Wiki Detay | wiki workcube

Satınalma Siparişi, bir işletmenin ihtiyaç duyduğu hammadde, yarı mamul, ticari mal, hizmet veya demirbaşları tedarikçisinden belirli bir miktar, fiyat, ödeme koşulu ve teslimat tarihi karşılığında satın almayı taahhüt ettiğini gösteren resmi ve bağlayıcı bir belgedir.Tedarikçiden alınan satınalma teklifi onaylandıktan sonra, satınalma departmanı tarafından bu belge oluşturulur ve tedarikçiye iletilir. Tedarikçi siparişi kabul ettiğinde, belge iki taraf arasında bağlayıcı bir sözleşme niteliği kazanır.

Workcube Satınalma Siparişleri Nedir?

İşletmelerin tedarikçi ilişkilerini, malzeme ve hizmet alımlarını operasyonel, finansal ve lojistik standartlara uygun olarak yönetmesini sağlayan merkezi bir iş objesidir. Bu obje, Workcube'ün uçtan uca entegre mimarisinde SD, CRM (Müşteri İlişkileri), Depo/Stok Yönetimi ve Finans-Muhasebe modülleri arasında kusursuz bir veri köprüsü kurar.

Workcube mimarisinde satınalma siparişleri doğrudan sıfırdan oluşturulabileceği gibi, onaylanmış iç taleplerden, tedarikçi tekliflerinden veya Proje Malzeme İhtiyaç Planı ekranlarından otomatik olarak beslenerek de üretilebilir. Sipariş onaylandığı andan itibaren, ilgili ürünlerin depo kabul süreçleri ve finansal borçlandırılma süreçleri için gerekli tüm temel veriler sipariş tablosu üzerinden dinamik olarak akıtılır.

Bir İşletme İçin Satınalma Siparişleri Yönetiminin Önemi

Satınalma siparişlerinin doğru ve eksiksiz yönetilmesi, işletmenin tüm operasyonel ve finansal süreçlerinde kritik bir role sahiptir:

Maliyet ve Bütçe Kontrolü: Satınalma siparişleri, şirket içi bütçelerin kontrol edilmesini ve henüz gerçekleşmemiş ancak taahhüt edilmiş borçların finans/nakit akış raporlarına yansımasını sağlar.
Tedarik ve Stok Planlama Uyumu: Üretim planlama ve stok yönetimi, teslim alınacak ürünlerin miktar ve tarihlerini satınalma siparişleri üzerinden takip eder. Bu sayede sıfır stok, eksiye düşme veya fazla stok birikimi riskleri engellenir.
Tedarikçi Performans Yönetimi: Tedarikçilerin zamanında teslimat oranı, fiyat istikrarı ve miktar sapmaları satınalma sipariş verileri üzerinden analiz edilir.
Süreç Entegrasyonu ve İzlenebilirlik: Satınalma siparişi; talep, teklif, irsaliye, fatura ve ödeme aşamalarını uçtan uca birbirine bağlar. İki yönlü veya üç yönlü eşleştirme (Sipariş - İrsaliye - Fatura) yapılarak hatalı faturalama ve mükerrer ödemelerin önüne geçilir.
Hukuki ve Operasyonel Güvence: Sipariş belgesi, tedarikçi ile yapılan ticari anlaşmanın şartlarını kayıt altına alarak olası anlaşmazlıklarda hukuki dayanak oluşturur.

Workcube'de Süreç Akışı / Yaşam Döngüsü

Bir satınalma siparişinin sistem içerisindeki başlangıcından muhasebeleşmesine kadar olan tüm yaşam döngüsü aşağıdaki akış şemasında özetlenmiştir:

Aşama	İlgili Modül / Belge	Açıklama
1. Talep Oluşturma	İç Talep / Proje Malzemeleri	Departmanlar veya proje yöneticileri ihtiyaç duydukları malzemeleri sisteme girer. Onaylanan talepler satınalma birimine düşer.
2. Teklif Toplama	Satınalma Teklifi	Tedarikçilerden fiyat ve teslimat koşulları alınır. Sistem üzerinde karşılaştırma yapılarak en uygun teklif onaylanır.
3. Siparişe Dönüştürme	Satınalma Siparişi	Onaylanan teklif veya iç talep, tedarikçi cari hesabı, ödeme planı ve döviz kuru bilgileri eklenerek sipariş belgesine dönüştürülür.
4. Bütçe ve Risk Kontrolü	Bütçe Uygunluk Kontrolü	Sistem, sipariş tutarını ilgili hesap dönemi bütçesiyle karşılaştırır. Limit aşımı varsa onay mekanizmasını devreye sokar.
5. Onay ve Tedarikçiye İletim	Süreç Aşaması	Sipariş, yönetici onayından geçtikten sonra WOC üzerinden PDF/E-Posta olarak tedarikçiye gönderilir.
6. Fiili Kabul (İrsaliyeleşme)	Alış İrsaliyesi / Stok Kabul	Ürünler depoya ulaştığında irsaliye kaydı girilir. Sipariş satırlarındaki miktarlar "Eksik" veya "Fazla" teslimat durumuna göre güncellenir.
7. Faturalandırma ve Kapanış	Alış Faturası	İrsaliyeleşen veya doğrudan siparişleşen satırlar faturalandırılır. Sipariş statüsü otomatik olarak "Kapatıldı" (Manuel/Sistem) durumuna geçer.

Satınalma Siparişi İşlemlerini Yönetirken Nelere Dikkat Etmeli?

Sistemde hatalı stok kaydı, yanlış maliyet hesabı veya finansal uyuşmazlıkların önüne geçmek için sipariş girişi esnasında aşağıdaki hususlara dikkat edilmelidir:

A. Cari (Tedarikçi) Bilgileri ve Çalışma Koşulları

Satınalma yapmadan önce Tedarikçi ile bazı anlaşmalar yapılır. Bu anlaşmalar doğrultusunda Tedarikçi-Risk Limitleri girilir. Tedarikçi-Risk bilgilerinde yer alan ödeme koşulları, vade, para birimi ve kur bilgileri gibi bilgilerin girilmesi süreci doğru ilerletme bakımından önemlidir.

B. Ürün / Hizmet ve Miktar Detayları

Yanlış ürün seçimini önlemek için stok kodları ve ürün varyantları (renk, beden, teknik özellik) doğrulanmalıdır. Bir ürün birden fazla birim ile yönetillebileceği için (Adet, KG, Koli vb.) birim fiyat çarpanı uyumlu olmalıdır.

C. Fiyat, İskonto ve Vergi Koşulları

Sözleşme ve Liste Fiyatı Uyumu: Ürün fiyatlarının tanımlı tedarikçi fiyat listesinden veya aktif çerçeve sözleşmeden doğru aktarıldığı kontrol edilmelidir. Uygulanan satınalma iskontoları (kalem bazlı veya dip iskonto) doğru oran/tutar olarak işlenmelidir. Ürün bazlı KDV oranları, tevkifat durumları veya ÖTV gibi ek vergilerin mevzuata ve anlaşmaya uygunluğu doğrulanmalıdır.

D. Teslimat Tarihi, Depo ve Lojistik Bilgileri

Teslim tarihi alanında ürünün depoya giriş yapması beklenen net tarih girilmelidir. Bu tarih, üretim ve satış planlamasını doğrudan etkiler. Ayrıca istenirse xml ayarlarına bağlı olarak vade tarihi hesaplaması bu girilen teslim tarihine göre yapılabilir. Mal kabulün yapılacağı doğru depo/lokasyon seçilmelidir. Özellikle bir projeye bağlı alım yapılıyor ya da şube bazlı çalışılıyor ise şube ve proje alanları mutlaka dolu olmalıdır.

E. Onay Süreçleri ve İlişkili Belgeler

Sipariş bir satınalma talebine, iç talebe veya teklife istinaden açılıyorsa, ilgili belge mutlaka sistemsel olarak siparişe bağlanmalıdır. Böylece süreç izlenebilirliği korunur. Workflow üzerinden şirket içi yetki matrisine uygun onay adımlarının (Departman Yöneticisi, Satınalma Müdürü, Finans vb.) tamamlandığından ve siparişin "Onaylandı" statüsüne geldiğinden emin olunmalıdır. Onaysız siparişler mal kabul aşamasına aktarılmamalıdır. Teknik şartnameler, tedarikçi teklif formları veya özel notlar sipariş detayına eklenmelidir.

Satınalma Sipariş Detayları

Stok Rezerve Et: Sipariş kaydından belirtmiş olduğunuz ürünlerin mevcut stoktan rezerve edilmesi için bu kutucuğu işaretleyin. Böylece bu ürüne ait stok rezerve bilgilerinde, sipariş miktarınız kadar rezerve olduğu görüntülenecektir.
Kredi: Yüklü miktarda bir alım yapılacağı zaman eğer bu alıma ait bir kredi çekildiyse direkt sayfa üzerinden girerek çekilen kredinin hangi belge için olduğunu ilişkilendirmiş olursunuz.
Sevkiyat: Satınalma yaptığınız firmadan gelen sevkiyat bilgilerini ekleyebilir bu sayede gelen malların hangi yolla nasıl geldiği kayıt altına almış olursunuz.
Harcama Detayı: İlgili satın alma siparişi için yapılan masrafları girerek bütçe ile bağlantısını kurabilirsiniz.
Üye Hesap Bilgileri: Tedarikçiye ait şube, banka, finansal özet gibi bilgilere doğrudan erişim sağlayabilir ve bu bilgilere istinaden siparişi onaylayabilir/reddedebilirsiniz.
Sipariş Detayları: Bu ikona tıkladığınızda siparişle ilgili belgeleri görüntüleyebilir veya belge ekleyebilirsiniz, bütçe uygunluk kontrollerini yapabilir, finansal özeti görüntüleyebilirsiniz. Ayrıca sipariş detayından sipariş karşılama raporu ve sipariş stok raporuna da erişebilirsiniz.

Satınalma Siparişleri İş fonksiyonları ve Implementasyon Adımları

Bu ekranı %100 kullanmak için aşağıdaki implementasyon adımlarının tanımlanması ve set edilmesi gereklidir.

Satınalma Siparişleri Ek Bilgi Tanımlama / settings.form_add_info_plus Param Wiki

Ek bilgiler, ekranlar üzerinde yapılan kayıtlara ait, o kayda ilişkin detay ya da spesifik olarak eklenmesi gereken bilgiler için kullanılan bir fonksiyondur.

Page Designer,Satınalma Siparişi / purchase.list_order Page Designer Wiki

Tedarikçi cari hesap kontrolü, ürün stok kontrolü, satın alma indirim hesapları vb. işlemler ile birlikte verilen siparişler kaydedilir.

Satınalma Siparişleri Basket Düzenleme / purchase.list_order Page Designer Wiki

Tedarikçi cari hesap kontrolü, ürün stok kontrolü, satın alma indirim hesapları vb. işlemler ile birlikte verilen siparişler kaydedilir.

Satın Alma Siparişleri,Page Settings / purchase.list_order Xml Setup Wiki

Tedarikçi cari hesap kontrolü, ürün stok kontrolü, satın alma indirim hesapları vb. işlemler ile birlikte verilen siparişler kaydedilir.

Satınalma Siparişleri Süreç Tasarımı / process.list_process Process Stage Wiki

İş süreçlerinin tasarım ve akışlarını oluşturur.

İşlem Kategorisi,Satınalma Siparişi / settings.list_process_cats Process Cat Wiki

Bu sayfanin cf_big_list_search'ü olusturulmustur.

Satınalma Siparişleri Print Şablonu / settings.form_add_print_files Output Template Wiki

Kaydedilen belgelerin çıktılarının alınması için kullanılır. Standart şablonlar seçilebilir ya da özel şablonlar eklenebilir, ayrıca şablonlar yetkiye bağlanabilir.

Toplam 7 Kayıt

XML Ayarları

XML Ayarları sayfaya özel çalışma kurallarını belirler. Her sayfada Page Settings altında XML bölümünde set edilir.

xml_dsp_ship_amount_info_ İrsaliyeleşen Miktar Bilgisi Gösterilsin

Evet seçildiğinde, satır bazında listeleme yapıldığında sipariş satırındaki ürünün miktarına göre irsaliyeleşen miktar ve kalan miktar sütunları eklenir. Belge bazında listeleme yapıldığında ise sipariş belgesi içinde bulunan basket satırlarından kaç kalemine irsaliye kesildiği aşama sütununda gösterilir.

Evet = 1 Hayır = 0

Seçim

xml_dsp_record_emp_info_ Listede Kaydeden Gösterilsin

Evet = 1 Hayır = 0

Seçim

xml_dsp_project_info_ Listede Proje Bilgisi Gösterilsin

Evet = 1 Hayır = 0

Seçim

xml_dsp_process_info_ Listede Süreç Bilgisi Gösterilsin

Evet = 1 Hayır = 0

Seçim

xml_dsp_partner_info_ Listede Yetkili Bilgisi Gösterilsin

Evet = 1 Hayır = 0

Seçim

xml_dsp_row_other_money_ Ürün Dövizli Birim Fiyatı Gösterilsin

Evet = 1 Hayır = 0

Seçim

xml_dps_price_from_row_amount_ Ürün Sevk Miktarına Göre Tutar Hesaplaması Yapılsın

Evet = 1 Hayır = 0

Seçim

xml_show_branch Şube Gösterilsin

Evet = 1 Hayır = 0

Seçim

xml_zone_list Bölgeye Göre Filtreleme

Evet = 1 Hayır = 0

Seçim

xml_ref_no Referans No Bilgisi Gösterilsin

Evet = 1 Hayır = 0

Seçim

xml_deliver_date Teslim Tarihine Göre Filtreleme

Evet = 1 Hayır = 0

Seçim

xml_show_paymethod Ödeme Yöntemi Gösterilsin

Evet = 1 Hayır = 0

Seçim

xml_depart_loc Sadece Depoya Göre Filtreleme

Evet = 1 Hayır = 0

Seçim

Toplam 13 Kayıt

Tips

Satınalma Siparişinde Stok Rezerve Et Seçeneğinin Varsayılan Durumu Nasıl Belirlenir?

Satınalma Siparişi ekleme sayfasında bulunan Stok Rezerve Et checkboxının varsayılan durumu, satınalma siparişine ait Page Settings üzerinden yönetilebilir.

Page Settings içerisinde yer alan “Stok Rezerve Et checkboxı defaultta seçili gelsin mi?” ayarı; Evet olarak seçildiğinde checkbox varsayılan olarak seçili gelir. Hayır olarak seçildiğinde checkbox varsayılan olarak seçili gelmez.

İpucu purchase.list_order

Çoklu Pop-up Kullanılsın Seçeneği Ne İşe Yarar?

Birden fazla stok seçim sayfası kullanılmak istenirse, bu alandan istenen listeler seçilir, ürün pop-upında bu listeler arasında geçiş yapılarak ürünler listelenir.

İpucu sales.list_order,purchase.list_order

Faturası işlenen alış siparişler güncellenebilir mi?

Eğer bir alış siparişinin faturası işlenmiş ise sipariş ve faturanın tutarlılığı açısından sipariş detayında butonlar gelmez.

Yalnız bazı durumlarda siparişte proje girilmesi ya da açıklama kısmı gibi faturayı etkilemeyecek detayların güncellenmesi gerekebilir.

Bu tarz durumlar için Kontrol Paneli > System > Genel Ayarlar > Şirket Akış Parametreleri de yer alan "İşlenmiş Satınalma Siparişleri Güncellenebilsin" evet olarak kaydedilir.

Eğer evet olarak seçildi ise faturası işlenmiş olsa dahi sipariş detayında butonlar gelecek ve güncelleme yapılabilecektir.

İpucu settings.form_list_company,invoice.form_add_bill_purchase,purchase.list_order

Sipariş listeleme ekranında "Ödeme Yöntemi" kolonu nasıl görülebilir?

Satınalma Siparişleri listeleme ekranı Page Settings ayarlarında bulunan "Ödeme Yöntemi Gösterilsin" kural dizini "Evet" olarak işaretlendiği takdirde hem satır hem belge bazında "Ödeme Yöntemi" kolonu gözükecektir.

İpucu purchase.list_order

Satınalma siparişleri sadeece depo ya da lokasyon bazlı filtrelenebilir mi ?

Satınalma siparişleri page settings ayarında ''Sadece Depoya Göre Filtreleme'' ayarı ile sadece depo bazlı filtreleme yapılabilir.

İpucu purchase.list_order

Satış siparişi birden fazla satınalma siparişine dönüştürülebilir mi?

İpucu purchase.list_order

Satınalma Siparişlerinde, tanımlı ürünü neden listeleyemiyorum ?

Üründeki stok miktarı 0 ise listelenmeyecektir. Ürün popupında ''Sıfır Stoklu Lotlar'' checkboxını seçerek ürün listelenir.

İpucu objects.popup_products,purchase.list_order

Satınalma Siparişi'nde bulunan Yurt Dışı checkbox'ı ne işe yaramaktadır?

Satınalma Siparişlerinde yer alan yurt dışı checkbox'ı işaretlendiği takdirde İthalat Sipariş Takip Raporu'na yansımaktadır. Yurt dışı checkbox'ı ile birlikte sipariş detayında sevkiyat bilgileri girildiyse ilgili sipariş ile ilişkili sevkiyat bilgilerini de raporlayabilmektesiniz.

İpucu purchase.list_order

Toplam 8 Kayıt

Geri Bildirim

Bu içeriği faydalı buldunuz mu?

Geri Bildirimizi Lütfen Yazınız!

Ad*

Soyad*

E-posta *

Workcube Objects Hakkında

Satınalma Siparişleri

Tedarikçi cari hesap kontrolü, ürün stok kontrolü, satın alma indirim hesapları vb. işlemler ile birlikte verilen siparişler kaydedilir.

Type: WBO Version: Catalyst v5 Licence: Standard Author: Workcube Core

İlişkili İçerikler

14.3.13. Sipariş Aktarım

Şirketlerin alış ve satış sipariş kayıtlarını toplu olarak Workcube sistemine aktarabilmeleri için geliştirilmiş bir import ekranıdır. Toplu aktarım fırsatı sayesinde şirketler, eski sipariş kayıtlarını belirlenen formata uygun şekilde belgeledikten sonra hızlı ve temiz bir şekilde yeni sistemi kullanmaya başlayabilirler.

Devamı

Satınalma Teklifi

Workcube satın alma teklifleri ile tek bir teklif kaydı üzerinden birden çok tedarikçiden teklif istenebilir. İstenen ve gelen teklifler tek bir merkezden takip edilir.

Devamı

2.2.9.6. Satınalma Talebi

Satın alma modülü kurum içerisindeki tüm mal ve hizmet satın almalarının kaydedildiği ve yönetildiği modüldür. Bu modül içerisinde yer alan “Satınalma Talebi” ekranı satınalma departmanına yeni satınalma talebi iletmek için kullanılır.

Devamı

2.2.9.2. Satınalma XML Ayarları

Satın alma modülü kurum içerisindeki tüm mal ve hizmet satın almalarının kaydedildiği ve yönetildiği modüldür.

Devamı

Release Notları

Satınalama Siparişi - Ödeme Planı

Eklenen Fonksiyon: ERP > Satış-Dağıtım > Satınalma > Satınalma Siparişi sayfasında yer alan XML ayarlarına "Ödeme Planı Otomatik Güncellensin" eklendi. XML ayarı Evet seçildiğinde mevcut ödeme planı silinir. Hayır seçildiğinde güncelleme yapılmak istendiğinde uyarı veriri. Gelen uyarıda Tamam denildiğinde siler, iptal denildiğinde ödeme planını silmeden günceller.

Fayda: Bu sayede satınalma siparişlerinde ödeme planlarının güncelliği sağlandı.

Feature Cognitive 07.11.2025 tasks/157084_ozlemsimsek → alfa

Satınalma Siparişi Basket Ayarları

Eklenen/Düzenlenen Fonksiyon: ERP > Satış-Dağıtım > Satınalma Siparişleri basketinde üretici kodu gelmesi sağlandı.

Kullanım için yapılması gereken: Satınalma siparişi ekranında iken Page Designer'a gidilir. Basket ayarları içerisinde üretici kolonu alanı seçilerek güncellenir.

Fayda: İç talep, Satınalma talebi gibi sayfalarda üretici kodu üzerinden tedarik yapılan ürünlerin takip edilmesini ve üretici kodu ile sipariş sayfalarına aktarılması sağlanmış oldu.

Hotfix Cognitive 08.01.2025 tasks/152272_alperkaanm → master

Satınalma Siparişleri Belge bazında irsaliyeleşen miktar gösterimi

Eklenen/Düzenlenen Fonksiyon: ERP > Satış-Dağıtım > Satınalma > Satınalma Siparişleri listesinde yer alan xml ayarlarına "İrsaliyeleşen Miktar Bilgisi Gösterilsin" eklendi.

Kullanım için yapılması gerekenler: Xml evet olarak seçilmelidir. Belge bazında listelendiğinde sipariş kalemlerinde irsaliyeleşen satırlar aşama sütununda toplam miktar olarak gösterilir. Satır bazında listelendiğinde İrsaliyeleşen miktar ve kalan miktar sütunları gelir ve satır bazlı ayrı gösterim sağlanır.

Fayda: İrsaliyeleşen siparişlerin ve kalan miktarların direkt listeleme sayfasında gösterilmesi gelerek kullanım kolaylığı sağlandı.

Feature Lean.23 · Lean.23.1 15.04.2024 tasks/146754_fekin_developer → developer

Değerlendirme Formları

Satınalma siparişi belge detay sayfasına değerlendirme formları widget alanı eklenmiştir. Form generator ile oluşturulmuş değerlendirme formları bu alandan kullanılabilir.

Feature Lean.23 05.01.2024 tasks/144951_mcifci → master

Workshare

Workshare ile yapılan uyarı ve onaylar ilgili sayfanın uyarılar ekranında, süreçler bozında sayfaya ait uyarı ve onaylar toplu halde görülür hale getirildi.

ENG

Notifications and approvals made with Workshare are made visible on the notifications screen of the relevant page, and the notifications and approvals of the page in processes are displayed.

Feature Lean.23 21.06.2023 tasks/138982_cemozay1_beta → beta

SatınAlma Siparişleri

Satınalma siparişleri kayı ve güncelleme ekranlarında alınan uyarı mesajı düzeltildi.

ENG

The notification message received on the purchase orders registration and update screens has been fixed.

Feature Lean.23 21.06.2023 tasks/140285_ilkeraltindalb → beta

Toplam 6 Kayıt