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Digitales Archiv ist ein System zum sicheren Speichern, Klassifizieren, Indexieren und Zugänglichmachen in einer elektronischen Umgebung aller Arten von Daten wie Dokumente, Dokumente, Bilder, Audio- und Videodateien, die in physischem oder digitalisiertem Format erstellt wurden.

Was ist Workcube Digital Archive Management?

Digital Assets ist ein Modul innerhalb des umfassenden CMS, das es Institutionen ermöglicht, alle ihre betrieblichen, finanziellen, rechtlichen und technischen Dokumente sicher in einer digitalen Umgebung zu speichern, zu kategorisieren und zu verwalten. System; Während es physische Dateien (PDF, CAD-Zeichnungen, Bilder, Videos) direkt auf dem Server speichern kann, bietet es eine hybride Archivstruktur, indem es über eine API vollständig in Cloud-Dienste wie Google Drive und Workspace integriert ist.

Im Workcube-Ökosystem ist dieses Modul; Es verfügt über eine nahtlose Integration mit den Modulen CRM, PMS (Projektpläne und Fortschrittszahlungsdokumente) und Finanzen/Buchhaltung. Ein in eine beliebige Geschäftsfunktion (WO) hochgeladenes Dokument wird automatisch im digitalen Archiv gespeichert und im Transaktionsverlauf der zugehörigen Geschäftsfunktion aufgeführt.

Die Bedeutung der digitalen Archivverwaltung für ein Unternehmen

Zentraler Unternehmensspeicher: Speicherung aller unternehmensweiten Dokumente mit einer hierarchischen Ordnerstruktur auf einem zentralen und sicheren Server statt auf Personalcomputern.
ISO- und VUK-Konformität: Rechtliche Risiken werden minimiert, indem Gültigkeitsstart- und -enddaten für Rechtsdokumente, Verträge und Qualitätsdokumente definiert werden.
Revisionskontrolle: Während alte Versionen geänderter Dokumente automatisch archiviert werden, ist gewährleistet, dass nur das neueste überarbeitete Dokument in aktuellen Prozessen verwendet wird.
Rollenbasiert und Portalkompatibel. Autorisierung: Dokumente; Unbefugter Zugriff wird durch Autorisierung auf Basis von Abteilung, Positionskategorie, Berechtigungsgruppe, Digital-Asset-Gruppe oder externen Portalen (Partner-, Öffentlichkeits-, Karriereportale) verhindert.
Cloud-Storage-Integration: Dank der Google Drive API-Anbindung werden großformatige Dokumente in der Cloud gespeichert, ohne lokalen Speicherplatz zu verbrauchen, und über Workcube autorisiert.

Prozessablauf/Lebenszyklus in Workcube

Der Lebenszyklus digitaler Assets, von ihrem Eingang in das System bis zur Archivierungs- oder Löschphase, wird mit dem folgenden Prozess verwaltet Schritte:

Bühne	Modul / Anzeige	Bedienung / Dokument	Beschreibung
1. Infrastruktur und Klassifizierung	CMS-/Archiveinstellungen	Kategorie- und Typdefinition	Archivordnerbaum wird erstellt und Dokumenttypen werden aus dem Feld „Inhalt und Dokumenttypen“ definiert.
2. Dateneingabe und -hochladen	Digitales Asset / Hochladen	Physische Datei oder Laufwerkslink	Die Datei wird per Drag-and-Drop oder in den Google Drive-Ordner über die API hochgeladen abgeglichen.
3. Zuordnung und Genehmigung	Digital Asset Update	Projekt-, Produkt- und Prozesszuordnung	Das Dokument ist mit der entsprechenden Projekt-, Produkt- oder Kundenkarte verknüpft. Der Genehmigungsablauf wird durch Prozessphasen (Entwurf, Genehmigt usw.) eingeleitet.
4. Verteilung und Benachrichtigung	Details zum digitalen Asset	E-Mail-Empfänger und CC-Benachrichtigung	Automatische E-Mail-Benachrichtigung an relevante Mitarbeiter oder Geschäftspartner, dass das Dokument hochgeladen wurde gesendet.
5. Revisionsverwaltung	Revision	Neue Version/Revisionseintrag	Wenn das Dokument aktualisiert wird, verschiebt das System den alten Datensatz in den Archivverlauf und legt den Wert der Revisionsnummer als fest

Was ist bei der Verwaltung digitaler Archivvorgänge zu beachten?

A. Revisionsverfolgung in ISO- und Qualitätsstandards

Die Verwendung veralteter Dokumente in Unternehmen führt zu Betriebsfehlern und Nichtkonformitäten bei Qualitätsaudits. Beim Hochladen einer neuen Revision in Workcube sollte der alte Dateiname des Dokuments beibehalten und die Versionsnummer in der Datenbank aktualisiert werden. In Filtern muss die Option „Revisionen nicht abrufen“ standardmäßig aktiviert bleiben.

B. „Private Document“-Management mit Schwerpunkt auf KVKK und Datenschutz

Die Zugänglichkeit von Gehaltsverträgen, Finanzberichten und Dokumenten mit personenbezogenen Daten durch alle Mitarbeiter stellt ein rechtliches Risiko dar. In solchen Dokumenten muss der Parameter „Sonderdokument“ aktiviert werden. Darüber hinaus sollten Dokumente vertikal über Autoritätsgruppen und Positionskategorien autorisiert werden.

C. Google Drive-Integration und Kontingentverwaltung

Um die Kosten für die lokale Serverfestplatte zu senken, sollten große CAD-Zeichnungen oder Videodokumente mit der Google Drive-Integration verwaltet werden. Zusätzlich zur Google-Integration kann ein Link als Link hinzugefügt oder die Dateigröße in den Unternehmensflussparameter-/Dokumenttypfeldern begrenzt werden.

Funktionen und Bildschirmarchitektur des Digital Archive Management Systems

Die folgende Tabelle, Digitales Asset Bildschirm und verwandte Themen erklären die Betriebsfunktionen der kritischen Datenfelder in den Formularen im System:

Bildschirmbereich/Parameter	Untersuchte Beispieldaten	Funktion im System und Wichtigkeit
Dokumentnummer	SZ-2023-0089	Es ist der eindeutige Code des Dokuments. Es erstellt eine eindeutige Nummernvorlage für die Dokumentenverfolgung und den physischen Archivabgleich.
Kategorie	Vertrag/Kunde/Rechnung	Bestimmt die Position des Dokuments in der Vertikalen Hierarchie. Verwaltet das physische Verzeichnis und die Standardautorisierungsvorlage auf dem Dateiserver.
Dokumenttyp	Vertraulichkeitsvereinbarung	Bestimmt die rechtliche oder betriebliche Klasse des Dokuments. Es ist das Filterkriterium bei datenbasierten Schnellsuchen.
Privates Dokument	Ja	Wenn aktiviert, können nur die Mitarbeiter, die das Dokument gespeichert haben, und der Administrator sehen es; Es ist für andere Benutzer verborgen.
Revisionen nicht abrufen	Aktiv	Reduzieren Sie die doppelte oder falsche Dokumentverwendung, indem Sie alte Revisionen in der Suchliste ausblenden.
DPL (Drawing Part List)	Aktiv/Passiv	Verknüpfung technischer und technischer Zeichnungen mit Teilelisten und deren Einbindung in Produktionsrevisionsprozesse
Portalzugriffsberechtigungen	Partnerportal, öffentliches Portal	Automatische Veröffentlichung oder Ausblendung des Dokuments im Händlerportal (Extranet) oder auf öffentlichen Seiten (Internet) steuern.
Anzeigen/Auflisten	SZ-2023-0089	Es kann je nach Karte oder in verschiedenen Formaten aufgelistet werden Ordnerauswahl. Das Augensymbol im Filterbereich zeigt die Inhaltsanzahl an.

Digitale Assets Aufgaben und Umsetzungsschritte

Bu ekranı %100 kullanmak için aşağıdaki implementasyon adımlarının tanımlanması ve set edilmesi gereklidir.

Dateiformat hinzufügen / settings.form_add_file_format Param Wiki

Sisteme yüklenen dijital varlığın hangi dosya formatında olduğu bu sayfada yapılan parametre tanımlamasına göre seçilir. Format eklerken maksimum dosya boyutu da eklenebilir.

Digital Asset Gruppe hinzufügen / settings.list_digital_asset_group Param Wiki

Eklenen dijital belgeler doküman tipleri ile ilişkilendirilerek dokümanlara erişecek kullanıcılar gruplandırılır. Bu sayede doküman veya doküman tipi bazında yetki kontrolleri yapılmış olur.

Digitale Assets-Gruppen / settings.list_digital_asset_group Param Wiki

Kategorie für digitale Assets hinzufügen / settings.form_add_asset_cat Param Wiki

Workcube'e eklenen dijital varlıkları sınıflandırmak için kullanılır.

Seiteneinstellungen,Digitale Assets Menü / asset.list_asset Xml Setup Wiki

Görüntüler, videolar, ses dosyaları ve belgeler gibi dijital varlıkların depolanmasını, düzenlenmesini, paylaşılmasını ve yönetilmesini sağlar.

Prozessgestaltung,Digital Asset hinzufügen / process.list_process Process Stage Wiki

İş süreçlerinin tasarım ve akışlarını oluşturur.

Gesamt 6 Registrieren

XML-Einstellungen

Die XML-Einstellungen definieren seitenbezogene Betriebsregeln. Die Einstellung erfolgt im XML-Bereich unter Seiteneinstellungen auf jeder Seite.

x_google_refresh_token_mail Google Refresh Token Mail

Google API için gerekli olan Refresh Token'ı almak için kullanılır.

input

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Über Workcube-Objekte

Digitale Assets

Ermöglicht die Speicherung, Organisation, Freigabe und Verwaltung digitaler Assets wie Bilder, Videos, Audiodateien und Dokumente.

Type: WBO Version: Catalyst vteta Licence: Standard Author: Workcube Core

Release-Notiz auflisten

Digitale Assets – Seitendesigner

Bearbeitete Funktion: CMS > Digitales Archiv > Auf der Registerkarte „Suchformular“ im Page Designer wurden Verbesserungen entsprechend den weiteren Optionen in der Geschäftsfunktion für die Auflistung digitaler Assets vorgenommen.

Hotfix Cognitive 17.12.2025 tasks/157994_yiğitsaygılı → master

Inhalte und Google CDN

Wenn die Inhalte im Internet veröffentlicht werden, können Sie die Ausführung der mit Protein erstellten Websites beschleunigen, indem Sie die von Ihnen im HTML-Editor hinzugefügten Rahmen an das CDN senden.
Zunächst sollten Sie den Google CDN-Dienst erwerben und diesen Dienst in Ihren Workcube integrieren. Während des Integrationsprozesses können Sie von erfahrenen Workcube-Experten betreut werden.

Feature Cognitive 13.10.2025 tasks/156042_yunuscemozay → master

Google Cloud und CDN-Bucket

Google Cloud kann verwendet werden, um CDN (Content Delivery Network) zu Workcube hinzuzufügen. Diese Funktion sendet dem digitalen Archiv hinzugefügte Bilder und Videos als Kopie des Dokuments an den CDN-Bucket, wenn das Kontrollkästchen „Freigabe im Internet“ aktiviert ist. Auf mit Protein erstellten Websites können Bilder und Videos über CDN verbreitet werden. Die Verwendung von CDN auf mittleren und großen B2B-, B2C- oder Websites für verschiedene Zwecke erhöht die Leistung und Sicherheit der Workcube-Server. Sie benötigen ein Google Cloud-Konto für die CDN-Bucket-Integration.

Feature Cognitive 15.08.2025 tasks/155110_cemozay_teta → teta

Arbeitsteilung mit html2canvas

Funktion hinzugefügt/bearbeitet:Das Erstellen eines PDFs auf Workshare mit html2canvas und das Verschlüsseln dieses erstellten PDFs wurde eingeführt.

Verwendung: Nachdem Sie alle Felder auf Workshare ausgefüllt haben, klicken Sie auf „Get Snap“. Es erstellt ein PDF und einen Dateipfad zur Worknap-Datei unter „Dokumente“. Vor dem Erstellen einer Datei mit Snap müssen Zugangscode und Passwort eingegeben werden. Wenn Sie auf „Teilen“ klicken, werden das Passwort und die Linkinformationen per E-Mail gesendet. Die PDF-Details werden mit den eingehenden Passwortinformationen angezeigt. Ausführliche Informationen finden Sie im Wiki-Dokument „Workshare with HTML2canvas“.

Feature Cognitive 25.10.2024 tasks/150632_alperkaanm → master

Protein – Dokumente für Unternehmensmitglieder

Mit diesem Widget können Protein-B2B-Kunden und -Lieferanten Self-Service-Dokumente wie Handelsregisterblatt, Steuerbescheinigung und Unterschriftenzertifikat hochladen.

Feature Lean.23 14.10.2023 tasks/144041_Denizhamurpet_beta → beta

Gesamt 5 Registrieren