Bordrolama


Bordrolama, işverenlerin yaptıkları iş için emek karşılığında somut veya soyut bir eylem için çalışana ödeme yapılması sürecidir.

Bordrolama işleminin başlatılması için Bordro Kurallarının tanımlanmış, çalışanlarınızın ücret kartlarının açılmış ve gerekli tanımlamalarının yapılmış olması gerekmektedir. Detaylı bilgi için "Bordro Kuralları" ve "İnsan Kaynakları İşe Başlatma" dökümanını inceleyebilirsiniz.

W3 HR modülü ile tüm İnsan Kaynakları süreçlerinizi yönetebileceğiniz için aslında bordrolama ay içerisinde yaptığınız tüm işlemlerin bir çıktısı niteliğindedir. Bordroya konu olacak tüm veriler İnsan Kaynakları birimi tarafından ay boyunca sisteme işlenmekte ve ay sonunda bordrolama işlemi için çok fazla işleme gerek kalmamaktadır.

Örneğin; Puantajın oluşturulması için en önemli veri olan gün bilgisi tüm ay boyunca çalışanların Self-Servis işlemleri üzerinden girdikleri izin talepleri ile başlayan ve İK onayı ile sonlanan bir süreçten geçmekte aynı zamanda da puantajın verisi oluşmaktadır. 

İlgili ay için tüm puantaj verilerinin girilme işlemi sonlanmış ise bordrolama işlemine geçmek için öncelikle puantaj ekranı üzerinden şubelerinizin puantajlarını çalıştırmanız gerekmektedir.

Yol: HR > Özlük-Bordro > Bordro ve Puantaj > Puantaj

 

Bu ekrandan sırasıyla ilgili ay için şubelerinizin puantajları çalıştırılır. Ekranın kullanımı ile ilgili detaylı bilgi için Punataj Sıralı İşlemler dökümanını inceleyebilirsiniz.

Not: Puantaj oluşturulurken çalışanlarınızın herhangi birinde bir tanımlama (maaş, çalışan grubu, parametre seçimi vb.) eksiği mevcut ise puantaj işlemi o çalışanda durur ve bu çalışandan sonra gelecek çalışanların puantajları oluşturulmaz. İlgili eksiği tamamlayarak tekrar şube puantajını çalıştırmanız gerekmektedir.

Not: Puantajları şube üzerinden oluşturabileceğiniz gibi kişi puantajı da oluşturabilirsiniz. Bunun için aşağıdaki ekran görüntüsünde görüldüğü gibi “Şube” bulunan alanda “Kişi” seçmeniz ve yan alanından da puantajını oluşturmak istediğiniz kişiyi seçmelisiniz. 

Puantaj Aktar” butonu ile kişi puantajını tekrar oluşturabilirsiniz.

 

Not: Şube puantajı oluşturmak istediğinizde “İlgili Şubenin İleri Tarihli Puantaj Kaydı Vardır” uyarısı ile karşılaşıyorsanız, bu şubenin ileri tarihli puantajlarını listelemeniz ve bu puantajları silmeniz gerekmektedir. Bordro kümülatif rakamlar ile ilerlediği için ileriye dönük veriler silinmeden puantaj oluşturulamamaktadır. İleriye dönük kayıt silindikten sonra verilerde (silinen ay) bir güncelleme yapılmamış ise tekrar puantajı çalıştırdığınızda aynı verilerle işlem yapılacaktır. 

Tip: Şube puantajını çalıştırdıktan sonra eğer tek bir çalışanınızın verilerinde değişiklik yaptıysanız ve şube puantajını tekrar çalıştırmak istemiyorsanız ilgili kişinin bulunduğu satırın sonunda bulunan “Yeniden Hesapla” ikonu ile sadece bu kişinin puantajının tekrar oluşturulmasını sağlayabilirsiniz.

Not: Değişiklik yaptığınız veriler içerisinde ek ödenek, kesinti gibi kalemler var ise ve bunların bordro kuralları altındaki tanımlamalarında da güncelleme yapıldıysa bu ek ödenek/kesintinin çalışanın ücret kartına yeniden eklenmesi eski tanımın kaldırılması gerekmektedir.  Çalışana daha önce tanımlanmış olan ek ödenek/kesinti sonradan yapılan güncellemeleri almayacaktır.

Tip: Kişi bazında yapılan hesaplamanın detayına erişmek için çalışanın bulunduğu satır sonunda yer alan “Yazdır” ikonuna tıklamanız yeterli olacaktır. Bu ikon üzerinden sistemin standart şablonları arasında yer alan puantaj şablonunu ve hesaplama detaylarını görebilirsiniz.

İstenmesi durumunda puantaj şablonları müşterilere özel olarak geliştirilebilmekte sadece istenilen satırların gelmesi sağlanabilmektedir. 


Puantaj Kitleme

Tüm şubelerin puantajları eksiksiz şekilde oluşturulduktan sonra ilgili ayın işlemlerini tamamlamak için öncelikle puantaj kilitlenmelidir. Puantajı kilitlemek için “Puantajı Kilitle” ikonuna tıklamanız yeterlidir. Ardından bu ikon açık kilit şeklinden kapalı kilit şekline dönüşecektir. İkona tekrar tıkladığınız takdirde Puantaj kilidini kaldırabilirsiniz.

Puantajın kitlenmesi ile birlikte silme ikonu da kalkacaktır. Puantaj kilidi açılmadan silme işlemi yapılamaz.

Çalışanlar Self- Servis işlemleri > İK İşlemleri > Bordrom üzerinden bordrolarını görebilmektedirler. Ancak çalışanın bordroyu görebilmesi için ilgili ayın puantajının kilitli durumda olması gerekmektedir.  

Kilitleme işlemi sonrasında yine puantaj sayfası üzerinden yapılabilecek işlemler;  

Ücret Dekontu Ekleme: “Ücret Dekontu Ekle” ikonuna tıkladığınızda tüm şubede yer alan personellerin hak edişlerine dair ücret dekontlarını eklemeniz için bir sayfa açılacaktır.  

Bu alanda işlem yapabilmeniz için ilgili işlem tipine mutlaka yetkiniz olmalıdır.  

Ayrıca her çalışan için Masraf Merkezi ve Gider Kalemleri seçilmiş olmalıdır.  

Bu alanlar çalışanların ücret kartlarında bulunan Muhasebe Kodu alanından tanımlanmaktadır.  

Puantaj Toplam Tutarı ve Dekont Toplam Tutarları kontrol edildikten sonra kaydetme işlemi yapıldığı zaman çalışanların carilerine ilgili aya ilişkin ücret dekontları kaydedilmiş olur. Çalışanlar Self-Servis İşlemleri > İK İşlemleri > Hesap Ekstrem alanından kendi carilerini kontrol edebilirler.

Geri Bildirim

Bu içeriği faydalı buldunuz mu?
İlişkili İçerikler