Borç Alacak Dökümü

Cari hesaplarınıza ilişkin borç, alacak ve bakiye raporlarının, belirlenecek olan kıstaslar aralığında görüntülenebilmesini ve bu raporlarının yazdırılabilmesini sağlayan sayfadır.

Yol: Finans-Muhasebe > Cari > Borç Alacak Dökümü

Cari işlem yapan tüm parasal işlemlerin müşteri, çalışan, tedarikçilerdeki bakiyelerin takibi, fatura, masraf vb. ödemeleri girildikten sonra hangi firmanın "Ne kadar borcu var?" ve "Ne kadar alacağı var?" gibi soruların cevaplarına erişmeye kolaylık sağlamak amacıyla geliştirilmiştir.

1- Filtreleme 

Filtre: Cari Hesap ve Üye No bilgilerine göre arama yapılabilir. Büyük/ küçük harfe duyarlı değildir.

Özel Kod: Sistemde Üye Kayıt aşamasında  oluşturduğunuz özel koda göre listeleme işlemi yapabilirsiniz. Özel kodlar, üyelerin kendi aralarında sınıflandırılması, filtreleme alanında bulmak üzere kullanılacak bir kod veya üye güncelleme ekranında görmek istediğiniz bir bilgi var ise üye kayıt aşamasında oluşturulur.

Durum: Kayıtlı üyelerin sistemdeki güncel olan Aktif ve Pasif olma durumlarına göre kayıt görüntüleyebilmenizi sağlar. Örneğin; mevcut durumda şirkette çalışan bir kişi sistemde aktif üye olarak görülecektir. Bu çalışanın işi bırakması halinde şirket ile olan ilişiği kesilecektir. Bu durumda çalışan artık sistemde pasif üye olarak görülecektir.

Listelenme Sayısı: olarak adlandırılmaktadır. Bu alana sonuç listeleme ekranında görmek istediğiniz maximum kayıt sayısını girmelisiniz. Minimum:1, maximum: 999 kayıt listelenebilmektedir. Harf, boşluk, 0, ve 999+ değerleri girdiğinizde "Kayıt Sayısı Hatalı" uyarısı ile karşılaşacaksınız.

Excel Getir: seçeneği seçilirse, filtrelemeler sonrası ara butonuna basıldığında listelenen döküm excel olarak indirilebilir.

İpucu
Üye kayıt aşamasında kaydedilen her üye sisteme aktif olarak düşecektir. Bağlı olduğu kategoriye göre Kurumsal Hesaplar, Bireysel Üye veya Çalışanlar sayfalarından ilgili üye detayına gidip "Aktif" checkboxından seçimi kaldırıp güncelleme işlemi yaptığınızda üye artık pasif duruma geçecektir.
Üyenin pasif duruma alınması, kaydının sistemden tamamen silineceği manasına gelmez. İhtiyaç halinde ilgili üyenin şirkette aktif olarak bulunduğu süreçteki bilgilere ulaşım sağlanabilmektedir.

2- Detaylı Filtreleme

Daha fazlası butonuna tıkladığınızda filtreleme alanında yer alan diğer kıstaslar ile karşılaşacaksınız. Butonun altında yer alan filtreler sayesinde daha detaylı arama yapabilir ve bu sayede bulmak istediğiniz aralıklarda ki kayıtlara kolayca ulaşabilirsiniz.

Ödenmemiş Talimatları Gösterme: Bu checkboxı seçtiğinizde; ödeme talimatı verilmiş olan ancak ödemesi henüz gerçekleşmemiş carileriniz varsa  kayıtlarını borç alacak dökümüne yansıtmaz.
Eğer banka talimatlarınıza cari işlem yaptırıyorsanız borç alacak dökümünde Ödenmemiş Talimatları Getirme checkboxını kullanabilirsiniz.

Ödenmemiş Çek/Senetleri Getirme: Bu checkboxı seçtiğinizde; carinin ödenmemiş çek ve senetleri varsa bunları borç alacak dökümünde ayrı bir sütun altında yansıtmak yerine çek/senet tutarını borç bakiyesi üzerine ekler. Örneğin; Carinin 15.000 TL borcu ve 5.000 TL ödenmemiş çek/senet'i varsa ve eğer bu checkbox seçilmiş ise; listelenen dökümde borç bakiyesi 15.000 TL görünür.

Manuel Belge Kapamaya Göre: Bu checkboxı seçtiğinizde; Manuel yapılmış ödeme kapama işlemleri arasında arama yapmanızı sağlar.
Belge kapama işlemleri ilişkili modüllerden otomatik olarak yapılabildiği gibi yetki dahilinde manuel olarak da gerçekleştirilebilmektedir.

Sıfır Bakiye Getirme: Bu checkboxı seçtiğinizde; Bakiye durumu sıfır olan cari hesaplar borç alacak dökümünde yer almaz.

Proje Bazında Grupla: Bu checkboxı seçtiğinizde; bir proje ile ilişkilendirilen cari hesaplarınızın borç alacak durumlarını proje bazında gruplayarak görüntüleyebilmenizi sağlar. Projeler sayfasından "+" ikonuna tıklayarak ulaşılan Proje - Yeni Kayıt ekranında Şirket-Yetkili alanına ilgili carinizi ekleyerek kaydetme işlemini tamamladığınızda, cariniz ilgili proje ile ilişkilendirilmiş olacaktır.

Bu seçenek İşlem dövizi seçeneği ile beraber seçildiğinde, carinin hangi projede, hangi para birimi ile borç alacağı var görüntülenebilmektedir.

Fiziki Varlık Bazında Grupla: Bu checkboxı seçtiğinizde; sonuçları fiziki varlıklara göre gruplanmış olarak görüntülemenizi sağlar.

Döviz Seçiniz: Tüm parasal işlemler Workcube'de aynı anda üç para birimiyle çalışır.

2. Döviz: İkinci para birimi seçtiğinizde sistem 2. dövizi cinsinden carilerin borç-alacak durumlarını gösterir. Şirketler bazen yabancı ortaklıkları nedeniyle bazen de dünyada yaygın kullanılan USD veya EURO gibi dövizlerle tüm işlemlerini kaydetmek ve raporlamak isterler.

İşlem Dövizi: Cari işlemin borç alacak durumunu, işlemin yapıldığı döviz türü cinsinden getirir. İşlem dövizi seçildiğinde filtreleme alanında "Para Birimi" parametresi belirir. Burada çoklu para birimi seçimi yapılabilmektedir.

Para Birimi: Seçilen para birimiyle işlem yapılmış carilerin borç alacak durumlarını getirir. Bu alanda bir kriter seçmediğinizde raporlar Sistem/Yerel para birimi bazında listelenecektir. Her şirket aynı zamanda vergi mükellefidir. Vergi mükellefi olunan ülkelerdeki para birimi Sistem/Yerel para birimidir. Muhasebe kayıtları ve beyannameleri mutlaka yerel para birimiyle hesaplanmalıdır.

Masraf/Gelir Merkezi: Cari işlem için harcama veya gelirin oluştuğu yeri filtreleyerek listeleme yapabilmenizi sağlar. Gelir ve masrafların oluştuğu işletme için özel bir anlam yüklenebilen mantıksal bir gruplama yaklaşımıdır. Şube, departman, iş birimi, takım gibi organizasyon birimleri birer gelir-masraf merkezi olabilir. Ürün ve hizmet kategorilerine göre gelir masrafları tasarlanabilir.

Bütçe Kalemi: Cari işlem için harcama veya gelirin oluştuğu bütçe kalemine göre listeleme yapabilirsiniz. Cari işlemin hangi bütçe kalemi altında oluşturulduğunu temsil eder. Gelir ve masrafları bütçe kategorileri altında ayrıştırmaya yarayan mantıksal gruplardır. Kırtasiye Giderleri, Yakıt Giderleri, İmalat Gelirleri gibi bütçe kalemleri oluşturulabilir.

Mikro Bölge Kodu: Seçilen mikro bölge kodu altında yer alan üyeler listelenir. Mikro bölge kodu seçebilmeniz için, önceden bu tanımlamanın yapılmış olması gerekir.
Yol: Kontrol Paneli > System > Parametreler > Mikro Bölge Kodu adımlarını takip ederek ulaştığınız ekranda mevcut Mikro Bölge Kodlarını görüntüleyebilir veya yeni bir kayıt oluşturabilirsiniz.

Hesap Tipi: Cari detayda işlemin şeklinde göre birden fazla muhasebe hesabı kaydedilir. Bu sayede aynı cari birden fazla hesap üzerinde takibi sağlanır. Hesap tipi filtresinden başlıca standart, satış, alış, konsinye, ihraç kaydına göre çoklu hesap tipi seçimleri yapılabilir.

Dikkat: Hesap tipi selectbox'ında seçimler yapıldığında sonuç üretmesi için "Carileştirme Tipine Göre Grupla" checkbox'ı işaretli olmalıdır. İşaretlendiği takdirde seçilen cari hesap tipleri ayrı ayrı satır olarak gelecektir. Checkbox işaretlenmez ise hesap tipi seçilse dahi cari tek satır olarak gelecektir.

Fiziki Varlık: Seçilen fiziki varlık ile ilişkili borç alacak dökümlerini görüntüleyebilmenizi sağlar. Kendisi için değerli olan veya sahibi için değer yaratan her şey fiziki varlık adı altında tanımlanabilir.
Yol: PAM > Varlıklar > Fiziki Varlıklar adımlarını takip ederek kayıtlı olan fiziki varlıkları görüntüleyebilir ve yeni fiziki varlıklar oluşturabilirsiniz.  Sınırsız sayıda Fiziki Varlık tanımlayabilir ve varlıkları kişiler ve departmanlar ile ilişkilendirebilirsiniz.

Şube: Sonuçları, seçilen şube bilgisine göre görüntülemenizi sağlar. Gerçekleşen cari işlemin, gerçekleştirildiği şubeyi temsil eder. Bu alanda seçim yapılabilmesi için Şube tanımlamalarının önceden yapılmış olması gerekmektedir.
Yol: HR > Planlama > Organizasyon Planlama > Şube adımlarını takip ederek ulaşacağınız ekrandan, şube tanımlayabilir veya var olan şube bilgilerini güncelleyebilirsiniz.

Şubeleri görüntüleyebilmeniz için ilgili şubelere yetkinizin olması gerekir. Bunun için; Yol: Kontrol Paneli > System > Güvenlik > Çalışan Yetki Tanımları adımlarını takip ederek ulaşacağınız ekranda, çalışan güncelleme ekranına gidip, "Şube Yetkileri" alanından ilgili şubeleri seçerek Kaydet butonuna tıklamalısınız.

Cari Hesap: Seçilen cari hesaba ait borç alacak durumunu getirir. W3'de bireysel müşteri ve tedarikçiler, kurumsal müşteri ve tedarikçiler, çalışanlar olmak üzere üç temel ilişki vardır. Bu ilişkilerin parasal kayıtları "Cari Hesap" adı altında toplanır. Bir çalışan veya tedarikçi birden fazla cari hesaba sahip olabilir.

Temsilci: Girilen temsilcinin adına ait borç alacak durumu kayıtlarını görüntüleyebilirsiniz. Cari hesabı temsil eden kişiyi ifade eder.

Proje: Seçilen projenin ilişkili olduğu cari hesaba ait borç alacak dökümleri listelenir. Proje detay sayfasından ulaşılan ekranda sağ üst köşede yer alan tab menülerden Proje Borç Alacak Durumu'na tıkladığınızda ilgili projenin borç alacak dökümüne ulaşırsınız.

Vade: Borcun ödenmesi gereken süreyi temsil eder.

Ortalama Vade: Borç/Alacak dökümlerinin, ortalama vadeye göre listelenmesini sağlar.
Ortalama vade filtre alanında xml'e bağlı olarak gelmektedir. Eğer filtreleme alanında Ortalama Vade alanı yok ise;
Yol: Kontrol Paneli > System > XML > adımlarını takip ederek ulaşacağınız ekrandan "Ortalama Vade Gösterilsin mi? -Evet-" olarak belirterek değişiklikleri kaydetmelisiniz.

Adat: Borç/Alacak dökümlerinin, adata göre listelenmesini sağlar. Borç/Alacak dökümlerinin adata göre faiz hesaplamasında esas alınacak olan vadeyi temsil eder.

Adat Nasıl Hesaplanır?

1. Hesap Ekstresindeki tüm işlemlerin (Borç ve Alacakların hepsi) Vade tarihinden işlem tarihi çıkartılarak aradaki fark bulunur.
2. Bulunan farklar satır bazında tutarlar ile çarpılır.(Borç ya da alacak tutarları)
3. Bu işlemlerin hepsi toplanır.
4. İkinci madde de bulunan tutar, üçüncü madde de bulunan tutara bölünerek adat bulunur.

Üye Kategorileri: Sonuçları seçtiğiniz üye kategorileri bazında gruplayarak görüntülemenizi sağlar. Bu alanda seçim yapabilmeniz için ilgili kategorilerin tanımlanmış olması gerekmektedir. Bunun için;
Yol: Kontrol Paneli > System > Parametreler > ERP adımlarını takip ederek ulaşacağınız ekranda yeni bir üye kategorisi ekleyebilir veya var olan bir kategoriyi güncelleyebilirsiniz. W3'de Bireysel Üyeler, Kurumsal Üyeler ve Çalışanlar olmak üzere üç ana üye kategorisi bulunmaktadır.

İcra Takibi: Yapılan/yapılmayan filtresini kullanarak, seçmiş olduğunuz icra takip durumuna ait carilerin borç/alacak durumunu takip edebilirsiniz. 
Yol: ERP > Finans Muhasebe > Risk ve Teminatlar > İcra İşlemleri adımlarını takip ederek ulaşacağınız sayfadan icra takipli üyelerinizi tanımlayabilir veya var olan üyelerinizi güncelleyebilirsiniz.

Sıralama: Sonuçları alfabetik, bakiyeye göre artan/azalan veya kategoriye göre sıralamanızı sağlar.

Ülke: Sonuçları girdiğiniz ülkede bulunan üyelere göre görüntülemenizi sağlar. Cari işlemin oluşturulduğu ülkeyi temsil eder.

Şehir: Sonuçları girdiğiniz şehirde bulunan üyelere göre görüntülemenizi sağlar. Cari işlemin oluşturulduğu şehri temsil eder.

Satış Bölgesi: Sonuçları belli bir satış bölgesinde bulunan üyelere göre görüntülemenizi sağlar. Cari işlemin hangi satış bölgesinde oluşturulduğunu temsil eder. (Marmara bölgesi, Akdeniz bölgesi vb.)

Tahsilat/Ödeme Tipi: Sonuçları cari işlemi gerçekleştirdiğiniz, Tahsilat/Ödeme Yöntemine göre görüntülemenizi sağlar.

İşlem Tarihi: Seçtiğiniz tarih aralıklarında işlem görmüş carileri görüntülemenizi sağlar.

Vade Tarihi: Seçtiğiniz tarih aralıklarındaki vadeye bağlı sonuçlarınızı görüntülemenizi sağlar.

İlişki Tipi: Sonuçları üyeler ile olan ilişki tipine göre görüntülemenizi sağlar.

Müşteri Değeri: Bu alan seçtiğiniz müşteri değerine göre arama yapmanızı sağlar. Satıcının müşterisi için kendince belirlemiş olduğu değeri temsil eder. Müşteri değeri şirketlerin yapısına göre değişkenlik gösterir.  Bu alanda seçim yapabilmeniz için Müşteri Değeri tanımlamalarının önceden yapılmış olmasu gerekmektedir. Bunun için;
Yol: Kontrol Paneli > System > Parametreler > Müşteri Değeri Ekle adımlarını takip ederek ulaşacağınız sayfadan tanımlayabilirsiniz.

Alıcı/Satıcı: Üyelerin kayıt aşamalarında belirtilen alıcı/satıcı olma durumuna göre sonuçları filtreler.

Borç/Alacak: Sonuçları borçlu üyeler/alacaklı üyeler olarak görüntülemenizi sağlar.

3- Liste 

Liste kolonlarında cari hesap kodu, Muhasebe Kodu, Cari Hesap, Borç, Alacak Bakiye bilgileri standart olarak gelir.
Page Designer ve XML yataları ile kolanları düzenleyebilirsiniz.

2.Seç: Çıktısını almak istediğiniz kayıtların yanında bulunan kutucukları seçtikten sonra, kutucukların en üstünde yer alan yazdır butonu ile seçtiğiniz kayıtların çıktısını alabilirsiniz.

3.Kaydı Yazdır: Borç/Alacak dökümü kayıtların herbirinin sağ tarafında bulunan yazdır ikonu ile, ilgili kaydın çıktısını alabilirsiniz.

Listeleme ekranında görüntülenen "TL Bakiye" alanında;

A: Cari hesabın "Alacaklı" olduğunu,

B: Cari hesabın "Borçlu"  durumda olduğunu temsil etmektedir.

4- Liste Export Özelliği

Liste üzerindeki butonlara tıklayarak liste sonucunu farklı formatlara dönüştürerek kaydedebilirsiniz.

Excel Olarak Kaydetme: Borç alacak dökümlerini excel formatında bilgisayarınıza kaydedebilirsiniz.
Word Olarak Kaydetme: Borç alacak dökümlerini Word şeklinde bilgisayarınıza kaydedebilirsiniz.
PDF Olarak Kaydetme: Borç alacak dökümlerini PDF şeklinde indirebilirsiniz.
Mail Gönderme: Borç alacak dökümünü mail olarak gönderebilirsiniz.
Yazdır: Borç Alacak Dökümü sayfasının tanımlanmış print şablonuna göre yazıcıdan çıktısını alabilirsiniz

5- Liste Toplamı ve Devreden Bakiye

Borç alacak dökümünde her bir sayfanın altında o sayfanın borç/alacak toplamları görüntülenir.
Bu butonlar ile listeleme ekranında sayfalar arası geçiş sağlayabilirsiniz.
İlgili kriterlerde var olan toplam kayıt sayısını ve şu an hangi kayıt sayfasında bulunduğunuzu ifade eder.

6- Liste Gezinti İşlemi

Liste altında sayfalar arasında ileri-geri butonlarını kullanarak gezinebilirsiniz.