Wiki Detay | wiki workcube

Şirketin tüm bilgi, belgeleri, videoları, görselleri vb. içeriklerin hepsi Dijital Arşive kaydedilerek depolanır, tasnif edilir ve dünyanın her yerindeki kullanıcılara merkezi olarak ulaştırılır. Dijital arşive eklenen belgeler, dosyalar sayfa içerisinde yer alan yayın alanları üzerinden sistem üzerinde ve bağlantılı sitelerde yayına açılır. Dosya kaydedilirken yetki grubu, departman, şube, pozisyona bağlı olarak yetkilendirmeler yapılarak, dosya gizliği sağlanır. Her kullanıcı yetisi olduğu dijital arşivi görüntüleyebilir. Dijital Arşiv ve Dijital Arşiv-TV olarak ikiye ayrılır. Dijital Arşiv-Tv ekranı üzerinden videolar kaydedilerek yayın alanları doğrultusunda kullanıma açılır. Dijital Arşiv üzerinden hiçbir materyal, bireysel olarak çalışanların bilgisayarlarında kalmamış, dosyalar ortak bir platformda tutulup istenildiği zaman istenilen yerden ulaşılabilir haldedir. Bu belgeler kimi zaman bir organizasyon şeması, kimi zaman faydalanılan bir e-kitap, kimi zaman da seyredilebilir bir video olabilir.

Yol: CMS > Dijital Arşiv

Dijital Arşiv Fonksiyonları

Sınırsız sayıda ve hiyerarşide doküman tipi, dijital varlık kategorisi, bölümü veya alt bölümü yaratma
Dijital varlık yetki grupları üzerinden yüksek güvenlikli yetki erişim kontrolü
Revizyon, versiyon yönetimi
Farklı formatlarda ön izleme ve listeleme
Pozisyon tipine, pozisyona bağlı erişim yetkisi tanımlama
Özel (gizli) ve önem derecesi yüksek belge tanımlama
Belge geçerlilik tarihi
Anahtar kelime araması
Tarihçe özelliği ile doküman bilgilerinin (kayıt, değişiklik, kullanım vb.) takibi
Varlıkları tedarikçi, bayi, müşteri ve toptancı gibi 3. Parti kişi ve kurumlarla B2C ve B2B portaller üzerinde paylaşma
Dijital varlığı, alıcı (To) ve CC bilgisi ile paylaşma
Tüm Workcube modül ve ekranları ile %100 entegre
Doküman, imajı video, audio her tür formatta dijital varlık ekleme, görüntüleme, değiştirme, taşıma ve sistemden kaldırma
Arşivlenen bilgi/belgelere kategori, isim veya tarih aralığına göre erişim imkanı

Dijital Arşiv modülünde işlem yapabilmek için modülde ve süreçlerde yetkiniz olmalıdır.

Yetki Grupları

Kontrol Paneli > System > Güvenlik > Yetki Grupları

Bütçe modülünde işlem yapabilmek için öncelikle kullanıcının dahil olduğu Yetki Grubunda CMS altında Dijital Arşiv Modülüne yetkisi olması gerekir. Eğer kullanıcı modül dışında Standart Raporlarda bulunan Dijital Arşiv ile ilgili raporları da görmesi gerekiyor ise Report User kutucuğu da işaretli olmalıdır.

İpucu: Yetkiler ile ilgili detaylı bilgi için Yetki Grupları dokümanını inceleyebilirsiniz.

Süreç-Aşamalar

Yol: Kontrol Paneli > BPM > Süreçler

Dijital Arşiv işlemlerini yönetebilmek için öncelikle süreç tanımı yapılır akabinde aşamalar tanımlanır. Aşamalar; belirli kullanıcılara belirli yetkilerin verildiği bir yetki-onay mekanizmasının işletilmesidir. Süreç aşamalarında birden fazla süreç grubu tanımlayabilir bu yetki gruplarına önceden belirlediğiniz pozisyonları atayabilirsiniz. Böylece bir pozisyon bir ya da bir kaç sürecin bir ya da bir kaç aşamasında yetkili olabilir.

Dijital Arşiv Yönetiminde kullanılan süreçler;

Dijital Arşiv

İpucu: Süreçlerle ilgili detaylı bilgi için "Süreç Yönetimi ve İş Akışları" dokümanını inceleyebilirsiniz.

Kullanıma Geçmeden Önce

Genel ayarlar kontrol edilir.
Parametreler girilir.
İş akışı, süreçler tasarlanır.
Yetkiler verilir.
- Modül Yetkileri
- Şirket Yetkileri
- Şube Yetkileri
- Süreç Aşama-İş Akışı Yetkileri
Xml ayarları yapılır.
Page designer düzenlenir.

Modül Adı: İş fonksiyonları ve Implementasyon Adımları

İş Fonksiyonları: 1

Dijital Varlıklar

Implementasyon Görev Sayısı: 5

Param 3

Process Stage 1

Xml Setup 1

Geri Bildirim

Bu içeriği faydalı buldunuz mu?

Geri Bildirimizi Lütfen Yazınız!

Ad*

Soyad*

E-posta *

Workcube Objects Hakkında

Tüm belgeleri dijital olarak saklamak ve yönetmek için kullanılır. Evrakları kolayca bulabilirsiniz.

İlişkili İçerikler

Yetki Yönetimi

Menü, modül, WO-sayfa, şirket, mali yıl-dönem, şube, depo, işlem kategorisi, süreç aşama-iş akışı, dijital varlık grupları, yetki grupları, ana işlem kategorisi, GDPR yetkileri ve kayıt kısıtları Kullanıcı Yetki Yönetimi konusudur.

Devamı

Süreç Yönetimi

Süreç Yönetimi, yapılan işlemin kontrolünü yapar, gideceği yönü belirler, uyarılar yapar, mailler atar, bir başka makineyi tetikler, bir başka sunucudan bir sorgu çeker, işlemi yapıp yapamayacağına karar verir. Süreç ve aşamalar kayıtların belge akışlarını düzenler. Belgelerin hazırlık, onay, red mekanizmaları süreç - aşama selectbox'ından gelir.

Devamı

Bir Workcube Sayfası Nasıl Çalışır?

Bir Workcube sayfasının nasıl çalıştığını anlarsanız tüm Workcube'ü kullanmanız, önerilerde bulunmanız, diğer kullanıcılara yardım ve destekte bulunmanız, özelleştirmeniz ve eğitimini vermeniz çok kolaylaşır. Workcube'ün formülünü hemen öğrenin!

Devamı