Digitales Archiv
Mit der Anwendung Digitales Archiv im Workcube Intranet werden alle Informationen, Dokumente, Videos, Bilder und ähnliche Inhalte des Unternehmens digital gespeichert, sortiert und zentral an Benutzer in der ganzen Welt geliefert. Mit Digital Archive werden Ihre digitalen Assets in einer sicheren Plattform für die gemeinsame Nutzung und Speicherung in Workcube bereitgestellt.
Route : Intranet > Digitales Archiv
Achtung: Um das Digitale Archiv einsehen zu können, muss zunächst eine Zugangsberechtigung erteilt werden. Wenn Sie keine Zugangsberechtigung haben, können Sie das Digitale Archiv nicht einsehen, sondern müssen die Zugangsberechtigungen aktualisieren. Auf dem Bildschirm System > BPM > Sicherheit > Berechtigungsgruppen können Sie eine Zugriffsberechtigung erteilen, indem Sie auf das Symbol neben dem digitalen Archiv im Feld CMS klicken.
Sobald Sie die Zugangsberechtigungen bearbeitet haben, können Sie auf den Hauptbildschirm des Digitalen Archivs zugreifen. Der Hauptbildschirm des Digitalen Archivs sieht dann wie folgt aus.
- Sie können Inhalte durchsuchen, indem Sie Schlüsselwörter eingeben, die sich auf den Inhalt beziehen, den Sie im Digitalen Archiv suchen möchten.
- Die Auflistung und Suche kann über die Schaltfläche "Mehr" durch verschiedene Filterungen angepasst werden.
- Neue Inhalte werden dem Digitalen Archiv über die Schaltfläche "Hochladen" hinzugefügt.
- Die Schaltfläche ''Ordner'' listet die Kategorien im Digitalen Archiv auf.
- Mit der Schaltfläche "Karten" kann sichergestellt werden, dass der Inhalt in Form von Karten aufgelistet wird.
- Mit der Schaltfläche ''Liste'' wird der Inhalt in Zeilen sortiert.
- Diese Schaltfläche zeigt die Anzahl der Objekte im Digitalen Archiv an.
Digitales Asset hinzufügen
Auf dem Hauptbildschirm des Digitalen Archivs befindet sich neben der Schaltfläche "Suchen" eine Schaltfläche "Hochladen". Durch Anklicken dieser Schaltfläche kann jedes beliebige Dokument, Video, Schriftstück oder Bild in das Digitale Archiv aufgenommen werden.
Auf dem Bildschirm Neuer Eintrag für digitale Assets können Sie das Dokument, das Sie hinzufügen möchten, per Drag & Drop in das entsprechende Feld ziehen, oder Sie können einen Eintrag erstellen, indem Sie die URL-Informationen des Dokuments in das Feld am unteren Rand eingeben. Beispiel: Blätter, Dokumente, Folien und ähnliche Links in Google Drive sowie Youtube-Videolinks können in einer zentralen Struktur gespeichert und in das digitale Archiv aufgenommen werden.
Nachdem das digitale Asset als Dokument oder URL hinzugefügt wurde, füllen Sie die Registrierungsinformationen auf dem Bildschirm zum Hinzufügen von digitalen Assets aus.
- Name des Dokuments: Der Name des Dokuments, das als digitales Asset hinzugefügt werden soll, wird in dieses Feld eingegeben.
- Prozess: In diesem Bereich wird der Prozessstatus des Dokuments angegeben, das dem Digitalen Archiv hinzugefügt wurde. Darüber hinaus können Prozessphasen durch die Suche mit Digital Asset-Filtern auf dem Bildschirm Systemsteuerung > BPM > Prozesse diversifiziert werden.
- Produkt: Wenn es ein Produkt gibt, auf das sich das Dokument bezieht, werden die Informationen hier eingetragen. Ein digitales Asset kann aus dem Bereich Dokumente hinzugefügt werden, indem Sie auf dem Bildschirm Systemsteuerung > ERP > Vertrieb > Produkte und Bestände > Produkte ein beliebiges Produktdetail eingeben.
- Startdatum der Gültigkeit: In dieses Feld wird das Datum eingetragen, ab dem das Dokument gültig sein soll.
- Beschreibung: In dieses Feld werden eventuelle Erklärungen zu dem digitalen Asset eingegeben.
- Dokument Nr. : In diesem Feld wird die Dokumentnummer des hinzugefügten Dokuments eingetragen.
- Alle Kategorien: Alle Kategorien des Digitalen Archivs können von diesem Bereich aus aufgerufen werden.
- An wen: In dieses Feld werden die Informationen eingegeben, an die das Dokument weitergegeben werden soll.
- Enddatum der Gültigkeit: In diesem Feld wird das Datum eingetragen, an dem die Gültigkeit des Dokuments abläuft.
- Stichwörter: In dieses Feld werden verwandte Stichwörter eingegeben, damit das Dokument bei der Suche leicht zugänglich ist.
- Revision: In diesem Feld wird der Revisionsstand des Dokuments angezeigt.
- Dokumenttyp In diesem Feld wird der hinzugefügte Dokumenttyp ausgewählt. Auf dem Bildschirm Systemsteuerung > System > Parameter können Sie unter der Überschrift CMS den Dokumenttyp hinzufügen, indem Sie die Überschrift Inhaltsdokument und Typen eingeben.
- CC: Beim Hinzufügen des Dokuments werden die Personen, die informiert und benachrichtigt werden sollen, in diesem Feld ausgewählt.
- Projekt: In dieses Feld wird die Projektinformation eingetragen, zu der das Dokument gehört.
- Auswahl-Box: Die Auswahlfelder in der Auflistung der digitalen Assets können während der Aufzeichnung ausgewählt werden, je nachdem, ob das hinzugefügte Dokument verwandt ist oder nicht.
- Detaillierte Angaben zu den Zugriffsberechtigungen für Dokumente: In diesem Feld können Sie die Einschränkungen für die gemeinsame Nutzung des hinzugefügten Dokuments im Detail festlegen. Der Ausschnitt sieht dann wie folgt aus. Gleichzeitig können Ihre unternehmensspezifischen Definitionen und Titel zu diesen Zugangsdaten wie folgt hinzugefügt werden:
Partner Portal: ERP > Verkauf-Vertrieb > Kunde-Lieferant > Einzelne Mitgliederkategorien können hinzugefügt werden.
Public Portal: ERP > Verkauf-Vertrieb > Kunde-Lieferant > Firmenmitglied Kategorien.
Positionstypen: Auf dem Bildschirm Systemsteuerung > System > Parameter können durch Auswahl der Positionsarten unter der Überschrift Personalverwaltung (HR) , Diversifikationen vorgenommen werden.
Autoritätsgruppen: Unter Systemsteuerung > System > Sicherheit > Berechtigungsgruppen können Sie einen Titel hinzufügen.
Digitale Asset-Gruppen: Es kann durch Klicken auf Digitale Asset-Gruppen unter der Überschrift BPM im Bildschirm Systemsteuerung > System > Parameter hinzugefügt werden.
Auflistung der Inhalte des digitalen Archivs
Auf dem Hauptbildschirm können Sie digitale Assets nach Listen mit verschiedenen Filtern anzeigen.
Im Gegensatz zum Bereich für das Hinzufügen von digitalen Assets sind hier die folgenden Felder verfügbar:
Format: In diesem Feld wird das Format ausgewählt, in dem das Dokument dem digitalen Archiv hinzugefügt wird (z. B. html, pptx, doc).
Aufgezeichnet von: In diesem Feld wird die Mitarbeiterinformation ausgewählt, die das dem digitalen Archiv hinzugefügte Dokument gespeichert hat.
Unternehmen: In diesem Feld wird das Unternehmen ausgewählt, zu dem das dem digitalen Archiv hinzugefügte Dokument gehört.
Menge: Gibt die Anzahl der aufzulistenden Datensätze an.
Asset-Status: In diesem Feld können die Asset-Statusinformationen des Dokuments im digitalen Archiv ausgewählt werden.
Eintragungsdatum: Das Datum, an dem das digitale Archiv gespeichert wurde, wird in diesem Feld ausgewählt.
Auswahl-Boxen
Aktiv: Kreuzen Sie dieses Feld an, wenn das Dokument im Digitalen Archiv aktiv ist.
Spezielles Dokument: Dieses Feld kann verwendet werden, um die Vertraulichkeit des betreffenden Dokuments auszuwählen.
Hoher Grad an Wichtigkeit: Dieses Kästchen sollte angekreuzt werden, wenn das dem Digitalen Archiv hinzugefügte Dokument einen hohen Stellenwert hat.
Suche nach im Intranet freigegebenen Dokumenten: In diesem Feld können Sie die im Intranet freigegebenen Dokumente des Digitalen Archivs auflisten.
Suche nach im Internet freigegebenen Dokumenten: In diesem Feld werden die im Internet freigegebenen Inhalte des Digitalen Archivs aufgelistet.
Suche nach im Extranet freigegebenen Dokumenten: Wenn Sie dieses Kästchen markieren, können die im Extranet freigegebenen Inhalte aufgelistet werden.
Überarbeitete Dokumente nicht abrufen: Hiermit wird der überarbeitete Inhalt des Digitalen Archivs nicht aufgeführt.
Ansicht digitaler Archivdokumente
Nach der Auflistung der digitalen Assets befinden sich zwei separate Symbole unter den Dokumenten. Das Cloud-Zeichen auf der linken Seite öffnet das Dokument und lädt es auf Ihren Computer herunter. Das Dokument kann durch Anklicken des Augenzeichens auf der rechten Seite angezeigt werden. Bespiel: Wenn das Augensymbol des Inhalts "DDO - Digital Transformation Office" angeklickt wird, kann das digitale Asset auf Youtube angesehen werden.
Digitale Assets als Ordner anzeigen
