Prozessgruppen

Im Kern von Workcube befindet sich das Business Process Management (BPM), das die Arbeitsabläufe regelt und die Funktionen den Benutzern nach Berechtigungen und Verantwortlichkeiten zuweist. Prozesse befinden sich ebenfalls unter diesem BPM. Prozesse sind das kritischste Element in Workcube-Formularen. Sie steuern die von Ihnen ausgeführte Transaktion, bestimmen die Richtung, in die sie geht, tätigen Warnungen, senden E-Mails und entscheiden also, ob Sie die Transaktion ausführen können oder nicht. Während einer Aktivität in einer Unterbrechung von Prozessen gibt es Phasen, die den Dokumentenfluss regeln, in denen logische Workflow-Szenarien wie Genehmigung, Ablehnung, Kontrolle und Warnung von verschiedenen Benutzern oder Abteilungen hinzugefügt werden können. Benutzer werden zu Phasen zugewiesen, um diese Operationen durchführen zu können.

Route: Systemsteuerung > BPM > Prozessgruppen

In einer Organisation können Sie Prozessgruppen erstellen, zu denen die Mitarbeiter gehören. Prozessgruppen können aus Mitarbeitern derselben Abteilung ausgewählt werden, aber auch aus Mitarbeitern, die verschiedenen Niederlassungen und Abteilungen angehören. Prozessgruppen sind eine Methode, die verwendet werden kann, um die Berechtigungen von Benutzern im System systematischer kontrollieren zu können. Wenn eine Änderung an einer Prozessgruppe vorgenommen wird, werden die damit verbundenen Phasen gleichzeitig geändert.

Durch Prozessgruppen können Sie Ihren Mitarbeitern systematisch Berechtigungen für verschiedene Phasen erteilen, je nach ihrer Rolle in Ihrem Unternehmen. Beispielsweise; können Sie einen neuen Mitarbeiter in Ihrer Vertriebs- und Marketingabteilung direkt der entsprechenden Prozessgruppe hinzufügen. Oder Sie können den verschiedenen Benutzern in Ihrer Buchhaltungsabteilung dank der zuvor standardisierten "Prozessgruppen" schneller Berechtigungen erteilen.

Authorisierte Positionen (Maker): Benutzer, die die Phase sehen, speichern und aktualisieren können.

Genehmigungs- und Benachrichtigungsberechtigte (Checker): Benutzer, die eine Benachrichtigung erhalten, wenn der Prozess in die entsprechende Phase eintritt, und den Prozess genehmigen oder ablehnen

Benachrichtigte Benutzer: Benutzer, die informiert werden, wenn der Prozess in die entsprechende Phase eintritt.

Prozesse: Im entsprechenden Prozess werden Phasen markiert, für die geeignete Benutzer berechtigt werden sollen.

Zuordnung von Prozessgruppen zu Phasen

Bei der ersten Speicherung der Prozessgruppe wird die Beziehung zu den Phasen hergestellt. Eigentlich sind die Vorgänge innerhalb der Prozessgruppe abgeschlossen. Eine zweite Möglichkeit ist, die Beziehung zu den Phasen auch aus der Prozessdetails herzustellen, nachdem Hinzufügen der Prozessgruppe.

Benutzer können von den Maker-Checker-Blöcken auf der Phasedetails einzeln oder mit "Prozessgruppen" in Gruppen hinzugefügt werden. Nachdem eine Prozessgruppe definiert wird, können Sie zur Phase des Prozesses navigieren. Dann wird die gespeicherte Prozessgruppe ausgewählt und die entsprechende Beziehung hergestellt, wenn die "+" Taste neben der Prozessgruppe gedrückt wird. 

Mit dem hier befindlichen Löschen-Button können Sie die Verbindung mit der Phase trennen oder über den Aktualisieren-Button Änderungen vornehmen.

Achtung: Wenn in der Prozessgruppe in den Phasendetails eine Aktualisierung gemacht wird, gilt dies nicht nur für diese Phase. Das heisst auch eine Änderung in der Prozessgruppe. Dies wird alle Prozess-Phasen beeinflussen, die diese Prozessgruppe enthalten.