Wiki Detay | wiki workcube

الأرشيف الرقمي هو نظام للتخزين والتصنيف والفهرسة وإتاحة الوصول بشكل آمن في البيئة الإلكترونية لجميع أنواع البيانات مثل المستندات والمستندات والصور والصوت والفيديو المنتجة بتنسيق مادي أو رقمي.

ما هي إدارة الأرشيف الرقمي في Workcube؟

الأصول الرقمية هي وحدة ضمن نظام إدارة المحتوى الشامل الذي يمكّن المؤسسات من تخزين وتصنيف وإدارة جميع وثائقها التشغيلية والمالية والقانونية والتقنية بشكل آمن في بيئة رقمية. نظام؛ في حين أنه يمكنه تخزين الملفات المادية (PDF، ورسومات CAD، والصور، ومقاطع الفيديو) مباشرة على الخادم، فإنه يوفر بنية أرشيف هجينة من خلال العمل بشكل متكامل مع الخدمات السحابية مثل Google Drive وWorkspace عبر واجهة برمجة التطبيقات.

في النظام البيئي Workcube، هذه الوحدة؛ يتمتع بتكامل سلس مع CRM وPMS (خطط المشروع ووثائق الدفع المرحلي) والوحدات المالية/المحاسبة. يتم حفظ المستند الذي يتم تحميله إلى أي وظيفة عمل (WO) تلقائيًا في الأرشيف الرقمي ويتم إدراجه في سجل المعاملات لوظيفة الأعمال المرتبطة.

أهمية إدارة الأرشيف الرقمي للأعمال

ذاكرة الشركة المركزية: تخزين جميع المستندات على مستوى الشركة مع بنية مجلد هرمية على خادم مركزي وآمن بدلاً من أجهزة الكمبيوتر الشخصية.
تكامل التخزين السحابي: بفضل اتصال Google Drive API، يتم تخزين المستندات كبيرة الحجم في السحابة دون استهلاك مساحة القرص المحلية ويتم ترخيصها عبر Workcube.

تدفق العملية / دورة الحياة في Workcube

تتم إدارة دورة حياة الأصول الرقمية، منذ دخولها إلى النظام إلى مرحلة الأرشفة أو الحذف، من خلال خطوات العملية التالية:

المرحلة	الوحدة / عرض	العملية / الوثيقة	الوصف
1. البنية التحتية والتصنيف	CMS / إعدادات الأرشيف	الفئة وتعريف النوع	يتم إنشاء شجرة مجلدات الأرشيف ويتم تحديد أنواع المستندات من حقل المحتوى وأنواع المستندات.
2. إدخال البيانات وتحميلها	الأصول الرقمية / التحميل	الملف الفعلي أو رابط محرك الأقراص	يتم تحميل الملف عن طريق السحب والإفلات أو مجلد Google Drive عبر واجهة برمجة التطبيقات. متطابق.
3. الارتباط والموافقة	تحديث الأصول الرقمية	تعيين المشروع والمنتج والعملية	يرتبط المستند ببطاقة المشروع أو المنتج أو العميل ذات الصلة. يبدأ تدفق الموافقة من خلال مراحل العملية (مسودة، تمت الموافقة عليها، وما إلى ذلك).
4. التوزيع والإشعار	تفاصيل الأصول الرقمية	إشعار مستلم البريد الإلكتروني ونسخة CC	إشعار تلقائي عبر البريد الإلكتروني للموظفين المعنيين أو شركاء الأعمال بأنه تم تحميل المستند مرسلة.
5. إدارة المراجعة	المراجعة	الإصدار الجديد / إدخال المراجعة	عندما يتم تحديث المستند، يقوم النظام بنقل السجل القديم إلى سجل الأرشيف ويعين قيمة رقم المراجعة كقيمة

ما الذي يجب مراعاته عند إدارة عمليات الأرشيف الرقمي؟

أ. تتبع المراجعة في ISO ومعايير الجودة

يؤدي استخدام المستندات القديمة في الشركات إلى أخطاء تشغيلية وعدم مطابقة في عمليات تدقيق الجودة. عند تحميل نسخة جديدة إلى Workcube، يجب الحفاظ على اسم الملف القديم للمستند ويجب تحديث رقم الإصدار في قاعدة البيانات. في المرشحات، يجب الاحتفاظ بخيار "عدم جلب المراجعات" قيد التشغيل افتراضيًا.

ب. تركز إدارة "المستندات الخاصة" على KVKK والخصوصية

إن إمكانية الوصول إلى عقود الرواتب والتقارير المالية والمستندات التي تحتوي على بيانات شخصية من قبل جميع الموظفين تخلق مخاطر قانونية. في مثل هذه المستندات، يجب تنشيط المعلمة 'Special Document'. بالإضافة إلى ذلك، يجب أن يتم اعتماد الوثائق عموديًا من خلال مجموعات السلطة وفئات المناصب.

ج. تكامل Google Drive وإدارة الحصص

لتقليل تكاليف قرص الخادم المحلي، يجب إدارة رسومات CAD كبيرة الحجم أو مستندات الفيديو باستخدام تكامل Google Drive. بالإضافة إلى تكامل Google، يمكن إضافة رابط كرابط أو يمكن تحديد حجم الملف في حقول نوع المستند/معلمة تدفق الشركة.

وظائف نظام إدارة الأرشيف الرقمي وهندسة الشاشة

الجدول أدناه، الأصول الرقمية الشاشة و يشرح ذات الصلة الوظائف التشغيلية لحقول البيانات الهامة في النماذج الموجودة في النظام:

منطقة / معلمة الشاشة	عينة من البيانات التي تم فحصها	الوظيفة في النظام و الأهمية
رقم المستند	SZ-2023-0089	إنه الرمز الفريد للمستند. وينتج قالب أرقام فريدًا لتتبع المستندات ومطابقة الأرشيف الفعلي.
الفئة	العقد / العميل / الفاتورة	يحدد موقع المستند في التسلسل الهرمي الرأسي. يدير الدليل الفعلي وقالب الترخيص الافتراضي على خادم الملفات.
نوع المستند	اتفاقية السرية	تحدد الفئة القانونية أو التشغيلية للمستند. إنه معيار التصفية في عمليات البحث السريع المستندة إلى البيانات.
وثيقة خاصة	نعم	عند تحديده، يمكن فقط للموظفين الذين قاموا بحفظ المستند والمسؤول رؤيته؛ إنه مخفي عن المستخدمين الآخرين.
لا تجلب المراجعات	نشط	تقليل استخدام المستندات المكررة أو غير الصحيحة عن طريق إخفاء المراجعات القديمة في قائمة البحث.
DPL (قائمة أجزاء الرسم)	نشط / سلبي	ربط الرسومات الفنية والهندسية بقوائم الأجزاء وإدراجها في عمليات مراجعة الإنتاج
أذونات الوصول إلى البوابة	بوابة الشريك، البوابة العامة	التحكم في النشر التلقائي أو إخفاء المستند على بوابة الوكيل (الشبكة الخارجية) أو المواقع العامة (الإنترنت).
عرض/قائمة	SZ-2023-0089	يمكن إدراجه بتنسيقات مختلفة اعتمادًا على اختيار البطاقة أو المجلد. تُظهر أيقونة العين في منطقة التصفية عدد المحتوى.

Dijital Varlıklar İş fonksiyonları ve Implementasyon Adımları

Bu ekranı %100 kullanmak için aşağıdaki implementasyon adımlarının tanımlanması ve set edilmesi gereklidir.

Dijital Varlık Grubu Ekle / settings.list_digital_asset_group Param Wiki

Eklenen dijital belgeler doküman tipleri ile ilişkilendirilerek dokümanlara erişecek kullanıcılar gruplandırılır. Bu sayede doküman veya doküman tipi bazında yetki kontrolleri yapılmış olur.

Dijital Varlık Grupları / settings.list_digital_asset_group Param Wiki

Dijital Varlık Kategorisi Ekle / settings.form_add_asset_cat Param Wiki

Workcube'e eklenen dijital varlıkları sınıflandırmak için kullanılır.

Dosya Formatı Ekle / settings.form_add_file_format Param Wiki

Sisteme yüklenen dijital varlığın hangi dosya formatında olduğu bu sayfada yapılan parametre tanımlamasına göre seçilir. Format eklerken maksimum dosya boyutu da eklenebilir.

Page Settings,Dijital Varlıklar Menü / asset.list_asset Xml Setup Wiki

Görüntüler, videolar, ses dosyaları ve belgeler gibi dijital varlıkların depolanmasını, düzenlenmesini, paylaşılmasını ve yönetilmesini sağlar.

Süreç Tasarım,Dijital Varlık Ekle / process.list_process Process Stage Wiki

İş süreçlerinin tasarım ve akışlarını oluşturur.

Toplam 6 Kayıt

XML Ayarları

XML Ayarları sayfaya özel çalışma kurallarını belirler. Her sayfada Page Settings altında XML bölümünde set edilir.

x_google_refresh_token_mail Google Refresh Token Mail

Google API için gerekli olan Refresh Token'ı almak için kullanılır.

input

Toplam 1 Kayıt

Tips

Dijital Varlıklarda Neden Bazı Varlıkları Göremiyorum?

Bunun birkaç sebebi olabilir;

Dökümanın yetki grubunda listeleme yapılmamış olabilir: Varlık detayında yetki grubu seçildikten sonra listeleme yapılırsa görüntülenebilir. Kontrol paneli > System > Page Settings üzerinden "Kategoriler dijital varlık yetki grubuna göre çalışsın." seçeneği kapatılarak da görüntülenebilir.
Dökümanın dili, seçili olan dilden farklı olduğu için listelenmemiş olabilir: Bütün dökümanları tek seferde görüntülemek isterseniz dil filtresini boş bırakabilirsiniz.
Dijital varlık grubu seçilmemiş olabilir: Kontrol paneli > System > Page Settings üzerinden "Dijital varlık grubu seçilmeyen dosyalar gösterilmesin." seçeneği kapatılırsa görüntülenebilir.

İpucu asset.list_asset

Kaydedilen fiziki varlık ortak kullanım ekranında görülmüyor?

Fiziki varlıkları ortak kullanım sayfasından rezervasyonunu yapabilmek için öncelikli olarak fiziki varlık detayında “Ortak Kullanım” kutucuğunun işaretli olması gerekir.

İpucu asset.list_assetp

Rezervasyon ekranında başlangıç ve bitiş tarihi gelmiyor?

Rezervasyonlar sayfasında başlangıç ve bitiş tarihinin girilebilmesi XML ayarlarına bağlıdır. Rezervasyonlar sayfasından XML ayarına gidip “Başlangıç Tarihi Gelsin mi?” ve “Bitiş Tarihi Gelsin mi?” ayarlarının “Evet” olarak seçilmesi gerekir.

İpucu asset.list_assetp

Dijital Varlıklar listelemede yetki gruplarına göre nasıl erişim verilir ?

Page settings'ten ''Dijital varlıklar, dijital varlık yetki grubuna göre görüntülensin.'' seçeneği evet olarak seçilmelidir.

Belge detayında Intranette paylaş seçeneği kapalı ve Döküman Erişim İzinleri Detaylandırma alanında belgenin görüntülenmesi istenen yetki grubu seçili olmalıdır.

İpucu asset.list_asset

Belgeler alanına eklenen dokümanlar neden görüntülenmiyor?

Dijital Varlıklar'a eklenen belgedeki yayın alanlarında yetkililer Dijital Varlık Grubu olarak belirlenmişse; Dijital Varlık Grubu'nda ilgili çalışanların yetkisi yok ise bu kişiler belge detayını görüntüleyemezler. Sistem > Güvenlik > Dijital Varlık Grubu sayfasından yetki tanımlanabilir.

İpucu asset.list_asset

Dijital belgeyi arşivlerken belge büyüklüğü ve sayısı nedir?

Aynı anda 10 tane belge ve toplam 100 MB sınır vardır. Daha fazlası için sistem yöneticinize başvurun.

İpucu asset.list_asset

Dijital Varlık internete açıldığı halde sitede görüntülenmiyor, neden?

Eklenen Dijital Varlık'ın internette görüntülenebilmesi için; A- Eklenen varlıkta "İnternette Paylaş" checkbox'ının seçili olması ve açılan internet sitelerinden hangisinde yayınlanacaksa işaretlenmesi gerekir. B- Eklenen varlık B2C'de yayınlanacaksa kategorisininde aynı şekilde B2C sisteminde yayınlanacaksa internet, B2B sisteminde yayınlanacaksa "Extranet Paylaş" checkbox'ının işaretlenmesi gerekir. C- Dijital varlığın yayın alanını daha detaylı özelleştirmek istersenirse; Döküman Grupları, Partner Portal, Public Portal, Pozisyon Tipleri ve Yetki Grupları'na göre erişim izinleri düzenlenebilir. Örneğin, bir varlığın bayi sisteminde yayınlanması fakat yurtdışı bayi kategorisindeki üyelerin varlığı görüntüleyememesi isteniyor. "Partner Portal" altındaki kategorilerin seçilmesi kısıtlama için yeterli olacaktır.

İpucu asset.list_asset

Dijital belgelere tıkladığımda yasaklı kullanıcı görmeye izin yok uyarısı veriyor?

Dijital arşivde belgelere atanmış rol yetkileri veya dijital varlık yetki grupları vardır. Eğer yetki grubunda değilseni o belgeye erişilemez.Dijital belge yetki gruplarına erişim yetkisi isteyiniz.

İpucu asset.list_asset

Dijital varlıklara erişemiyor veya göremiyorum?

A- Dijital Varlık ekleme/gücelleme sayfalarında iken "Yayın Alanları" başlığı altında bulunan kısıtlar seçilmemiş olabilir. Dijital Varlık güncelleme sayfasında "Yayın Alanları bölümünden görüntüleme yetkisi verilmek istenen Yetki Grubu, Partner Portal, Pozisyon Tipleri gibi alanlardan ilgili kullanıcı için amiri veya admin uygun olanları seçmelidir. B- Sistem üzerinden tanımlanabilen “Dijital Varlık Gruplarına" kişinin yetkili olmaması Çözüm Kontrol Paneli > System > Güvenlik > Dijital Varlık Grupları alanından özel kullanıcılar için dijital varlıkları görüntüleyebilme yetkisi tanımlanır. Dijital Varlık ekleme/güncelleme sayfalarında iken “Yayın Alanları” başlığı altında bulunan kısıtlardan seçim yapılabilir. İstenilen grup ve kişiler için görüntüleme izni verilir.

İpucu asset.list_asset

Toplam 9 Kayıt

Geri Bildirim

Bu içeriği faydalı buldunuz mu?

Geri Bildirimizi Lütfen Yazınız!

Ad*

Soyad*

E-posta *

Workcube Objects Hakkında

Dijital Varlıklar

Görüntüler, videolar, ses dosyaları ve belgeler gibi dijital varlıkların depolanmasını, düzenlenmesini, paylaşılmasını ve yönetilmesini sağlar.

Type: WBO Version: Catalyst vteta Licence: Standard Author: Workcube Core

İlişkili İçerikler

İçerik Yönetimi Parametrik Tanımlamalar

CMS çözümü altında İçerik Yönetimi ve Dijital Arşiv modülleri vardır. Bu modüllerin parametrik tanımlamaları her işletmeye göre farklılık gösterir.

Devamı

CMS - Intranet, İçerik Yönetimi

CMS - İçerik Yönetimi çözümü altında İçerik Yönetimi ve Dijital Arşiv modülleri bulunur. İçerik Yönetimi fonksiyonları ile Kurum içi haberler, bildirgeler, yayınlar, eğitim içerikleri gibi birçok konuda yazılı ve görsel içerik yönetilebilir.

?????

Dijital Arşiv - TV

Workcube Dijital arşivin bir parçası olan TV, video saklama aracı olarak işlev görür. Videolarınızı doküman tiplerine ve kategorilere göre ayırabilir, farklı filtreleme seçenekleri ile listeyebilirsiniz.

?????

İçerikler

İçerikler ile intranet ve extranet üzerinde yayınlayabilmek için içerikler üretilir.

?????

Intranet

Şirketin büyüklüğü ne olursa olsun, Workcube intranet uygulamasıyla çalışanlar aynı platformda şirketin vizyonunu online olarak takip edebilir, işlemlerde bulunabilir ve paylaşımlı yapısıyla sosyal bir kimliğe bürünmesine yardımcı olabilir.

?????

??????? ???????

الأصول الرقمية - مصمم الصفحة

الوظيفة المعدلة: CMS > الأرشيف الرقمي > تم إجراء تحسينات في علامة تبويب نموذج بحث مصمم الصفحة وفقًا لمزيد من الخيارات المتاحة في وظيفة أعمال قائمة الأصول الرقمية.

Hotfix Cognitive 17.12.2025 tasks/157994_yiğitsaygılı → master

İçerikler ve Google CDN

İçerikler internette yayınlanıyor ise html editör içine eklediğiniz rimajları CDN'e göndererek Protein ile yapılan web sitelerinin daha hızlı çalışmasını sağlayabilirsiniz.
Öncelikle Google CDN servisi satın almak ve bu servisi Workcube'ünüze entegre ederek başlamalısınız. Entegrasyon sürecinde deneyimli Workcube uzmanlarından hizmet alabilirsiniz.

Feature Cognitive 13.10.2025 tasks/156042_yunuscemozay → master

Google Cloud ve CDN Bucket

Workcube'e CDN - Content Delivery Network eklemek için Google Cloud kullanılabiliyor. Bu özellik dijital arşive eklenen resim ve videolar eğer "internette paylaşılıyor" kutucuğu seçilir ise CDN bucketa belgenin bir kopyası gönderir. Protein ile yapılan sitelerde resimler, videolar CDN ile dağıtılabilir. Orta ve büyük ölçekli B2B, B2C veya farklı amaçlarla yapılan web sitelerinde CDN kullanılması Workcube sunucuları performans ve güvenliğini artırır. CDN Bucket entegrasyonu için Google Cloud hesabınızın olması gereklidir.

Feature Cognitive 15.08.2025 tasks/155110_cemozay_teta → teta

html2canvas ile Workshare

Eklenen/Düzenlenen Fonksiyon: html2canvas ile Workshare üzerinde pdf oluşturma ve bu oluşturulan pdf'i şifreleme getirildi.

Kullanım: Workshare üzerinde bütün alanlar doldurulduktan sonra Snap Al tıklanır. Documents altında yer alan worksnap dosyasına bir pdf ve dosya yolu oluşturur. Snap Al ile dosya oluşturmadan önce erişim kodu ve şifre girilmiş olmalıdır. Paylaş denildiği takdirde şifre ve link bilgisi e-posta olarak gönderilir. Gelen şifre bilgisi ile pdf detayı görüntülenir. Detaylı bilgi için "html2canvas ile Workshare" wiki dokümanı incelenebilir.

Feature Cognitive 25.10.2024 tasks/150632_alperkaanm → master

Protein - Kurumsal Üye Belgeleri

Protein B2B müşteri ve tedarikçiler bu widget ile self servis Ticaret Sicil Gazetesi, Vergi Lechası, İmza Sürküsü gibi evrakları yükleyebilirler.

Feature Lean.23 14.10.2023 tasks/144041_Denizhamurpet_beta → beta

Toplam 5 Kayıt