5.4. Abone Kayıt ve Kontrat

Workcube Abonelik Yönetimi müşteri ihtiyaçlarına hızlı ve etkin çözüm üretebilmek için iş süreçlerinin hızlandırılmasını ve bilgilerin en etkin şekilde yönetilmesini sağlar. 

Abonelerin sisteme kaydedilmesi için öncelikle abone olunan ürün veya hizmet Workcube içerisine kaydedilmeli, ilgili parametreler sisteme tanımlanmalı. Abone Bireysel Hesap veya Kurumsal Hesap olarak sisteme kaydedilmelidir. 

Abonelerinizi sisteme tanımlamadan önce parametrik ayarlarınızı yapmış olmalısınız.

Abone kayıt işlemi yaparken ekran 3 bölümden oluşmaktadır. İlk bölümde genel bilgiler kaydedilir, ikinci bölümde adres bilgileri, üçüncü bölümde ise Abone Ürün Planı kaydedilir.

1. Tanım-Abone No: Abonelik konusu girilir. Oluşturduğunuz Abonenin kısa ismini de girebilirsiniz. Abone no sistem tarafından otomatik atanır.
2. Müşteri ve Yetkili: Abone kaydı yapılacak Cari seçilir, yetkili alanı seçilen cariye bağlı otomatik gelecektir.
3. Fatura Şirketi: Faturanın kesileceği Cari seçilir. Aynı Cariye ait birden fazla abonelik olabilir. Yalnız faturasını grup faturalama yaparak burada belirlemiş olduğunuz tek bir cariye kesebilirsiniz.
4. Süreç: Abone kaydının süreci belirlenir. Süreçler şirketlere göre değişkenlik gösterir.
5. Kategori: Abone kategorisi seçilir.
6. Özel Kod: Abone ile geçerli olan bir özel kod bulunuyorsa bu alandan tanımlanır.
7. Proje: Abone bir proje ile ilişkiliyse bu alandan proje seçilir. Bu sayede Aboneye ait bir iş kaydı açarken veya fatura keserken proje otomatik olarak gelecektir.
8. Fiziki Varlık: Abone bir fiziki varlık ile ilişkiliyse bu alandan fiziki varlık seçilir.
9. Açıklama: Abone ile ilgili açıklama girilir.
10. Ek Bilgi: Abonelikle ilgili sayfa içerisinde bulunan tanımlamalar dışında bir alana ihtiyaç duymanız halinde Ek Bilgi alanını kullanabilirsiniz. 
11. Satış Temsilcisi: Tanımlanan ürünün satış temsilcisi seçilir.
12. Satış Ortağı ve Satış Ortağı Komisyonu: Bir satış ortağı varsa bu alandan belirlenir ve satış ortağının komisyon değeri girilir.
13. Referans Müşteri ve Referans Yetkili alanında Abone bir referans ile geldiyse ilgili referans seçilir. Yetkili alanında seçilen cariye göre otomatik olarak gelecektir. Referans Durumu alanında ise Abone bir referans aracılığıyla geldiyse bu alandan belirtebilirsiniz.
14. Ürün: Abonelik konusu olan ürün seçilir. Sistem içerisinde tutulan  ürün tanımı bilgi amaçlıdır, faturalama gibi işlemlerde kullanılmaz.
15. Kredi Kartı: Abone içerisinde seçilen Cari de tanımlı olan aktif kredi kartları burada listelenir. Kullanılacak kredi kartı seçilir ve provizyon işlemi yapılacaksa bu kart bilgileri üzerinden yapılır. Provizyona gönderilmiş bir sistem için kart bilgisi değiştirilmesi doğru değildir.
16. Ödeme Yöntemi: Kullanılacak ödeme yöntemi seçilir.
17. Fatura Açıklama: Toplu Faturalandırma işlemlerinde bu abonelikle ilgili faturalarda gözükmesini istediğiniz bir açıklama var ise Fatura Açıklama alanından tanımlayabilirsiniz. Buraya eklediğiniz açıklama fatura ekranındaki açıklama kısmına otomatik olarak eklenir. Eğer boş ise hangi ay faturası olduğunu belirten bir ifade faturaların açıklama alanına yazılır.
18. Sözleşme No ve Sözleşme Tarihi: Bu alandan Abone ile yapılan sözleşmenin numarası girilir. Tarih alanından ise yalın sözleşmenin tarihini belirtebilirsiniz.
19. İptal Tarihi: Bu alandan abonelik iptal/bitiş tarihi tanımlanır.
20. Kurulum Tarihi ve Kurulum Çalışanı: Bu alandan ürünün kurulum tarihi belirlenir. Kurulumda görevli olan çalışanı seçebilirsiniz.
21. Abone Özel Tanım: Bu alandan işletmenize uygun olarak parametrelerde tanımladığınız özel tanımı seçebilirsiniz.
22. Servis Özel Tanım: Bu alandan servis özel tanımları seçilir.
23. Şube İlişkisi: Bu alandan abone bir şube ile ilişkilendirilir.
24. Kampanya: Abone bir kampanya ile ilişkiliyse bu alandan kampanya seçilir.
25. Ek Açıklama: Bu alandan abone ilgili ek açıklama tanımlayabilirsiniz.

• Adresler alanı 3 bölümden oluşur; Kurulum Adresi, Fatura Adresi, İrtibat Adresi. Bu adresler birbirinden farklı veya tamamen aynı olabilir.
• Koordinatlar abonenizin Kurumsal Hesap detayında tanımlanan şirket koordinatlarıdır. Kurumsal Hesap açıldığında koordinatlar tanımlanmadıysa bu alan boş kalır. 
• Alias Kodu e-Fatura da farklı şubelere fatura kesilmesi isteniyor ise Cari detayında şube açılarak alias kodu girilir. Eğer cari birden fazla alias kullanıyor ve fatura adresi alanında alias kodu tanımlı değil ise toplu faturalama yaparken bu cari için alias tanımı eksik uyarısı vererek faturayı göndermeyecektir. 

Abone Ürün Planı sayfası aboneye ürün tanımladığınız, tanımladığınız ürünün fiyat ve miktarını yönettiğiniz alandır. Ürün ekleyebilir, var olan ürünü çıkarabilir veya üzerinde düzenleme yapabilirsiniz. 

Tip: Aboneyi kaydederken Ürün Seçiniz uyarısı abone detayında yer alan ürün için değil Ürün Planı içindir.

Abone Detay Alanlar

Hizmet Tanımları bölümünden verilebilecek destek günlerini ve saatlerini belirleyebilir, müdahale ile çözüm sürelerini tanımlayabilirsiniz. Burada yapılan tanımlamalar Workcube'ün Servis Başvuru ve Çağrı Merkezi Başvuruları modülleri ile entegre çalışır.

Müdahale Tarihi, Servis Başvurusu detayından takip edilir ve Hizmet Tanımları'na göre hesaplanır. Burada yapılan tanımlara göre servis ve call center çalışanlarınızın tanımlı süreler içerisinde müşteriye dönüş yapıp yapmadığını da ölçebilirsiniz.

Ek Tanımlar bölümünden abone kaydıyla ilgili eklenecek ek tanım varsa girebilirsiniz.

Teklif-Kurulum-Sevk Durumu bölümünden ürünün Teklif, Kurulum ve Sevk durumlarını kontrol edebilirsiniz.

Siparişler bölümünden abonenin ürün siparişlerini kontrol edebilirsiniz.

İrsaliyeler-Stok Fişleri-Sabit Kıymetler Abonenin ilişkili olduğu işlemler listelenir ve detaylarına ulaşılabilir.

Örneğin; Güvenlik hizmeti veriyor iseniz Sabit Kıymetler üzerinden hizmet ile birlikte vermiş olduğunuz alarm kutularını görüntüleyebilirsiniz.

Abone İlişkisi bölümünden farklı abonelerle olan ilişki tanımlanabilir. Örneğin; Aynı şirketin farklı lokasyonlarındaki ya da aynı şirketin farklı ürünler veya hizmetler için açılmış aboneliklerini ilişkilendirebilirsiniz. 

Sayfanın sağında bulunan alanlar yardımıyla şu işlemleri yapabilirsiniz;

• Üye bilgilerini kontrol edebilir,

• Abonelik işleminizin ekibini belirleyebilir,

• Üyenin finansal özetini görüntüleyebilir,

• Sayaç ekleyebilirsiniz. Örneğin; Elektrik hizmeti alan bir abone ise sayaçlarda Elektrik Sayacı ekleyebilir,

• Abone ile ilgili Not ekleyebilir,.

• Abone ile ilgili belge ekleyebilir veya var olan bir belge ile ilişkilendirebilir,.

• İlişkili Olaylar bölümünden de ajandaya olay ekleyip abone ile ilişkilendirebilirsiniz.

Abone detayında sağ üstte bulunan linkler yardımıyla şu işlemleri yapabilirsiniz;

• Zaman Harcaması Ekle: Zaman harcaması girerseniz başvuruda ki cariye, aboneye, projeye zaman harcaması kaydı atar. Bu sayede müşteri için harcanan zamanı görebilirsiniz.
• Sayaç Okuma: Aboneye sayaç eklendiyse bu alandan sayacın son değerlerini vb. kontrol edebilirsiniz.
• Ek Sayfa Ekle: Parametrelerde yer alan sayfa tiplerinden tanımlama yapılır. Şablon oluşturulur ve otomatik gelir. 
• Ödeme Listesi: Oluşturduğunuz ödeme planının listesi görünür. Bu listeden ödenen, ödenmeyen faturaları inceleyebilirsiniz.
• Ödeme Planı: Bu sayfadan abone için ödeme planı oluşturabilirsiniz. Ödeme Planı ile ilgili detaylı bilgi için Abonelik Hizmet ve Fiyatlaması (Ödeme Planı) dokümanını inceleyebilirsiniz.
• Call Center Başvuru Ekle: Bu sayfa sizi Çağrı Merkezi Başvuruları yeni kayıt sayfasına yönlendirir. 
• Call Center Başvurular: Bu sayfa sizi Çağrı Merkezi Başvuruları listeleme sayfasına yönlendirir. Detaylı bilgi için Çağrı Merkezi Başvuruları dokümanını inceleyebilirsiniz.
• Sanal Pos: Otomatik Sanal POS, abonelik sistemiyle çalışan firmalarda, müşteri faturalarının kredi katlarından tahsil edilmesi için yapılmıştır.
• Sistem İptal: Bu sayfadan abonelik iptalini gerçekleştirebilirsiniz.
• Sipariş Ekle: Bu sayfa Abone ve ürün bilgileriyle birlikte satış siparişi oluşturma sayfasına yönlendirir. Buradan satış siparişi oluşturabilirsiniz.
• Başvuru Ekle : Bu sayfa sizi Servis Başvuruları ekleme sayfasına yönlendirir.
• Başvurular: Bu sayfa sizi Servis Başvuruları listeleme sayfasına yönlendirir. Servis Başvuruları dokümanını inceleyebilirsiniz.
• Olaylar: Bu sayfadan ilişkili olayları görüntüleyebilir veya olay eklemek üzere ajanda ekranına gidebilirsiniz.
• Ek Bilgi: Bu sayfadan tanımlı ek bilgileri kontrol edebilirsiniz.
• Prim Bilgileri: Bu sayfadan prim değeri ekleyebilir ya da güncelleyebilirsiniz.
• Garanti Seri Nolar: Bu sayfa sizi Seri ve Lot İşlemleri sayfasına yönlendirir. Abone de girmiş olduğunuz ürün planındaki ürünler için ayrı seri no oluşturabilirsiniz.
• Operasyonlar: Bu sayfa abone ile ilgili tüm irsaliye, fatura, başvuru vb. bilgileri kontrol edebileceğiniz sayfadır.