Warnhinweise und Zulassungen
Workcube hat eine prozessorientierte Struktur. An diesen Prozessen sind die Benutzer je nach ihrer Rolle und ihren Berechtigungen als Ersteller oder Prüfer beteiligt. Der Warn- und Genehmigungsmechanismus ist entscheidend für den reibungslosen Ablauf und den Abschluss der Prozessphasen.
Route: Top-Menü > Warnungen
In allen Organisationen gibt es Ersteller, Prüfer, Genehmiger, Kontrolleure und Entscheidungsträger innerhalb der Prozesse. In den Prozessen auf Workcube werden die Prozessstufen erfasst oder genehmigt, je nachdem, ob der Benutzer ein Ersteller oder ein Prüfer ist.
Schauen wir uns an, wie Warnungen und Genehmigungen in Prozessphasen auf der Seite Dashboard > BPM > Prozesse definiert werden können:
- Die Definitionen des Prüfers haben zwei Optionen: "Kommentar anfordern" und "Genehmigung anfordern". Wenn "Genehmigung anfordern" ausgewählt ist, kann für jede Stufe eine Genehmigung und ein Kommentar verlangt werden. Damit die Stufe fortgesetzt werden kann, muss der als Prüfer definierte Benutzer seine Zustimmung geben. Beispiel: In der Phase "Registrierung" der Unternehmenskonten können nach der Registrierung durch den Ersteller eine Genehmigung und Kommentare vom Prüfer angefordert werden. Der Arbeitsablauf schreitet auf gesunde Weise voran, indem er mit Feedback unterstützt wird.
- Die Genehmigung kann vom ersten Vorgesetzten und / oder zweiten Vorgesetzten erhalten werden, der für die Rolle-Position definiert wurde, die zuerst registriert wird. Das Gleiche gilt für die Rollen-Position, die einen Prozess ausführt. Durch Eingabe des Namenswertes des Formularelements wird das Prozessprotokoll mit dem eingegebenen Formularwert verworfen. Gemeint ist hier die Angabe des Positionscodes der Person. Vorsicht! Der erste Vorgesetzte und/oder der zweite Vorgesetzte müssen auf dem Definitionsbild für die Rolle - Positionskarte ausgewählt werden.
- Nachdem die Schaltfläche "Bestätigung von Prüfern erhalten" ausgewählt wurde, wird dieser Wert als die Anzahl der Prüfer eingegeben, von denen diese Stufe bestanden werden soll. Wenn der erste Registrant benachrichtigt werden soll, muss das Auswahlfeld markiert werden.
- Durch die Erteilung der Aktualisierungsberechtigung an Prüfer wird sichergestellt, dass diese Benutzer auch dann aktualisieren können, wenn sie normalerweise nicht zur Aktualisierung dieser Seite berechtigt sind. Ist das Auswahlfeld " Zugangscode zum Link hinzufügen" aktiviert, wird in der Benachrichtigung oder Mail ein personalisierter Benachrichtigungscode generiert, und nur wenn diese URL angeklickt wird, kann der Link zur Benachrichtigungsquelle geöffnet werden.
- Hier werden diejenigen ausgewählt, die in Phasen Eintragungen vornehmen können.
- Die Benachrichtigung nach der Registrierung kann wahlweise als Nachricht in Chatflow oder als Warnung in Workflow gesendet werden.
- Die Vorschau und/oder die Anzeige der Dokumentendetails kann als obligatorisch ausgewählt werden. So wird verhindert, dass sie ohne Prüfung der Einzelheiten eine Genehmigung erteilt.
- Die Benachrichtigung kann je nach Wunsch als E-Mail, SMS oder Registrierte elektronische Post gesendet werden.
- Im Feld Ersteller - Prüfer können diejenigen, die als Ersteller autorisiert sind, diejenigen, die als Prüfer genehmigt und verwarnt werden, und diejenigen, die als CC informiert werden, durch Klicken auf die Schaltfläche "+" hinzugefügt werden.
Detail zur Benachrichtigung
Nachdem die Definitionen für die Prozessstufe, die Warnungen und die Genehmigungen vorgenommen wurden, wechseln Sie zu der Seite, mit der die Prozessstufe verbunden ist. Klicken Sie im Detailbereich der Seite auf das Glockensymbol oben rechts, dann werden die Details zur Meldung angezeigt:
Hinweis: Die meisten Formularseiten haben dieses Symbol. Zum Beispiel Firmenkonten, Verkaufschancen, Rechnungen und dergleichen.
- Mit der Vorschau können Sie auf zusammenfassende Informationen zugreifen, ohne zu den Datensatzdetails zu gehen.
- Wenn die Vorschau nicht ausreicht, können detaillierte Kontrollen und Änderungen vorgenommen werden, indem man zum Datensatzdetail geht.
- Der Stand des Vorgangs, das Datum der Benachrichtigung, die Benutzer, die die Benachrichtigung gesendet, empfangen und mitgeteilt haben, werden im Detail angezeigt. Falls gewünscht, kann durch Anklicken der Schaltfläche "Prozess - Stufe" ein Datensatz erstellt werden, indem schnell eine Beschreibung eingegeben, der Prüfer und die Stufe ausgewählt werden.
- Kommentare zur Prozessphase finden Sie hier.
Alle Warnhinweise und Genehmigungen
Wie sieht der Prüfer die Anzahl der eingegangenen Benachrichtigungen, wie zeigt er alle Genehmigungen und Warnungen an, und wie genehmigt er die Prozessstufe oder lehnt sie ab?
Das Glockensymbol oben rechts im Hauptmenü zeigt die vom Nutzer erhaltenen Warnungen und Benachrichtigungen an. Durch Anklicken dieses Symbols können alle Warnungen und Bestätigungen, die der Benutzer erhalten hat, angezeigt werden.
- Die Filterung kann durch die Auswahl von Prozessen, Stufen, Mitarbeitern, Datumsbereichen, eingehenden - ausgehenden, aktiven - passiven, Einzel- - Stapelprozessen über die Filteroption vorgenommen werden.
- Die Einzelheiten des Ablaufs sind in der Liste aufgeführt. Unter "Genehmigung" kann eine Auswahl getroffen und ein Kommentar abgegeben werden. Vor diesem Genehmigungsprozess können mit der Frontansicht ganz rechts zusammenfassende Informationen eingesehen werden, durch Anklicken des Quelldokuments können alle Details eingesehen und Aktualisierungen eingetragen werden.
- Ausgewählte Benachrichtigungen werden durch Drücken der Schaltfläche "Ausgewählte nicht mehr anzeigen" entfernt.
- Die Prozessphase kann vom Bereich der Prozessübergabe an eine andere Autorität übergeben werden.