Wiki Detay | wiki workcube

Dijital arşiv, fiziksel veya doğuştan dijital (born-digital) formatta üretilmiş belge, doküman, görsel, ses ve video gibi her türlü verinin elektronik ortamda güvenli bir şekilde saklanması, sınıflandırılması, indekslenmesi ve yetkiler dahilinde erişime sunulması sistemidir.

Workcube Dijital Arşiv Yönetimi Nedir?

Dijital Varlıklar, kurumların operasyonel, finansal, yasal ve teknik tüm dokümanlarını dijital ortamda güvenli bir şekilde depolamasını, kategorize etmesini ve yönetmesini sağlayan kapsamlı CMS içerisinde yer alan bir modüldür. Sistem; fiziksel dosyaları (PDF, CAD Çizimleri, Görseller, Videolar) doğrudan sunucuda depolayabildiği gibi, Google Drive ve Workspace gibi bulut servisleri ile API üzerinden tam entegre çalışarak hibrid bir arşiv yapısı sunar.

Workcube ekosisteminde bu modül; CRM, PMS (Proje Planları ve Hakediş Belgeleri) ve Finans/Muhasebe modülleriyle kesintisiz entegrasyona sahiptir. Herhangi bir iş fonksiyonuna (WO) yüklenen belge, otomatik olarak Dijital Arşiv kaydedilir ve ilişkili iş fonksiyonun işlem geçmişinde listelenir.

Bir İşletme İçin Dijital Arşiv Yönetimi'nin Önemi

Merkezi Kurumsal Hafıza: Şirket genelindeki tüm dokümanların kişisel bilgisayarlar yerine merkezi ve güvenli bir sunucuda hiyerarşik klasör yapısıyla saklanmasını sağlar.
ISO ve VUK Uyumluluğu: Yasal dokümanlar, sözleşmeler ve kalite belgeleri için geçerlilik başlangıç ve bitiş tarihleri tanımlanarak yasal riskler minimize edilir.
Revizyon Denetimi: Değişen dokümanların eski versiyonları otomatik olarak arşivlenirken, güncel süreçlerde sadece en son revize edilmiş belgenin kullanılması garanti altına alınır.
Rol Bazlı ve Portal Uyumlu Yetkilendirme: Belgeler; departman, pozisyon kategorisi, yetki grubu, dijital varlık grubu veya harici portallar (Partner, Public, Career portalları) bazında yetkilendirilerek yetkisiz erişimlerin önüne geçilir.
Bulut Depolama Entegrasyonu: Google Drive API bağlantısı sayesinde büyük boyutlu dokümanlar yerel disk alanını tüketmeden bulutta saklanır ve Workcube üzerinden yetkilendirilerek paylaşılır.

Workcube'de Süreç Akışı / Yaşam Döngüsü

Dijital varlıkların sisteme girişinden arşivlenme veya silinme aşamasına kadar olan yaşam döngüsü aşağıdaki süreç adımlarıyla yönetilir:

Aşama	Modül / Ekran	İşlem / Belge	Açıklama
1. Altyapı ve Sınıflandırma	CMS / Arşiv Ayarları	Kategori ve Tip Tanımlama	Arşiv klasör ağacı oluşturulur, içerik ve belge tipleri alanından doküman tipleri tanımlanır.
2. Veri Girişi ve Yükleme	Dijital Varlık / Yükleme	Fiziksel Dosya veya Drive Bağlantısı	Sürükle-bırak ile dosya yüklenir veya API üzerinden Google Drive klasörü eşleştirilir.
3. İlişkilendirme ve Onay	Dijital Varlık Güncelleme	Proje, Ürün ve Süreç Ataması	Belge ilgili Proje, Ürün veya Müşteri kartına bağlanır. Onay akışı süreç aşamaları (Taslak, Onaylandı vb.) ile başlatılır.
4. Dağıtım ve Bildirim	Dijital Varlık Detay	E-Posta Alıcı & CC Bildirimi	İlgili personellere veya iş ortaklarına dokümanın yüklendiğine dair otomatik e-posta bildirimi gönderilir.
5. Revizyon Yönetimi	Revizyon	Yeni Versiyon / Revizyon Girişi	Belge güncellendiğinde sistem eski kaydı arşiv tarihçesine taşır ve revizyon numarası değerini bir artırır.

Dijital Arşiv İşlemlerini Yönetirken Nelere Dikkat Etmeli?

A. ISO ve Kalite Standartlarında Revizyon Takibi

İşletmelerde güncel olmayan dokümanların kullanımı operasyonel hatalara ve kalite denetimlerinde uygunsuzluklara yol açar. Workcube üzerinde yeni bir revizyon yüklenirken dokümanın eski dosya adı korunarak veritabanında versiyon numarası güncellenmelidir. Filtrelerde mutlaka 'Revizyon Olanları Getirme' seçeneği varsayılan olarak açık tutulmalıdır.

B. KVKK ve Gizlilik Odağında 'Özel Belge' Yönetimi

Maaş sözleşmeleri, finansal raporlar ve kişisel veriler içeren dokümanların tüm çalışanlar tarafından erişilebilir olması yasal risk oluşturur. Bu tür dokümanlarda 'Özel Belge' parametresi aktif edilmelidir. Ayrıca, belgelere yetki grupları ve pozisyon kategorileri üzerinden dikey yetkilendirme yapılmalıdır.

C. Google Drive Entegrasyonu ve Kota Yönetimi

Yerel sunucu disk maliyetlerini düşürmek için büyük boyutlu CAD çizimleri veya video dokümanları Google Drive entegrasyonu ile yönetilmelidir. Google entegrasyonu yanı sıra link olarak bağlantı eklenebilir ya da şirket akış parametresi/belge tipi alanlarında dosya boyutu sınırlandırılabilir.

Dijital Arşiv Yönetimi Sistem Fonksiyonları ve Ekran Mimarisi

Aşağıdaki tablo, Dijital Varlık ekranı ve ilişkili formlarda yer alan kritik veri alanlarının sistemdeki operasyonel işlevlerini açıklamaktadır:

Ekran Alanı / Parametre	İncelenen Örnek Veri	Sistemdeki İşlevi ve Önemi
Belge No	SZ-2023-0089	Dokümanın benzersiz kodudur. Evrak takibi ve fiziki arşiv eşleştirmesi için benzersiz numara şablonu üretir.
Kategori	Sözlesme/Müşteri/Fatura	Belgenin dikey hiyerarşideki yerini belirler. Dosya sunucusundaki fiziksel dizini ve varsayılan yetki şablonunu yönetir.
Doküman Tipi	Gizlilik Sözleşmesi	Belgenin hukuki veya operasyonel sınıfını belirler. Veri bazlı hızlı aramalarda filtreleme kriteridir.
Özel Belge	Evet	İşaretlendiğinde dokümanı sadece kaydeden personel ve admin görebilir; diğer kullanıcılara gizlenir.
Revizyon Olanları Getirme	Aktif	Arama listesinde eski revizyonları gizleyerek mükerrer veya hatalı belge kullanımını sıfıra indirir.
DPL (Drawing Part List)	Aktif/Pasif	Teknik ve mühendislik çizimlerinin parça listeleriyle ilişkilendirilerek üretim revizyon süreçlerine dahil edilmesini sağlar.
Portal Erişim İzinleri	Partner Portal, Public Portal	Belgenin bayi portalında (extranet) veya halka açık sitelerde (internet) otomatik yayınlanmasını veya gizlenmesini kontrol eder.
Görüntüleme/Listeleme	SZ-2023-0089	Kart ya da Klasör seçimine bağlı olarak farklı formatlarda listelenebilir. Filtre alanında yer alan göz ikonu içerik sayısını gösterir.

Dijital Varlıklar İş fonksiyonları ve Implementasyon Adımları

Bu ekranı %100 kullanmak için aşağıdaki implementasyon adımlarının tanımlanması ve set edilmesi gereklidir.

Dijital Varlık Grubu Ekle / settings.list_digital_asset_group Param Wiki

Eklenen dijital belgeler doküman tipleri ile ilişkilendirilerek dokümanlara erişecek kullanıcılar gruplandırılır. Bu sayede doküman veya doküman tipi bazında yetki kontrolleri yapılmış olur.

Dijital Varlık Grupları / settings.list_digital_asset_group Param Wiki

Dijital Varlık Kategorisi Ekle / settings.form_add_asset_cat Param Wiki

Workcube'e eklenen dijital varlıkları sınıflandırmak için kullanılır.

Dosya Formatı Ekle / settings.form_add_file_format Param Wiki

Sisteme yüklenen dijital varlığın hangi dosya formatında olduğu bu sayfada yapılan parametre tanımlamasına göre seçilir. Format eklerken maksimum dosya boyutu da eklenebilir.

Page Settings,Dijital Varlıklar Menü / asset.list_asset Xml Setup Wiki

Görüntüler, videolar, ses dosyaları ve belgeler gibi dijital varlıkların depolanmasını, düzenlenmesini, paylaşılmasını ve yönetilmesini sağlar.

Süreç Tasarım,Dijital Varlık Ekle / process.list_process Process Stage Wiki

İş süreçlerinin tasarım ve akışlarını oluşturur.

Toplam 6 Kayıt

XML Ayarları

XML Ayarları sayfaya özel çalışma kurallarını belirler. Her sayfada Page Settings altında XML bölümünde set edilir.

x_google_refresh_token_mail Google Refresh Token Mail

Google API için gerekli olan Refresh Token'ı almak için kullanılır.

input

Toplam 1 Kayıt

Tips

Dijital Varlıklarda Neden Bazı Varlıkları Göremiyorum?

Bunun birkaç sebebi olabilir;

Dökümanın yetki grubunda listeleme yapılmamış olabilir: Varlık detayında yetki grubu seçildikten sonra listeleme yapılırsa görüntülenebilir. Kontrol paneli > System > Page Settings üzerinden "Kategoriler dijital varlık yetki grubuna göre çalışsın." seçeneği kapatılarak da görüntülenebilir.
Dökümanın dili, seçili olan dilden farklı olduğu için listelenmemiş olabilir: Bütün dökümanları tek seferde görüntülemek isterseniz dil filtresini boş bırakabilirsiniz.
Dijital varlık grubu seçilmemiş olabilir: Kontrol paneli > System > Page Settings üzerinden "Dijital varlık grubu seçilmeyen dosyalar gösterilmesin." seçeneği kapatılırsa görüntülenebilir.

İpucu asset.list_asset

Kaydedilen fiziki varlık ortak kullanım ekranında görülmüyor?

Fiziki varlıkları ortak kullanım sayfasından rezervasyonunu yapabilmek için öncelikli olarak fiziki varlık detayında “Ortak Kullanım” kutucuğunun işaretli olması gerekir.

İpucu asset.list_assetp

Rezervasyon ekranında başlangıç ve bitiş tarihi gelmiyor?

Rezervasyonlar sayfasında başlangıç ve bitiş tarihinin girilebilmesi XML ayarlarına bağlıdır. Rezervasyonlar sayfasından XML ayarına gidip “Başlangıç Tarihi Gelsin mi?” ve “Bitiş Tarihi Gelsin mi?” ayarlarının “Evet” olarak seçilmesi gerekir.

İpucu asset.list_assetp

Dijital Varlıklar listelemede yetki gruplarına göre nasıl erişim verilir ?

Page settings'ten ''Dijital varlıklar, dijital varlık yetki grubuna göre görüntülensin.'' seçeneği evet olarak seçilmelidir.

Belge detayında Intranette paylaş seçeneği kapalı ve Döküman Erişim İzinleri Detaylandırma alanında belgenin görüntülenmesi istenen yetki grubu seçili olmalıdır.

İpucu asset.list_asset

Belgeler alanına eklenen dokümanlar neden görüntülenmiyor?

Dijital Varlıklar'a eklenen belgedeki yayın alanlarında yetkililer Dijital Varlık Grubu olarak belirlenmişse; Dijital Varlık Grubu'nda ilgili çalışanların yetkisi yok ise bu kişiler belge detayını görüntüleyemezler. Sistem > Güvenlik > Dijital Varlık Grubu sayfasından yetki tanımlanabilir.

İpucu asset.list_asset

Dijital belgeyi arşivlerken belge büyüklüğü ve sayısı nedir?

Aynı anda 10 tane belge ve toplam 100 MB sınır vardır. Daha fazlası için sistem yöneticinize başvurun.

İpucu asset.list_asset

Dijital Varlık internete açıldığı halde sitede görüntülenmiyor, neden?

Eklenen Dijital Varlık'ın internette görüntülenebilmesi için; A- Eklenen varlıkta "İnternette Paylaş" checkbox'ının seçili olması ve açılan internet sitelerinden hangisinde yayınlanacaksa işaretlenmesi gerekir. B- Eklenen varlık B2C'de yayınlanacaksa kategorisininde aynı şekilde B2C sisteminde yayınlanacaksa internet, B2B sisteminde yayınlanacaksa "Extranet Paylaş" checkbox'ının işaretlenmesi gerekir. C- Dijital varlığın yayın alanını daha detaylı özelleştirmek istersenirse; Döküman Grupları, Partner Portal, Public Portal, Pozisyon Tipleri ve Yetki Grupları'na göre erişim izinleri düzenlenebilir. Örneğin, bir varlığın bayi sisteminde yayınlanması fakat yurtdışı bayi kategorisindeki üyelerin varlığı görüntüleyememesi isteniyor. "Partner Portal" altındaki kategorilerin seçilmesi kısıtlama için yeterli olacaktır.

İpucu asset.list_asset

Dijital belgelere tıkladığımda yasaklı kullanıcı görmeye izin yok uyarısı veriyor?

Dijital arşivde belgelere atanmış rol yetkileri veya dijital varlık yetki grupları vardır. Eğer yetki grubunda değilseni o belgeye erişilemez.Dijital belge yetki gruplarına erişim yetkisi isteyiniz.

İpucu asset.list_asset

Dijital varlıklara erişemiyor veya göremiyorum?

A- Dijital Varlık ekleme/gücelleme sayfalarında iken "Yayın Alanları" başlığı altında bulunan kısıtlar seçilmemiş olabilir. Dijital Varlık güncelleme sayfasında "Yayın Alanları bölümünden görüntüleme yetkisi verilmek istenen Yetki Grubu, Partner Portal, Pozisyon Tipleri gibi alanlardan ilgili kullanıcı için amiri veya admin uygun olanları seçmelidir. B- Sistem üzerinden tanımlanabilen “Dijital Varlık Gruplarına" kişinin yetkili olmaması Çözüm Kontrol Paneli > System > Güvenlik > Dijital Varlık Grupları alanından özel kullanıcılar için dijital varlıkları görüntüleyebilme yetkisi tanımlanır. Dijital Varlık ekleme/güncelleme sayfalarında iken “Yayın Alanları” başlığı altında bulunan kısıtlardan seçim yapılabilir. İstenilen grup ve kişiler için görüntüleme izni verilir.

İpucu asset.list_asset

Toplam 9 Kayıt

Geri Bildirim

Bu içeriği faydalı buldunuz mu?

Geri Bildirimizi Lütfen Yazınız!

Ad*

Soyad*

E-posta *

Workcube Objects Hakkında

Dijital Varlıklar

Görüntüler, videolar, ses dosyaları ve belgeler gibi dijital varlıkların depolanmasını, düzenlenmesini, paylaşılmasını ve yönetilmesini sağlar.

Type: WBO Version: Catalyst vteta Licence: Standard Author: Workcube Core

İlişkili İçerikler

İçerik Yönetimi Parametrik Tanımlamalar

CMS çözümü altında İçerik Yönetimi ve Dijital Arşiv modülleri vardır. Bu modüllerin parametrik tanımlamaları her işletmeye göre farklılık gösterir.

Devamı

CMS - Intranet, İçerik Yönetimi

CMS - İçerik Yönetimi çözümü altında İçerik Yönetimi ve Dijital Arşiv modülleri bulunur. İçerik Yönetimi fonksiyonları ile Kurum içi haberler, bildirgeler, yayınlar, eğitim içerikleri gibi birçok konuda yazılı ve görsel içerik yönetilebilir.

Devamı

Dijital Arşiv - TV

Workcube Dijital arşivin bir parçası olan TV, video saklama aracı olarak işlev görür. Videolarınızı doküman tiplerine ve kategorilere göre ayırabilir, farklı filtreleme seçenekleri ile listeyebilirsiniz.

Devamı

İçerikler

İçerikler ile intranet ve extranet üzerinde yayınlayabilmek için içerikler üretilir.

Devamı

Intranet

Şirketin büyüklüğü ne olursa olsun, Workcube intranet uygulamasıyla çalışanlar aynı platformda şirketin vizyonunu online olarak takip edebilir, işlemlerde bulunabilir ve paylaşımlı yapısıyla sosyal bir kimliğe bürünmesine yardımcı olabilir.

Devamı

Release Notları

Dijital Varlıklar - Page Designer

Düzenlenen Fonksiyon: CMS > Dijital Arşiv > Dijital varlıklar listeleme iş fonksiyonunda yer alan daha fazla seçeneğine göre Page Designer search form sekmesinde iyileştirmeler yapıldı.

Hotfix Cognitive 17.12.2025 tasks/157994_yiğitsaygılı → master

İçerikler ve Google CDN

İçerikler internette yayınlanıyor ise html editör içine eklediğiniz rimajları CDN'e göndererek Protein ile yapılan web sitelerinin daha hızlı çalışmasını sağlayabilirsiniz.
Öncelikle Google CDN servisi satın almak ve bu servisi Workcube'ünüze entegre ederek başlamalısınız. Entegrasyon sürecinde deneyimli Workcube uzmanlarından hizmet alabilirsiniz.

Feature Cognitive 13.10.2025 tasks/156042_yunuscemozay → master

Google Cloud ve CDN Bucket

Workcube'e CDN - Content Delivery Network eklemek için Google Cloud kullanılabiliyor. Bu özellik dijital arşive eklenen resim ve videolar eğer "internette paylaşılıyor" kutucuğu seçilir ise CDN bucketa belgenin bir kopyası gönderir. Protein ile yapılan sitelerde resimler, videolar CDN ile dağıtılabilir. Orta ve büyük ölçekli B2B, B2C veya farklı amaçlarla yapılan web sitelerinde CDN kullanılması Workcube sunucuları performans ve güvenliğini artırır. CDN Bucket entegrasyonu için Google Cloud hesabınızın olması gereklidir.

Feature Cognitive 15.08.2025 tasks/155110_cemozay_teta → teta

html2canvas ile Workshare

Eklenen/Düzenlenen Fonksiyon: html2canvas ile Workshare üzerinde pdf oluşturma ve bu oluşturulan pdf'i şifreleme getirildi.

Kullanım: Workshare üzerinde bütün alanlar doldurulduktan sonra Snap Al tıklanır. Documents altında yer alan worksnap dosyasına bir pdf ve dosya yolu oluşturur. Snap Al ile dosya oluşturmadan önce erişim kodu ve şifre girilmiş olmalıdır. Paylaş denildiği takdirde şifre ve link bilgisi e-posta olarak gönderilir. Gelen şifre bilgisi ile pdf detayı görüntülenir. Detaylı bilgi için "html2canvas ile Workshare" wiki dokümanı incelenebilir.

Feature Cognitive 25.10.2024 tasks/150632_alperkaanm → master

Protein - Kurumsal Üye Belgeleri

Protein B2B müşteri ve tedarikçiler bu widget ile self servis Ticaret Sicil Gazetesi, Vergi Lechası, İmza Sürküsü gibi evrakları yükleyebilirler.

Feature Lean.23 14.10.2023 tasks/144041_Denizhamurpet_beta → beta

Toplam 5 Kayıt