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Kauflieferschein (oder allgemein als Versandlieferschein bekannt) ist ein offizielles Dokument, das ausgestellt wird, um den Inhalt, die Menge und die physische Lieferung einer gekauften Ware während ihres Transports von einem Ort zu einem anderen oder zum Zeitpunkt der Lieferung zu dokumentieren. Dieses vom Verkäufer erstellte und mit dem Produkt verschickte Dokument wird als „Kauflieferschein“ für das Unternehmen erfasst, das die Waren erhält (Käufer).

Was ist Workcube Receipt Note?

Im Workcube ERP-System handelt es sich um ein Geschäftsobjekt, das den Eingang physischer Produkte von externen Lieferanten oder Subunternehmern in die Lager innerhalb des Unternehmens gemäß den gesetzlichen Vorschriften (VUK, e-Delivery Note usw.) und unternehmensinternen Prozessen aufzeichnet. Es funktioniert direkt auf der Bestandstabelle in der Workcube-Datenarchitektur.

Dieses Geschäftsobjekt verfügt über ein mehrschichtiges Integrationsnetzwerk in der Workcube-Architektur:

Einkaufsmanagement: Es stellt sicher, dass offene Bestellungen in die Lieferscheinphase übertragen und mit dem Saldo abgeschlossen werden Kontrolle.
Lager. und Lagerverwaltung: Bietet eine positive Darstellung der Lagerbestände eingehender Waren auf der Grundlage von Lager, Standort und Regalnummer.
Finanz- und Buchhaltung: Es bereitet den Boden für den Rechnungsabgleich versandter Lieferungen vor und löst vorübergehende Kontobewegungen aus.
CRM und Service Verwaltung: Kundenretouren. Es verwaltet Teileeinträge, die im Rahmen von Serviceabnahmeprozessen und Abonnementverträgen vorgenommen werden.

Die Bedeutung der Eingabe von Kaufbelegen für ein Unternehmen

Die Digitalisierung von Belegprozessen und deren Verwaltung auf Workcube bietet Unternehmen auf operativer, finanzieller und strategischer Ebene die folgenden Vorteile:

Echtzeit-Bestandsgenauigkeit:Durch die sofortige Zuordnung der akzeptierten Produkte zu den Lagerbeständen werden falsch verwendbare Bestandsinformationen in Vertriebskanälen verhindert.
Verhinderung von Leckagen und Fehlern:Durch den Abgleich der Lieferantenbestellung mit den tatsächlichen Liefermengen wird die Annahme unvollständiger oder überschüssiger Lieferungen verhindert und die Messung der Lieferantenleistung verbessert automatisiert.
Vollständig konform mit der gesetzlichen Gesetzgebung. Compliance: Durch die vollständige Integration in die E-Delivery-Note-Prozesse in GIB-Standards werden rechtliche Risiken bei der Warenannahme auf Null reduziert.
Kosten- und Rentabilitätsanalyse: Genaue Erfassung der Materialeingangskosten, Zusatzkosten (Fracht, Zoll usw.) und zeilenbasierte Rabatte gewährleisten eine genaue Berechnung der Produktkosten.
Vollständige Rückverfolgbarkeit:Qualitätsmanagementprozesse werden dadurch gesichert, dass zum Zeitpunkt der Warenannahme die Verfolgung von Chargen-/Partei- und Seriennummern erforderlich ist, die in Branchen wie der Lebensmittel-, Pharma-, Chemie- und Automobilindustrie von entscheidender Bedeutung sind.

Prozessablauf / Lebenszyklus in Workcube

Die folgende Tabelle fasst den Standardlebenszyklus eines Wareneingangs-/Wareneingangsprozesses in Workcube ERP zusammen:

Phase	Verwandtes Modul / Dokument	Beschreibung
1. Anfrage & Bestellung	SD / Bestellung	Die benötigten Produkte werden beim Lieferanten bestellt und durch den Genehmigungsmechanismus weitergeleitet.
2. Warenannahme/-kontrolle	Lager/Wareneingangsbereich	Wenn die Produkte das Lager erreichen, werden Menge, Schadensstatus und Auftragskonformität physisch überprüft.
3. Lieferscheineingabe	Lager-/Wareneinkauf-Lieferschein	Der physische Lieferschein wird in das System eingegeben. Durch die Auswahl der Bestellung werden die relevanten offenen Bestellzeilen zum Lieferschein aufgerufen. Oder der Lieferschein wird durch Eingabe von Chargennummern, Regalinformationen und ggf. Zusatzkosten erfasst. Lagerbestände werden aktualisiert.
4. Rechnung und Abschluss	Finanzierung / Einkaufsrechnung (Rechnung)	Der Lieferschein wird in eine Rechnung umgewandelt und das Girokonto wird automatisch belastet und die Buchungsbelege werden automatisch erstellt erstellt.

Was ist bei der Verwaltung von Empfangsscheintransaktionen zu beachten?

A. Aktuelle Eindeutigkeit der Lieferscheinnummer

Gemäß dem Steuerverfahrensgesetz (VUK) und der Rechtsprüfung sollten nicht zwei verschiedene Datensätze mit derselben Lieferscheinnummer vom selben Lieferanten eingegeben werden. Workcube verhindert doppelte Aufzeichnungen, indem es diese Prüfungen im Hintergrund durchführt.

B. Buchungsperiodensperre und Datumskonsistenz

Die korrekte Eingabe der Parameter Lieferscheindatum, tatsächliches Versanddatum und Transaktionsdatum ist für die Finanzberichterstattung von entscheidender Bedeutung. Mit der Periodenkontrolle verhindert Workcube, dass der Benutzer nicht autorisierte retrospektive oder zukünftige Transaktionen außerhalb der aktiven Buchhaltungsperiode durchführt.

Risiko: Die Ausstellung von Lieferscheinen für geschlossene Buchhaltungszeiträume oder falsche Geschäftsjahre führt zu schwerwiegenden Inkonsistenzen bei vorläufigen Salden und Bestandskostenanalysen.

C. Integration von Los-/Seriennummer und Rückverfolgbarkeit

Wenn das Produkt bei der Warenannahme als „Los“ oder „Seriennummer“ verfolgt wird, ist es obligatorisch, die entsprechenden Losnummern in den Lieferscheinzeilen in das System einzugeben oder die Seriennummernvorgänge abzuschließen. Einträge ohne Eingabe von Chargeninformationen machen es unmöglich, fehlerhafte Produkte in Zukunft zurückzuverfolgen.

D. Kontrolle des Auftragsbestands und Teillieferung

Wenn Bestellungen in Teilen versandt werden (Teillieferung), darf die auf dem Lieferschein angegebene Bestellmenge den verbleibenden Betrag in der Bestellung nicht überschreiten. Die Annahme von mehr Waren als der Bestellmenge führt zu Überschreitungen des Einkaufsbudgets und einer ungeplanten Befüllung von Lagerbereichen.

E. Interperiodische Sendungs- und Rücksendebeziehungen

Lieferscheintypen und zugehörige Lieferscheininformationen von Produkten, die in der Sendung eingehen oder zur Rücksendung verarbeitet werden, müssen vollständig definiert sein. Workcube verfügt über eine dynamische Warenkorbstruktur, die Kommissionsprozesse und die abonnierte Sonderwarenannahme unterstützt. Damit Sendungstransaktionen ordnungsgemäß ablaufen, müssen zuvor XML-Einstellungen konfiguriert werden.

Details zum Empfangsschein

Sendungstransaktionen
- Die Überprüfung des Transaktionstyps anhand von XML ist nur zur Auswahl von Lieferscheinen des Typs „Sendung“ zulässig, wenn der Lieferschein in Sendungstransaktionen ausgewählt wird. Zum Beispiel: Selbst wenn Sie für die Transaktionsart „Warenkauf-Lieferschein“ autorisiert sind, wird diese Transaktionsart nicht in der Aktualisierung angezeigt.
- Wenn die Sendung unter Projektkontrolle steht und das Projekt auf dem Sendungsausgabe-Lieferschein ausgewählt ist, wird überprüft, ob im Retourenprozess dasselbe Projekt ausgewählt ist. Wenn auf dem Sendungslieferschein kein Projekt ausgewählt ist, ist die Auswahl eines Projekts im Retourenprozess nicht zulässig. Wenn die Rücksendung mehrerer Sendungsausgangslieferscheine angefordert wird, wird sichergestellt, dass in allen das gleiche Projekt ausgewählt ist.
Das Lieferdatum ist in der Zeile in den Popup-Fenstern „Einkaufs-/Verkaufslieferscheindetail“ und „Einkaufs-/Verkaufsauftragsauswahl“ enthalten, und die Liefertermine in den Standardauftragszeilen werden auf dem Lieferschein widergespiegelt. Unternehmen, die dies nicht auf dem Lieferschein widerspiegeln möchten, sollten „Nein“ wählen, damit die Daten in den Zeilen in den Lieferscheindetails und in den Bestellauswahl-Popups in den Lieferscheindetails angezeigt werden. Da das Lieferdatum auch als Ablaufdatum auf dem Kaufbeleg verwendet wird, können Unternehmen, die das Ablaufdatum nutzen möchten, diesen Parameter entsprechend ihrer eigenen Verwendung anpassen.
Lieferscheinverteilung: Wenn die Produkte auf der Bestellung in verschiedene Lager transferiert werden, können sie mit der Lieferscheinverteilung an die entsprechenden Standorte verteilt werden. Hierzu müssen die Speicherorte/Standorte im Dokument und in der Zeile unterschiedlich sein.

Kauf-Lieferschein Aufgaben und Umsetzungsschritte

Bu ekranı %100 kullanmak için aşağıdaki implementasyon adımlarının tanımlanması ve set edilmesi gereklidir.

Versandverfahren / settings.form_add_ship_method Param Wiki

İşleyişe bağlı olarak sevklerin nasıl yapılacağını belirlemek için sevk yöntemleri tanımlanır.

Ankaufslieferschein Korb-Bearbeitung,Seiten-Designer / stock.form_add_purchase Page Designer Wiki

Satın alınan mal karşılığında kesilen irsaliyelerdir. Stoklara giren tüm fiziki mallar alış irsaliyeleri sayesinde stok hareketlerine kayıt atması sağlanarak stok takibi yapılması için kullanılır.

Kauf-Lieferschein,Seiteneinstellungen / stock.form_add_purchase Xml Setup Wiki

Prozessgestaltung,Kauf-Lieferschein / process.list_process Process Stage Wiki

İş süreçlerinin tasarım ve akışlarını oluşturur.

Hersteller-Lieferschein / settings.list_process_cats Process Cat Wiki