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Einkaufsrechnung ist das offizielle und rechtliche Dokument, das ein Unternehmen oder ein Steuerzahler, der gewerbliche Einkünfte erzielt, von den Lieferanten (Verkäufern) erhält, von denen es Waren oder Dienstleistungen kauft. Dieses Dokument, das für den Verkäufer eine „Verkaufsrechnung“ darstellt, wird für den Käufer als „Kaufrechnung“ bezeichnet.

Was ist die Workcube-Einkaufsrechnung?

Es handelt sich um die grundlegende Geschäftsfunktion, die die Prozesse der Eingabe, Kontrolle, Genehmigung und Abrechnung von Waren-, Dienstleistungs- oder Anlagenrechnungen verwaltet, die von Lieferanten im Workcube-ERP-System eingehen. Die Workcube-Architektur stellt eine finanzielle und physische Brücke zwischen den Modulen Supply Chain (SCM), Lager (WMS), Finanzen, Budget und allgemeine Buchhaltung her.

Dank der flexiblen Infrastruktur von Workcube kann die Einkaufsrechnung manuell von Grund auf erstellt werden; Sie kann automatisch generiert werden, indem E-Rechnungen aus genehmigten Lieferverträgen, Bestellungen, vom Lager akzeptierten Lieferscheinen oder direkt an das System übertragen werden. Am Ende des Prozesses, während ein aktueller Finanzschuldendatensatz erstellt wird, werden automatische Journalbelege auf der Buchhaltungsseite gedruckt und Lagerbestandskosten aktualisiert.

Die Bedeutung der Einkaufsrechnung für ein Unternehmen

Die fehlerfreie und sofortige Verwaltung von Einkaufsrechnungen auf Workcube bietet dem Unternehmen die folgenden Vorteile in Bezug auf betriebliche, finanzielle und rechtliche Aspekte:

Präzise Kostenverfolgung:Die Nettokosten der gekauften Produkte (zusätzliche Kosten wie Produktpreis, Zoll, Fracht, Versicherung usw.) werden automatisch auf die Lagerkarten verteilt (gemäß der Kostenmethode) und die Kosten der verkauften Waren (COGS) werden korrekt berechnet.
Betriebliche Effizienz und Fehler Vermeidung:Doppelte Dateneingaben werden durch den Lieferschein-Rechnung-Abgleich verhindert. Mengen- und Preisabweichungen werden systematisch verhindert.
Cashflow- und Schuldenmanagement: Dank der der Rechnung beigefügten Zahlungsbedingungen, Zahlungspläne und Wechselkurse werden die zukünftigen Cashflow-Prognosen und Zahlungsaufträge des Unternehmens automatisch gestaltet.
Rechtliche Gesetzgebung und E-Transformation Compliance: VUK bietet eine Buchhaltungsintegration, die vollständig mit Standards, Mehrwertsteuereinbehalt, speziellen Verbrauchssteueranwendungen und der Gesetzgebung zu E-Rechnung/E-Archiv kompatibel ist.

Prozessablauf/Lebenszyklus in Workcube

Der End-to-End-Lebenszyklus einer Einkaufsrechnung von ihrem Eingang an Das System zu seiner Buchhaltung und Kostenverteilung ist in der folgenden Tabelle aufgeführt. zusammengefasst:

Stufe	Modul / Dokument / Geschäftsobjekt	Beschreibung
1. Quelldokument	Bestellung und Lieferschein	Die von der Einkaufsabteilung genehmigte Bestellung und der vom Lager akzeptierte Lieferschein bilden die Quelle der Rechnung.
2. E-Rechnungseingang	E-Government / E-Eingangsrechnung	Die vom Lieferanten gesendeten E-Rechnungs-XML-Daten werden in das System eingegeben. Durch den Abgleich von Girokonto und Bestandskarte wird diese mit einem Klick in eine Rechnung umgewandelt.
3. Rechnungsdatensatz	Einkaufsrechnung	Die Rechnung wird durch Eingabe der Rechnungsnummer, Seriennummer, Transaktionskategorie, Mehrwertsteuer, SCT, ggf. Quellensteuer und des Zahlungsplans erstellt Details.
4. Bestandserfassung	Lager / (Rechnung mit Lieferschein)	Wenn die Rechnung direkt als Lieferscheinrechnung erfasst wird, erfolgt eine sofortige Bestandserfassung und Bestandsbewegungserfassung an der entsprechenden Stelle im Lager Lager.
5. Buchhaltung	Buchhaltungsbeleg und aktuelle Transaktion	Wenn die Rechnung gebucht wird, wird das aktuelle Konto belastet. Im Hintergrund wird automatisch ein Journalbeleg nach VUK-Standard erstellt.
6. Kosten	Kostenintegration	Zusätzliche Kosten wie Importdateiabschluss, Zollgebühren oder Versandrechnungen werden den Produktkosten im Original zugeordnet Rechnung.

Einkaufsrechnung Was ist bei der Verwaltung von Transaktionen zu beachten?

A. Konsistenz von Buchhaltungszeitraum und Datum

Das Datum, an dem Einkaufsrechnungen eingegeben werden, muss mit dem Buchhaltungszeitraum übereinstimmen, in dem das Unternehmen aktiv tätig ist. Laut VUK müssen Rechnungen innerhalb von 7 Tagen nach Lieferung der Ware oder Erbringung der Dienstleistung ausgestellt werden. Rechnungen, die diesen Zeitraum überschreiten oder versucht werden, in geschlossenen Buchhaltungszeiträumen ausgestellt zu werden, führen zu Fehlern in der Finanzberichterstattung.

In Fällen, in denen ein Unterschied zwischen der Buchhaltungsperiode, in der die Transaktion durchgeführt werden soll, und der aktiven Periode des Benutzers besteht, wird eine direkte Warnung ausgegeben.

B. Zuordnung zusätzlicher Ausgaben zu den Lagerkosten

Nur der Produktkaufpreis spiegelt nicht die tatsächlichen Kosten wider. Auch Rechnungspositionen wie Fracht, Zollabfertigung und Versicherung sollten als Kosten zu den Beständen hinzugerechnet werden. Damit die Kosten in Workcube ordnungsgemäß funktionieren, ist es wichtig, die Transaktionskategorien in den Rechnungszeilen richtig auszuwählen.

Best Practice: In Fällen wie Import oder Dienstleistungsbeschaffung sollten die Kosten bei der Verarbeitung von Zusatzkostenrechnungen in den entsprechenden Rechnungszeilen widergespiegelt werden.

C. Definition von Quellensteuer- und Sonderverbrauchssteuer-Kontocodes

Bei Käufen von Dienstleistungen oder Waren, bei denen eine teilweise Quellensteuer angewendet wird (z. B. Reinigung, Sicherheit oder Lohnarbeit), muss die Rechnung mit Quellensteuer in das System eingegeben werden. Wenn Quellensteuerdefinitionen oder Mehrwertsteuer-/SCT-Vorlagen nicht mit den korrekten Buchhaltungscodes im System übereinstimmen, führt dies zu einer Ungleichheit zwischen Soll und Haben.

Operationelles Risiko: Falsche Steuerkennzeichen führen zu falschen Erklärungen (VAT-2, Muhtasar) und strafrechtlichen Sanktionen. Vor der Erfassung von Rechnungen muss eine zeilenbasierte Steuerkontrolle durchgeführt werden.

Purchase Invoice المهام الوظيفية وخطوات التنفيذ

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Accommodation Tax Rate / settings.list_travel_tax Param Wiki

Otel, tatil köyü, pansiyon, vb. konaklama tesislerinde verilen geceleme hizmetlerinde kullanılan vergi türü tanımları yapılır.

Add Purchase - Sale Cancel Category / settings.form_add_inv_cancel_type Param Wiki

Fatura iptal nedenlerinin tanımları yapılır.

BITT Rate / settings.list_bsmv Param Wiki

BSMV, Banka ve Sigorta Muameleleri Vergi tanımları yapılır.

Credit Card Payment / Collection Method / finance.list_credit_payment_types Param Wiki

Kredi kartı işlemleri için ödeme yöntemlerinin tanımları yapılır.

Invoice Additional Information / settings.form_add_info_plus Param Wiki

Ek bilgiler, ekranlar üzerinde yapılan kayıtlara ait, o kayda ilişkin detay ya da spesifik olarak eklenmesi gereken bilgiler için kullanılan bir fonksiyondur.

Payment Methods / settings.list_paymethods Param Wiki

İşlemlerde kullanılmak üzere sabit kullanılan ödeme yöntemleri tanımlanır.

Purchase Invoice Accounting Definitions / invoice.purchase_definition Param Wiki

Faturanın standart muhasebe kodları girilir.

SCT Rate / settings.list_otv Param Wiki

Özel Tüketim Vergisi oransal ve tutarsal olarak tanımlanabilir.

SCT Rates / settings.list_oiv Param Wiki

Özel İletişim Vergisi oranları tanımlanır.

VAT Rates / settings.list_tax Param Wiki

İşlemlerde kullanılacak olan muhasebe hesapları ile birlikte KDV Oranları tanımlanır.

Withholding Rates / settings.form_add_tevkifat Param Wiki

Tevkifat oran tanımları yapılır.

Withholding Tax Rates / settings.form_add_stoppage_rate Param Wiki

Gelir Vergisi Stopaj oranları tanımlanır.

Purchase Invoice Basket Setting / invoice.form_add_bill_purchase Page Designer Wiki

Alış Faturası, satın alınan mal veya hizmet karşılığında, satıcının kestiği faturaları girmek için kullanılır.

Purchase Invoice,Page Designer / invoice.form_add_bill_purchase Page Designer Wiki

Alış Faturası, satın alınan mal veya hizmet karşılığında, satıcının kestiği faturaları girmek için kullanılır.

Process Design,Purchase Invoice / process.list_process Process Stage Wiki

İş süreçlerinin tasarım ve akışlarını oluşturur.

Goods Purchase Invoice Transaction Category / settings.list_process_cats Process Cat Wiki