


Buradaki alanların yanı sıra sağ alanda sekmeler halinde çeşitli alanlar bulunmaktadır. 

Belgeler /Notlar: Çalışan ile ilgili eklenmek istenen belge ya da not varsa  "Belgeler" ve ''Notlar'' alanından ekleme yapılabilir.

Banka Hesapları: Çalışana ait ücret ödemelerinin gerçekleştirilmesi için banka hesabı tanımlanır.

İzinler: Çalışana ilişkin verilmiş bir izin kaydı var ise buradan görüntülenir. İzinler hakkında daha detaylı bilgi için ''İzinler ve Kıdem Bilgileri İşlemleri'' başlıklı yazımızı okuyabilirsiniz.

Varlıklar: Personele zimmetlenecek fiziki varlıkların tanımlandığı alandır.

Değerlendirme Formları: Çalışana ve çalışanın pozisyonuna tanımlanmış değerlendirme formları burada görüntülenir. İşaretli alandaki butona tıklanarak atana değerlendirme formu işleme alınır. Konu hakkında detaylı bilgi için ''Ölçme Değerlendirme Formları'' başlıklı yazımızı okuyabilirsiniz.

Disiplin İşlemleri: Çalışana tanımlı ya da tanımlanacak disiplin işlem kayıtları takip edilir. İşaretli alanda + ikonuna tıklanarak yeni çalışana disiplin işlemi yapılabilir.

Ödüller: Çalışanın performansına yönelik verilecek ödül (hediye çeki, prim vb) bu alandan tanımlanır.

Yetkinlikler: Değerlendirilmeye alınabilmesi için çalışana ait yetkinlik seçimi yapılabilir.

Sözleşmeler: Çalışanın işe girişi ile ilgili yapılmış bir sözleşme varsa çalışan detayında görüntülenir.

Geri Bildirim

Bu içeriği faydalı buldunuz mu?
İlişkili İçerikler
İçerik Belgeleri