İşlem Kategorileri Arka Plan İşlemleri

Finans, muhasebe, cari işlem, bütçe işlemi, maliyetlendirme ve stok hareketi içeren tüm iş objelerinde “İşlem Kategorileri” tanımları yapılır. Workcube'de işlem kategorileri tanımlanmadan hiçbir para ve stok içeren işlem yapılmaz. "İşlem Kategorisi" bir belgenin arka plan bağlantılarını düzenler. 

Yol: Kontrol Paneli > BPM > İşlem Kategorileri

İşlem Tipi bulunan ekranlarda kullanıcı tek bir kaydet veya güncelle butonuna tıklar. Bu tıklama işlem tipinde yer alan işaretlenmiş ya da işaretlenmemiş checkbox’lara  bağlı olarak arka planda çok sayıda aksiyona neden olur. Kayıt setleri oluşturarak veri tabanına kayıtlar atılır veya güncellemeler yapılır.

İşlem Kategorilerini eklemek, güncellemek ve listelemek için BPM altında çalışan işlem kategorileri ekranları kullanılır.  İşlem kategorilerinde seçilen işlem tipine bağlı olarak checkbox’lar gelir. 

Örneğin; İrsaliye işlem tipinde stok hareketleri ile ilgili checkbox’lar gelirken açılış fişinde bu alanlar gelmez.

• İşlem Kategorisi: Belgelerde gelmesi istenen işlem tipleri buradan ayarlanır. Pop-up tıklanır ve ilgili seçim yapılır. Seçilen işlem tipine göre modül ID, Process ID, sağ tarafta yer alan checkboxlar gelir. Ayrıca her işlem tipi arka tarafta modüller ve kullanılacak ekranlar ile ilişkilidir. Dolayısıyla pop-up'ta seçim yaptıktan sonra fuseactionlar otomatik olarak dolar.
• Modül ID: Yapılan her işlem bir modüle bağlı olarak çalışır. İşlem tipinin çalıştığı modülün ID numarasıdır. Standart olarak gelir ve değiştirilemez.
• Process ID: İşlem tipi ile yapılan her bir kayıt önce modül sonrasında da bir process’e bağlı olarak çalışır. Bu process id değerine göre arka plan işlemleri çalışır. Her bir işlem tipi için verilmiş olan ID numarasıdır. Standart olarak gelir ve değiştirilemez.
• Özel Kod: Özel geliştirimler için ayrılmış alandır. İhtiyaca bağlı olarak şekillendirilebilir.
• İrsaliye Tipi: İşlem kategorisinde fatura tiplerinden biri seçildiğinde bu alan açılır. İrsaliyeli fatura değil ise stok hareketleri için her fatura kaydında otomatik irsaliye oluşturması için ilgili işlem tipi seçilir. Fatura işlem tiplerinde zorunlu alandır. Eğer gelmiyor ise öncelikle irsaliye işlem tiplerinin açılması gerekir.
• e-İrsaliye Tipi: İşlem kategorisinde irsaliye tiplerinden biri seçildiğinde bu alan açılır. e-İrsaliye gönderimi yapabilmek için seçilmesi gerekir.
• Fatura Tipi: e-Fatura olarak gönderilecek tiplerde bu alan açılır. Satış faturası, gelir fişi, sabit kıymet satış faturası gibi. Faturanın satış ya da iade tipinde olduğu belirlenir.
• Senaryo: e-Fatura olarak gönderilecek tiplerde bu alan açılır. Satış faturası, gelir fişi, sabit kıymet satış faturası gibi. Faturanın senaryosu temel, ticari, ihracat vb. seçilir. Burada seçilen senaryoya bağlı olarak gönderilen e-fatura da senaryo alanı dolar ve arka tarafta kontroller çalışır.
  Örneğin; İhracat seçildi ise ihracat faturası gönderirken ihracat alanları ve istisna sebebini zorunlu tutar.
• Belge Tipi: e-Defter için gerekli bir alandır. Muhasebe hareketi yapan ve matbu evrağı olan işlemlerde belge tipi, kullanılacak belgenin ne olduğunu belirtir. Belge tipi alanında seçimler gelmiyor ise ERP > Finans Muhasebe > E-Devlet > Belge Tipleri alanında tanımlar yapılmalıdır.
  İpucu: Matbu evrağı olmayan (Banka talimatı, Alacak-Borç dekontları, Virman gibi) işlemlerde belge tipi seçilmez.
• Ödeme Şekli: e-Defter için gerekli bir alandır. Yapılan işlemin/hareketin ödemesinin nasıl olduğunu veya olacağını ifade eder. Eğer gelecek olan ödemenin şekli belli değil ise seçilmez.
• Carileştirme /Muhasebeleştirme Tercihi: Kurumsal veya Bireysel müşteri ve tedarikçilerin muhasebe hesap bağlantılarına göre işlemleri yapar. İki aşamalı olarak çalışır. Öncelikle cari detayında kullanılacak olan muhasebe hesabı tanımlanır. Sonrasında işlem tipinde bu hesap seçilir. Cari ve Muhasebe Tercihi seçilmemişse otomatik olarak tüm hareketler "Standart Hesap" üzerinden yapılır.
  İpucu: Birden fazla hesap tipi kullanılmak isteniyor ise işlem tipleri çoklanabilir.
• Fuseaction: İşlem tipi seçildiğinde kullanılacak sayfalar otomatik olarak tanımlı gelir. Özel sayfa tasarımlarında burada kullanılacak olan yeni sayfa yolları manuel olarak tanımlanır.
  İpucu: Kullanılacak olan sayfanın fuseaction tanımlaması yok ise yetki olmasına rağmen yetkiniz yok uyarısı gelecektir. Yetkiler ile birlikte fuseaction’larda kontrol edilmelidir.
  

Checkbox seçimleri ve işlevleri

• Cari İşlem: İşlem esnasında cari hesapları harekete geçirir ve cariye yapılan işlemin kaydını atar.
• Muhasebe İşlemi: Muhasebe kaydı oluşturur. Yapılan işleme göre muhasebede kayıt açar ve bilgisini tutar. Mahsup fişi, tediye fişi vb. kayıtları oluşturur.
  İpucu: Cari ve Muhasebe işlemi kayıtları cari hesap tipine bağlı olarak ilgili muhasebe hesaplarına kayıt atar.
• Bütçe İşlemi Yapılsın: Masraf merkezi ve bütçe kalemine göre bütçe kaydı yapar. Ürünlerde seçilmiş olan bütçe içerisindeki gelir ve gider kalemlerine ilişkin kayıt işlemlerini tutar.
• Maliyet İşlemi Yapılsın: Satırlardaki ürünler için kalem bazlı maliyet girdileri oluşturur. Giriş tarihi olarak stoğun irsaliyesindeki tarihi alır, fiyat bilgisini ise faturasından alır. Ürün Maliyet tablolarına bu bilgiler işlenir.
• Maliyet İşlemi Belgedeki Maliyet Tutarlarından Yapılsın: Maliyet bilgisini belge satırında maliyet kolonuna manuel olarak yazılan tutardan alır. Sistem otomatik hesaplamaz. "Maliyet İşlemi Yapılsın" seçili olduğunda çalışır.
• 0 Tutarlı Satırlar İçin Maliyet İşlemi Yapılsın: Tutar hanesi 0 olan kayıtlar için maliyet işlem kaydı gerçekleştirip/gerçekleştirilmeyeceğini belirler. İşaretlendiği takdirde "0" bedelle alınan mal ve hizmetleri maliyet hesabına katarak ortalama maliyeti düşürür.
• Satılan Malın Maliyeti Muhasebe Hareketi Yapılsın: Satılan malın maliyet bilgisi içinde muhasebe kaydı oluşturur. Ayrı bir satırda bu bilgiyi içeren muhasebe kaydını tutar.
• Stok Hareketi Yapılsın: Seçildiği takdirde stoklarda eksiltme ya da artırma işlemi yapar. Giriş veya çıkış işlemi olarak stoklarda hareket kaydı yapsın mı sorusuna cevap verir.
• Sıfır Stok Kontrolü Yapılsın: Satış ve sevk işlemlerinde stoktan fazla işlem yapılmasını engeller yani stokların eksi/negatife düşmesine izin vermez.
• Demirbaş Stok Fişi Kaydı Yapılsın: İşlem kategorisinde irsaliye tiplerinde seçim yapıldığında bu checkbox gelir. Abonelik bazlı sabit kıymet oluşması için kullanılır. İrsaliye kaydedildiğinde, demirbaş stok fişi kaydı yapılarak demirbaşın oluşması sağlar.
  İpucu: Detaylı bilgi için "Abonelik Bazlı Sabit Kıymet Yönetimi" dokümanını inceleyebilirsiniz.
• Lot No Kullanılsın: Stok işlemlerinde lot/parti numarası kaydı yapılır. Stokları lot/parti numarasına göre izlemek için kullanılır.
• Proje Bazlı Muhasebeleştirme Yapılsın: Proje bazlı muhasebe kayıtlarının tutulmasını sağlar. Muhasebe hareketi yapan işlemlerde muhasebe kodunu üründen değil projeden almasını sağlar. Proje ile cari arasında muhasebe bağlantısını kurarken ürünlerin muhasebe kodlarına göre işlem gerçekleştirmez. Bu checkbox işaretli ise ilgili belge de proje seçilmediği ya da seçilen projenin muhasebe kodları tanımlı olmadığı takdirde borç alacak eşitsizliği verir.
• Depo Bazlı Muhasebeleştirme Yapılsın: Depo bazlı muhasebe kayıtlarının tutulmasını sağlar. Muhasebe hareketi yapan işlemlerde muhasebe kodunu üründen değil depodan almasını sağlar. Bu checkbox işaretli ise ilgili belge de deponun muhasebe kodları tanımlı olmadığı takdirde borç alacak eşitsizliği verir.
• Çek ve Senet Bazında Muhasebe İşlemi Yapılsın: Çek ve senet kayıtlarının satır bazında muhasebeleşmesini sağlar. Çek veya Senet kaydında birden fazla satır var ve bu checkbox işaretlenmiş ise muhasebe işlemleri sayfasında tek fiş değil çek veya senet içerisindeki bordro sayısı kadar fiş oluşturur.              
• İade Faturalarında Tevkifat Tutarı Muhasebeleşmesin: 55 ve 62 Process ID'sinde bulunan alım iade ve satış iade faturaları işlem tipleri seçildiğinde bu alan açılır. İşaretlenir ise tevkifat tutar muhasebe kodunu tevkifat oranlarından almaz. İşleme bağlı olarak Ürün detayında yer alan Alış ya da Satış iade kodundan alır. Örneğin; Alım İade Faturasında Mal: 100 TL KDV: %18 Tevkifat: 5/10 Bu durumda KDV Oranlarındaki "Alış İade Muhasebe Kodu" hesabına 9 TL yazılır.
• Vade ve Döviz Bazında Cari İşlem Yapılsın: Ürünlerin farklı vade ve döviz birimlerine göre cari kayıtlarını gerçekleştirir. Vade ve döviz birimine göre bu kayıtları gruplayarak ayrı ayrı gösterir.
• Ödeme Yöntemi Bazında Cari İşlem Yapılsın: Belgede seçilen ödeme yöntemine göre cari kayıtlarını tutar.
• Satırdaki Proje Bazında Cari İşlem Yapılsın: İşlem satırlarında farklı projeler seçilmiş ise cari işlemi projeler kadar gruplayarak cari işlemi yapar.          
• Çek ve Senet Bazında Cari İşlem Yapılsın: Girilen çek ve senetler için toplu olarak kaydı tutmak yerine tek tek çek ve senet olarak detaylı muhasebe kayıtlarının tutulmasını sağlar.
• Muhasebe ve Bütçe İşlemlerinde İskontolar Alınmasın: İskonto yapılan herhangi bir işlem kaydında iskontolar "iskonto muhasebe hesabına" aktarılır. Bu checkbox seçili ise bu işlem gerçekleştirilmez. Örneğin; satış fiyatı 100TL iskonto oranı %10 olan bir kayıt için muhasebe kaydı olarak sadece 90 TL kayıt tutulur. Checkbox seçili olmadığında satış hesabı için 100TL, iskonto hesabı için 10TL, alacak hesabı için 90TL kayıt tutularak borç alacak dengesi sağlanır.
• Proje Bazlı Bütçe İşlemi Yapılsın: Proje bazlı bütçe kayıtlarının tutulmasını sağlar. Bütçe hareketi yapan işlemlerde üründen değil projeden alınarak işlemleri gerçekleştirir.
• Tahsilat Değeri Ekstreyi Günceller: Tahsilat yapıldığında tahsilat miktarı kadar mevcut ekstrenin güncellenmesini sağlar. İlgili hesaptan tahsilat miktarını düşer.
  Ayrıca çek giriş bordrosunda checkbox işaretli ise belgedeki çeklerden herhangi biri tahsil edildiği takdirde tarih ve kurlar kullanıcı tarafından görüntülenebilir fakat değiştirilemez. Sadece açıklamada değişiklik yapılabilir. Çek giriş bordrosunda değişiklik ve güncelleme işlemi yapılabilmesi için öncelikle tahsil edilmiş kayıtların silinmesi gerekir.
• Hizmet Kalemiyle Muhasebeleştir: Masraf ve Harcama fişlerinde borç/alacak kaydını cari, kasa, banka ve satırda seçilen muhasebe koduna göre atar. Eğer checkbox işaretlendi ve satırda ürün seçildi ise ürünün muhasebe kodunu satırdan değil ürün kartında yer alan muhasebe alış hesabından alır.
• KDV'yi giderleştir: Bazı faturalarda (Örneğin: Sigorta Şirketlerine kesilen faturalar, araç alımları gibi) KDV indirime konu yapılmaz. Bu durumda KDV tutar doğrudan gidere veya ürün maliyeti muhasebe hesaplarına atılarak doğrudan giderleştirilir. Çalışması için bu checkbox işaretlenir ve KDV Oranlarında Doğrudan Giderleştirme Hesabı seçilir. Maliyet İşlemi ve Bütçe İşlemi yapılsın checkboxları da işaretli ise maliyet ve bütçe kaydına KDV’li tutarı atar.
• ÖİV giderleştir: Bazı faturalarda (Örneğin: Telefon hizmetleri) ÖİV doğrudan giderleştirilir. Çalışması için bu checkbox ile birlikte Bütçe İşlemi Yapılsın checkbox’ıda işaretlenmelidir. İşaretlendiği takdirde bütçede tutar alanına Tutar+ÖİV toplanarak getirir. (107,50TL) İşaretlenmez ise tutar alanında ÖİV’yi hesaba katmaz. (100,00TL)
• ÖTV giderleştir: Sektöre yönelik bazı faturalarda ya da masraflarda doğrudan ÖTV bir gider değil devletin takip ettiği bir vergidir ve isteğe bağlı olarak giderleştirilebilir. Çalışması için bu checkbox ile birlikte Bütçe İşlemi Yapılsın checkbox’ıda işaretlenmelidir. İşaretlendiği takdirde bütçede tutar alanına Tutar+ÖTV toplanarak getirir. (120,00TL) İşaretlenmez ise tutar alanında ÖTV’yi hesaba katmaz. (100,00TL)
• BSMV'yi giderleştir: BSMV tutarı doğrudan tahsil edilemediği durumda direkt giderleştirilir. Bu durumda bu checkbox işaretlenir, BSMV Oranlarında Doğrudan Giderleştirme Hesabı ve Bütçe Gider Kalemi seçilir.
  Örneğin; 100TL ve %5 BSMV Oranında bir satışımız var. Borç: 120-Cari Hesap:100TL, 770-BSMV Giderleştirme Oranı:5TL Alacak: 600-Satış Hesabı:100TL, 360-BSMV Satış Hesabı:5TL Borç ayağında BSMSV Oranından alarak muhasebeleşir. 5TL tutarı da BSMV Oranında girilmiş olunan "Bütçe Gider Kalemine" atılır. Cari hareket kaydında ise 100TL olarak kayda alınır.         
• Gelecek Ay ve Yıllara Ait İşlemleri Tahakkuklaştır: Satış veya alış işlemi peşin yapıldığı halde verilen veya alınan hizmetler gelecek aylar ve yıllarda gerçekleşmesi durumunda tahakkuklu işlem kaydı yapılır. İşlem tutarı dağıtım anahtarına göre gün, ay ve yıl seçeneklerine göre dağıtılır. Bu checkbox ürün detayında ilgili muhasebe kodları girildiğinde çalışır.
• Tahakkuk İşlemine Göre Bütçe Planı Kaydı At: Yapılan tahakkuk işlemine göre bu seçenek ile birlikte arka tarafta planlama fişi oluşturulur. Örneğin; Vadeli Mevduat Getiri payı gelirlerinin Nakit akışında "Bütçelenmiş Gelirler" altında görülebilmesi için seçilmelidir. Bu seçenek ile birlikte arka tarafta planlama fişi oluşturulur, satırları da getiri periyot tarihine göre oluşur. Bunlarda nakit akışında ilgili tarihin satırlarında görüntülenir.
• Bütçe Rezerve İşlemi Yap: Fatura da bu checkbox işaretli ise, fatura satırlarında bütçe kalemleri girildi ise ve fatura bir sipariş ile ilişkili ise bütçe uygunluk kontrolünde kontrol edildiğinde fatura da girilen tutar kadar bütçeyi rezerve eder.
• Muhasebe, Bütçe, Maliyet işlemleri arkada çalışsın: Robotik Görevlerin eklenmesi ile birlikte çalışır. Faturalarda maliyet, muhasebe ve bütçe hareketlerinin belirlenen bir zaman ya da periyotta arka planda çalışmasını sağlar. Örneğin; bir fatura kaydında muhasebe hareketi yapılsın işaretli ise anlık mahsup fişi oluşur. Hem muhasebe işlemi yapsın hem de bu checkbox işaretli ise robotik görevlerde seçilen periyoda göre çalışır ve fiş oluşur.
• Standart Seçenek Olarak Gelsin (Default): İlgili ekran / belge açıldığında işlem tipi alanında otomatik olarak şeçili gelmesini sağlar. Açılış ve Kapanış fişi tanımlamaları için Mahsup fişi işlem tipinde bu checkbox seçimi zorunludur.
• Hesap Bazında Grupla: Aynı hesap kayıtlarına sahip farklı ürünler ve hizmet kalemleri için muhasebe hareketlerini birleştirerek toplamlı olarak tek kayıt olarak atar. Örneğin; belgede 5 farklı ürün var fakat muhasebe hesapları (600.100.006) aynı işaretli ise toplamı 600.100.006 hesabına atarak muhasebe fişinde tek satır da getirir. İşaretlenmediği takdirde mahsup fişinde her ürün için muhasebe hesabı aynı olmasına rağmen 5 satır atacaktır.
• Partner da Kullanılsın: İş ortakları ve kurumsal müşterilerin yaptığı self-servis işlemlerde kullanılabilmesini sağlar.
• Public de Kullanılsın: Bireysel müşterilerin yaptığı self-servis işlemlerde kullanılabilmesini sağlar.
  İpucu: e-Arşiv-İnternet faturalarında public/partner seçenekleri kullanılır.