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Personal erstellt Ausgabenanfragen mit dem Bildschirm „Ausgabenanfragen“ auf der Seite „HR-Transaktionen“ im Bildschirm „Self-Service-Dienste“. Gespeicherte Ausgabenanfragen werden auf dem Bildschirm „Ausgabenanfragen“ aufgeführt.

Pfad: ERP>Finanzbuchhaltung>Ausgaben- und Einnahmentransaktionen>Ausgaben Anfragen

Achtung: Der Bildschirm „Spesenanfragen“ befindet sich auf der Seite „HR-Transaktionen“. Es funktioniert direkt proportional zum Bildschirm „Ausgabenanfragen“ im Detail. Um den Bildschirm „Spesenanfragen“ verwenden zu können, muss der Bildschirm „Spesenanfragen“ verfügbar sein.

Auflisten von Spesenanfragen

1. Auflistungsoptionen;

Der Auflistungsprozess erfolgt durch Auswahl der Person, die die Ausgabenanträge erstellt hat, der Person, die die Zahlung geleistet hat, wenn die Zahlung erfolgt ist, oder des entsprechenden Girokontos, wenn der Ausgabenantrag auf der Grundlage des Girokontos erstellt wurde. Die Auflistung erfolgt durch Auswahl der Stufe des Ausgabenantrags.

Wenn Ausgabenanträge in Spesenbelege umgewandelt wurden, werden sie mit den Optionen „Umgerechnet“ oder „Nicht konvertiert“ aufgeführt. Die autorisierte Person überprüft problemlos die Anträge, die nicht in Spesenabrechnungen umgewandelt wurden.

2. Ausgabenanträge;

Alle Ausgabenanträge werden angezeigt, indem Sie die Auflistungsoptionen verwenden oder direkt suchen. In diesem Bereich kann der Status der Ausgabenanträge eingesehen werden. Durch Auswahl des gesteuerten Antrags oder durch eine Sammelauswahl kann dieser in einen Spesenbeleg umgewandelt werden. Es wird ein automatischer Spesenabrechnungsbeleg erstellt.

Empfehlung: Um detaillierte Informationen zu Spesenbelegen zu erhalten, können Sie unseren Artikel „Spesen- und Einnahmenbelege“ lesen.

3. Massenanfragen;

In diesem Feld werden die Beträge der Anträge, die nicht in Spesenbelege umgewandelt wurden, als Gesamtbetrag angezeigt.

Achtung: Ausgabenanträge Prozess „In Spesenbelege umwandeln“; Sie wird von autorisierten Personen durchgeführt, die Buchhaltung, Finanzangelegenheiten oder Kontrollen durchführen und genehmigen.

Wenn Sie auf dem Bildschirm mit der Auflistung der Spesenanträge auf die Dokumentnummer der Anfrage klicken, können Sie zu den Details der Anfrage gehen. Sie können auch über den Aktualisierungsbildschirm auf den Registrierungsbildschirm für die Spesenanforderung zugreifen. Sehen wir uns zunächst den Detailbildschirm an.

Detailbildschirm für Spesenabrechnungen

Das Personal erfasst seine Ausgaben auf dem Bildschirm „Spesenabrechnung“. Die autorisierte Person sieht die Anfragen auf dem Bildschirm Spesenabrechnungen. Führt Steuerungs-, Bearbeitungs- und Aufnahmevorgänge aus.

1. Verwandte Felder: In diesem Feld können Änderungen an den erstellten Ausgabenanträgen vorgenommen werden. Im Prozessabschnitt wird das Ergebnis der Spesenanfrage ermittelt. Wenn in der Anfrage falsche oder unvollständige Informationen eingegeben werden, werden Vereinbarungen bezüglich der Felder getroffen.

2. Verwandte Dokumente und Notizen, Geschichte; Dokumente im Zusammenhang mit der Anfrage werden in diesem Feld hinzugefügt. Zum Beispiel: Ein Foto der Quittung oder Rechnung für die Ausgaben kann hinzugefügt werden. Auf der Verlaufsseite werden jeweils die auf der Seite vorgenommenen Änderungen angezeigt.

Wie im Auflistungsbildschirm wird die Spesenanforderung mit der Schaltfläche „In Spesenbeleg umwandeln“ direkt als Spesenbeleg gespeichert.

Mit den anderen Schaltflächen können Sie die Spesenanforderung auf dem Warnbildschirm ausdrucken oder auf einen neuen Spesenanforderungsbildschirm kopieren und kopieren sparen. Informationen werden angezeigt, wenn Sie mit der Maus über die Schaltflächen fahren.

Ein neuer Ausgabenantrag kann erstellt werden, indem das "+" auf dem Bildschirm markiert wird. Schauen wir uns den neuen Registrierungsbildschirm für den Ausgabenantrag an.

Bildschirm für die neue Registrierung des Ausgabenantrags

Es gibt eine andere Möglichkeit, zur Registrierung für den Ausgabenantrag zu gelangen Bildschirm.

Pfad: Intranet>HR-Transaktionen>Spesenabrechnungen

Prozess: Wählen Sie die Abteilung aus, an die die Anfrage weitergeleitet werden soll, und die Einheit zur Genehmigung.

Dokument Typ: Wenn es sich um eine Ausgabe im Zusammenhang mit registrierten Dokumenttypen handelt, wird der Dokumenttyp ausgewählt. Zum Beispiel: Mietvertrag

Empfehlung: Die Auswahl kann durch Hinzufügen neuer Dokumenttypen über das System erfolgen.

Pfad: System>Systemverwaltung>Allgemeine Einstellungen>Dokument Typen

Referenznummer: In dieses Feld wird die Referenznummer auf dem Beleg oder der Rechnung eingegeben, die sich auf die Ausgabe bezieht.

Projekt: Wenn die Ausgabe für das geplante Projekt getätigt wird, wird das entsprechende Projekt ausgewählt.

Dokumentdatum, Dokumentnummer, Antragsteller: Das Datum, an dem die Ausgabe wurde getätigt und das zu leistende Datum ist angegeben. Die Belegnummer wird automatisch vom System vergeben und kann geändert werden. Das Personal, das die Ausgabe anfordert, wird ausgewählt.

Zahlungsart, Fälligkeit, Verkäufer: Die Informationen, wie die Zahlungsart der Ausgabe erfolgen soll, werden festgelegt. Handelt es sich um eine aufgeschobene Zahlung, werden Fälligkeit und Datum angegeben. Handelt es sich um eine kaufbezogene Ausgabe, erfolgt die Lieferantenauswahl über Unternehmenskonten.

Achtung: Das Symbol „Verkäufer“ muss im Detail des Unternehmenskontos ausgewählt werden, über das der Kauf getätigt wird. Andernfalls kann keine Auswahl getroffen werden.

Sehen wir uns den Abschnitt „Ausgabenantragskorb“ an;

Die Felder „Datum“, „Beschreibung“, „Kostenstelle“, „Ausgabenposten“ und „Betrag“ sind Pflichtfelder.

Das Datumsfeld gibt automatisch das Datum des Aufnahmetages an, das geändert werden kann. Informationen zu den Ausgaben finden Sie im Beschreibungsabschnitt.

Im System registrierte Kostenstellen und Aufwandspositionen werden ausgewählt.

Achtung: Während der Implementierungsphase des Unternehmens muss zunächst ein Organigramm erstellt werden. Kosten- und Ertragsstellen werden nach dem Schema ermittelt. Einnahmen- und Ausgabenposten werden unter den Zentren eröffnet. Artikel müssen mit Buchhaltungscodes verknüpft sein. Andernfalls können Transaktionen im Zusammenhang mit dem Budget nicht durchgeführt werden.

Der Betrag der Ausgaben wird eingegeben. Wenn die Ausgaben mit einem Job oder einer Gelegenheit in Zusammenhang stehen, muss in diesem Abschnitt eine Auswahl getroffen werden.

Achtung: Auf dem Bildschirm „Ausgabenanfrage“ erfolgt nur die Registrierung. Aktualisierungen werden von der autorisierten Person auf dem Bildschirm „Kostenabrechnungen“ durchgeführt.

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Spesenanfragen

Mitarbeiter erstellen Ausgabenanfragen über den Bildschirm „Ausgabeanfragen“ auf der Seite „HR-Transaktionen“ im Bildschirm „Self-Service-Dienste“. Gespeicherte Spesenanfragen werden auf dem Bildschirm „Spesenanfragen“ aufgeführt.

Type: WBO Version: Catalyst v5 Licence: Standard Author: Workcube Core

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