Wiki Detay | wiki workcube

Teknik servis başvuruları, müşterilerin (veya kurum içi birimlerin) satın aldıkları cihaz, donanım veya yazılım ürünleri için ilettikleri arıza, bakım, onarım, kurulum veya teknik destek taleplerinin dijital ortamda kayda alınmasıdır.

Workcube Servis Başvuruları Nedir?

Servis Başvuruları, işletmelerin müşterilerinden gelen her türlü bakım, onarım, kurulum, arıza veya teknik destek taleplerini merkezi bir yapıda kayıt altına alan Workcube CRM alt modülüdür. Workcube ekosisteminde bu iş objesi, müşteri memnuniyetinin ölçülmesi ve satış sonrası hizmet kalitesinin artırılmasında kritik bir rol oynar.

Servis Başvuruları modülü sadece bağımsız bir talep kayıt ekranı değildir; Workcube'ün bütünleşik yapısı gereği CRM (Müşteri İlişkileri), SCM (Tedarik Zinciri Yönetimi - Depo ve Yedek Parça), Sözleşme Yönetimi (Subscription), Proje Yönetimi (PMS) ve Finans-Muhasebe modülleriyle tam entegre çalışır. Gelen bir başvuru, müşterinin aktif sözleşmesindeki SLA parametrelerine göre otomatik işlenme tabi tutulur, yedek parça gereksinimleri doğrudan stok modülünden sorgulanır ve operasyon bittiğinde ücretli hizmetler doğrudan faturalandırılır.

Bir İşletme İçin Servis Başvuruları'nın Önemi

Sözleşme ve SLA (Hizmet Seviyesi) Uyum Gücü: Sistem, müşterinin abonelik veya servis sözleşmesindeki çalışma gün ve saatlerine göre müdahale ve çözüm sürelerini (SLA) otomatik hesaplayarak cezai riskleri sıfıra indirir.
Garanti ve Maliyet Kontrolü: Arızalı ürünün garanti kapsamında olup olmadığını (iç-dış garanti parametreleri, fiziki hasar kontrolleri ile) denetleyerek haksız yedek parça ve işçilik sarfiyatını engeller.
Kaynak Planlama ve Verimlilik: Servis iş grupları sayesinde gelen taleplerin en uygun teknik ekibe veya iş ortağına hızlıca atanmasını sağlar.
İzlenebilirlik ve Tarihçe: Bir ürünün (Seri No bazında) geçmişte hangi arızaları verdiğini, hangi parçaların değiştiğini ve hangi teknisyenlerin müdahale ettiğini tek ekrandan sunar.
Finansal Doğruluk: Ücretli servis seçeneğiyle, garanti dışı durumlar için işçilik ve yedek parça maliyetlerinin müşteriye anında faturalandırılmasını tetikler.

Workcube'de Süreç Akışı / Yaşam Döngüsü

Servis başvurusunun oluşturulmasından çözülmesine ve kapanışına kadar olan süreç adımları aşağıda planlanmıştır:

Aşama	Modül / Ekran	İşlem / Belge	Açıklama
1. Başvuru Girişi	CRM > Servis Başvuruları	Servis Başvuru Girişi	Müşteriden telefon, e-posta veya portal üzerinden gelen talep/arıza ihbarı sisteme kaydedilir. Seri no girilerek garanti durumu sorgulanır.
2. SLA Hesaplama	CRM > Servis	Sözleşme Kontrolü & SLA Ataması	Sistem, abone hizmet tanımlarını (hafta içi, cmt, pazar mesaileri) analiz ederek otomatik olarak maksimum müdahale ve çözüm sürelerini hesaplar.
3. Atama & Planlama	CRM > Ajanda & İş Grupları	Teknisyen Atama / İş Takvimi	Başvuru, uzmanlık alanına göre ilgili İş Grubuna veya doğrudan yetkili teknisyene görev olarak atanır.
4. Müdahale & Sarfiyat	SCM > Servis Formu & Depo	Teknik Servis Formu / Sarf Fişi	Teknisyen adrese gider veya cihazı atölyede inceler. Yapılan işlemleri ve kullanılan yedek parçaları stoktan düşerek servis formuna işler.
5. Kapatma & Fatura	CRM > Finans	Servis Kapatma / Satış Faturası	İşlem tamamlandığında başvuru kapatılır. Ücretli bir servis ise kullanılan yedek parça ve işçilikler müşteriye faturalandırılır.

Servis Başvurusu İşlemlerini Yönetirken Nelere Dikkat Etmeli?

A. SLA ve Çalışma Saatleri Hesaplama Dinamikleri

Servis başvurusu oluşturulurken, arka plandaki en kritik operasyonel mekanizma aboneye bağlı SLA hesaplamalarıdır. Müşterinin sözleşmesinde tanımlı olan çalışma günleri (hafta içi, hafta içi + cumartesi veya tüm gün) ve mesai saat aralıkları sisteme doğru girilmelidir. Aksi takdirde, resmi tatiller veya mesai dışı saatler hesaba katılarak çözüm süreleri yanlış hesaplanabilir ve işletme sözleşme cezaları ile karşı karşıya kalabilir.

B. Seri No Takibi ve Garanti Yönetimi

Özellikle teknoloji, beyaz eşya ve makine sektörlerinde garanti takibi doğrudan seri numarası üzerinden yürütülür. Başvuru anında girilen seri numarasının sistemdeki ürün kayıtları ile eşleşmesi, haksız garanti taleplerinin önlenmesi adına kritiktir.

C. Fiziki Hasar ve Aksesuar Tespitlerinin Kaydedilmesi

Cihaz kabulü esnasında fiziksel durum tespiti (kırık, çizik, sıvı teması) ve cihazla birlikte teslim alınan aksesuarların (şarj aleti, kılıf, kablo vb.) eksiksiz şekilde sisteme girilmesi gerekmektedir. Bu bilgilerin sisteme eksik girilmesi, onarım sonrasında müşteri ile yaşanabilecek yasal ihtilaflara davetiye çıkarır. Fiziksel Hasar/Aksesuar parametrelerden girilebileceği gibi manuel de girilebilir.

D. Ücretli/Ücretsiz Servis Kararı ve Finansal Entegrasyon

Kullanıcı hatasından kaynaklanan hasarlar veya garanti süresi dolmuş ürünler için mutlaka Ücretli Servis seçeneği seçilmelidir. Bu seçim, arka planda faturalama departmanına otomatik bilgi gitmesini sağlar ve ilgili servis formu kapatılmadan önce fatura kesilmesi zorunluluğunu tetikleyebilir.

Servis Başvuruları Fonksiyonları ve Ekran Mimarisi

Servis başvuru ekranları, operasyonun hatasız başlatılabilmesi için zengin alan mimarisine sahiptir. Aşağıdaki tablo, ekranın en kritik alanlarını ve bu alanların arka plandaki işlevlerini açıklamaktadır:

Ekran Alanı / Parametre	Sistemdeki İşlevi ve Önemi
Abone No	Müşteri ile yapılan aktif servis/abonelik sözleşmesini bağlar. Sözleşmedeki çalışma takvimine göre SLA sürelerini tetikler.
Müşteri	Hizmet verilecek cari hesabı tanımlar. Cari kart üzerindeki bölge, risk limiti ve iletişim bilgilerini otomatik çeker.
Ücretli Servis	Servisin garanti kapsamı dışında olduğunu ve müşteriye fatura kesileceğini belirler. Finansal entegrasyonun temel anahtarıdır.
Süreç	İş akış yönetimini yönetir. Başvurunun hangi aşamada olduğunu gösterir ve aşama geçişlerinde ilgili kişilere uyarı gönderir.
Fiziki Hasar	Ürünün fiziksel hasar durumunu kayıt altına alır. Garanti dışı bırakma kararlarında yasal kanıt niteliğindedir.
Seri No	Garanti takibi yapılan cihazın seri numarasını doğrular. Geçmiş servis kayıtlarını bu numara üzerinden süzebilir.
Kategori Alanları	Kategori alanları parametrelerden gelir. Xml ayarlarına bağlı olarak kırılımlı/kırılımsız kullanılabilir.
Görevli	Xml ayarlarına bağlı olarak görevli seçiminde başvuru detayında girilen kriterler doğrultusunda otomatik görev atama yapmasını sağlar.
Üyeye Ait Diğer Servis Başvuruları	Bu sayede aynı sorun daha önce yaşanmış ise takibi sağlanır.
Ürün Servis İşlemleri	Yapılan işlemler tutarları ile birlikte yazılarak irsaliyeye, iç talebe dönüştürülebilir ya da doğrudan fatura kesmesi sağlanabilir.
Abone Ürün Planı	Abone detayında tanımlanmış olan ürün planı ad, miktar ve tutarları ile birlikte görüntülenir bu sayede yanlış fiyat gönderilmesi engellenmiş olur.
Takipler	Hazır şablon kullanarak ya da istenilen metin yazılarak Müşteri ile yazışmaları sağlar.
İşler	Var olan ilişkili işler görüntülenebilir ya da yeni bir iş kaydı açılabilir.

Servis Başvuruları İş fonksiyonları ve Implementasyon Adımları

Bu ekranı %100 kullanmak için aşağıdaki implementasyon adımlarının tanımlanması ve set edilmesi gereklidir.

Aktiviteler / settings.form_add_activity Param Wiki

Yapılan işlemlerde harcanan zaman girilir. Aktivite tipi tanımlandığı takdirde zamanın hangi işleme ayrıldığı belirtilebilir.

Arıza Kodu Ekle / settings.form_add_service_defect_code Param Wiki

Bu parametre yardımı ile servis ekibi hataları filtreden geçirebilir, daha hızlı çözüm sağlayabilir.

Başvuru Alt Tree Kategorileri / settings.form_add_service_appcat_sub_status Param Wiki

Servis başvurularında kırılım kullanarak sınıflandırmak yapmak için kullanılır. Öncelikle Başvuru alt kategorileri tanımlanmalıdır.

Ek Bilgiler,Servis Başvuru Ekle / settings.form_add_info_plus Param Wiki

Ek bilgiler, ekranlar üzerinde yapılan kayıtlara ait, o kayda ilişkin detay ya da spesifik olarak eklenmesi gereken bilgiler için kullanılan bir fonksiyondur.

Fiziksel Hasar / settings.form_add_service_physical_damage Param Wiki

Servis Başvurularında kullanılmak üzere fiziksel hasar tanımları yapılır.

Garanti Kategorisi Ekle / settings.form_add_guaranty_cat Param

Garanti belgelerinde kullanılmak üzere süreler seçilerek ilgili seçimleri sınıflandırmak için kullanılır.

Garanti Süresi / settings.form_guarantycat_time Param Wiki

Garanti belgelerinde kullanılmak üzere garanti sürelerini standartlaştırmak için kullanılır.

Servis Aksesuarları / settings.form_add_service_accessory Param Wiki

Servis başvurusu yapılan ürünün aksesuarında bir problem yaşanıyorsa bu aksesuarın seçimi bu parametre yardımı ile yapılır.

Servis Alt Durumu Ekle / settings.form_add_service_substatus Param Wiki

Yapılan servise ait hangi durumda olduğunu belirtmek için kullanılır.

Servis Başvuru Alt Kategorisi / settings.form_add_service_app_cat_sub Param Wiki

Servis başvurularında kırılım kullanarak sınıflandırmak yapmak için kullanılır. Öncelikle Başvuru kategorileri tanımlanmalıdır.

Servis Başvuru Kategorisi Ekle / settings.form_add_service_app_cat Param Wiki

Servis başvurularında ilgili başvuruyu sınıflandırmak için kullanılır.

Servis Özel Tanım / settings.add_service_add_option Param Wiki

Servis Başvurularında kullanılmak üzere ihtiyaca ve işleyişe bağlı olarak kullanılır.

Ürün Servis İşlem Tipi / settings.list_service_spare Param Wiki

Ürün Servis İşlemlerinde işlem tipi alanında servis görevlisinin yaptığı işlerin tanımı için kullanılır

Page Designer,Servis Başvuru Ekle / service.list_service Page Designer Wiki

Satış sonrası ürün ve hizmet ile ilgili bakım, onarım, teknik destek vb. süreçleri kapsar. Hangi müşteriye hangi ürün veya çözümle ilgili ne tarz bir servis hizmetinin verildiğini, hangi servisin ne durumda son bulduğunu vb. durumlar kontrol edilir.

Servis Başvuru Ekle,Page Settings / service.list_service Xml Setup Wiki

Süreç Tasarım,Servis Başvuru Ekle / process.list_process Process Stage Wiki

İş süreçlerinin tasarım ve akışlarını oluşturur.

Output Şablonları,Servis Başvuru Ekle / settings.form_add_print_files Output Template Wiki

Kaydedilen belgelerin çıktılarının alınması için kullanılır. Standart şablonlar seçilebilir ya da özel şablonlar eklenebilir, ayrıca şablonlar yetkiye bağlanabilir.

Toplam 17 Kayıt

XML Ayarları

XML Ayarları sayfaya özel çalışma kurallarını belirler. Her sayfada Page Settings altında XML bölümünde set edilir.

is_print_service Servisler Yazdırılabilsin mi?

Evet = 1 Hayır = 0

Seçim

x_related_company_team İş Ortağı Ekibinde Olduğum Başvurular.

Evet = 1 Hayır = 0

Seçim

x_control_ims Mikro Bölge Koduna Göre Listeleme

Evet = 1 Hayır = 0

Seçim

Toplam 3 Kayıt

Tips

Takip Şablonları nereden tanımlanıyor?

Kontrol Paneli > System > Genel Ayarlar > Belge-Form Şablonları alanından tanımlanır. Burada kullanılmak istenen modül seçimi yapılmalı ve "Takip Şablonu Olarak da Kullan" kutucuğu işaretlenmelidir.

İpucu settings.form_add_template,service.list_service,call.list_service,sales.list_opportunity

Teknik servis işlemlerinde yedek parça stokta yoksa ne yapmalıyım?

Servis başvuru detayında ürün servis işlemleri bulunur. Yapılacak olan işlem ve ürün seçimi yapılır.

Ürün servis işlemleri kaydedildikten sonra eğer yedek parça stoklarda yok ise ilgili satırda checkbox işaretlenir ve iç talebe dönüştür butonu tıklanır. Bu sayede stokta olmayan ürünlerin talep süreci başlamış olur.

İpucu service.list_service

Teknik servis işlemlerinde otomatik iş kaydı açılabilir mi?

Teknik servis işlemlerinde öncelikle başvuru kaydı oluşturulur ve iş atamaları yapılır.

Servis başvuru sayfasının xml ayarların yer alan "Görevliye İş Kaydı Oluşturulsun mu?" evet olarak seçildiği takdirde servis başvurusunda seçilen görevliye sistem tarafından otomatik iş kaydı açılır.

İpucu service.list_service

Servis Başvurularında müdahale süresi nasıl hesaplanır?

Müdahale süresinin hesaplanması abone detayında girilen hizmet tanımlarına bağlıdır. Öncelikle abone detayında haftaiçi/haftasonu gibi hizmet tanımları girilir.

Sonrasında başvuruda ilgili abone seçilir kabul ve başlangıç tarihleri girilerek servis başvurusu kaydedilir. Başvuru kaydedildikten sonra yapılan hizmet tanımlarına göre müdahale ve çözüm süresi otomatik hesaplanarak gelir.

Eğer başvuru güncelleme sayfasında müdahale ve çözüm süresi gelmiyor ise ya abone seçilmemiştir ya da aboneye hizmet tanımları girilmemiştir.

İpucu service.list_service

Servis Başvuru işlemlerinde aboneye özel fiyatlar nasıl gelir?

Öncelikle abone detayında abone ürün planına hizmet kalemleri girilir.

Servis Başvurusu kayıt sayfasında yer alan "Fiyatlar Abone Ürün Planından Hesaplansın mı?” evet seçilir.

Servis başvurusunda abone seçildikten sonra ürün servis işlemlerinde ilgili hizmet kalemi seçilir.

İpucu service.list_service

Servis başvuru kategori tanımları gelmiyor?

CRM > Servis-Garanti > Servis > Servis Başvuruları sayfasında başvuru kaydederken burada tanımlanan kategoriler arasında seçim yapılır.

İpucu service.list_service_report

Servis Başvurularında ürün seçimi yapamıyorum. Neden ?

Servis başvurularında ürün seçimi yapabilmek için, şirket akış parametrelerinde ''Garanti takibi yapılsın'' seçeneği evet olarak seçilmelidir.

İpucu service.list_service

Servis irsaliyesi eklerken depolar neden gelmez?

Sevkiyat Lojistik > Depolama Alanları'nda ilgili deponun detayında "Servis Lokasyonu" checkbox'ının seçili olması gerekir. Aksi takdirde Servis Başvuru ve Servis İrsaliyelerinde görüntüleme sağlanmaz.

İpucu service.list_service

Bir çalışan bazı servis başvurularını neden göremez?

Başvurular şubelere göre yetkilendirilmiş olabilir. Bir çalışanın herhangi bir servis başvurusunu görüntüleyebilmesi için Servis Başvurusu kaydedilirken seçilmiş olan şubeye yetkisinin olması gerekmektedir. Bu durumda ilgili çalışanın yetkili olduğu şubeler ve Page Settings ayarları kontrol edilmelidir.

İpucu service.list_service

Toplam 9 Kayıt

Geri Bildirim

Bu içeriği faydalı buldunuz mu?

Geri Bildirimizi Lütfen Yazınız!

Ad*

Soyad*

E-posta *

Workcube Objects Hakkında

Servis Başvuruları

Type: WBO Version: Catalyst vteta Licence: Standard Author: Workcube Core

İlişkili İçerikler

Servis Raporları

Workcube, ürünlerin garanti takibi ve müşterilerin servis ve destek taleplerini Servis ve Garanti Yönetim Modülü ile yürütür. Servis Raporları bünyesinde ürün takibi için seri numaraları ve satış sonrası destek takibi servis işlemleri raporlarını bulundurur.

Devamı

Servis İş Grupları

Servis başvurularıyla ilgilenilmesi için servis iş grupları oluşturulur. Yapılan tanımlamalara göre hiyerarşik bir yapıda olan iş grubu servis başvurularını çözüme kavuşturur.

Devamı

Servis İşlemleri

Servis Yönetimi; satış sonrası ürün ve hizmet ile ilgili bakım, onarım, teknik destek vb. süreçleri kapsamaktadır. Workcube Servis Modülü ile hangi müşterilerinize hangi ürün veya çözümle ilgili ne tarz bir servis hizmetinin verildiğini, hangi servisin ne durumda son bulduğunu vb. durumların kontrolünü sağlayabilirsiniz.

Devamı

Servis-Garanti Parametrik Tanımlamalar

Servis yönetimi; satış sonrası ürün ve hizmet ile ilgili bakım, onarım, teknik destek vb. süreçleri kapsamaktadır. Workcube Servis Modülü ile hangi müşterilerinize hangi ürün veya çözümle ilgili ne tarz bir servis hizmetinin verildiğini, hangi servisin ne durumda son bulduğunu vb. durumların kontrolünü sağlayabilirsiniz.

Devamı

Servis Yönetimi

Workcube Servis Yönetimi; iş emirleri, malzemeler ve varlık yönetiminden sözleşmelere, garanti takibinden faturalandırmaya kadar tüm süreçleriniz için eksiksiz ve uçtan uca bir çözüm sunarak, sizin ya da servisleri yönlendirdiğiniz partnerlerinizin müşterilerine zamanında ve tutarlı hizmeti sunmasını sağlar.

Devamı

Release Notları

Servis Başvuruları Arıza Kodu

Servis başvuruları sayfasında, belge içerisindeki arıza kodlarının çoklu seçim yapıldığı halde kayıtlı kalmaması durumu giderilmiştir.

Hotfix Lean.23 · Lean.23.1 06.11.2023 tasks/143886_fzehradere → master

Toplam 1 Kayıt

Servis Başvuruları

Workcube Servis Başvuruları Nedir?

Bir İşletme İçin Servis Başvuruları'nın Önemi

​Workcube'de Süreç Akışı / Yaşam Döngüsü

Servis Başvurusu İşlemlerini Yönetirken Nelere Dikkat Etmeli?

Servis Başvuruları Fonksiyonları ve Ekran Mimarisi

Geri Bildirim

Geri Bildirimizi Lütfen Yazınız!

Workcube'de Süreç Akışı / Yaşam Döngüsü