System Mail
Für den Versand von E-Mails an Einzelpersonen oder Organisationen im Workcube-System können verschiedene E-Mail-Adressen verwendet werden. Mailadressen können aus bestimmten Feldern definiert oder beim Mailversand ausgewählt werden.
- Unternehmensdefinitionen
- Unternehmen Flussparameter
- Zweigstellen
- Abteilungen
- Mitarbeiter
Unternehmensdefinitionen: E-Mail
Auf der Seite Unternehmensdefinitionen, auf der die in Workcube zu verwaltenden Unternehmensdefinitionen vorgenommen werden, wird bei der Definition der Unternehmens-E-Mail-Adresse im entsprechenden Feld sichergestellt, dass diese E-Mail-Adresse in die im System erstellten offiziellen Dokumente aufgenommen wird. Zum Beispiel: elektronische Rechnung, elektronische Archivierung der Rechnung, elektronischer Lieferschein.
Route: Systemsteuerung > System > Allgemeine Einstellungen > Unternehmensdefin
Die über das System erstellten Mailings werden auch direkt aus den Unternehmensdefinitionen übernommen. Zum Beispiel: Kampagnen.
Wenn WOC-Standarddokumente wie Aufträge und Angebote verwendet werden, werden die E-Mail-Adressen in den Standards auch dynamisch aus den Unternehmensdefinitionen gezogen.
Unternehmen Flussparameter: Personalabteilung Mail
Auf der Seite mit den Parametern des Unternehmensflusses, die für die Festlegung der Arbeitsregeln des Systems eine Rolle spielt, wird bei der Definition der Personalabteilung-Mail für das betreffende Unternehmen, wenn ein Karriereportal an die Schnittstelle angeschlossen ist, in diesem Feld die Mailadresse angegeben, von der aus die Mail gesendet wird.
Darüber hinaus können die vom Unternehmen erstellten Bewertungskarten einzeln oder kollektiv per E-Mail an die betreffenden Personen versandt werden.
Route: Systemsteuerung > System > Allgemeine Einstellungen > Unternehmen-Flussparameter
Der Zweck der separaten Definition und Verwendung der E-Mail der Personalabteilung besteht darin, personenbezogene Daten zu schützen, indem sichergestellt wird, dass die Daten nur von der Personalabteilung eingesehen werden können, wenn Einzelpersonen oder Organisationen Widerspruch einlegen oder eine Rückmeldung geben.
E-Mail-Versand von Listenseiten
In Workcube können E-Mails von den Listenseiten aus an Einzelpersonen und Institutionen gesendet werden. Beispielsweise Mitarbeiter, Produkte, Rechnungen, Firmenkonten
1- An (Empfänger) : Dies ist das Feld, in dem der oder die Hauptempfänger der E-Mail bestimmt werden.
2- CC: Eine Kopie der gesendeten E-Mail wird an den oder die in diesem Feld angegebenen Empfänger gesendet. Die hier eingegebenen Mailadressen werden von allen Empfängern in den Feldern ''An'' und ''CC'' gesehen. Kurz gesagt, die Empfänger können sehen, an wen die Post außer ihnen selbst gesendet wird.
3- BCC: Eine Kopie der gesendeten E-Mail wird an den oder die in diesem Feld angegebenen Empfänger gesendet. Die Empfänger in den Feldern "An" und "CC" wissen jedoch nicht, dass die E-Mail an die in diesem Feld angegebenen Empfänger gesendet wird. Das heißt, dieses Feld wird verwendet, wenn Sie eine E-Mail an andere Empfänger senden möchten, ohne dass diese davon wissen.
4- Betreff: Dies ist der Bereich, in dem der Inhalt der E-Mail durch Schlüsselwörter ausgedrückt wird.
5- Gesendet von: In diesem Feld wird festgelegt, von welchem E-Mail-Konto die E-Mail gesendet werden soll. Die Auswahl des E-Mail-Kontos hängt von der XML-Einstellung der Seite ab. Klicken Sie auf das Rad-Symbol in der oberen linken Ecke der Seite, um zu den entsprechenden XML-Einstellungen zu gelangen.
Unternehmen: Wenn die E-Mail-Adresse des Unternehmens ausgewählt wird, bezieht das System diese Information aus dem E-Mail-Feld auf der Seite mit den Unternehmensdefinitionen.
Route: Systemsteuerung > System > Allgemeine Einstellungen > Unternehmensdefinitionen
Zweigstelle: Wenn die Zweigstelle als E-Mail-Adresse ausgewählt wird, ruft das System diese Information aus dem E-Mail-Feld auf der Zweigstellen Definition Seite ab.
Route: HR > Planung > Organisationsplanung > ZweigeHR > Planung > Organisationsplanung > Zweigstellen
Abteilung: Wenn die E-Mail-Adresse der Abteilung ausgewählt wird, holt sich das System diese Information aus dem E-Mail-Feld auf der Abteilung Definition Seite.
Route: HR > Planung > Organisationsplanung > Abteilungen
Wählen Sie: Wenn das Feld "E-Mail-Adresse'' auf "Wählen Sie" bleibt, d. h. wenn keine Auswahl getroffen wird, holt das System diese Informationen aus dem E-Mail-Feld in den Mitarbeiterdetails des Benutzers.
6- Hinzufügen von Firmenlogo und Briefkopf zur Post: Damit kann das auf der Seite mit den Unternehmensdefinitionen definierte Logo in die E-Mail eingefügt werden.
7- Angaben: In dieses Feld werden die per E-Mail zu versendenden Texte, Bilder, Videos und Links hinzugefügt.
Hinweis: Wenn Sie auf die drei Punkte in den Feldern Empfänger (An), CC und BCC klicken, öffnet sich die Popup-Seite des Adressbuchs. Damit die Personen, an die E-Mails gesendet werden sollen, in das Adressbuch aufgenommen werden können, müssen sie Mitarbeiter eines Unternehmens sein und ihre E-Mail-Adresse muss definiert sein. Wenn jedoch E-Mails an einzelne Konten oder Mitarbeiter gesendet werden sollen, muss die E-Mail-Adresse im E-Mail-Feld auf der Detailseite für einzelne Konten und Mitarbeiter angegeben werden.
Die Auflistung der Mitarbeiter im Adressbuch hängt von der XML-Einstellung ab. Sie müssen zur XML-Seite des Adressbuchs gehen und "Ja" für die Einstellung "Mitarbeiterinformationen anzeigen" wählen.
