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Alle Informationen, Dokumente, Videos, Bilder usw. des Unternehmens. Alle Inhalte werden im Digitalen Archiv erfasst, gespeichert, klassifiziert und zentral an Nutzer auf der ganzen Welt geliefert. Dem digitalen Archiv hinzugefügte Dokumente und Dateien werden über die Publikationsbereiche auf der Seite zur Veröffentlichung im System und auf verlinkten Seiten bereitgestellt. Beim Speichern der Datei werden Berechtigungen je nach Berechtigungsgruppe, Abteilung, Niederlassung und Position vergeben und die Vertraulichkeit der Datei gewährleistet. Jeder Benutzer kann das digitale Archiv einsehen, das er/sie einsehen kann. Es ist zweigeteilt: Digital Archive und Digital Archive-TV. Videos werden auf dem Bildschirm des Digital Archive-TV aufgezeichnet und entsprechend den Sendegebieten zur Nutzung bereitgestellt. Durch das Digitale Archiv verbleibt kein Material auf den Computern einzelner Mitarbeiter; Die Dateien werden auf einer gemeinsamen Plattform gespeichert und sind jederzeit und von überall aus abrufbar. Diese Dokumente können manchmal ein Organigramm sein, manchmal ein nützliches E-Book, manchmal ein anschaubares Video.

Pfad:CMS > Digitales Archiv

Digitales Archiv Funktionen

Eine unbegrenzte Anzahl von Dokumenten erstellen Typ, digitale Asset-Kategorie, Abschnitt oder Unterabschnitt in der Hierarchie
Hochsichere Autorisierungszugriffskontrolle über digitale Asset-Autorisierungsgruppen
Revision, Versionsverwaltung
Vorschau und Auflistung in verschiedenen Formaten
Definieren der Zugriffsberechtigung basierend auf Positionstyp, Position
Identifizieren spezieller (vertraulicher) und Dokumente mit hoher Wichtigkeit
Dokumentgültigkeit Verlauf
Stichwortsuche
Dokumentinformationen (Aufzeichnung, Änderung, Verwendung usw.) mit der Verlaufsfunktion verfolgen
Bestände mit Drittpersonen und Institutionen wie Lieferanten, Händlern, Kunden und Großhändlern auf B2C- und B2B-Portalen teilen
Digitale Bestände mit Empfänger- (An) und CC-Informationen teilen
Mit allen Workcube-Modulen und -Bildschirmen 100 % integriert
Hinzufügen, Anzeigen, Ändern, Verschieben und Entfernen digitaler Assets in allen Formaten wie Dokumente, Bilder, Videos, Audio
Möglichkeit des Zugriffs auf archivierte Informationen/Dokumente nach Kategorie, Name oder Datumsbereich

Um im Modul „Digitales Archiv“ arbeiten zu können, verfügen Sie über die Berechtigung für das Modul und die Prozesse

Autorisierungsgruppen

Systemsteuerung > System > Sicherheit > Autorisierungsgruppen

Um Vorgänge im Budgetmodul auszuführen, muss der Benutzer zunächst über Berechtigungen für das Digitalarchivmodul unter CMS in der Autorisierungsgruppe verfügen, zu der er gehört. Wenn der Benutzer die Berichte zum digitalen Archiv in den Standardberichten außerhalb des Moduls sehen muss, sollte auch das Kontrollkästchen Benutzer melden aktiviert sein.

Hinweis: Detaillierte Informationen zu Berechtigungen finden Sie im Dokument „Autorisierungsgruppen“. Sie können es überprüfen.

Prozessphasen

Pfad: Systemsteuerung > BPM > Prozesse

Um digitale Archivvorgänge zu verwalten, werden zuerst der Prozess und dann die Phasen definiert. Stufen; Dabei handelt es sich um die Funktionsweise eines Autorisierungs- und Genehmigungsmechanismus, bei dem bestimmte Benutzer bestimmte Befugnisse erhalten. Sie können in den Prozessstufen mehr als eine Prozessgruppe definieren und diesen Berechtigungsgruppen vorgegebene Positionen zuweisen. Somit kann eine Position in einer oder mehreren Phasen eines oder mehrerer Prozesse autorisiert werden.

Prozesse, die in der digitalen Archivverwaltung verwendet werden;

Digitales Archiv

Tipp: Detaillierte Informationen zu den Prozessen finden Sie im Dokument „Prozessmanagement und Arbeitsabläufe“. Dokument.

Vor der ersten Verwendung

Allgemeine Einstellungen werden überprüft.
Parameter werden eingegeben.
Workflows und Prozesse werden entworfen.
Autoritäten werden vergeben.
- Modulautorisierungen
- Unternehmensautorisierungen
- Zweigstellenautorisierungen
- Prozessphasen-Workflow-Autorisierungen
XML-Einstellungen sind erstellt.
Seitendesigner bearbeitet.

Digitales Archiv Aufgaben und Umsetzungsschritte

Modülü %100 kullanmak için aşağıdaki implementasyon adımlarının tanımlanması ve set edilmesi gereklidir.

Digital Asset Gruppe hinzufügen / settings.list_digital_asset_group Param Wiki

Eklenen dijital belgeler doküman tipleri ile ilişkilendirilerek dokümanlara erişecek kullanıcılar gruplandırılır. Bu sayede doküman veya doküman tipi bazında yetki kontrolleri yapılmış olur.

Kategorie für digitale Assets hinzufügen / settings.form_add_asset_cat Param Wiki

Workcube'e eklenen dijital varlıkları sınıflandırmak için kullanılır.

Dateiformat hinzufügen / settings.form_add_file_format Param Wiki

Sisteme yüklenen dijital varlığın hangi dosya formatında olduğu bu sayfada yapılan parametre tanımlamasına göre seçilir. Format eklerken maksimum dosya boyutu da eklenebilir.

Prozessgestaltung,Digital Asset hinzufügen / process.list_process Process Stage Wiki

İş süreçlerinin tasarım ve akışlarını oluşturur.

Page Settings,Digitale Assets Menü / asset.list_asset Xml Setup Wiki

Görüntüler, videolar, ses dosyaları ve belgeler gibi dijital varlıkların depolanmasını, düzenlenmesini, paylaşılmasını ve yönetilmesini sağlar.

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