Mutabakat Nedir?

Mutabakat esasen anlaşma ve uzlaşma anlamına gelmektedir. İşletmelerin cari dökümlerinin borç ve alacak bakiyelerinin üzerinde karşılıklı olarak uzlaşmak amacı ile kullanılır. Cari mutabakatlar ile taraflar hesaplarının tutup tutmadığını kontrol ederler.

Workcube’de E-mutabakat için kullanılan Mutabakat Modulü bir Addondur.

Workcube üzerinde mutabakat modülü kullanılarak, taraf işletmeye mail yolu ile bir bakiye bildirimi yapılır. Mutabakat bildirimi gönderilen taraf, kendi tarafındaki bakiye ile bir karşılaştırma yaparak gönderilen mutabakat tutarını onaylar veya reddeder. Yapılan onay ve red işlemleri mutabakat modülü üzerinde izlenir.

Bir Örnek üzerinden mutabakat işlemi yaparak süreci uygulamalı olarak gözlemleyelim

İşlem Tipi : Mutabakat, Cari Hatırlatma, BA ve BS seçenekleri seçilebilir.

Mutabakat: Mutabakat işlemlerinde mutabakatın oluşturduğu gün ile mali yıl başlangıcından itibaren cari extrede oluşan bakiye tutarı ve durumu(borç-alacak) esas alınır. Mutabakat oluşturulduktan sonra ilgili kurumsal hesaba bakiyeyi onaylayabileceği ve reddebileceği bir mail gönderimi yapılır.

BA: Sistemde kayıtlı BA Belge toplamlarını toplayarak bakiyeye oluşturur. Mail ile Onay ve Red için ilgili müşteriye gönderilebilir. Mutabakat oluşturulduğunda BA belge adetleri gösterilir.              

BS: Sistemde kayıtlı BS belge toplamlarını toplayarak bakiyeye oluşturur. Mail ile Onay ve Red için ilgili müşteriye gönderilebilir. Mutabakat oluşturulduğunda BS belge adetleri gösterilir.

Cari Hatırlatma: Mutabakat ile benzer bir işlemdir. Cari hatırlatmalar mail olarak gönderildiğinde bir onay/red mekanızması içermez. Yalnızca hatırlatma amacıyla gönderilir.

Döviz Seçiniz : Bütün işlem tipleri İşlem Dövizi şeklinde kaydedilebilir ve mutabakat mailleri işlem dövizli olarak gönderilebilir. 2.işlem dövizi seçilirse sistemin 2.işlem dövizi ile gönderim yapılır. İşlem dövizi seçilirse, sisteminizde kayıtlı herhangi bir para birimi ile gönderim yapabilirsiniz. İşlem Dövizli seçeneklerinden biri seçildiğinde, cariler listelenirken farkı para birimlerindeki bakiyeleri ile beraber listelenir.

Hangi işlem dövizi ile mutabakat yapılmak isteniyorsa ilgili satırın kutucuğu işaretlenerek “Kaydet” Butonuna tıklanır.

Not: Mutabakat E-mail adresleri, ilgili kurumsal hesabın e-posta alanından çekilir.

Kaydet butonuna tıklandıktan sonra ilgili mutabakat oluşur.

Açılan ekranda ilgili cari hesabın muavin ve cari extresi kontrol edilebilir. Karşı tarafa mail gönderimi için satırın sonundaki kutucuk işaretlenerek “Mail Gönder” butonuna tıklanır. Bu sayede ilgili cariye hazır bir mutabakat şablonu gönderilir. Bu şablona ilgili satırdaki print ikonuna tıklayarak ulaşabilir ve görüntüleyebilirsiniz.

Not: Oluşturulan mutabakatlar e-posta dışındaki herhangi bir yöntem onaylanıp/reddedilebilir.(Örneğin fax, yüzyüze görüşme, SMS vb..) Bu tür durumlarda Yazıcı ikonunun sol tarafındaki onay ve red ikonlarına tıklanarak karşı tarafa mail gönderimi yapmadan da mutabakatların onay ve red durumlarını güncelleyebilirsiniz

Mutabakat mail yoluyla onaylanıp reddedilecek ise e-posta adresine gönderilen mail aşağıdaki gibi görüntülenir :

Onayla ve Reddet butonlarına tıklandığında mail üzerinden başka bir sayfaya yönlendirme yapılır. Yönlendirme yapılan sayfada mailde işaretlenen seçeneğe göre(Onayla/Reddet seçenekleri) kısa bir form doldurulması istenir. Tarafımıza gönderilen mutabakat mektubunu onayladığımızı varsayarak örnek bir formu dolduralım.

İlgili form doldurulup “Bakiye Gönder” butonuna tıklandığında karşı tarafın bu formda belirtmiş olduğu bilgiler Workcube Mutabakat modülünde izlenebilir. Yukarıdaki gibi bir örnek form doldurulup gönderildiğinde Workcube’de yapılmış olan mutabakat otomatik olarak güncellenir.

Görselden de anlaşılacağı üzere “Onay Tarihi” , “Onaylayan”, “Onaylanan Tutar”, “Onaylayan Kişi” , “Açıklama” ve “Onay tipi” ile “Onay Durumu” alanları güncellenir. Bu alanlar, daha öncede belirtildiği gibi mutabakat mailinden yönlendirilen formda doldurulan bilgilerdir.

Aynı talep reddedildiğinse ise yukarıdaki gibi gözükecektir.