Wiki Detay | wiki workcube

Sözleşmeler; inşaat ve taahhüt projelerinde işveren, yüklenici, tedarikçi ve kiralama taraflarıyla yapılan sözleşmelerin oluşturulmasından tamamlanmasına kadar olan sürecin yönetilmesini sağlar. Sözleşme üzerinden taraf ve proje bilgileri, sözleşme türü ve tipi, hesaplama ve değerleme yöntemleri, gerçekleşme yöntemi, ödeme ve teminat koşulları, sözleşme kalemleri, keşifler, milestone planı, tedarik listesi, hakedişler ve sorumluluklar takip edilebilir. Böylece sözleşmenin operasyonel kapsamı, finansal koşulları, sipariş/hakediş kaynakları ve proje ilerlemesi tek kayıt altında kontrol edilir.

Workcube İnşaat Sözleşmeleri Nedir?

Workcube İnşaat Sözleşmeleri; şantiye ve proje bazlı çalışan işletmelerin, tüm iş ortakları (İşveren, Ana Yüklenici, Alt Yüklenici / Taşeron) ile imzaladığı sözleşmeleri dijital ortamda kayıt altına alan, izleyen ve yöneten stratejik bir modüldür. İşletmelerin üstlendiği veya delege ettiği işlerin sınırlarını, bütçelerini, birim fiyatlarını ve yasal parametrelerini sisteme bağlamasını sağlar.

Sözleşmeler modülü; Proje Yönetimi (PMS), Satın Alma ve Tedarik Zinciri, Hakediş Yönetimi ve Finans-Muhasebe modülleriyle entegre bir mimaride çalışır. Sözleşme üzerinde tanımlanan keşif özetleri (BoQ) ve imalat kalemleri, sahada gerçekleştirilen fiziki üretimlerle eşleşerek hakedişlerin ve hakediş faturalarının otomatik olarak oluşturulmasına baz teşkil eder.

Bir İşletme İçin İnşaat Sözleşmeleri Yönetiminin Önemi

Maliyet ve Bütçe Kontrolü: Proje bütçesini aşan veya sözleşme dışı kalan taleplerin anında bloke edilmesini sağlar.
Zeyilname (Revizyon) İzlenebilirliği: Proje seyrinde meydana gelen keşif artışları veya eksilişleri zeyilnameler üzerinden takip edilerek ana sözleşmeye yasal olarak bağlanır.
Vergisel ve Yasal Risklerin Önlenmesi: Sözleşme damga vergisi, gelir vergisi stopajı ve KDV tevkifatı gibi kritik finansal parametrelerin otomatik hesaplanmasıyla mevzuata tam uyum sağlanır.
Nakit Akışı ve Ödeme Planlaması: Avans, teminat kesintisi ve hakediş ödeme vadelerinin sistemsel kontrolüyle işletmenin nakit akış tahmin doğruluğu artar.
Sorumluluk ve Hak Taleplerinin Yönetimi: İş kalemleri bazında oluşturulan sorumluluk matrisi sayesinde işlerin zamanında teslimi denetlenir ve cezai şartların takibi kolaylaşır.

Workcube'de İnşaat Sözleşmeleri Yaşam Döngüsü ve Süreç Akışı

Bir inşaat sözleşmesi, ihale aşamasından kesin kabul sürecine kadar dinamik bir yaşam döngüsüne sahiptir. Sürecin adımları aşağıda modellenmiştir:

Aşama	Modül / Ekran	İşlem / Belge	Açıklama
1. İhale ve Keşif Girişi	BoQ ve Keşifler Sekmesi	Keşif Özeti ve Metraj Cetveli	Projeye ait imalat kalemleri, tahmini miktarlar ve birim fiyatlar sisteme yüklenir.
2. Sözleşme Taslağı	Sözleşme Girişi	Yeni Sözleşme Girişi (Yüklenici/İşveren)	Taraflar, vergi parametreleri, avans/teminat oranları ve genel şartlar sisteme girilerek taslak oluşturulur.
3. İş Akışı ve Onay	Sözleşme Detay	Süreç Onay / Red	Sözleşme, işletme onay hiyerarşisine gönderilir. Workflow ile aşamalar onaylanır veya revizyona gönderilir.
4. Yürürlüğe Alma ve İmalat	Proje Yönetimi ve Depo	Fiziki İmalat ve Malzeme Çıkışları	Sözleşmenin aktifleşmesiyle şantiyede iş başlar. İmalatlar ve malzeme tüketimleri sözleşme pozlarıyla eşleştirilir.
5. Kapsam Değişikliği	Sözleşme Detay - Zeyil Menüsü	Zeyilname Oluşturma (Yeni Zeyil)	Proje esnasında oluşan iş artışları için zeyilname düzenlenerek ana sözleşmeye bağlanır ve limitler güncellenir.
6. Dönemsel Hakedişler	Hakedişler Sekmesi	Taşeron / İşveren Hakedişi	Gerçekleşen fiziki imalat miktarları üzerinden sözleşme birim fiyatları kullanılarak hakediş raporları üretilir ve faturalandırılır.
7. Geçici ve Kesin Kabul	Sözleşme Detay / Kabul Tarihleri	Geçici / Kesin Kabul Belgesi	İş tamamlandığında kabuller yapılır. Sözleşmede bloke edilen teminat tutarları serbest bırakılarak sözleşme kapatılır.

Sözleşme İşlemlerini Yönetirken Nelere Dikkat Etmeli?

A. Vergisel ve Yasal Parametrelerin Doğru Tanımlanması

İnşaat sözleşmeleri, Vergi Usul Kanunu (VUK) ve Damga Vergisi Kanunu kapsamında yüksek mali riskler barındırır. Yıllara sari inşaat ve onarım işlerinde gelir vergisi stopajı ve KDV tevkifatı oranlarının sözleşme başında sisteme doğru girilmesi hayati önem taşır.

Workcube İpucu: Sistemdeki 'Tevkifat Oranı' ve 'Stopaj Oranı' alanları, finans modülü ile doğrudan ilişkilidir. Bu sayede hakediş faturası kesildiğinde yasal kesintiler ve muhasebe fişleri hatasız olarak arka planda otomatik oluşturulur.

B. Avans ve Teminat Geri Kazanım Mekanizması

Taşeronlara ödenen avansların ve işin güvencesi olarak tutulan teminatların hakediş dönemlerinde doğru oranlarda mahsup edilmesi gerekir. Geri kazanım planlaması sözleşme finansal şablonunda eksiksiz kurgulanmalıdır.

C. Zeyilname (Revizyon) İlişkilerinin Sürüm Yönetimi

İnşaat projelerinde sözleşme bedeli sıklıkla değişir. Bu değişiklikler ana sözleşme tutarını doğrudan ezmek yerine zeyilnamelerle izlenmelidir. Yeni zeyil oluşturulduğunda sistem ana sözleşmeyi referans alarak geçmiş verileri korumalıdır.

Workcube İpucu: Detay ekranındaki 'Sözleşme Versiyonu' seçeneği sayesinde, sözleşmenin ilk imzalanan ana sözleşme halini ve sonradan eklenen tüm aktif zeyilnamelerini (revizyonlarını) finansal ve hukuki geçmişiyle tek ekrandan karşılaştırmalı olarak analiz edebilirsiniz.

D. Hakediş Bağlantısı ve Veri Güvenliği Kontrolü

Üzerinde aktif hakediş işlemi yapılmış bir sözleşmenin silinmesi veya kritik parametrelerinin (Hesaplama Yöntemi, Tutar vb.) değiştirilmesi finansal mutabakatları bozar. Sistem bu tür operasyonel risklere karşı koruma kalkanı barındırmalıdır.

İnşaat Sözleşmeleri Fonksiyonları ve Ekran Mimarisi

Workcube sözleşme yönetim arayüzü, karmaşık inşaat sözleşmelerini modüler sekmeler halinde kategorize ederek kullanıcı dostu bir operasyon sağlar. Aşağıdaki tabloda sistemdeki kritik ekran alanları ve işlevleri çözümlenmiştir:

Ekran Alanı / Sekme	İncelenen Örnek Veri / Parametreler	Sistemdeki İşlevi ve Önemi
Sözleşme Türü	İşveren, Yüklenici, Kiralama, Tedarik	Sözleşmenin taraflar arasındaki hukuki niteliğini belirler. İşverenden alınan veya taşerona verilen işlerin muhasebe hesap şablonunu ayırır.
Sözleşme Tipi	Anahtar Teslim, Malzeme ve İşçilik, Sadece İşçilik, Hizmet	İşin kapsam modelini tanımlar. Malzeme teslimatlarının ve depo hareketlerinin sözleşme ile bağını kurar. Seçilen sözleşme türüne bağlı olarak otomatik gelir.
Hesaplama Yöntemi	Götürü Bedel, Birim Fiyat veya Karma	Götürü Bedel: Pursantaj, Sabit Değer veya Milestone. Birim Fiyat: Miktar veya Süre. Karma: Hesaplama ve değerleme yöntemi kalem bazında belirlenir. Anahtar Teslim Sözleşme seçildiğinde Hesaplama Yöntemi otomatik Götürü Bedel olur ve değiştirilemez.
Gerçekleşme Yöntemi	PO - Sipariş, IPC - Hakediş, PO + IPC	PO - Sipariş: Tedarik Listesi üzerinden sipariş akışı kullanılır. IPC - Hakediş: BoQ/Keşif ve Hakediş akışı kullanılır. PO + IPC: Sipariş ve hakediş akışları birlikte kullanılır. Gerçekleşme Yöntemi, sözleşme detayında Tedarik Listesi ve Hakediş/BoQ sekmelerinin görünmesini belirler.
Ödeme ve Finans Sekmesi	Sözleşme Tutarı, Para Birimi, Teminat Oranı, Avans Oranı	Sözleşmenin ana finansal çerçevesidir. Damga vergisi, stopaj ve hakediş kesintilerinin oran bazlı girildiği bölümdür. Ödeme Bilgileri ve Teminat Planı korunur. Mevcut Avans Planı ve Hakediş Planı kaldırılır. Yeni Ödeme Planı; Avans, Milestone ve Teminat İadesi tiplerini içerir. Milestone tipli ödeme satırında milestone bağlantısı zorunludur ve ödeme planı toplamı milestone tutarını aşamaz.
Kalemler	Ana İş Grupları	Sözleşme kapsamındaki ana iş grupları oluşturulur. Alt BoQ/Keşif, milestone ve tedarik satırlarının gruplandırılmasında kullanılır. Karma hesaplama yönteminde hesaplama ve değerleme yöntemi kalem bazında seçilir.
BoQ - Keşifler Sekmesi	Poz No, İş Kalemi Adı, Birim Fiyat, Metraj	Sözleşmeye esas teşkil eden Keşif Özetini barındırır. Hakedişler bu sekmedeki birim fiyatlara göre hesaplanır. IPC veya PO + IPC sözleşmelerinde hakediş hesabına kaynak olur. Import/Export ile toplu veri aktarımı yapılabilir.
Hakedişler Sekmesi	Hakediş No, Dönem, Kümülatif İmalat Tutarı	IPC veya PO + IPC sözleşmelerinde kullanılır. Milestone için Ödeme Planı üzerinden önceden ödenen tutarlar hakedişte Milestone Ödeme Mahsubu olarak dikkate alınır.
Sorumluluk Matrisi	İşveren, Yüklenici, Geçersiz	Sözleşme kapsamındaki görev ve yükümlülükler tanımlanır.
Zeyilname ve Revizyon Alanı	Zeyilname No, Revizyon Tipi (Süre, Keşif Artışı vb.)	Sözleşmede sonradan yapılan kapsam, fiyat veya süre değişikliklerini ana sözleşmeye bağlar.

Milestone

Değerleme Yöntemi Milestone seçildiğinde kullanılır. Sol menüde Sözleşme Geneli ve sözleşme kalemleri bulunur; seçilen kapsama ait milestone satırları sağda listelenir. Sözleşme bedelinin tamamı milestone ile dağıtılıyorsa milestone toplamı %100 olmalıdır. Avans ve diğer finansal ödeme koşulları milestone değildir; Ödeme ve Finans sekmesinde yönetilir.

Tedarik Listesi

PO veya PO + IPC seçili sözleşmelerde görüntülenir. Ürün, hizmet veya ekipmanlar mevcut ürün havuzundan seçilir. Seçilen satırlar sipariş taslağına dönüştürülebilir. Sipariş Edilen, Teslim Alınan, Faturalanan ve Kalan Miktar takip edilir. Sipariş fiyatı sözleşme fiyatından gelir; kalan miktar aşılmaz. WBS, Aktivite, teslim yeri ve planlanan teslim tarihi sipariş satırına aktarılır.