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Buchhaltungsbücher sind die Bücher, in denen alle Buchhaltungstransaktionen innerhalb eines Geschäftsjahres aufgezeichnet werden. Ledger sind ebenfalls juristische Dokumente. Bücher sind Dokumente, die als Beweismittel in Finanzprüfungs-, Gerichts- und Verwaltungsgerichtsprozessen verwendet werden. Abhängig von den je nach Land geltenden Gesetzesänderungen müssen die Bücher fünf Jahre lang aufbewahrt werden.

Heutzutage können die Hauptbücher sowohl auf Papier als auch elektronisch gespeichert werden. Die Standards, nach denen Steuerzahler Bücher führen und führen müssen, werden durch die Gesetzgebung festgelegt. Um Aufzeichnungen elektronisch zu führen und zu speichern, sollte eine E-Archiv- und E-Ledger-Integration erfolgen. Die WEX-Plattform in W3 wurde für die elektronische Buchhaltung und Speicherung entwickelt.

Hinweis: Die E-Archive-Integration umfasst auch die E-Rechnungsanwendung. Bitte sehen Sie sich das Modul ERP/SD/Rechnung an.

Tipp: Die Vertragsbeschreibung, Vertragsart, Vertragsdatum und Vertragsnummer Ihres CPA/CPA oder CPA, der die Bücher für Ihr Unternehmen führt, müssen im Buch aufgeführt sein. Wenn das Buch jedoch von einem Mitarbeiter Ihres Unternehmens geführt wird, müssen Vertragsbeschreibung, Vertragsart, Vertragsdatum und Vertragsnummer mit dem Bindestrich (-) eingegeben werden. Andernfalls findet der Bucherstellungsprozess nicht statt, wenn diese Felder leer bleiben, da er während der Bucherstellung in den Steuerelementen hängen bleibt.

Hinweis: Wenn Sie einen anderen Dokumenttyp als die von der Finanzverwaltung festgelegten Standarddokumenttypen verwenden möchten, müssen Sie die andere Option dieses Dokumenttyps markieren und seine Definition ohne Verwendung von Abkürzungen in das Beschreibungsfeld eingeben. Wenn diese Definitionen nicht vorgenommen werden, erhalten Sie beim Erstellen des Hauptbuchs eine Warnung, dass das Hauptbuch keine Standarddokumenttypen enthält, und Sie können Ihr elektronisches Hauptbuch nicht erstellen.

Hinweis: Jeder Datensatz in elektronischen Hauptbüchern muss über einen Dokumenttyp und eine Zahlungsmethode verfügen. Wichtig hierbei ist jedoch, ob ein gedrucktes Dokument über die Transaktion vorliegt, das die Grundlage für die Buchhaltung bildet. Wenn kein gedrucktes Dokument vorhanden ist, sollten Dokumenttyp und Zahlungsmethode niemals eingegeben werden.

Achtung
Journalnummern müssen fortlaufend sein, bevor die Bücher gedruckt/erstellt werden, egal ob physisch oder elektronisch. Aus diesem Grund müssen Sie die Journalnummern bearbeiten, bevor Sie Ihre Bücher drucken/erstellen. Wenn dieser Vorgang nicht abgeschlossen ist, erhält Ihr elektronisches Hauptbuch eine Fehlermeldung.

Wenn Sie ein elektronisches Hauptbuch für einen neuen Monat erstellen möchten, muss sich das vorherige Hauptbuch im Archivierungsstadium befinden. Andernfalls kann das elektronische Buch für die neue Buchperiode nicht erstellt werden.

Empfehlung
Bevor Sie Ihre elektronischen Bücher erstellen, können Sie die Datensätze für Ihren Buchzeitraum auf dem Bildschirm „Buchungsbelege“ auflisten und prüfen, ob die Journalnummern in Ordnung sind und ob Ihre Datensätze vorhanden sind sind E-Ledger-kompatibel, wie in der Gesetzgebung festgelegt. Andernfalls können Sie Ihre problematischen Datensätze nicht löschen/aktualisieren, nachdem die Phase Ihres elektronischen Buchs zu einem offiziellen Buch geworden ist, da der entsprechende Buchzeitraum gesperrt ist, und Sie können Ihr elektronisches Buch nicht löschen und neu erstellen, da es an die Finanzverwaltung weitergeleitet wird.

Um das problematische Buch neu zu erstellen, müssen Sie bei der Finanzverwaltung die Löschung des Buchs beantragen. Wenn das Hauptbuch jedoch storniert wird, können Sie das problematische Hauptbuch löschen und ein neues Hauptbuch erstellen.

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Bücher, die zur Aufzeichnung und Prüfung der finanziellen Situation von Unternehmen, ihrer Schulden und Forderungen, getätigten Ausgaben und getroffenen Entscheidungen geführt werden, werden als Buchhaltungsbücher bezeichnet.

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