e-Arşiv Entegrasyon ve Parametrik Tanımlar
Workcube'de e-Arşiv uygulaması Özel Entegrasyonla ilerlemektedir. e-Arşiv tanımlamaları, e-Arşiv gönderme ve raporlama işlemleri direkt sistem üzerinden yapılmakta olup farklı bir uygulama yüklemesine ihtiyaç yoktur. Kullanıma geçilmeden önce parametrik tanımların yapılması gerekmektedir.
Entegrasyon Tanımları
GİB entegrasyonu ve doğrulama tanımlamalar sayesinde yapılır. Her ürünün kendi özelinde kullanıcı adı ve şifresi bulunur.

e-Arşiv Geçiş Tarihi: GİB üzerinde aktif olduğunuz tarihtir.
Test: Kutucuğu ile öncelikle test ortamınızda testleri yapar akabinde canlı geçişinizi sağlayabilirsiniz.
UBL: UBL Versiyon ile mevzuat ile gelen yeni versiyonların seçimini yapabilirsiniz.
Şirket Kodu, Kullanıcı Adı, Şifre: Entegrasyondan gelen bilgiler girilir.
e-Arşiv Ön Ek (Mağaza): Seri ve Numaranızı tanımlayabilirsiniz.
e-Arşiv Ön Ek (İnternet): Eğer e-Ticaret kullanıyor iseniz Seri ve Numaranızı tanımlayabilirsiniz.
Şablon Dosyası: Standart yerine firmanıza özel yapılan şablonun xsslt’sini ekleyebilirsiniz.
Ek Dosya (PDF): Eklenir ise kullanıcıya fatura ile birlikte bu pdf.de gönderilebilir.
Çoklu Seri Kullanılsın: Birden fazla seri kullanılmak isteniyor ise işaretlenmelidir.
Tip: e-Arşiv Mağaza ve İnternet seri numaraları farklı olmalıdır. Şablonları da farklıdır.
Raporlar
Yol: Raporlar > Standart Raporlar
Entegrasyon; teknolojilerin, yazılımların, sistemlerin birbirleriyle uyumlu, birbirlerine bağlı ve anlaşılır bir halde otomatik olarak haberleşmesi, veri alışverişi (data exchange) yapabilmesi demektir. Tam Entegrasyon ile işlerinizi daha kolay takip edebilir, zaman ve alandan tasarruf edebilirsiniz. Workcube’de e-Devlet entegrasyonları Raporlar ve Zaman Ayarlı Görevler ile ilerler.
Mükellef Aktarım Raporu GİB’den çekilmekte olup carilerinizin e-Arşiv mükellefi olup olmadığını sorgular ve bu doğrultuda sistemde günceller.
Parametrik Tanımlamalar
GİB’in yayınlamış olduğu vergi kodu, ödeme şekli kodu, ölçü birim kodları vb. UBL-TR kapsamında kullanılan Kodlama Sistemleri ve Kimlik Şemaları bulunur.
Her bir kod tanımlaması kendi ekranı üzerinden yapılır. Yapılan bu tanımlamalar implementasyon esnasında bir defaya mahsus yapılmakta olup, ek bir düzenleme gerekmemektedir.
Şirket Tanımları
Şirket Tanımları ekranından aşağıda belirlenen alanların tanımlanması gerekir. Bu tanımlamalar e-Devlet işlemlerinizde Şirketinize ait bilgilerin gönderilmesini sağlar.
Yol: Kontrol Paneli > SYSTEM > Genel Ayarlar > Şirket Tanımları
Ödeme ve Vergi Tanımları
Ödeme Vergi Yöntemlerinde yer alan Vergi Kodu parametreleri UBL-TR Kod Listelerinden gelmektedir.
Yol: Kontrol Paneli > SYSTEM > Parametreler ekranından Ödeme ve Vergi ile ilgili “Vergi Kodu” “Ödeme Şekli Kodu” seçilmelidir.
KDV, ÖTV, ÖİV, BSMV, Tevkifat, Stopaj, Ödeme Yöntemi
Vergi kodu tanımlaması sizin hesaplama şeklinize göre değişiklik göstermektedir.
İşlem Kategorileri
Yol: Kontrol Paneli > BPM > İşlem Kategorileri
İşlem Kategorileri ekranından “Fatura Tipi” ve “Senaryo” seçimleri yapılmalıdır. Fatura Tipi alanı ise seçmiş olduğunuz fatura tipine göre varsayılan olarak gelmekte ve değiştirilememektedir.
Fatura Tipi: Satış veya İade seçilmelidir.
İnternet Üzerinden Satış var ise işlem tipinde partner/public seçimi yapılmalı. Yok ise tanımlama yapmaya gerek bulunmuyor.
Birimler
Her birimin ölçü birim kodu bulunur. Birim tanımlamalarında Unece* Standardına göre seçimler yapılarak güncellenir.
Yol: Kontrol Paneli > SYSTEM > Parametreler > Birimler
*UNECE: The United Nations Economic Commission for Europe
Birleşmiş Milletler Avrupa Ekonomi Komisyonu
Müşteri - Tedarikçi
Yol: ERP > Satış Dağıtım > Müşteri-Tedarikçi
Web servisler VKN/TCKN Numarasına göre çalışır. Tanımlamış olduğunuz VKN/TCKN numarasına göre Carinizin e-Arşiv Mükellefi olup olmadığı belirlenir. Eğer cariniz Tüzel değil Şahıs Firması ise Şahıs kutucuğu işaretlenerek TCKN alanı doldurulur.

Cari detayında tanımlanması gereken alanlar;
- TCKN/VKN bilgileri
- Adres bilgileri
- e-Arşiv Fatura seçimi
Elektronik Fatura: Bu seçim yapıldığında Kurumsal Hesap detayında tanımlı olan e-posta adresine faturayı hem pdf hem de ubltr. olarak gönderir.
Kağıt Fatura: Bu seçim yapıldığında otomatik e-posta olarak fatura göndermez. Fatura detayında çıktısı alınarak istenir ise manuel gönderilebilir.
e-posta tanımı, Elektronik seçildi ise yapılmalıdır, aksi halde e-posta olarak fatura gitmeyecektir. Eğer aynı faturayı birden fazla kişiye göndermek istiyorsanız çalışan detayına e-posta adresi tanımlayarak e-Arşiv Mailleri Gönderilsin kutucuğunu işaretlemelisiniz.
İnternet satışı var ise aşağıdaki bilgiler de gönderilmektedir. Dolayısıyla Proje Yöneticinize İmplementasyon öncesi İnternet üzerinden satış yapıyor iseniz mutlaka söylemelisiniz.
- Satış işleminin yapıldığı web adresi
- Gönderiyi taşıyanın adı soyadı/unvanı
- Gönderiyi taşıyanın VKN/TCKN bilgisi
- Kullanılacak Sevk Yöntemi
- Kullanılacak Ödeme Yöntemi
e-Devlet Paneli altında yer alan Kontrol Raporu ile eksik/tanımlanmamış parametreleri kontrol edebilirsiniz. Eksik parametreleri tıkladığınızda sizi tanımlama sayfasına yönlendirecektir.
Yapılan tüm tanımlamalar sonrası artık fatura gönderme ve alma işlemlerinize başlayabilirsiniz.
Feedback
Shall we talk about Workcube?
Call duration has expired.