Workcube Felsefesi

Birçok kişiye göre dünya VUCA döneminde. VUCA; volatile, uncertain, complex and ambiguous kelimelerinin baş harflerinden oluşuyor. Değişken, karmaşık, belirsiz, kesin olmayan bir dünyadayız. Küreseleşme, dijitalizasyon ve artan rekabet yoğunluğu VUCA’yı besliyor. Ocak 2018 itibariyle 7,6 milyar insanın 4 milyarı dijital toplumun parçası oldu. Dijitalleşme ve Sanayi 4.0 paradigması yeni bir meydan okuma olarak işletmelerin karşısında artık.

Bu meydan okumaya karşı işletmeler rekabetçi güçlerini yükseltmek zorundalar. Workcube işletmelerin rekabet gücünü yükseltmek için bilgi teknolojilerini stratejik akılla bir araya getirerek kaldıraç olarak kullanmayı sağlar. Workcube; teknolojiyi kutsamaz, rekabet gücünü yükseltmek için araçsallaştırır.

Holistik-Bütünsel Yaklaşım
Holistik kelime anlamı olarak bütünsel ya da bütüncül anlamına gelir. Son yıllarda başta tıp dünyası olmak üzere birçok meslekte inter-disipliner veya holistik olmanın ne kadar önemli olduğu fark edilmeye başlandı. Örneğin tıp dünyasında bir organı tedavi etmeye çalışırken başka organlara zarar verilebileceği eğer bütüncül düşünülmez ise telafisi imkansız sonuçların ortaya çıktığını daha belirgin şekilde görmeye başladılar doktorlar.

Her bir hücre otonom, organlar otonom ama vücut bir bütün. Ayrıca zihinsel ve duygusal işleyişin vücut üzerindeki etkisi muazzam. Ruh-beden-akıl dengesinin optimal olması da İnsan sağlığı için yeterli değil. Çünkü insan tek başına bir varlık değil. Fiziki ve sosyal bir çevre içinde insan. İçinde bulunduğu koşulların hem optimal olması hem de insan ile uyumlu olması gerekiyor. Aile, sosyal ortam, ekonomi, çevresel şartlar yeterli değilse insan yaşamı olumsuz etkileniyor. Çevresel koşullarla uyum yaşam kalitesine ve beşeri performansa doğrudan etki ediyor.

Tek boyutlu ve eklektik bakışın çevresel ve beşeri sorunları derinleştirdiğini çok sayıda bilim insanı söylüyor. “Kelebek Etkisi” metaforu tek bir kelebeğin bir kanat çırpışının okyanusta fırtına yaratabileceğini öngörüyor.

İşletmeler de canlı organizmalar gibi bir bütündür. Bir işletme için ruh; girişimcilik ateşi ve strateji, akıl; işletme kollektif bilinci ve IQ, beden ise işletmenin kaynakları, pazar ise işletmenin içinde yaşadığı çevresel koşulları anlamına gelir. Holistik yaklaşım; işletmenin sadece iç süreçlerinin mükemmelleştirmekle uğraşmaz aynı zamanda değişen çevresel koşullara uyum sağlamayı ve var olabilmenin yeni yollarını arar.

Şöyle düşünebilirsiniz; ERP ve diğer içe dönük yazılımlar işletmenin kendisi ise Big Data işletmenin içinde yaşadığı çevredir. HR yazılımı işletmenin içiyse Sosyal Medya işletmenin içinde yaşadığı çevredir.

Workcube bir işletmenin çalışanlarını, müşterilerini ve tedarikçilerini bir araya getiren iş, iletişim ve işbirliği platformudur. ERP, CRM, HR, PMS, PAM, CMS, LMS, B2B, B2C gibi uygulamalar Workcube’e gelen ara duraklardır.

Workcube işletmeye bütünsel-holistik yaklaşır. İşletmeyi canlı bir organizma gibi bütüncül ele alır. Bugün bir çok işletme işlerini konsolide etmek için çok sayıda yazılım kullanmak zorundadır. Bunun birinci sebebi tarihseldir. Bilişim teknolojileri özel olarak yazılım dünyası birçok endüstriye göre daha gençtir. Birçok kural yeni şekillenmektedir. Diğeri ise dünyanın büyük bir değişim yaşamasıdır. Değişime ayak uydurmak için işletmeler süreç için çok sayıda yazılım almışlardır. Bu eklektik yapılanma dağınık bir bilgi mimarisi ortaya çıkarmıştır. Birçok işletme bütünü görmekte zorlanmaktadır.

Bugün işletmelerin en önemli problemlerinden biri bilgi teknolojilerini daha iyi ve daha etkin yönetim yapacak şekilde kullanmak geliyor. Artık bilgi teknolojileri kullanmadan işleri sürdürmek imkansız hale geldi. Diğer yandan teknoloji rekabetçi bir güç olarak rakiplerin önüne geçmeyi sağlayan birincil faktör. Ancak mevcut yerleşik anlayışlarla hareket edildiğinde iş gerçekten zor.  Sebebi karmaşık iş yaşamı ve karmaşık teknolojiler.

Mesela tipik bir işletmeyi ele alalım. Bu işletmenin ihtiyaçlarını birlikte sıralayalım. Bu ihtiyaçları öncelikle donanım ve yazılım olarak 2 kategoriye bölebiliriz.

Bu işletmenin 7 gün 24 saat sürekli on-line, on-time bir ağa ihtiyacı var. Bu switchler, modemler, hublar demek. Bu ağ üzerinde koşan sunucular, yedekleme sistemleri, güvenlik duvarları gibi diğer fiziksel altyapıların uyum içinde kesintisiz çalışması gerekli. Bu fiziksel altyapının üstünde işletim sistemleri, veri tabanları, güvenlik uygulamaları gibi altyapı yazılımları çalışır.

Her işletme bir ticari-mali sistem yazılımına ihtiyaç duyar. Bu ihtiyaç bir adım daha ileri götürüldüğünde ERP yani “Kurumsal Kaynak Planlama” uygulaması adını alır. ERP ile daha etkin üretim, stok ve finans yönetimi amaçlanır. Ancak ERP’ler yaygın ve yanıltıcı iddiaların aksine bir işletmenin tüm iş ihtiyaçlarını karşılamazlar. Müşteri İlişkileri Yönetimi yani bilinen adıyla CRM uygulamaları ERP’nin önüne gelir. Çünkü ERP’ler genelde süreçlere sipariş ile başlar. Oysa işletmeler siparişten önce teklif, tekliften önce fırsat, fırsattan önce lead yani potansiyel ondan önce kampanya yönetimi ve diğer pazarlama araçlarına ihtiyaç duyar. İşletmelerin can suyu satıştır. Satışı geliştirmek isteyen her işletme doğal olarak CRM’e ihtiyaç duyar.

Maalesef işi yönetmek için ERP + CRM yeterli olmaz. Satış sonrası hizmet gerektiren, garanti takibi yapan, bakım destek hizmetleri veren işletmelerde tipik bir CRM uygulaması yeterli değildir. Çünkü servis işlemleri doğal olarak yedek parça, seri numaraları, garanti takibi, servis hizmet ve kalemlerinin faturalanması problemlerini doğurur. Oysa bu bilgilerin çoğu ERP içindedir. Satış gücü Yönetimi genellikle CRM’lerin içinde yer alır. Ancak satış gücü demek iş gücü eşittir insan gücü anlamına gelir. Bu durum; kaçınılmaz olarak yetenekli bir HR yani İnsan Kaynakları yazılımına ihtiyaç doğurur. ERP’lerde olan İK uygulamaları bordrodan öteye çoğunlukla geçmediğinden işe alım, planlama, performans yönetimi gibi alanlar açıkta kalır. İK yazılımlarında ise eğitim yönetim sistemi güdüktür. Üstelik sadece çalışanlara eğitim vermek yetmez, iş ortaklarının eğitim ihtiyaçlarını da karşılamak gerekir. İyi bir LMS yani eğitim yönetim sistemi işletmenin kollektif IQ’sunu yükseltir. Video ve sesle zenginleştirilmiş içerikler, sınavlar, müfredatlar. Açıkta kalan her alanda imdada excel yetişir. Bazı işletmelerde ise iç kaynaklarla sürekli ek yazılımlar ve yamalar yapılmaya çalışılır. Bu çok daha büyük tehlike anlamına gelir. İhtiyaçlar hiç bitmez.

Bu arada işletmede çok sayıda otomobil, kamyonet, bilgisayar, makine, klima, mobilya gibi fiziki varlıkların artık sistemli bir biçimde takip edilmesi, zimmetlenmesi ve harcamalarının kontrol altına alınması bakımlarının yapılması, sigortalarının hatırlatılması gerekir. Her derde deva ERP içindeki Sabit Kıymetler modülünün bu iş için yeterli değildir. Fiziki Varlık ve Bakım Yönetimi yazılımı almanın zamanı geldiğine karar verilir. Bu fiziki varlık Yönetim sistemi ERP ve HR ile senkronize edilmezse mükerrer işlemler ortaya çıkar.

İşletme için merkezi network ajandanın iyi olacağı düşünüldüğünden bir takvim uygulaması, kime hangi görevlerin atandığına dair Görev Yönetimi ardından çalışanlarınızın işte geçirdikleri vakti anlamaya yarayan Zaman yönetimi sorununu tetikler. İnşaat işlerinizi, mağaza açılışınızı, kurumsal gelişim projelerinizi yöneteceğiniz proje yazılımınızda küçük bir sorun ortaya çıkar. Zaman, kaynak, aktivite bağlamında stok, insan kaynakları, finans ve operasyonlarla bütünleştiremeyen bir proje yazılımı bütünden kopuk olmaya başlar. Örneğin proje bazında karlılık nedir, maliyet nedir, bu projeden dolayı kime ne borcumuz var, sorusunun gerçek cevabı bulunamaz.

İntranetlerde çalışanlar self-servis izin talebi girer, iç yazışmalar yapar, forumlarda tartışır, işletme kuralları anlatılır, yardım masası olur, elektronik belgeler paylaşılır. Çağdaş işletmelerde intranetler kurumsal hafıza anlamına gelir, diğer yandan Knowledge Base Management denilen bilgi yönetimi de bu işin bir parçasıdır. Doğal olarak Intranet bir internet türevi olduğu için bir kurum içi web sayfası tadında gözükür. İster Intranet olsun ister kurumsal web sitesi tüm bu işleri yapmak temelde CMS yani içerik yönetim sistemleri ile mümkündür. Eğer intranet yoksa muhtemelen file server yani dosya sunucu kulanarak herkesin erişebildiği bir sunucudaki bir dizinde klasörleme yaparak bilgileri paylaşmaya gayret edilir. Uzak ofislerinizin bu klasörlere erişmesi zorluklar içerir. Oysa web teknolojileri bilgi yaymanın ve toplamanın şu an için bilinen en iyi yoludur. 

Eğer CMS yoksa dışa dönük web siteleri yani extranet ve internet siteleri kurmak imkansızdır. Ancak bir işletmenin bayii-servis-tedarikçi-kurumsal müşteri gibi iş ortakları ile bütünleşmek için yapılan B2B veya B2C siteleri için tek başına CMS – İçerik Yönetim Sistemi yetmez. Çünkü; ürün bilgisi, fiyat, stok, cari hesap bilgisi, şikayet, sipariş vb. birçok arka ofis uygulamasında oluşturulmuş bilgilerin paylaşılması veya girilmesi zorunludur. Ayrıca tahsilat, sevkiyat gibi diğer 3. parti kurumlarla web tabanlı etkileşim gerekir. Genellikle işletmeler bu işi yaptırmak üzere bir web şirketine başvurur. Uzun, yorucu ve arka ofislerle bütünleşik olmayan web sitelerinizin sorunlarını yönetmek kolay değildir.

Bu kadar çok yazılımın, mantığın ve mimarinin olduğu yerde bunları entegre etmeye çalışmak ya aşırı pahalı ya da imkansızdır. Çoğunlukla bu aşamaya gelmiş işletmelere BPM ve BI diye iki kategoride yazılım önerilir. BPM – İş süreçleri Yönetimi veya İş akışlarını düzenleyen uygulamalardır. Bu uygulamalar tek başlarına hiçbir işe yaramazlar. Örneğin ERP fonksiyonları üzerinde bir iş akışı düzenlemek ERP ile BPM arasında mükemmel uyumluluğu zorunlu kılar. Diğer yandan yaşam değişir, iş pratikleri değişir ve iş akışları asla mükemmel olamazlar. Mükemmel iş akışı veya süreç tasarımı daha çok danışmanların uydurduğu bir fenomendir. Değişim dünyasında “kabul edilebilir kalite seviyesi ve sürekli tedrici iyileşme” yaklaşımını benimsemek en akıllıca yoldur.

BI yani iş zekası uygulamaları temelde raporlama sistemleridir. ERP, CRM, HR, PAM, Servis, Proje, LMS, CMS, Intranet, B2B, B2C ve diğer ek yazılımlarda oluşan bilgiler birbirinden kopuk bilgi adacıkları oluşturur. Bu bilgileri konsolide etmek, analitik raporlar ve tahminler geliştirmek teorik olarak kolay görülür. Gerçekten de öyledir. İş yazılımların hepsinin altında çalışan bir veri tabanı vardır. İlişkisel veri tabanlarında SQL -yapısal sorgulama dili vardır. Sorgulama yapmayı bilen herkes bu uygulamaların veri tabanlarına bağlanarak istediği sorguyu çalıştırır, raporu alır. Yalnız tek bir şartı var bu işin. Hangi verinin hangi alanda tutulduğunu bilmezseniz samanlıkta iğne ararsınız.

Bu kadar çok sisteme kullanıcı açmak bile sistem yöneticileri için yorucudur. Bu durumda LDAP veya onun bir türevi olan Active Directory teknolojisi imdada yetişir. Amaç şudur; bir kullanıcı bilgisayarını açtığında kullanıcı adını ve şifresini girdiğinde masaüstünde neler görüneceği dahil yetki verilmiş tüm uygulamalara single-sign on yani tek şifre girişiyle her işlemi gerçekleştirmek. Unutmayın ki; bu da bir iştir ve çoğunlukla lokal ağlar için geçerlidir. Geniş coğrafyalarda oluşturulmuş VPN denen özel sanal ağlarda bu iş karışık bir meseledir. Güvenlik, yedekleme, İletişim, mesajlaşma ve daha birçok alt teknolojiye ihtiyaç duyulur.

İleri seviye planlama ve optimizasyon araçları, machine learning ve yapay zeka uygulamaları ise dijitalleşme sürecinin başında değil sonunda ortaya çıkar. Ölçülemeyen iyileştirilemez. Ölçmek ise kaydetmek demektir. Her işletme için bilgi sistemi KKİ (Kaydet-Kontrol Et-İyileştir) anlamı taşır. Bir ve ikinci sanayi evresinde kağıda kalemle, üçüncü evrede işletmeye ait bilgisayara tuşlarla kayıtlar yapıldı. 4. evrede ise dokunuşlar, sensörler, tuşlar kayıtları sadece işletme bilgisayarlarına yapmayacak. Mikro servislerle çalışan dağıtık bir ağa işletmenin yanı sıra müşteriler, tedarikçiler, toplum, devlet herkes kaydedecek. Karar vermek için ihtiyaç duyulan verilerin önemli bölümü işletmenin dışında artık Big Data’da. İçerideki veriler dışarıdaki verilerle bütünleştiğinde daha fazla ve daha doğru veya daha rafine sonuçlar çıkar.

Her şey ve herkes internette ise yönetim araçları da internette demektir. Makineler, fareler, insanlar, inekler, kamyonlar, devlet ve herkes ve her şey internete ve doğal olarak %100 web tabanlı Workcube’e bağlanmalıdır. Holistik yaklaşım; her bileşenle gerçek zamanlı bütünleşmek, iş, işbirliği ve iletişim kurmayı zorunlu kılar.

IDC (International Data Corporation) şirketinin “Commercial Software Taxonomy” araştırmasına göre günümüzde tipik bir şirket yedi üst başlıkta otuzdan fazla yazılıma ihtiyaç duymaktadır. Bu yazılımları satın almak, kurmak, uyarlamak, desteklemek, birbiriyle entegre etmek oldukça zor ve pahalı süreçlerdir. Workcube bu problemi aşmak için tümleşik-holistik bir yapı sunuyor işletmelere.  

Dünya için dünya ile birlikte çalışmak Workcube holistik düşüncesinin temelidir.