ERP projelerinin ne kadar süreceği sorusuna verilebilecek standart bir cevap olmamakla birlikte ERP projelerinde dünya ortalaması 6 ay ile 2 yıl arasında değişkenlik gösterebilmektedir.

Workcube gibi hızlı implementasyon ve özelleştirme araçlarına sahip çözümlerde bu süre 2-3 ay seviyelerine kadar inebilir.

Bir ERP projesinin ne kadar süreceği satın alınan uygulamanın yeteneklerine, implemente edilecek modüllerin yoğunluğuna, müşterinin istediği veya ihtiyaç duyduğu özelleştirmelere, implemente edilecek şirketin büyüklüğüne, şirketin süreçlerinin proje öncesi ne kadar tanımlı olduğuna, 3. Parti sistemlerle yapılması beklenen entegrasyonlara, veri aktarımı gereksinimlerine ve müşteri proje ekibinin bu işe ne kadar zaman ayıracağına göre değişkenlik gösterir.   

Bütün bu değişkenleri bilerek projenin başarısı için sabırlı olmak önemlidir, projeyi aceleye getirmemek uzun vadede getirisi olan bir yaklaşım olacaktır.

ERP projelerinin başlangıcında yazılım ve hizmet tedarikçisi firma yapılan analizler doğrultusunda size genellikle minimum gereksinimi ortaya koyan bir zaman planı sunar. Ancak her durumda sunulan bu zaman planı sizin satış ve analiz esnasında verdiğiniz bilgilere ve bütün işlerin yolunda gitmesine bağlı olarak hazırlanır. Bu planlamada en çok göz ardı edilen husus müşteri proje ekibinin bu projeye ayıracağız zamanın iyi planlanmamasıdır. ERP projeleri tek taraflı projeler değildir. En az tedarikçi firma çalışanları kadar sizin de bu projeye zaman ayıracak bir proje yöneticisine ve proje ekibine sahip olmanız çok önemlidir. Ayrıca proje esnasında alınması verilmesi gereken kritik kararlarda firma tepe yönetiminin alması gereken karar ve aksiyonları ne kadar hızlı alacağı da proje süresine etki eder.  

ERP projesinin ek iş yükü olarak görüldüğü veya günlük operasyonların projenin çok önüne geçmesine izin verildiği durumlarda ERP projeleri ilk etapta planlanan süreden çok daha uzun bir sürede tamamlanabilir. Ki Panorama Consulting’in 2018 ERP araştırmasında da rakamlar bunu göstermektedir. Araştırmaya katılan firmaların %79’u projenin planlanandan uzun sürdüğünü söylemiştir.

Dünya ortalamaları ERP projelerine müşteri tarafında en az 4-5 tam zamanlı çalışanın aktif rol aldığını göstermektedir. Bu illa 5 kişinin tam gününü ayırması şeklinde olmak zorunda değil, örneğin şirket içerisinde farklı birimlerdeki 10 kişi ERP projesi boyunca günlük mesailerinin %50’sini projeye ayırıyor da olabilir.

Başlangıçta ve proje boyunca, tedairkçi ve müşteri arasındaki ilişkinin doğru kurgulanması projenin planlanan zamanda gitmesine ve başarısına büyük etki eder. Açık bir diyalog, her iki tarafın da işin gereklerini iyi anlaması ve sistemi bu gereksinimleri yerine getirecek şekilde implemente edebilmesi  açısından önemlidir. Her iki taraf da gereksinimlerin ortaya çıkmasına tam olarak dahil olmadıkça, proje başarısızlığı olasılığı inanılmaz derecede yükselir. Sistem kullanıcılarının doğru eğitilmesi de projenin bir parçasıdır ve gerekli eğitimin derinliğine, kullanıcıların teknolojik yeterliliğine bağlı olarak önemli miktarda zaman alabilen bir süreçtir.

Dolayısıyla, ihtiyaçların tam olarak tanımlanmasından önce herhangi bir projenin zaman çizelgesi tahmin edilemese de, müşterinin ERP uygulamasının süresi konusunda gerçekçi bir beklenti içine girmesi gerekir.

ERP implementasyon süreci hiçbir şekilde çok hızlı olamaz ve aceleye getirilemez. Organizasyonun iş yapış biçimini değiştiren böyle bir proje dikkatli yönlendirilmesi ve yönetilmesi gereken bir süreçtir.

Yazılım hizmet tedarikçisi ve müşteri tarafındaki proje liderleri proje süresine etki eden tüm değişkenleri baştan konuşup planlayarak ve hatta karşılıklı taahhütler vererek projeyi fazlandırabilir ve kilometre taşları belirleyebilirler. Örneğin biz Workcube olarak projelerimizde, müşteri proje ekibinin tüm üyelerinin projede aktif olarak çalışacağını ve kendisinden beklenenleri yapacağını taahhüt ettiği bir taahhütname imzalamalarını isteriz.

İlk başta projeyi tamamlamak için gereken süre işletmeleri tedirgin edebilse de unutmayın ki süreç gerekli özenden yoksun bırakılırsa gelecekteki kazançlar da o oranda azalacaktır.  

Özetlersek Bir ERP Projesinin Süresini Aşağıdaki soruların cevapları belirler

• Uygulamaya alınacak sistem kompleks bir sistem mi?
• Hangi birimler için hangi modüller implemente edilecek?
• Şirketin operasyonlarının büyüklüğü nedir?
• Müşteri ERP projesi öncesi istek, ihtiyaç ve süreçlerini tanımlamış durumda mıdır?
• Standart fonksiyonların sundukları ile müşteri ihtiyaç ve beklentileri arasındaki fark ne? (Fit-Gap Analysis)
• Özelleştirme gereksinimleri neler?
• 3. Parti uygulamalarla entegrasyon gereksinimleri neler?
• Tedarikçi ve Müşteri tarafında projeye tam zamanlı kaç kişi ayrılacak?
• Daha önce kullanılan çözümden veri aktarımı mümkün mü?
• Toplu olarak aktarılacak veriler derlenmiş durumda müşteride mevcut mu?
• Elle (Manuel) veri girişi nasıl ve kimler tarafından sağlanacak?
• Sistemi kaç kişi kullanacak?
• Kullanıcıların bu tip bir sisteme aşinalığı, kültürel yatkınlığı ve yetkinliği nedir? (Beyaz yaka-Mavi Yaka ayırımı)
• Son kullanıcı eğitimleri nasıl planlanacak?

Workcube size ERP'den çok daha ötesini sunar. Tüm ürün ve çözümlerimizi görmek için tıklayın.