Agenda
Die Verwendung einer Agenda ist von großer Bedeutung, da es die Produktivität steigert. Agenden, die sich ideal für die regelmäßige Planung eignen, können auch für viele andere Zwecke verwendet werden.
Route: Intranet > MyPortal > Kalender
In Workcube können Sie Ihre Kalendereinträge in 4 verschiedenen Auflistungstypen wie täglich, wöchentlich, wöchentliche Liste und monatlich anzeigen und Ihre Kalendereinträge mit Ihrem Google-Konto verknüpfen.
Hinweis: Das Google-Symbol listet Ereignisse aus dem Google-Kalender auf. Wenn Sie darauf klicken, werden Sie um Erlaubnis gebeten. Wenn Sie in Ihrem Google-Konto angemeldet sind, werden die Ereignisse im Google-Kalender im Tagebuch aufgeführt.
Weitere Informationen über Google Calendar finden Sie in unserem Anhang.
Auf demselben Bildschirm können Sie die Agenda-Einträge in den Kategorien Netzwerk-Agenda, Zweigstellen-Agenda, Abteilungs-Agenda, persönliche Agenda und Schulungs-Agenda auflisten.
Hinweis: Sie können Ihre gespeicherten Kalendereinträge auf Ihrer Startseite einsehen.
Dazu muss das Kontrollkästchen "Agenda des Tages" in der Systemsteuerung > Einstellungen > Agenda-Box aktiviert sein. Die Agenda-Kategorie (Netzwerk-Agenda, Meine Agenda, Abteilungs-Agenda, Zweigstellen-Agenda), die auf der Startseite veröffentlicht werden soll, kann über eine Auswahlbox ausgewählt werden.
Wenn Sie diese Vorgänge durchgeführt haben, erscheint die Agenda-Box auf Ihrer Startseite wie im Anhang dargestellt. Über dieses Feld können Sie einen Terminplaneintrag erstellen und den erstellten Terminplaneintrag aktualisieren.
Agenda durchsuchen
Auf dem Bildschirm "Agenda suchen" stehen Ihnen zahlreiche Filteroptionen zur Verfügung. Projekt-, Zweig-, Abteilungs-, Prozess-, Teilnehmer-, Minuten-, Veranstaltungskategorie-, Start- und Enddatum-Filter können spezifisch für die gespeicherte Agenda aufgeführt werden.
Hinweis: Wenn Sie Ihren Terminkalendereintrag über die mit der Schaltfläche "Suchen" auf dem Bildschirm "Agenda" geöffnete Eingabe suchen, werden Sie direkt auf den Bildschirm "Agenda suchen" weitergeleitet.
Hinweis: Wenn Sie zu den gespeicherten Agenda-Details gehen, sehen Sie im Registermenü die Schaltflächen "Antrag hinzufügen", "Vorfallsbericht", "Kopieren" und "Neuer Datensatz".
Über die Schaltfläche „Antrag hinzufügen“ gelangen Sie zu dem Bildschirm „Service-Anwendungen: Neuregistrierung“. Auf diese Weise kann eine mit dem Kalendereintrag verbundene Dienstanwendung erstellt werden.
Dokumente können dem E-Agenda-Datensatz über das Feld Dokumente hinzugefügt oder mit vorhandenen Dokumenten verknüpft werden.
Hinweis:Wenn Sie auf die Schaltfläche "Ereignisbericht" klicken, wird das Popup-Fenster für den Ereignisbericht geöffnet. In diesem Bildschirm kann der mit dem Kalendereintrag verbundene Ereignisbericht erstellt werden. Wenn eine Vorlage vorbereitet ist, wird sie durch Auswahl in der Vorlagenauswahlbox geladen. Der vorbereitete Bericht kann als E-Mail an die in den Feldern Teilnehmer und CC definierten Benutzer gesendet werden. Der Aufwand zwischen den Terminen und Zeiten der Agenda wird als Zeitaufwand erfasst und kann im Ereignisbericht dokumentiert werden.
Außerdem kann der vorbereitete Ereignisbericht über das Ausgabezentrum ausgedruckt werden.
Ereignis zur Agenda hinzufügen
Agenda-Einträge in Workcube werden über den Bildschirm "Agenda-Ereignis hinzufügen" vorgenommen.
Prozess: Hier wird der für die Agenda definierte Prozess ausgewählt.
Kategorie:Hier wird die Auswahl der Ereigniskategorie der Tagesordnung festgelegt. In Workcube werden "Ereigniskategorien" über den Bildschirm Parameter > Intranet > Ereigniskategorie definiert.
Zeitrahmen:Hier wird die Zeiteinstellung der Agenda ausgewählt.
Thema: Hier wird der Betreff der Agenda eingegeben.
Beschreibung: Hier wird die Beschreibung der Tagesordnung eingegeben.
Projekt: Das mit dem Kalendereintrag verbundene Projekt wird hier ausgewählt.
Aufgabe: Hier wird die mit dem Kalendereintrag verknüpfte Aufgabenauswahl bereitgestellt.
Genehmigung von: Zur Genehmigung des Kalendereintrags ist eine Benutzerauswahl vorgesehen.
Ort: Der Ort, an dem die Veranstaltung stattfinden soll, wird ausgewählt.
Online: Sollte die Veranstaltung online stattfinden, wird hier die entsprechende Adresse angegeben.
Informationen zum Unternehmen: Das mit dem Termin verbundene Unternehmen wird ausgewählt.
Beginn/Fertigstellungstermin: Das Start-/Enddatum des Ereignisses wird hier eingegeben.
Stunde/Minute: Start-/Enddatum des Termins in der Agenda Stunde/Minute-Informationen werden hier eingegeben.
Agenda-Warnung: Das Datum der Agenda-Warnung wird hier eingegeben.
E-Mail-Warnung: Die Anzahl der E-Mail-Benachrichtigungen zu Terminen wird ausgewählt.
SMS-Warnung: Die Anzahl der SMS-Benachrichtigungen für das Ereignis im Kalender wird hier ausgewählt.
Ereignis-Wiederholung: Wenn es sich um ein periodisches Ereignis handelt, wird dessen Auswahl angezeigt.
Hinweis: Auf dem Bildschirm "Agenda-Aufzeichnung" können Sie über die Kontrollkästchen im rechten Menü die Benutzer auswählen, für die die Agenda-Veranstaltung angezeigt werden soll.
Achtung! Von der Rubrik "Teilnehmer" im Untermenü gelangt man über die Schaltfläche "+" zum Feld "Mitarbeiter". In diesem Feld kann die Auswahl der Teilnehmer über die Liste der "Mitarbeiter", "Firmenmitglieder" und "Einzelmitglieder" erfolgen. Beim Hinzufügen von Teilnehmern aus Kunden, Lieferanten und ähnlichen Unternehmen muss die Auswahl "Firmenmitglieder" ausgewählt und aufgeführt werden. Wenn Sie Teilnehmer über die Mitarbeiter des Unternehmens hinzufügen möchten, wird die Auswahl "Mitarbeiter" ausgewählt und aufgelistet. Die in der Kategorie Einzelkonten definierten Teilnehmer werden über die Auswahl "Einzelmitglieder" ausgewählt und aufgelistet.
Für jeden ausgewählten Teilnehmer muss das Kontrollkästchen neben dem Teilnehmernamen angekreuzt und anschließend gespeichert werden. Wird ein Seitenwechsel durch Blättern vorgenommen oder eine andere Auswahl getroffen, ohne die Schaltfläche "Speichern" für die ausgewählten Teilnehmer anzuklicken, gehen die getroffenen Auswahlen verloren.
Auch die Überschrift CC im Untermenü funktioniert nach der gleichen Logik. Dieses Feld ermöglicht die Auswahl der Benutzer, die über das Ereignis in der Agenda informiert werden sollen.
Wenn die Agenda speziell für eine Zweigstelle erstellt wird, können Sie die auf W3 erstellten Zweigstellen über die Schaltfläche + neben dem Titel "Zweigstellen" auflisten und auswählen.
"Ereignis zur Agenda hinzufügen" XML-Einstellungen
Auf dem Bildschirm Agenda-Ereignis hinzufügen können Sie Ihre XML-Einstellungen speziell für den Aufzeichnungsbildschirm über Systemsteuerung > System > Seiteneinstellungen bearbeiten.
- "Im Internet anzeigen, Detail der Optionsanzeige" : Wenn "Ja" ausgewählt wird, wird das entsprechende Kontrollkästchen auf dem Bildschirm "Termin hinzufügen" eingefügt.
- "Soll die Schaltfläche "Mail senden" aktiv sein?": : Wenn Sie "Ja" wählen, wird das entsprechende Kontrollkästchen auf dem Bildschirm "Termin hinzufügen" eingefügt.
- " Die Erinnerung als Anhang per E-Mail erstellen": : Wenn Sie "Ja" wählen, wird die Erinnerung als Anhang per E-Mail erstellt.
- "Informationen zur Kampagne":: Wenn Sie "Ja" wählen, wird das Popup "Kampagne" zum Bildschirm "Termin hinzufügen" eingefügt.
- "Sollten nur Mitarbeiter des Unternehmens mehrere Unternehmensoptionen sehen?":: Wenn Sie "Ja" wählen, wird das Auswahlfeld "Unternehmensinformationen" zum Bildschirm "Termin hinzufügen" eingefügt.
