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Workcube GoMail ist ein spezielles Geschäftsobjekt, das eine bidirektionale Integration von Google Workspace (Gmail)-Konten in die Workcube-Schnittstelle ermöglicht. Das System bezieht seine Leistung aus der Google API-Infrastruktur und dem sicheren OAuth 2.0-Authentifizierungsprotokoll. GoMail vereint alle eingehenden, gesendeten, Entwurfs- und Papierkorb-E-Mails unter einem Dach, sodass Benutzer nicht zwischen Browser-Registerkarten wechseln müssen. Durch die Integration mit den Workcube-Modulen CRM (Customer Relationship Management), SCM (Supply Chain Management) und HR (Human Resources) führt es dynamische Autorisierungs- und Verzeichnisabfragen über die E-Mail-Adressen auf Mitarbeiterkarten durch.

Die Bedeutung der GoMail-Integration für ein Unternehmen

Zeit und Produktivität Steigerung: Mitarbeiter können Unternehmens-E-Mails lesen, beantworten und verwalten, ohne das Workcube-ERP-System zu verlassen.
Integrierte Kommunikationsinfrastruktur: Dank der Kontaktsuche (searchContacts), die in die Mitarbeiterdatenbank im Workcube-HR-Modul integriert ist, wird in internen E-Mails vollständiger Zugriff auf die Kontakte gewährt Senden.
Sichere Autorisierung (OAuth). 2.0): Benutzerpasswörter werden in keiner Weise in der Workcube-Datenbank gespeichert; Alle Transaktionen werden mit dem offiziellen OAuth 2.0-Protokoll und dem Refresh-Token-Mechanismus von Google durchgeführt.
Bedienkomfort: Beschriftungen, markierte E-Mails und Ordnerstrukturen in Gmail werden sofort in Workcube widergespiegelt und Massenaktionen werden synchronisiert.

Was ist bei der Verwaltung von GoMail-Transaktionen zu beachten?

A. Konfigurieren von Unternehmensflussparametern

Um die GoMail-Integration zu aktivieren, müssen Systemadministratoren die Google API-Integration über die Unternehmensflussparameter aktivieren und eine gültige Client-ID/ein gültiges Client-Geheimnis definieren. Andernfalls erhalten Benutzer eine Systemwarnung.

B. E-Mail-Abgleich der Mitarbeiterkarte

Die Firmen-E-Mail-Adresse auf der Workcube-Mitarbeiterkarte des Benutzers, der versucht, sich mit dem System zu verbinden, und die E-Mail-Adresse, die von Google autorisiert werden soll, müssen genau identisch sein. Matching-Versuche mit unterschiedlichen Adressen werden aufgrund von Sicherheitsprotokollen blockiert.

C. Sitzungstoken- und Timeout-Management

Das System speichert Google Access Token-Informationen auf Sitzungsebene (session.goMail_access_token), um API-Anfragegrenzen nicht zu überschreiten. Der automatische Erneuerungsmechanismus wird 60 Sekunden vor Ablauf des Tokens aktiviert.

D. Lizenz- und Testzeitraumkontrolle (Add-on-Verwaltung)

Die GoMail-Integration ist unter der Workcube-Add-on-Architektur (WGM038 Code) lizenziert. Das Plugin kann im Rahmen einer 3-tägigen Testphase kostenlos getestet werden. Wenn die Lizenzierung nach diesem Zeitraum nicht abgeschlossen ist, stoppt das System API-Anfragen.

E. Temp-Verzeichnisbereinigung und Anhangsgrößen

Dateien, die beim Senden oder Beantworten einer E-Mail hinzugefügt werden, werden in das temporäre Verzeichnis des Servers hochgeladen, in das Base64-Format konvertiert und an die Google-API übertragen und dann aus Gründen der Servergesundheit sofort von der Festplatte gelöscht.

Architektur und Funktionsanalyse des GoMail-Systembildschirms

Sie können Ihre Gmail-Adresse verwenden Zugehörigkeit zu Ihrem Google Workspace-Konto mit all seinen Funktionen, ohne jemals die Workcube-Seiten verlassen zu müssen. Das GoMail-Add-on kann nach dem Kauf genutzt werden.

Zur Nutzung muss die Workspace-Gmail-Adresse in das E-Mail-Feld auf der Mitarbeiterdetailseite eingetragen werden. Es ist zwingend erforderlich, dass Sie über die Informationen zu dieser E-Mail verfügen.

Sie müssen sich über die eingegebene E-Mail-Adresse und „fuseaction=workspace.gmail“ bei Google anmelden. (Es gibt eine 3-tägige Testphase)

Nach der Anmeldung wird das Aktualisierungstoken mit der verwendeten E-Mail-Adresse registriert. (fuseaction=dev.refresh_token_google) Nach der Anmeldung auf dieser Seite sind alle Gmail-Funktionen auf der Workcube-Seite verfügbar.

Die GoMail-Schnittstelle kombiniert alle Funktionen eines erweiterten E-Mail-Clients mit der ERP-Dynamik eines Unternehmens. Die grundlegenden Bereiche auf dem Bildschirm und ihre Funktionen sind wie folgt:

Bildschirmbereich/Element	Systemkorrespondenz/Technischer Auslöser	Funktion und Betrieb Bedeutung
Google Link Bildschirm	`gm-connect-screen` / `connectGoogleAccount()`	Ermöglicht den sicheren Zugriff auf das Google-Konto des Benutzers bei der ersten Verwendung oder wenn die Token wird gelöscht. löst aus.
Linker Ordner und Navigationsbereich	`gm-sidebar` (Posteingang, Markiert, Gesendet, Papierkorb usw.)	Listet Standardordner und alle benutzerdefinierten Labels (Labels) in Gmail hierarchisch auf.
Massenaktion Bar	`bulkAction()`(Als gelesen markieren, in den Papierkorb verschieben, verschieben, entpacken)	Mehrere ausgewählte E-Mails mit einem einzigen Klick als gelesen zählen, löschen oder in einen anderen Ordner verschieben bietet.
E-Mail-Details und Antworten	`replyEmail` & `sendEmail` (cc, bcc, Anhänge)	Antworten auf eingehende E-Mails im Rich-Editor-Format. Verwaltet das Schreiben, das Hinzufügen von CC/BCC und das Hochladen von Dateien im Base64-Format.
Kontaktsuche Box	`SucheKontakte`	Workcube-Mitarbeiterkarten beim Schreiben von E-Mails Vervollständigt die Empfängerliste automatisch durch eine sofortige Suche im (HR) Datenbank.