الأرشيف الرقمي


 باستخدام تطبيق الأرشيف الرقمي داخل شبكة انترانت وركيوب  ، يتم تخزين جميع معلومات الشركة ومستنداتها ومقاطع الفيديو والمرئيات رقميا وتصنيفها وتسليمها مركزيا للمستخدمين في جميع أنحاء العالم. باستخدام الأرشيف الرقمي، يتم عرض أصولك الرقمية على منصة آمنة للمشاركة والتخزين داخل وركيوب.


المسار: انترانت > الأرشيف الرقمي

تحذير:في  البداية  ، يجب منح أذونات الوصول من أجل عرض الأرشيف الرقمي. إذا لم يكن لديك إذن الوصول ، فلن تتمكن من عرض الأرشيف الرقمي ، وستحتاج إلى تحديث أذونات الوصول.من  نظام BPM < شاشة إدارة تخويل المستخدم > مجموعات التفويض، يمكنك منح حق الوصول بالنقر فوق الرمز الموجود بجوار الأرشيف الرقمي في منطقة CMS.


يمكنك الوصول إلى الشاشة الرئيسية للأرشيف الرقمي عن طريق تحرير أذونات الوصول. ستظهر الشاشة الرئيسية للأرشيف الرقمي على النحو التالي.

  1. يمكن البحث في المحتوى عن طريق إدخال الكلمات الرئيسية ذات الصلة بالمحتوى الذي تريد البحث عنه في الأرشيف الرقمي.
  2. يمكن تخصيص الإدراج والبحث عن طريق إنشاء فلاتر مختلفة باستخدام الزر المزيد.
  3. باستخدام الزر تحميل، تتم إضافة محتوى جديد إلى الأرشيف الرقمي.
  4. يسرد الزر مجلد الفئات الموجودة في الأرشيف الرقمي.
  5. باستخدام زر البطاقة ، يمكن التأكد من أن قائمة المحتويات تكون في شكل بطاقات
  6. باستخدام الزر "قائمة"، يتم ترتيب المحتويات في صفوف.
  7. يعرض هذا الزر عدد المحتوى في الأرشيف الرقمي.

إضافة أصول رقمية

عندما تأتي إلى الشاشة الرئيسية للأرشيف الرقمي ، يوجد زر "تحميل" بجوار زر البحث. بالنقر فوق هذا الزر ، يمكن إضافة المستند أو الفيديو أو المستند أو الصورة المطلوبة إلى الأرشيف الرقمي

في شاشة "سجل جديد للأصول الرقمية" التي تفتح، يمكنك سحب المستند الذي تريد إضافته إلى الحقل ذي الصلة وإفلاته، أو يمكنك إنشاء سجل بإضافة عنوان URL للمستند إلى المربع أدناه. على سبيل المثال; يمكن تخزين روابط مثل "الورقة" و"المستند" و"العروض التقديمية" في Google Drive بالإضافة إلى روابط فيديو Youtube في بنية مركزية ليتم تضمينها في الأرشيف الرقمي

بعد إضافة الأصل الرقمي كمستند أو عنوان URL، يتم متابعته عن طريق ملء معلومات التسجيل في استمرار شاشة إضافة الأصول الرقمية

  1. اسم المستند:  يتم إدخال اسم المستند المراد إضافته كأصل رقمي في هذا الحقل.
  2. العملية: تتم الإشارة إلى حالة عملية المستند المضاف إلى الأرشيف الرقمي في هذا القسم. بالإضافة إلى ذلك، يمكن تنويع مراحل العملية من خلال البحث باستخدام تصفية الأصول الرقمية على لوحة المعلومات > شاشة عمليات > BPM
  3. المنتج: إذا كان هناك منتج مرتبط بالمستند، يتم إدخال معلوماته هنا. يمكن إضافة الأصول الرقمية من قسم المستندات عن طريق إنشاء قائمة على لوحة المعلومات > شاشة المبيعات والتوزيع  > المنتجات والأسهم > المنتجات وإدخال أي تفاصيل المنتج.
  4. ساري المفعول من: يتم إدخال تاريخ البدء ليكون المستند صالحا في هذا الحقل.
  5. توضيح: يتم إدخال تفسيرات حول الأصل الرقمي، إن وجدت، في هذا الحقل..
  6. رقم الوثيقة:  يتم إدخال رقم المستند المرفق في هذا الحقل.
  7. جميع التصنيفات: يمكن الوصول إلى جميع الفئات الموجودة في الأرشيف الرقمي من هذه المنطقة
  8. إلى: يتم إدخال المعلومات التي سيتم مشاركة المستند وإنشائها معه في هذا الحقل.
  9. تنتهي الصلاحية حسب: يتم إدخال تاريخ انتهاء صلاحية المستند في هذا الحقل.
  10. الكلمات الرئيسية: يتم إدخال الكلمات الرئيسية ذات الصلة في هذا الحقل بحيث يمكن الوصول إلى المستند بسهولة في عمليات البحث.
  11. المراجعة: حالة مراجعة المستند في هذا المربع.
  12. نوع الوثيقة: يتم تحديد نوع المستند المضاف من هذا المربع. يمكن إضافة نوع المستند عن طريق إدخال عنوان "مستند المحتوى وأنواعه" ضمن عنوان CMS على شاشة "معلمات > النظام > لوحة المعلومات".
  13. CC: عند إضافة المستند ، يتم اختيار الأشخاص الذين سيتم إبلاغهم من هذه المنطقة.
  14. المشروع: يتم إدخال معلومات المشروع التي ينتمي إليها المستند في هذا الحقل.
  15. مربعات الاختيار: يمكن تحديد مربعات التحديد في قائمة الأصول الرقمية أثناء التسجيل بناء على ما إذا كان المستند المضاف مرتبطا أم لا.
  16. تفاصيل أذونات الوصول إلى المستند: يمكن تعيين قيود مشاركة المستند المضاف من هذه المنطقة بالتفصيل. ستظهر التفاصيل على النحو التالي. وفي الوقت نفسه، يمكن إضافة التعاريف والعناوين الخاصة بشركتك إلى التعليقات التوضيحية للوصول هذه على النحو التالي::

بوابة الشركاء: يمكن إضافة عنوان من شاشة  تخطيط موارد المؤسسات >   العملاء والموردين >  المبيعات والتوزيع > فئات جهات الاتصال

أنواع المناصب: يمكن إجراء تغييرات عن طريق تحديد أنواع المواضع تحت عنوان الموارد البشرية على شاشة لوحة المعلومات > النظام > شاشة المعلمات.

مجموعات السلطة: يمكن إضافة عنوان بالانتقال إلى شاشة  لوحة المعلومات > أمان >  نظام > مجموعات تخويل

مجموعات الأصول الرقمية : يمكن إضافتها بالنقر فوق مجموعات الأصول الرقمية تحت عنوان BPM على شاشة لوحة المعلومات > النظام > المعلمات.


قائمة محتوى الأرشيف الرقمي

يمكنك عرض الأصول الرقمية عن طريق الإدراج مع مرشحات مختلفة على الشاشة الرئيسية

هنا، على عكس حقل إضافة الأصول الرقمية، تتوفر الحقول التالية;

التنسيق: يتم تحديد التنسيق (مثل html و pptx و doc) للمستند في الأرشيف الرقمي من هذا الحقل

حفظ بواسطة:  يتم تحديد معلومات الموظف التي حفظت المستند المضاف إلى الأرشيف الرقمي في هذا الحقل

الشركة: يتم اختيار معلومات الشركة التي ينتمي إليها المستند المضاف إلى الأرشيف الرقمي في هذا المجال

الرقم : يحدد عدد السجلات المراد إدراجها

حالة الاصل : يمكن تحديد معلومات حالة الأصل للمستند في الأرشيف الرقمي من هذا الحقل

تاريخ السجل: يتم تحديد تاريخ حفظ الأرشيف الرقمي في هذا الحقل

مربعات الاختيار

نشيط :إذا كان المستند الموجود في الأرشيف الرقمي نشطا، تحديد هذا المربع

وثيقة خاصة : يمكن استخدام هذا المربع عند اختيار سرية المستند ذي الصلة

أهمية عالية : يتم تحديد هذا المربع إذا كانت الوثيقة المضافة إلى الأرشيف الرقمي ذات أهمية عالية

البحث في الإنترانت المشتركة : يمكن استخدام هذا المربع لسرد مستندات الأرشيف الرقمي التي تمت مشاركتها على الإنترنت

البحث في الإنترنت المشترك : يستخدم هذا المربع لسرد محتويات الأرشيف الرقمي المشتركة على الإنترنت

البحث في الإكسترانت المشترك  يستخدم هذا المربع لإدراج محتويات الأرشيف الرقمي المشتركة على الإكسترانت

لا تعرض المراجعة : فهي لا تسرد محتويات الأرشيف الرقمي للمراجعة


كيفية عرض وثائق الأرشيف الرقمي

بعد إدراج الأصول الرقمية ، هناك رمزان منفصلان في أسفل المستندات. باستخدام علامة السحابة على اليسار ، يتم فتح المستند وتنزيله على جهاز الكمبيوتر الخاص بك. يمكن عرض المستند مع وضع علامة العين على اليمين. على سبيل المثل ; يمكن مشاهدة هذا المحتوى على Youtube عند النقر فوق علامة العين للأصل الرقمي "DDO - Digital Transformation Office"


عرض الأصول الرقمية كمجلدات

عند النقر فوق الزر "مجلد" على الشاشة الرئيسية للأرشيف الرقمي، يمكن عرض "الأصول الرقمية" في فئات كما هو موضح في الصورة أدناه. بعد تحديد خيار المجلد على الشاشة الرئيسية ، ستتم إضافة الزر
إضافة فئة إلى الصفحة. باستخدام الزر "إضافة فئة" ، يمكنك تحديد مجلد جديد والاحتفاظ بمستنداتك بطريقة مخططة

?

?