Wiki Detay | wiki workcube

Workcube'de e-Arşiv uygulaması Özel Entegrasyonla ilerlemektedir. e-Arşiv tanımlamaları, e-Arşiv gönderme ve raporlama işlemleri direkt sistem üzerinden yapılmakta olup farklı bir uygulama yüklemesine ihtiyaç yoktur. Kullanıma geçilmeden önce parametrik tanımların yapılması gerekmektedir.

Entegrasyon Tanımları

GİB entegrasyonu ve doğrulama tanımlamalar sayesinde yapılır. Her ürünün kendi özelinde kullanıcı adı ve şifresi bulunur.

e-Arşiv Geçiş Tarihi: GİB üzerinde aktif olduğunuz tarihtir.

Test: Kutucuğu ile öncelikle test ortamınızda testleri yapar akabinde canlı geçişinizi sağlayabilirsiniz.

UBL: UBL Versiyon ile mevzuat ile gelen yeni versiyonların seçimini yapabilirsiniz.

Şirket Kodu, Kullanıcı Adı, Şifre: Entegrasyondan gelen bilgiler girilir.

e-Arşiv Ön Ek (Mağaza): Seri ve Numaranızı tanımlayabilirsiniz.

e-Arşiv Ön Ek (İnternet): Eğer e-Ticaret kullanıyor iseniz Seri ve Numaranızı tanımlayabilirsiniz.

Şablon Dosyası: Standart yerine firmanıza özel yapılan şablonun xsslt’sini ekleyebilirsiniz.

Ek Dosya (PDF): Eklenir ise kullanıcıya fatura ile birlikte bu pdf.de gönderilebilir.

Çoklu Seri Kullanılsın: Birden fazla seri kullanılmak isteniyor ise işaretlenmelidir.

Tip: e-Arşiv Mağaza ve İnternet seri numaraları farklı olmalıdır. Şablonları da farklıdır.

Raporlar

Yol: Raporlar > Standart Raporlar

Entegrasyon; teknolojilerin, yazılımların, sistemlerin birbirleriyle uyumlu, birbirlerine bağlı ve anlaşılır bir halde otomatik olarak haberleşmesi, veri alışverişi (data exchange) yapabilmesi demektir. Tam Entegrasyon ile işlerinizi daha kolay takip edebilir, zaman ve alandan tasarruf edebilirsiniz. Workcube’de e-Devlet entegrasyonları Raporlar ve Zaman Ayarlı Görevler ile ilerler.

Mükellef Aktarım Raporu GİB’den çekilmekte olup carilerinizin e-Arşiv mükellefi olup olmadığını sorgular ve bu doğrultuda sistemde günceller.

Parametrik Tanımlamalar

GİB’in yayınlamış olduğu vergi kodu, ödeme şekli kodu, ölçü birim kodları vb. UBL-TR kapsamında kullanılan Kodlama Sistemleri ve Kimlik Şemaları bulunur.

Her bir kod tanımlaması kendi ekranı üzerinden yapılır. Yapılan bu tanımlamalar implementasyon esnasında bir defaya mahsus yapılmakta olup, ek bir düzenleme gerekmemektedir.

Şirket Tanımları

Şirket Tanımları ekranından aşağıda belirlenen alanların tanımlanması gerekir. Bu tanımlamalar e-Devlet işlemlerinizde Şirketinize ait bilgilerin gönderilmesini sağlar.

Yol: Kontrol Paneli > SYSTEM > Genel Ayarlar > Şirket Tanımları

Ödeme ve Vergi Tanımları

Ödeme Vergi Yöntemlerinde yer alan Vergi Kodu parametreleri UBL-TR Kod Listelerinden gelmektedir.

Yol: Kontrol Paneli > SYSTEM > Parametreler ekranından Ödeme ve Vergi ile ilgili “Vergi Kodu” “Ödeme Şekli Kodu” seçilmelidir.

KDV, ÖTV, ÖİV, BSMV, Tevkifat, Stopaj, Ödeme Yöntemi

Vergi kodu tanımlaması sizin hesaplama şeklinize göre değişiklik göstermektedir.

İşlem Kategorileri

Yol: Kontrol Paneli > BPM > İşlem Kategorileri

İşlem Kategorileri ekranından “Fatura Tipi” ve “Senaryo” seçimleri yapılmalıdır. Fatura Tipi alanı ise seçmiş olduğunuz fatura tipine göre varsayılan olarak gelmekte ve değiştirilememektedir.

Fatura Tipi: Satış veya İade seçilmelidir.

İnternet Üzerinden Satış var ise işlem tipinde partner/public seçimi yapılmalı. Yok ise tanımlama yapmaya gerek bulunmuyor.

Birimler

Her birimin ölçü birim kodu bulunur. Birim tanımlamalarında Unece* Standardına göre seçimler yapılarak güncellenir.

Yol: Kontrol Paneli > SYSTEM > Parametreler > Birimler

*UNECE: The United Nations Economic Commission for Europe

Birleşmiş Milletler Avrupa Ekonomi Komisyonu

Müşteri - Tedarikçi

Yol: ERP > Satış Dağıtım > Müşteri-Tedarikçi

Web servisler VKN/TCKN Numarasına göre çalışır. Tanımlamış olduğunuz VKN/TCKN numarasına göre Carinizin e-Arşiv Mükellefi olup olmadığı belirlenir. Eğer cariniz Tüzel değil Şahıs Firması ise Şahıs kutucuğu işaretlenerek TCKN alanı doldurulur.

Cari detayında tanımlanması gereken alanlar;

TCKN/VKN bilgileri
Adres bilgileri
e-Arşiv Fatura seçimi

Elektronik Fatura: Bu seçim yapıldığında Kurumsal Hesap detayında tanımlı olan e-posta adresine faturayı hem pdf hem de ubltr. olarak gönderir.

Kağıt Fatura: Bu seçim yapıldığında otomatik e-posta olarak fatura göndermez. Fatura detayında çıktısı alınarak istenir ise manuel gönderilebilir.

e-posta tanımı, Elektronik seçildi ise yapılmalıdır, aksi halde e-posta olarak fatura gitmeyecektir. Eğer aynı faturayı birden fazla kişiye göndermek istiyorsanız çalışan detayına e-posta adresi tanımlayarak e-Arşiv Mailleri Gönderilsin kutucuğunu işaretlemelisiniz.

İnternet satışı var ise aşağıdaki bilgiler de gönderilmektedir. Dolayısıyla Proje Yöneticinize İmplementasyon öncesi İnternet üzerinden satış yapıyor iseniz mutlaka söylemelisiniz.

Satış işleminin yapıldığı web adresi
Gönderiyi taşıyanın adı soyadı/unvanı
Gönderiyi taşıyanın VKN/TCKN bilgisi
Kullanılacak Sevk Yöntemi
Kullanılacak Ödeme Yöntemi

e-Devlet Paneli altında yer alan Kontrol Raporu ile eksik/tanımlanmamış parametreleri kontrol edebilirsiniz. Eksik parametreleri tıkladığınızda sizi tanımlama sayfasına yönlendirecektir.

Yapılan tüm tanımlamalar sonrası artık fatura gönderme ve alma işlemlerinize başlayabilirsiniz.

Tips

E-Arşiv faturalarda seri 0 takibi nasıl yapılır?

Seri 0 takibini iki şekilde yapabilirsiniz.

1. Fatura serilerini Workcube üzerinden takip ederek,

2.Fatura serilerini Entegratöre takip ettirerek.

Fatura serilerinizin entegratör tarafından takip edilmesini istiyorsanız, entegratörünüze bu talebi bildirmelisiniz.

Serilerin entegratör tarafından takip edilmesi önerilir, bu sayede Workcube'den çıkan faturalar entegratör tarafında numaralandırılır. Fatura serilerinin karışma olasılığı minimuma indirilmiş olur.