Bütçe bir şirketin belirli bir zaman dilimi içinde gelir ve gider hedeflerini belirlemesidir. W3'ün Finans ve Muhasebe ürün ailesinin 3 boyutundan bahsetmiştik. Muhasebe, Cari ve Bütçe boyutları. Bütçe bölümü hakkında FAB temel açıklama bölümünde ayrıntılı bilgiler mevcuttur. Lütfen ilgili bölümü inceleyiniz. W3'de bütçeye fatura, banka, masraf, üretim gibi birçok iş fonksiyonu kayıt atar. Bütçe modülü ise planları yapar, öngörüleri ve hedefleri kayıt altına alır. Böylelikle planlanan ile gerçekleşen arasındaki kontrol ve denetim sağlanmış olur.

Bir işletme bir mali yıl içinde çok sayıda bütçe yapabilir. Satış bütçesi, Departman Bütçesi, Genel Bütçe, Masraf ve Gelir merkezlerine göre özel bütçeler gibi farklı bütçeler tasarlayabilirsiniz. Yıl bazında planlamak mümkün olduğu gibi 15 günlük bir bütçe dahi yapılabilir. Bütçe planlarının iyimser, kötümser, normal gibi senaryo yaklaşımları eklemek mümkündür. Bütçe tasarlamadan önce masraf ve gelir merkezleri, bütçe kalemleri kurgusunun hazırlanmış olmalıdır.

Bütçe temel ve açıklayıcı ana kayıt ekranı ve altında açılacak planlama fişleri ile planlanır. Planlanan bütçe farklı modüllerden gelen bütçe gelir ve harcama kayıtları ile gerçek zamanlı bütçe karşılaştırma tabloları marifetiyle izlenir. Workcube, bütçe planı yapmamış olsanız dahi masraf ve gelirleri izleyebileceğiniz raporları hazır olarak sunar.

Projelere bütçe planlayabilirsiniz. Harcama ve gelirleri yaparken proje seçilirse proje bazlı bütçeler izlenebilir. Bütçe kalemleri aynı zamanda muhasebe hesap kodları ile bağlantılıdır. Bütçe kalemleri tanımlarken muhasebe hesap kodlarını doğru ve uygun olduğundan emin olunuz.

Her mali yıl başlamadan önce gelecek stratejileri ile uyumlu olarak somut hedefler belirleyin. Bu hedefleri bütçe diline yani gelir-masraf merkezleri, bütçe kalemlerine çevirin. Çalışanlarınız ile bütçe altında planlar yapın ve plan ile gerçekleşenleri gerçek zamanlı izleyecek bir iş kültürü yaratın.

Bütçe Fonksiyonları

Bütçeleri, bütçe raporlarını print alma, e-mail olarak gönderme, Microsoft Office ve Open Office dosyalarına ve PDF’e dönüştürebilme
Bütçe kategorileri ve kalemleri oluşturma
Masraf ve Gelir Merkezleri planlama
Masraf ve gelir merkezlerini, şube, departman, iş grubu veya müşteri ile ilişkilendirme
Bütçe raporları ile fiili ve planlanan rakamları tarih aralığına ve aya göre karşılaştırılma
Masraf merkezi, bütçe kalemi, aktivite ve ilgili kişi bazında gerçekleşen ve planlanan bütçe gelir/gider raporları
Sınırsız sayıda ve hiyerarşide bütçe kategorisi oluşturma
Bütçe Kategorileri altında sınırsız sayıda ve hiyerarşide gelir ve gider kategorisi tanımlama
Gelir ve giderleri muhasebe ile ilişkilendirme
Bütçe planını farklı para birimlerinde görüntüleme
Farklı para birimlerinde gider kaydı ve takibi

Bütçe modülünde işlem yapabilmek için modülde, süreçlerde ve işlem kategorilerinde yetkiniz olmalıdır.

Yetki Grupları

Kontrol Paneli > System > Güvenlik > Yetki Grupları

Bütçe modülünde işlem yapabilmek için öncelikle kullanıcının dahil olduğu Yetki Grubunda Finans Muhasebe altında Bütçe Modülüne yetkisi olması gerekir. Eğer kullanıcı modül dışında Standart Raporlarda bulunan Bütçe ile ilgili raporları da görmesi gerekiyor ise Report User kutucuğu da işaretli olmalıdır.

İpucu: Yetkiler ile ilgili detaylı bilgi için Yetki Grupları dokümanını inceleyebilirsiniz.

Süreç-Aşamalar

Yol: Kontrol Paneli > BPM > Süreçler

Bütçe Yönetimi işlemlerini yönetebilmek için öncelikle süreç tanımı yapılır akabinde aşamalar tanımlanır. Aşamalar; belirli kullanıcılara belirli yetkilerin verildiği bir yetki-onay mekanizmasının işletilmesidir. Süreç aşamalarında birden fazla süreç grubu tanımlayabilir bu yetki gruplarına önceden belirlediğiniz pozisyonları atayabilirsiniz. Böylece bir pozisyon bir ya da bir kaç sürecin bir ya da bir kaç aşamasında yetkili olabilir.

Bütçe Yönetiminde kullanılan süreçler;

Bütçeler
Bütçe Planlama Fişi
Magic Budgeter
Bütçe Aktarım Talebi

İpucu: Süreçlerle ilgili detaylı bilgi için "Süreç Yönetimi ve İş Akışları" dokümanını inceleyebilirsiniz.

İşlem Kategorileri

Yol: Kontrol Paneli > BPM > İşlem Kategorileri

Bütçe işlemlerini yönetebilmek için öncelikle modüle ait işlem kategorileri tanımlanır. İşlem kategorileri yapmış olduğunuz işlemin cari, muhasebe ve bütçe gibi arka plan işlemlerini yapmasını sağlar.

Bütçe Yönetiminde kullanılan işlem kategorileri

Tahakkuk Fişi
Bütçe Planlama Fişi

Kullanıma Geçmeden Önce

Genel ayarlar kontrol edilir.
- Şirket akış parametreleri
- Şirket tanımları
- Masraf ve Gelir Merkezi Tanımları
- Bütçe Kategorileri
- Bütçe Kalemleri
- Senaryo Tanımları
- Masraf ve Gelir Dağıtım Şablonları
Parametreler girilir.
İş akışı, süreçler tasarlanır.
İşlem kategorileri yapılandırılır.
Yetkiler verilir.
- Modül Yetkileri
- WO - Sayfa Yetkileri
- Kayıt Kısıtları
- Şirket Yetkileri
- Mali Yıl - Dönem Yetkileri
- Şube Yetkileri
- Süreç Aşama-İş Akışı Yetkileri
- İşlem Kategorileri Yetkileri
Xml ayarları yapılır.
Page designer düzenlenir.
Output Şablonları eklenir.

Bütçe المهام الوظيفية وخطوات التنفيذ

Modülü %100 kullanmak için aşağıdaki implementasyon adımlarının tanımlanması ve set edilmesi gereklidir.

Bütçe Planlama Fişi,Page Settings / budget.list_plan_rows Xml Setup Wiki

Planlama fişleri, gelecekteki finansal işlemleri tahmin etmek, planlamak ve izlemek için kullanılır. Her yıl İş birimleri tarafından hazırlanan gelir ve gider öngörülerinin yapıldığı birden çok planlama fişinin kümülatif olarak toplandığı plandır. İş birimleri iş planları ile uyumlu bütçelerini hazırlar, yönetime sunulur ve yönetim gerekli revizyonları yaparak işletmenin konsolide bütçesini onaylar ve iş birimlerine deklare eder. Harcama kontrolü ya da gelir hedefleri onaylanmış bütçe üzerinden yapılır.

Page Settings,Bütçe Aktarım Talebi / budget.budget_transfer_demand Xml Setup Wiki

Workcube üzerinde bütçeleriniz arasında masraf merkezi ve bütçe kalemi bazında bütçe aktarım talebinde bulunulabilir ve bu talep doğrultusunda bütçe transfer işlemi yapılır.

Bütçeler Süreç Tasarımı / process.list_process Process Stage Wiki

İş süreçlerinin tasarım ve akışlarını oluşturur.

Süreç Tasarım,Bütçe Aktarım Talebi / process.list_process Process Stage Wiki

İş süreçlerinin tasarım ve akışlarını oluşturur.

Süreç Tasarım,Bütçe Planlama Fişi / process.list_process Process Stage Wiki

İş süreçlerinin tasarım ve akışlarını oluşturur.

Süreç Tasarım,Magic Budgeter / process.list_process Process Stage Wiki

İş süreçlerinin tasarım ve akışlarını oluşturur.

Bütçe Planlama Fişi İşlem Kategorisi / settings.list_process_cats Process Cat Wiki

Bu sayfanin cf_big_list_search'ü olusturulmustur.

Tahakkuk Fişi İşlem Kategorisi / settings.list_process_cats Process Cat Wiki

Bu sayfanin cf_big_list_search'ü olusturulmustur.

Bütçe,Output Şablonları / settings.form_add_print_files Output Template Wiki

Kaydedilen belgelerin çıktılarının alınması için kullanılır. Standart şablonlar seçilebilir ya da özel şablonlar eklenebilir, ayrıca şablonlar yetkiye bağlanabilir.

Bütçe Ekle / budget.list_budgets Master Data Wiki

Workcube, bütçe işlemi yapan iş fonksiyonları gerçek zamanlı bütçe kayıtları oluşturur. Bu kayıtlar size planlı veya plansız tüm harcama ve gelirlerin izlenmesini sağlar. Eğer gelir ve masraflarınızı gelir-masraf merkezlerine göre planlamış iseniz sonuçlar ile planları her an karşılaştırabilirsiniz.

Bütçe Kalemi Aktarım / settings.form_add_budget_items_import Master Data Wiki

Hazırlanan bütçe kalemlerinin toplu şekilde sisteme aktarılması için kullanılır.

Bütçe Kalemi Ekle / budget.list_expense_item Master Data Wiki

Bütçe kalemi, kategorilerin altında yer alan spesifik harcama detaylarıdır. Muhasebe hesap planları eşleştirerek hem muhasebe hem de bütçe işlemi yapmak için kullanılır.

Bütçe Kategorileri Aktarım / settings.form_add_budget_categories_import Master Data Wiki

Hazırlanan dosya ile bütçe kategorileri toplu olarak sisteme aktarılır.

Bütçe Kategorisi Ekle / budget.list_expense_cat Master Data Wiki

Bütçe kategorisi, benzer türdeki harcamaların toplandığı genel başlıklardır. Harcamaları gruplamak için kullanılır.

Gelir/Gider Planı Ekle / budget.list_plan_rows Master Data Wiki

Masraf ve Gelir Merkezleri / budget.list_expense_center Master Data Wiki

Masraf ve gelir merkezleri, bir kuruluşun mali performansını izlemek ve yönetmek için önemli araçlardır. Bu merkezler, kuruluşların maliyetleri kontrol etmelerine, gelirleri artırmalarına ve kaynakları daha verimli bir şekilde tahsis etmelerine yardımcı olur. Masraf ve Gelir Merkezleri departman bazlı açılabilir.

Masraf ve Gelir Şablonu Ekle / budget.list_cost_bill_templates Master Data Wiki

Masraf ve Gelir Şablonları

Finans, muhasebe ve bütçe yönetimi için masraf ve gelir şablonları oluşturmak, işletmenizin finansal sağlığını daha iyi anlamanıza ve yönetmenize yardımcı olabilir. Bu şablonlar, harcamalarınızı ve gelirlerinizi takip etmenizi, bütçenizi yönetmenizi ve finansal performansınızı analiz etmenizi kolaylaştırır. İşletmenizin yaptığı tüm harcamaları kaydetmek için kullanılabilir. Bu şablonlar genellikle aşağıdaki bilgileri içerir:

Planlama ve Tahakkuk Fişi Aktarım / settings.budget_plan_import Master Data Wiki

Planlama ve Tahakkuk Fişlerini hazırlanan dosya ile toplu olarak sisteme aktarılması için kullanılır.

????? 18 ??? ??????

?

???*

??? ???????*

?????? ?????????? *

??? ?????? Workcube

??????? ??? ???

Yetki Yönetimi

Menü, modül, WO-sayfa, şirket, mali yıl-dönem, şube, depo, işlem kategorisi, süreç aşama-iş akışı, dijital varlık grupları, yetki grupları, ana işlem kategorisi, GDPR yetkileri ve kayıt kısıtları Kullanıcı Yetki Yönetimi konusudur.

?????

Süreç Yönetimi

Süreç Yönetimi, yapılan işlemin kontrolünü yapar, gideceği yönü belirler, uyarılar yapar, mailler atar, bir başka makineyi tetikler, bir başka sunucudan bir sorgu çeker, işlemi yapıp yapamayacağına karar verir. Süreç ve aşamalar kayıtların belge akışlarını düzenler. Belgelerin hazırlık, onay, red mekanizmaları süreç - aşama selectbox'ından gelir.

?????

Bütçe Dağılım

Bütçe Dağılım, işlem yapmak istediğiniz şirket ve o şirketin muhasebe döneminde bulunan faturalarda bütçe işlemlerini düzenlemek için kullanılır.

?????

Page Designer (Ekran Düzenlemeleri)

Workcube'de ekranlar Page Designer ekranı ile yeniden düzenlenebilir. Düzenleme işlemi yöneticiler tarafından yapılır. Ekranda yer alan tüm elementlerin (form elemanları input, selectbox gibi) yeri değiştirilebilir, kaldırılabilir, zorunlu alan olarak düzenlenebilir.

?????

Bütçe Kategorileri ve Bütçe Kalemleri

Bütçe kategorileri sistemdeki bütçe kalemlerini düzen içinde tutmak için vardır. Bütçe kalemleri ise yıllık gelir ve giderleri gösteren ve bunlarla ilgili harcamaları tayin eden hesap işleridir.

?????

Bir Workcube Sayfası Nasıl Çalışır?

Bir Workcube sayfasının nasıl çalıştığını anlarsanız tüm Workcube'ü kullanmanız, önerilerde bulunmanız, diğer kullanıcılara yardım ve destekte bulunmanız, özelleştirmeniz ve eğitimini vermeniz çok kolaylaşır. Workcube'ün formülünü hemen öğrenin!

?????

İşlem Kategorileri

Finans, muhasebe, cari işlem, bütçe işlemi, maliyetlendirme ve stok hareketi içeren tüm iş objelerinde “İşlem Tipi” tanımları vardır.

?????