e-Defter Nedir?


TTK ve VUK kapsamında tutulması zorunlu defterlerin elektronik ortamda; oluşturulması, kaydedilmesi, saklanması ve ibraz edilmesine e-Defter denir.


Maliye Bakanlığı Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) ile Gümrük ve Ticaret Bakanlığı İç Ticaret Genel Müdürlüğü tarafından ortak olarak yayımlanan 1 sıra No.lu Elektronik Defter Genel Tebliği ile elektronik defter (e-defter) yürürlüğe girmiş bulunmaktadır.

e-Defter, Vergi Usul Kanunu (VUK) ve Türk Ticaret Kanunu (TTK) hükümleri gereğince tutulması zorunlu olan defterlerin GİB tarafından duyurulan format ve standartlara uygun olarak elektronik dosya biçiminde hazırlanması, bastırılmaksızın kaydedilmesi, değişmezliğinin, bütünlüğünün ve kaynağının doğruluğunun garanti altına alınması ve ilgililer nezdinde ispat aracı olarak kullanılabilmesine imkan tanımayı hedefleyen hukuki ve teknik düzenlemeler bütünüdür. e-Defter kağıt defterler ile aynı hukuki geçerliliğe sahiptir.

Belirtilen standartlara uygun olarak hazırlanan elektronik defterlerin değişmezliğinin, kaynağının ve bütünlüğünün sağlanmasında gerçek kişiler için güvenli elektronik imza veya tüzel kişiler için mali mühür kullanılacaktır.
 

e-İmza, Mali Mühür, Zaman Damgası Nedir?


e-İmza: Elektronik imza kısaca elektronik veriye eklenen yada mantıksal bağlantısı bulunan, kimlik doğrulama amacıyla kullanılan elektronik bir veridir. Herhangi bir elektronik dokümana eklenen imzalama verisinin size ait olup olmadığını ispatlamaktadır. Elektronik imza, imzalayan kişinin kimliğinin doğruluğunu ispatlar; imzalanan verinin içeriğinin başka bir şahıs tarafından değiştirilip değiştirilmediğini(bütünlüğünün bozulup bozulmadığını) ortaya koyar.

Mali Mühür: VUK kapsamında yapılacak düzenlemeler çerçevesinde kullanılmak üzere, tüzel kişi ve diğer kurum, kuruluş ve işletmelere ait veri bütünlüğünün, kaynağın ve içeriğin garanti altına alınması ile gerekli durumlarda gizliliğin sağlanması fonksiyonlarının yerine getirilmesi amacı ile oluşturulan ve e-Defter Uygulaması bünyesinde yapılan işlemlerde kullanılması zorunlu olan Mali Mühür,  GİB  adına  TÜBİTAK-  BİLGEM  KAMU  SM  tarafından  hazırlanan  elektronik  sertifika  alt yapısını ifade etmektedir.

Zaman Damgası: Herhangi bir kesinti veya sistem arızası nedeni ile beratların GİB tarafından onaylanması işleminin gerçekleştirilememesi durumunda söz konusu beratlar, gerçek kişi mükellefler için nitelikli elektronik imza veya mali mühür, tüzel kişi, kamu kurum ve kuruluşları ile tüzel kişiliği olmayan ortaklıklar için mali mühür ile zaman damgalı olarak imzalanacak veya onaylanacaktır. Bir elektronik verinin, üretildiği, değiştirildiği, gönderildiği, alındığı ve/veya kaydedildiği zamanın tespit edilmesi amacıyla TÜBİTAK-BİLGEM Kamu Sertifikasyon Merkezi’nden temin edilecektir.

 

e-Deftere ait oluşturma süreçleri


e-Defterin Avantajları Nelerdir?

  • Yevmiye defteri ve büyük defter hazırlamak için harcanan zaman, e-Defter uygulaması ile minimum seviyeye iner. Bu da firmalar için zamandan ve personelden tasarruf anlamına gelir.
  • Her dönem defterlerin onayı ve basımı için ödenen tutarlar e-Defter uygulaması ile ortadan kalkar. Yevmiye defteri ve büyük defterin noter onayı ile kağıda basma maliyeti, e-Defter sayesinde oluşmaz.
  • Defterlerin baskısı, onayı, gönderimi, arşivlenmesi için harcanan tutarlar sıfırlanacağı için maliyetler azalır.
  • Firmaların, onaylı defterlerinin VUK’a göre 5 yıl, TTK’na göre 10 yıl süreyle saklaması gerekir. Kağıda basılı defterleri saklamak için de mekan ve zaman harcamak gerekir. e-Defterin avantajlarından biri de bu sorunu ortadan kaldırıp defterleri elektronik ortamda 10 yıllık yasal süre boyunca arşivlemesidir.
  • Kağıda basılı belgelerde bulunan hataları düzenlemek zahmetliyken e-Defterdeki hataları düzenlemek için ekstra çaba sarf etmek gerekmez.
  • e-Defterde belirlenen belge standartları uluslararası formatta olduğu için özellikle çok uluslu şirketlerin çalışma, düzen ve uyum prensiplerine uygundur.
  • Her dönem düzenlenen ve yüzlerce sayfadan oluşan defter için kesilen ağaçlar da e-Defter uygulaması ile korunmuş olunur.

Geri Bildirim

Bu içeriği faydalı buldunuz mu?
İlişkili İçerikler