WOC - Workcube Output Center

Es ist ein sehr wichtiger Prozess, ein Dokument in Workcube zu erstellen, dieses Dokument zu drucken, es einfach auf dem Cloud-Server zu archivieren und es per E-Mail an die zuständigen Personen zu senden. Insbesondere Mehrfachoperationen können die Leistung in unskalierten Infrastrukturen belasten. WOC stellt mehrere Ausgabeaufgaben in die Warteschlange, ob PDF, Excel, DOC oder gedruckt. Auf diese Weise werden Tausende von Ausgaben erstellt, archiviert und per E-Mail versendet, während die Prozessor-, Speicher- und Bandbreitennutzung auf einem optimalen Niveau betrieben wird. Außerdem werden alle Ausgabevorgänge protokolliert, was die Informationssicherheit erhöht.

WOC-Bereiche

1. Schablone:In den systeminternen Druckerdokumenten wird die Vorlage ausgewählt, die für die jeweilige Funktion verwendet oder speziell gestaltet werden kann.
2. Ausgabetyp: Es wird ausgewählt, welche Aktion die Vorlage ausführen soll. Es gibt 4 Optionen.
   • Drucker:Sendet die Vorlage direkt an den Drucker.
   • Mail: Sendet die Vorlage per E-Mail.
   • Download: Es lädt die Vorlage auf den Computer des Benutzers herunter, indem eines der Formate PDF, Excel und DOC ausgewählt wird.
   • Archiv: Speichert die Vorlage in DAM - Digital Archive, indem eines der Formate PDF, Excel und DOC ausgewählt wird.
3. Vorlagenansicht: Verleiht der ausgewählten Vorlage ein Proof-Aussehen.
4. Aktive Aufgaben: Zeigt den Status von Ausgabevorgängen an, die mehrere Benutzer an das WOC senden.
5. Aufgaben: Listet die Absender der nächsten Ausgabevorgänge auf. Auf diese Weise können Benutzer den Status ihrer Einreichungen verfolgen.

Wozu ist es gut?

Mit WOC können Sie Ihre Dokumente vor dem Druck in der Vorschau anzeigen, Ihr Vorschaudokument direkt im gewünschten Dateiformat (pdf, word, excel) herunterladen und das relevante Dokument in einem digitalen Archiv archivieren. Anschließend können Sie das Dokument per E-Mail an die gewünschten Personen oder an die mit dem Dokument verknüpften Firmen- oder Einzelkonten versenden.

Nehmen wir zum Beispiel einen Rechnungsprozess.

Sie haben mehr als eine Rechnung in Workcube ausgestellt. Sie möchten diese Rechnungen in einem digitalen Archiv archivieren oder per E-Mail versenden.
Sie können jede Rechnung in großen Mengen oder getrennt von der Rechnungsliste an WOC senden.
Nachdem Sie den Ausgabetyp und das Format für die an WOC eingehenden Rechnungen ausgewählt haben, müssen Sie die erforderlichen Informationen entsprechend Ihrer Auswahl des Ausgabetyps eingeben und speichern.
Nach der Registrierung werden die Dokumente der Aufgabenliste hinzugefügt und nach den zuvor hinzugefügten Datensätzen geordnet.
Durch Klicken auf die Schaltfläche „Aufgaben abschließen“ werden die Aufgaben in der Liste der Reihe nach ausgeführt und kleine Berichte über die Übermittlung an Sie erstellt.
Das Scheitern der Operation in irgendeiner Reihenfolge der Liste wirkt sich nicht auf die Operation der anderen aus, und Sie können sofort eine Rückmeldung über den Fehler erhalten.

Wie wird es genutzt?

1. Senden Sie die gewünschten Dokumente in großen Mengen oder einzeln an WOC.
    
   • Um die Dokumente einzeln an das WOC zu senden, können Sie auf das Drucksymbol klicken, normalerweise in der letzten Spalte der entsprechenden Zeile, oder auf das Drucksymbol im Registerkartenmenü auf der Detail- oder Aktualisierungsseite des entsprechenden Datensatzes.
   • Um Dokumente in großen Mengen an WOC zu senden, müssen Sie die Datensätze, die Sie an WOC senden möchten, auf den Listenseiten auswählen und dann auf das Exportsymbol klicken und den Ausdruck, Ausgewählte an WOC senden auswählen.
      
2. Wählen Sie eines der von Ihnen definierten Dokumente auf der Seite Systemsteuerung > System > Allgemeine Einstellungen > Systeminterne Druckerdokumentation aus und zeigen Sie es in der Vorschau an.
3. Wählen Sie Ausgabetyp.
    
   • Drucken: Dies ist die Standardoption, wenn WOC zum ersten Mal installiert wird. Sie müssen nur diesen Satz auswählen und dann auf die Schaltfläche Drucken klicken, um es an den Drucker zu senden.
   • Download : Ermöglicht den direkten Download des in der Vorschau angezeigten Dokuments im gewünschten Dateiformat.
   • Mail : Sie können das in der Vorschau angezeigte Dokument im gewünschten Dateiformat an die mit dem Dokument verknüpften Unternehmens- oder Einzelkonten oder an die von Ihnen angegebenen E-Mail-Adressen senden.
   • Archiv : Damit können Sie das in der Vorschau angezeigte Dokument im gewünschten Dateiformat in Ihrem digitalen Archiv archivieren.
      
4. Format wählen: Wählen Sie aus, in welchem Format (pdf, excel, doc) Sie das in der Vorschau angezeigte Dokument erstellen möchten.
5. Dateinamen eingeben: Geben Sie den Namen der zu erstellenden Datei an.

Hinweis : Wie oben erläutert, werden einige Formularelemente entsprechend Ihrer Auswahl angezeigt oder ausgeblendet. Das Tolle an WOC ist, dass es Sie nur nach so vielen Informationen fragt, wie es benötigt.

In Fällen, in denen der Ausgabetyp E-Mail oder Archiv ist, werden zusätzliche Informationen angefordert, die Sie ausfüllen und den WOC nach dem Speichern auf die Aufgabenliste reduzieren können. Wenn Sie dann auf die Schaltfläche Aufgaben erledigen klicken, können Sie die Aufgaben der Reihe nach ausführen und die Farbe des Flaggensymbols in der Aufgabenliste verfolgen, ob die Aufgabe ausgeführt werden kann oder nicht, und den Grund, indem Sie auf die rote Flagge klicken.

Häufig gestellte Fragen

1. Ich erhalte die WarnungVorschau nicht möglich im Anzeigebereich der WOC-Vorlage. Was soll ich tun?
   Dieses Problem kann aufgrund von 2 verschiedenen Situationen auftreten.
   
   1. Die Vorlage wurde möglicherweise nicht aus der systeminternen Druckerdokumentation hinzugefügt.
   2. Es gibt eine Vorlagendatei, aber sie enthält einen Fehler. In diesem Fall müssen Sie die Codes der Vorlagendatei untersuchen.
   
   Wichtige Warnung!
   
   Wenn Sie diese Warnung in der Vorlage erhalten, können Sie nicht speichern oder drucken!

Sie können auf den Link unten klicken, um das Video anzusehen, das die Einführung der WOC-Schnittstelle, das Senden von Dokumenten einzeln oder in Stapeln an WOC und das Aufzeichnen und Ausführen von Aufgaben auf dem WOC erklärt.
https://www.loom.com/share/378b2554ca8845a99634b9274d963908