Projektplanung und -vorbereitung

Institutionelle Geschäftssoftware-Platzierungsprojekte sind naturgemäß mehrdimensionale Projekte. Meist wird parallel zur Implementierung auch das Änderungsmanagement durchgeführt. Unternehmen zielen darauf ab, ihre Geschäftsabläufe und ihre Prozesse in diesen Projekten zu verbessern. Mit dieser Änderung treten viele Herausforderungen wie neue Verfahren und organisatorische Erneuerungen auf. Andererseits wirkt sich die Implementierung auf die technische Verbesserung der IT-Infrastruktur aus. Im Laufe des Lebens ändern sich die Wettbewerbsbedingungen, Gesetze ändern sich, Technologien ändern sich und Unternehmen versuchen, mit dieser Veränderung zurecht zu kommen. Abhängig von den Geschäftspraktiken des Unternehmens erhält auch die Software ihren Anteil an der Veränderung. Mit anderen Worten, Implementierung und Softwareverbesserungen enden nie. Das ist heute selbstverständlich. In der digitalen Wirtschaft sind digitale Aktivitäten ein Bereich, der ununterbrochen weitergeführt werden sollte, ebenso wie Logistik, Vertrieb, Marketing und Produktion.

Der Implementierungsprozess von Workcube umfasst alle Prozesse vom ersten Kontakt des Kunden mit Workcube bis zum lebenslangen Nutzungszyklus.

In Wirklichkeit enden die Prozessverbesserung und damit auch die digitalen Aktivitäten nie. Jeder digitale Sprung sollte als Projekt beschrieben werden. Projekte, deren Anfang und Ende nicht genau definiert, offen sind und deren Ende nicht festgelegt ist, bereiten große Probleme. Dies ist ein Paradoxon. Ihr Projekt soll ein festes Ende haben und kontinuierlich weitergeführt werden. Ein unternehmen sollte ständige Perfektion anstreben und in Abhängigkeit von diesen Zielen ganz neue Entwicklungsprojekte auf den Weg bringen.

Workcube zielt darauf ab, die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens zu steigern, indem die digitale Umwandlung als “Holistisch-Ganzheitlich” gestaltet wird. Das Ziel ist eins und ewig; „Steigerung der Wettbewerbskraft“. Dieses Ziel können Sie jedoch nicht mit einem einzigen Projekt erreichen. Um das endgültige und ewige Ziel zu erreichen, müssen Sie das Ziel in Etappen einteilen und Zwischenstationen festlegen. Sie sollten Projekte für jedes Ziel und jeden Zwischenstopp entwerfen und das Projekt an den Zwischenstopps bewerten.

Bestimmen Sie das Paradigma des Projekts.
In seiner einfachsten Form offenbart das Paradigma, was wir wahrnehmen und wie, was wir übernehmen oder nicht, und unsere Perspektive auf Ereignisse und Probleme. In gewisser Weise ist es die Seele des Projekts. Um Ihrem Projekt eine Seele zu verleihen, müssen Sie ein Paradigma aufbauen.

Das Projekt, dessen Ziel- und Leistungskriterien festgelegt sind, wird einfach verwaltet.
Die Projektziele sollten klar und verständlich sein. Was ist das Ziel am Ende des Projekts? Sie müssen es klar definieren. Um zu verstehen, ob die Ziele erreicht werden, müssen Sie die Leistungskriterien festlegen. Wie wird Ihr Erfolg am Ende des Projekts gemessen? Wenn Sie die Indikatoren von Anfang an definieren, können Sie die Projektergebnisse leicht messen.

Empfehlung
Bevor Sie mit der Projektplanung beginnen, sollten Sie sich mit der Arbeit „Strategischer Rahmen“ befassen.

Vergleichen Sie Assessment , QPIC-RS und  Zeit-Wert-Matrix

Bei der Erstellung des Projektplans sollten drei Dokumente geprüft werden. Änderungen können sich auf den Umfang und die Dauer des Projekts auswirken. In diesem Fall kann sich das Projektbudget ändern. Wenn Sie glauben, dass eine solche Situation eingetreten ist, sollten Sie den Projektsponsor und andere Manager informieren.

Im Verkaufsprozess von Workcube Catalyst werden Unternehmen einer Vorprüfung unterzogen. Die W3C-Bewertungsmethodik wird in der Vorprüfung angewendet. Die W3C-Bewertung hat ein Frage-und-Antwort-Format. Wie ein fachkundiger Workcube-Berater beantworten kann, können Unternehmen auch ihre Bedürfnisse ermitteln, indem sie diese Fragen beantworten. Das Bewertungsdokument zeigt, wie der Workcube Catalyst auf das Unternehmen angewendet wird und wie die Art der Geschäftstätigkeit des Unternehmens zum Leben erweckt wird.

Die erste Version des QPIC-RS wird unter dem „Strategic Framework“ erstellt. Bei Projektstart muss die QPIC-RS-Matrix überprüft und ggf. aktualisiert werden. Andererseits wird im Rahmen der Digital Transformation Roadmap eine „Time-Value Matrix“ erstellt. Während der Projektplanungsphase können sich Prioritäten ändern. Projektmeilensteine und -sequenzen können neu angeordnet werden.

Achtung
Bevor Sie mit der Planung des Projekts beginnen, lesen Sie bitte die Studie „W3C Assessment“, die während der Verkaufsphase erstellt wurde. Wenn nicht, tun Sie es auf jeden Fall. Diese Studie hilft Ihnen, den Geltungsbereich zu definieren.

Empfehlung
Oft wird die Planungsphase vernachlässigt. Denken Sie daran, dass schlecht geplante Projekte eine geringe Erfolgsquote haben. Zögern Sie nicht, die Vorbereitungen und die erforderliche Zeit für den Projektplan aufzuwenden. So werden Sie erfolgreicher und erreichen Projektziele leichter.

Projektumfang
Der Umfang der Workcube-Lizenz und der Umfang des Implementierungsprojekts sind nicht immer gleich. Der Projektumfang ist die Antwort auf die Frage; "Welche Bereiche, Module und Funktionen von Workcube Catalyst werden implementiert?". Projekte können nicht beendet werden, ohne den Umfang des Projekts festzulegen. Die folgende Matrix hilft Ihnen, den Umfang des Projekts festzulegen.

Tabelle 1- Projektumfang Vorlage

Abkürzungen:
AB: Analyse und Beratung
DK: Datenkonvertierung
E: Entwicklung
T: Test
SD: Schulung und Dokumentation

Wenn im Rahmen des Projekts sektorale oder strategische Beratungsleistungen erbracht werden, sollten Sie festlegen, um welche Leistungen es sich handelt. Sie sollten die Leistungszeiträume für Anpassung, Entwicklung und strategische Beratung einplanen.

Tabelle 2- Vorlage für Anhänge im Projektumfang

Achtung
Der Projektumfang ist auch ein Referenzdokument, in dem Sie den Projektfortschritt und die Fertigstellungsphasen überprüfen können. Das Umfang-Dokument ist gewissermaßen eine Verpflichtung gegenüber dem Kunden.