Workcube'de Stok Yönetiminin Temelleri

Stok Yönetimi modülü satışı ve satın alması gerçekleştirilen fiziki malların stokları ile ilgili tüm işlemlerin yürütüldüğü ve yönetildiği modüldür. Modül Satış, satınalma, üretim, ürün, fatura v.b. diğer Workcube modülleri ile birebir entegre çalışır. 

Workcube’de ürün yönetimi mantığı şu şekilde işler. Bir temel ürün sisteme ürün yönetimi modülünden bir kez eklenir ve o ürünün fiyata etki etmeyen farklı varyasyonları için ek ürün kaydetmek yerine sadece stok kodları tanımlanır. 

Örneğin; Ace Çamaşır Suyu 2 lt tek bir üründür. Bu ürünün Bahar / Çam / Lavanta kokulu olanları ürünün varyasyonları olarak ayrı stok kodları ile sistemde tanımlanır ve yönetilir. Bu sayede binlerce SKU (Stock Keeping Unit) yöneten bir firmada ürün sayısı SKU sayısından çok daha az olabilir. 

Workcube Ürün - Stok Yönetimindeki bu kurgu, ürünlerimizi en alt kırılımda stok bazında takip ederken, fiyat değişiminden tedarikçi yönetimine ürün yönetimindeki pek çok aktiviteyi çok daha hızlı ve etkin hale getirir.

Stok Yönetimi modülü satışı ve satın alması gerçekleştirilen fiziki malların stokları ile ilgili tüm işlemlerin yürütüldüğü ve yönetildiği modüldür. Modül Satış, satınalma, üretim, ürün, fatura vb. diğer Workcube modülleri ile birebir entegre çalışır. ERP > Satış - Dağıtım > Ürün ve Stoklar > Stoklar  sayfasında bulunur.

Not: Stok yönetimi modülü mal hareketine etki eden tüm fonksiyonlarla ilişkili bir modüldür. Bu yüzden stok modülündeki kayıtların büyük bir dikkatle yapılması gerektiği ve yapılacak değişikliklerin tüm diğer modüllerde de değişikliklere yol açabileceği unutulmamalıdır.

Stok yönetimini etkin bir şekilde gerçekleştirebilmek için bazı ayarlar yapılmalıdır;

• Stok yönetiminde ve mal giriş çıkışlarında kullanılacak depolar ERP > Satış - Dağıtım > Depo ve Alan Planlama > Depolama Alanları sayfası üzerinden sisteme tanımlanmalıdır.
• Stok hareketi sağlayan tüm girdi ve çıktı ürünleri ürün yönetiminde tanımlanmalıdır. Tanımlanan ürün detayında “Envantere Dahil” checkbox’ı işaretlendiği zaman ürün, stok işlemlerinde görüntülenir. Stok takibini yapmak istemediğiniz ürünlerin “Envantere Dahil” checkbox’ını kaldırabilirsiniz.
• “Sıfır Stok İle Çalış” checkbox’ını işaretlerseniz stok miktarı sıfır ya da eksi bakiyede bile olsa satış siparişi alabilirsiniz.
• Kategori bilgisi, ürün kodu, üretici kodu gibi diğer bilgilerin de düzgün girilmesi stok işlemlerinde size avantaj sağlayacaktır.

Ürün Stok Kodu Tanımlama

Stok Kodu;

Stok kodu tanımlanan ürün varyasyonları, satış ve satınalma siparişlerine yeni ürün eklerken listede ayrı ayrı başlıklar halinde görüntülenir ve ayrı ayrı seçilip sipariş edilebilir duruma gelir.

Yeni “Stok Kodu” tanımlamak için ürün kartındaki stok alanından “+”ya tıkladığınızda karşınıza stok Kodu ekranı gelecektir.

• Stok kodu: Stok Kodu, ürün kaydı yapıldığında otomatik olarak oluşturulacaktır
• Özel Kod: Ürün ile ilgili, özel kod takibi yapılıyor ise bunun sistem tarafından otomatik atanması sağlanabilir veya manuel yazılabilir. 
• Barkod: Bu alana ürün kayıt ekranında kaydedilen barkod bilgisi gelir. Bu stok kodundan farklı bir stok kodu eklediğinizde bu alan boş gelir. Barkod alanına yeni stok koduna ait barkod bilgisini yazınız. 
• Üretici Kodu: Bu alana ürün tedarik ürün ise temin ettiğiniz üreticinin ürün kodunu yazınız.
• Açıklama: Ürün ile ilgili açıklama ekleyebilirsiniz. Açıklama alanına mutlaka ürünü anlatan bir isim yazılmalıdır. Aksi takdirde ürün adı ana ürün ile aynı olur ve listede karışıklığa yol açar. 
• Birim: Ürünün işlem göreceği birimi seçiniz.
• Ürüne ait farklı varyasyonlar var ise, bu varyasyonu seçerek, varyasyon ile ilgili açıklama ve varyasyon ile ilgili değerleri yazabilirsiniz. 

Ürün özelliği tanımlamak için ERP > Satış - Dağıtım > Ürün ve Stoklar > Ürün Özellikleri alanından “+” tuşuna tıklayın. Karşınıza özellikler ekranı gelecektir. Özellik ekleme sayfasında ilgili tanımlamalar yapıldıktan sonra Kaydet butonuna basın. Bu sayede tanımlanan özelliğe varyasyonlar eklenebilir. Bir özelliğe varyasyon eklemek için Ürün Özellikleri liste sayfasına gidin ve düzenle ikonuna tıklayın.

• Stok kodu tanımlanan ürün varyasyonları, satış ve satınalma siparişlerine yeni ürün eklerken listede ayrı ayrı başlıklar halinde görüntülenir ve ayrı ayrı seçilip sipariş edilebilir duruma gelir.

Dikkat: Aynı anda hem birim hem de özellik tanımları yapılmış ürünlerin farklı ambalajlarının farklı özellik kombinasyonlarını oluşturmak gerekir. Örneğin; 4 farklı kokusu olan ve aynı zamanda adet ve koli ile satılan bir ürün için Hem her bir adetin 4 farklı kokusu için ek stok kodu tanımlanır, hem de kolinin 4 farklı koku kombinasyonu için stok kodları ayrı ayrı tanımlanmalıdır. Bu hangi özellikteki hangi üründen kaç adet elimizde olduğunun doğru takip edilebilmesi için gereklidir. 

Not: Stok kodu ekranında tanımlanan her bir özellik ve ek birim için bir alan bulunur. Eklemek için ürün güncelleme ekranının alt bölümünde bulunan “Stoklar” alanını kullanabilirsiniz.

 Varyasyona Özel Stok Kodu Tanımlama Ekranı;

Stok Bilgisi Güncelleme; 

Ürün güncelleme ekranının alt tarafında bulunan stok alanından stoklarla ilgili linklere tıklayarak stok bilgilerine ulaşabilir, güncelleyebilirsiniz. 

Stok Açıklamasını / İsmini Farklı Dillerde de Yazabilirsiniz;

Stok kodu güncelleme ekranında stoklar için farklı dillerde açıklama ekleyebilirsiniz. Bunun için açıklama alanının yanındaki ikona tıklayınız. Karşınıza sözlük ekranı gelecektir. Bu ekranda stok bilgisine ait açıklamanın farklı dillerdeki karşılığını yazabilirsiniz.

Toplu Stok Bilgisi Ekleme;

Stok alanından toplu stok bilgisi ekleyebilirsiniz. Bunun için stok bilgi bölümünün üst kısmında yer alan "Toplu Stok Ekle" ikonuna tıklayın. 

Karşınıza toplu stok bilgisi ekleyeceğiniz ürün ekranı gelecektir.

Bu ekranda stok bilgisi eklemek istediğiniz özellikleri (renk, beden vd. ) seçiniz. Ürün kartelanızda var olan ürünleri seçerek “Kaydet” butonuna basınız. Sisteminizde tanımlı olacak ürün çeşitleri kaydedilmiş olacaktır.

Burada dikkat edilmesi gereken husus, kayıttan sonra seçili olan ürüne ait özellikler pasif duruma geçer, bu özelliğe ait kutucuktaki işaret kaldırılamaz.

Ürün Stok Barkodları Tanımlama

Ürünlerle ilgili barkod değişimlerini, aynı ürünün farklı barkodlardaki stoklarını takip edebilmek için farklı ürün stok barkodları tanımlanabilir.

Stok barkodu tanımlamak için ürün kartındaki stoklar bölümünde ilgili stok kodunun hizasındaki barkod ikonuna tıklayın.

Açılan ekranda “Barkod” alanına kaydedeceğiniz barkod numarasını girin ve kaydedin. 

Her eklediğiniz barkod numarası ekranın alt tarafında görüntülenecektir.

Ürün Stok Detaylarına Erişim

Sisteme yeni bir ürün kaydedildiği anda o ürüne ait stok detay sayfası sistem tarafından otomatik oluşturulur. 

Ürün sayfasında sağ üstte bulunan “Stok Detay” linkine tıklayarak o ürüne ait stok yönetimi sayfasına erişilebilir.

• Uyarılar: Bu alandan ürün ile ilgili sistem üzerinden eklenmis onay ve uyarıları görüntüleyebilirsiniz.
• Spec Durumları: Bu bölümden spec bazında stok takibi yapılır. 
• Hareketler: Hareketler kısmında o stoğun bütün hareketleri görüntülenebilir.
• Lokasyonlar: Depolarda, depolama alanları içerisindeki lokasyonlardaki stok miktarlarını ayrı ayrı bir liste halinde bu ekranda görüntüleyebilirsiniz.
• Maliyet bölümünden ürün maliyet ve maliyet tarihçesi görüntülenir. 
• Fiyatlar bölümünden standart alış ve satış fiyatlarını, son alış ve satış fiyatları vb. görüntülenir. 
• Ürün Detayları bölümünden ise ürün kartına giriş sağlanır. 

Stok detay sayfasının sol üst kısmında o ürün ile ilgili özet bilgiler sistem tarafından otomatik olarak görüntülenir. Sağ tarafta ise ürününüzün stok bilgilerini, sipariş bilgilerini, üretim bilgilerini, depolar arası sevk, satış yapılamayan lokasyonlar gibi bilgileri görüntüleyebilirsiniz. 

Not: En üstte yer alan Birim: Adet ve Depo alanında yapılan seçimlere göre stok miktarları listelenir. Eğer depo seçilmezse bütün depolarda yer alan toplam stok miktarı görüntülenir. 

1. Gerçek Stok: Şu an fiziki olarak depolarda bulunan stok miktarını görüntüler.
2. Satılabilir Stok: Şu an satışı yapılabilecek stok miktarını görüntüler. (Rezerveli stoklar gerçek stoklardan düşülerek satılabilir stok miktarı bulunur.)
3. Hurda Depo: Hurda olarak görülen ürünler hurda depolara aktarılarak satılabilir stoğun içine dahil edilmesi engellenir. Ayrıca bu tip lokasyonlardaki ürünlerin üretim planı yapılırken satılabilir ve gerçek stoğa dahil edilmesi engellenir. Böylece hurda ürünler sağlam ve kullanılabilir ürünlerden ayrı olarak tutulur.
4. Alınan Sipariş / Rezerve & Verilen Sipariş / Bekleyen: Bu alanlardaki bilgiler satış ve satınalma modüllerinden stok detayına aktarılır. 
5. Üretim Emirleri / Reserve & Üretim Emirleri / Beklenen: Üretim emirlerinin durumunu gösterir.
6. Depolararası Sevk - İthal Mal Girişi: İthal ürünlerin depolara sevki ile ilgili bilgileri gösterir
7. Satış Yapılamaz Lokasyonlar & Satış Yapılamaz Lokasyonlar (Verilen Sipariş Bekleyen): Bazı Lokasyonlarda “Satış Yapılamaz” seçeneği işaretlenebilir. Bu seçenek işaretlendiği zaman o lokasyonlarda bulunan stok miktarları buradan görüntülenir. 

Sayfanın Üst tarafında bulunan "Toplam Stoklar" butonu ile varyasyonları ile birlikte o ürünün stok dağılım grafiği görüntülenir.

Stok Stratejileri

Ürün kartında tanımlanan her stok kodu satırı Stok Detay ekranındaki Stok Stratejileri bölümüne otomatik eklenir. Her bir ayrı stok kalemi için stok stratejilerinin de ayrı ayrı tanımlanması gerekir. "Stok Stratejileri" başlıklı yazıdan daha fazla bilgi öğrenilebilir.

Dikkat: Alanlarda yaptığınız her değişiklikten sonra “Kaydet” butonuna tıklamayı unutmayın.