Wiki Detay | wiki workcube

Alış faturası, bir işletmenin veya ticari kazanç elde eden mükelleflerin, mal veya hizmet satın aldığı tedarikçilerden (satıcılardan) teslim aldığı resmî ve hukuki belgedir. Satıcı açısından bir "satış faturası" olan bu belge, alıcı tarafında "alış faturası" olarak adlandırılır.

Workcube Alış Faturası Nedir?

Tedarikçilerden alınan mal, hizmet veya sabit kıymet faturalarının Workcube ERP sistemine girilmesi, kontrol edilmesi, onaylanması ve muhasebeleştirilmesi süreçlerini yöneten temel iş fonksiyonudur. Workcube mimarisinde tedarik zinciri (SCM), depo (WMS), finans, bütçe ve genel muhasebe modülleri arasında finansal ve fiziksel bir köprü kurar.

Workcube'ün esnek altyapısı sayesinde, alış faturası sıfırdan manuel olarak oluşturulabileceği gibi; onaylanmış tedarik sözleşmelerinden, satın alma siparişlerinden, depo kabulü yapılmış irsaliyelerden veya doğrudan gelen e-faturaların sisteme aktarılmasıyla otomatik olarak üretilebilir. Süreç sonunda, finansal olarak cari borç kaydı oluşturulurken, muhasebe tarafında otomatik yevmiye fişleri basılır ve depo stok maliyetleri güncellenir.

Bir İşletme İçin Alış Faturasının Önemi

Alış faturalarının Workcube üzerinde hatasız ve anlık olarak yönetilmesi, işletmeye operasyonel, finansal ve yasal açılardan şu faydaları sağlar:

Hassas Maliyet Takibi: Satın alınan ürünlerin net maliyetleri (ürün bedeli, gümrük, navlun, sigorta vb. ek maliyetler) otomatik olarak stok kartlarına dağıtılır (Maliyet yöntemine göre) ve satılan malın maliyeti (SMMM) doğru hesaplanır.
Operasyonel Verimlilik ve Hata Önleme: İrsaliye-fatura eşleştirme sayesinde mükerrer veri girişinin önüne geçilir, miktar ve fiyat uyuşmazlıkları sistemsel olarak engellenir.
Nakit Akışı ve Borç Yönetimi: Faturaya bağlanan ödeme vadeleri, ödeme planları ve döviz kurları sayesinde işletmenin geleceğe yönelik nakit çıkış projeksiyonları ve ödeme emirleri otomatik şekillenir.
Yasal Mevzuat ve e-Dönüşüm Uyumluluğu: VUK standartlarına, KDV Tevkifatı, ÖTV uygulamalarına ve e-Fatura/e-Arşiv mevzuatına tam uyumlu bir muhasebe entegrasyonu sunar.

Workcube'de Süreç Akışı / Yaşam Döngüsü

Bir alış faturasının sisteme girişinden muhasebeleştirilmesine ve maliyet dağıtımına kadar olan uçtan uca yaşam döngüsü aşağıdaki tabloda özetlenmiştir:

Aşama	Modül / Belge / İş Objesi	Açıklama
1. Kaynak Belge	Sipariş & İrsaliye	Satın alma departmanının onayladığı sipariş ve deponun kabul ettiği irsaliye faturaya kaynak teşkil eder.
2. E-Fatura Alımı	e-Devlet / Gelen e-Fatura	Tedarikçinin gönderdiği e-fatura XML verisi sisteme düşer. Tek tıkla cari hesap ve stok kartı eşleştirmesiyle faturaya dönüştürülür.
3. Fatura Kaydı	Alış Faturası	Fatura numarası, seri no, işlem kategorisi, KDV, ÖTV, varsa tevkifat ve ödeme planı detayları girilerek fatura oluşturulur.
4. Stok Girişi	Depo / (İrsaliyeli Fatura)	Fatura doğrudan irsaliyeli fatura olarak kaydedilirse, depodaki ilgili lokasyona anlık stok girişi ve stok hareket kaydı yapılır.
5. Muhasebe	Muhasebe Fişi & Cari Hareket	Fatura kaydedildiğinde cari hesap borçlandırılır. Arka planda VUK standartlarına uygun yevmiye fişi otomatik oluşturulur.
6. Maliyet	Maliyet Entegrasyonu	İthalat dosyası kapatma, gümrük masrafları veya nakliye faturaları gibi ek giderler asıl faturadaki ürün maliyetlerine dağıtılır.

Alış Faturası İşlemlerini Yönetirken Nelere Dikkat Etmeli?

A. Muhasebe Dönemi ve Tarih Tutarlılığı

Satın alma faturalarının girildiği tarihin, işletmenin aktif olarak çalıştığı muhasebe dönemiyle uyumlu olması gerekir. VUK'a göre faturalar, mal teslimi veya hizmet ifasından itibaren 7 gün içinde düzenlenmelidir. Bu süreyi aşan veya kapalı muhasebe dönemlerine kesilmeye çalışılan faturalar finansal raporlama hatalarına yol açar.

İşlem yapılmak istenen muhasebe dönemi ile kullanıcının aktif dönemi arasında fark olduğu durumlarda direkt uyarı verecektir.

B. Stok Maliyetlerine Ek Giderlerin Dağıtımı

Sadece ürün alış bedeli gerçek maliyeti yansıtmaz. Navlun, gümrükleme, sigorta gibi fatura kalemlerinin de stokların üzerine maliyet olarak bindirilmesi gerekir. Workcube'deki maliyetlerin sağlıklı çalışabilmesi için fatura satırlarındaki işlem kategorilerinin doğru seçilmesi önemlidir.

En İyi Uygulama: İthalat veya hizmet alımı gibi durumlarda, ek gider faturaları işlenirken ilgili fatura satırlarında maliyet satırlara yansıtılmalıdır.

C. Tevkifat ve ÖTV Hesap Kodlarının Tanımlanması

Kısmi tevkifat uygulanan hizmet veya mal alımlarında (örneğin temizlik, güvenlik veya fason işçilik), faturanın tevkifatlı olarak sisteme işlenmesi gerekir. Eğer tevkifat tanımları veya KDV/ÖTV şablonları sistemde doğru muhasebe kodlarıyla eşleşmemişse, borç-alacak eşitsizliği verecektir.

Operasyonel Risk: Yanlış vergi kodları beyannamelerin (KDV-2, Muhtasar) hatalı çıkmasına ve cezai müeyyidelere sebep olur. Faturalar kaydedilmeden önce satır bazlı vergi kontrolü mutlaka yapılmalıdır.

Alış Faturası İş fonksiyonları ve Implementasyon Adımları

Bu ekranı %100 kullanmak için aşağıdaki implementasyon adımlarının tanımlanması ve set edilmesi gereklidir.

Alış Fatura Muhasebe Tanımları / invoice.purchase_definition Param Wiki

Faturanın standart muhasebe kodları girilir.

Alış-Satış İptal Kategorisi Ekle / settings.form_add_inv_cancel_type Param Wiki

Fatura iptal nedenlerinin tanımları yapılır.

BSMV Oranı / settings.list_bsmv Param Wiki

BSMV, Banka ve Sigorta Muameleleri Vergi tanımları yapılır.

Fatura Ek Bilgiler / settings.form_add_info_plus Param Wiki

Ek bilgiler, ekranlar üzerinde yapılan kayıtlara ait, o kayda ilişkin detay ya da spesifik olarak eklenmesi gereken bilgiler için kullanılan bir fonksiyondur.

KDV Oranları / settings.list_tax Param Wiki

İşlemlerde kullanılacak olan muhasebe hesapları ile birlikte KDV Oranları tanımlanır.

Konaklama Vergisi Oranı / settings.list_travel_tax Param Wiki

Otel, tatil köyü, pansiyon, vb. konaklama tesislerinde verilen geceleme hizmetlerinde kullanılan vergi türü tanımları yapılır.

Kredi Kartı Ödeme/Tahsil Yöntemleri / finance.list_credit_payment_types Param Wiki

Kredi kartı işlemleri için ödeme yöntemlerinin tanımları yapılır.

Stopaj Oranları / settings.form_add_stoppage_rate Param Wiki

Gelir Vergisi Stopaj oranları tanımlanır.

Tevkifat Oranları / settings.form_add_tevkifat Param Wiki

Tevkifat oran tanımları yapılır.

Ödeme Yöntemleri / settings.list_paymethods Param Wiki

İşlemlerde kullanılmak üzere sabit kullanılan ödeme yöntemleri tanımlanır.

ÖİV Oranları / settings.list_oiv Param Wiki

Özel İletişim Vergisi oranları tanımlanır.

ÖTV Oranı / settings.list_otv Param Wiki

Özel Tüketim Vergisi oransal ve tutarsal olarak tanımlanabilir.

Alış Faturası Basket Düzenleme / invoice.form_add_bill_purchase Page Designer Wiki

Alış Faturası, satın alınan mal veya hizmet karşılığında, satıcının kestiği faturaları girmek için kullanılır.

Alış Faturası,Page Designer / invoice.form_add_bill_purchase Page Designer Wiki

Alış Faturası, satın alınan mal veya hizmet karşılığında, satıcının kestiği faturaları girmek için kullanılır.

Süreç Tasarım,Alış Faturası / process.list_process Process Stage Wiki

İş süreçlerinin tasarım ve akışlarını oluşturur.

Alınan Fiyat Farkı Faturası İşlem Kategorisi / settings.list_process_cats Process Cat Wiki