Digitales Archiv
Mit Workcube Digital Archive können Ihre Mitarbeiter rund um die Uhr online auf alle Unternehmensdokumente zugreifen. Mit Workcube werden Inhalte einmal erstellt und überall verfügbar gemacht. Sie speichern Dokumente in tausenden unterschiedlichen Formaten, vom Angebot bis zum Vertrag, vom Produktdokument bis zum Personaldokument des Mitarbeiters, vom Projektdokument bis zur Kundenanalyse, zentral und stellen sie Ihren Mitarbeitern entsprechend ihrer Klassen, Versionen und Berechtigungen zur Verfügung.
Durch die Präsentation der Dokumente in einer digitalen Umgebung, anstatt in physischen Ordnern nach Dokumenten suchen zu müssen, können Sie über die digitale Archivliste innerhalb von Sekunden auf das relevante Dokument zugreifen. Wenn Sie beispielsweise eine Rechnung prüfen, können Sie im entsprechenden Rechnungsdetail die genehmigte Kaufanfrage, das Lieferantenangebot, den Lieferschein und die E-Mail-Korrespondenz zu dieser Rechnung einsehen. Darüber hinaus werden durch die Digitalisierung Platz- und Kostenfaktoren verhindert, die durch physische Archivbereiche entstehen.
Funktionen des digitalen Archivs
- Unbegrenzte Kategorien und hierarchische Ordnerstruktur
- Revision, Versionsverwaltung
- Zugriffsberechtigung basierend auf Positionstyp, Position oder besonderer (vertraulicher) und hochwichtiger Dokumentenidentifikation
- Digitale Präsenz, Empfänger und Teilen mit der Funktion der Bereitstellung von Informationen
- Teilen von Vermögenswerten mit Drittpersonen und Institutionen wie Lieferanten, Händlern, Kunden und Großhändlern auf B2C- und B2B-Portalen
- Zugriff auf Dokumente im Archiv, Anzeigen, Herunterladen, Löschen, Bearbeiten von Klassifizierungen