Masraf ve Gelir İşlemleri


Günümüzün yoğun rekabet ortamında maliyetleri kontrol altında tutmak işletmeler için hayati önem taşıyor. Harcamalar nerede, ne için, kim tarafından yapılıyor? Planlanmamış harcamalar, bütçeyi aşan harcamalar hangileri?  W3’de masraf ve gelir kayıtları Masraf ve Gelir Fişleri kullanılarak kaydedilir. Son derece basit kullanım özelliğine sahip olan bu fişler ile masraf ve gelirleri boyutlandırılır. Böylelikle harcama ve gelirlere her açıdan bakış yapmak hedeflenmiştir.  



Masraf ve gelir işlemleri bütçe sistemi ile doğrudan çalışır. Bir başka ifade ile bir masraf ve gelir fişi kaydetmek için mutlaka bir bütçe kalemi seçilmesi zorunludur. Örneğin bir fatura kaydedildiğinde kaydeden kişi satılan veya alınan ürün ve hizmet için doğrudan bütçe kalemi seçmez. Bu işlemler arka plandaki tanımlarla yapılır. Ya da banka masrafları banka işlemleri kaydedilirken oluşur. Ama Masraf ve Gelir fişi kaydetmek doğrudan bütçeye bir sonuç kaydı girmektir.


Masraf ve Gelir Boyutları

Masraf Gelir Merkezi: Harcama veya gelirin oluştuğu yeri belirler.
Bütçe Kalem: Harcama veya gelirin ana gruplamasını yapar.
Aktivite Tipi: Hangi aktivite sonucu gerçekleştiğini tutar.
İş Grubu: İşletmedeki hangi iş grubunda yapıldığını kaydeder.
Proje: İşlem bir projeye bağlı ise proje seçilir.
İş: Masraf veya gelir bir işle ilgili ise iş boyutu eklenir
Fırsat: Fırsatları yönetirken oluşan harcamalar takip edilir.
Fiziki Varlık: Tamir bakım harcamaları fiziki varlıklarla ilişkilendirilir.
Abone: Aboneler için yapılan harcamalar kaydedilir.
Harcama Yapan: Harcamayı yapan kişi seçilir.


Örnek Uygulama
Dondurma üreten şirket New York’ta yeni bir mağaza açmaktadır. Bu mağazada tasarım grubunda çalışan grafiker, mağazanın iç mimari projesi kapsamında dondurma tezgahına kırtasiyeciden 50 dolara aldığı kendinden yapışkanlı harfleri yapıştırmıştır.

Bu örnekteki masrafın boyutları aşağıdaki gibi kaydedilebilir.

  • Masraf Gelir Merkezi: New York Mağaza
  • Bütçe Kalem: Dekor Giderleri
  • Aktivite Tipi: Grafik
  • İş Grubu: Tasarım Grubu
  • Proje: New York Mağaza Açılışı
  • İş: Dolap Yazısı
  • Fiziki Varlık: New York 2 No’lu Uzun Dolap.
  • Harcama Yapan: Grafiker Ali

Masraf ve Gelir Dağıtım Şablonu Nedir?
Fişlerde yer alan kolonlara/boyutlara masrafı veya geliri önceden belirlenmiş % oranlara göre dağıtarak otomatik fiş satırı oluşturur. Satırların toplamı masrafın %100’ü kadardır. Fişin başlık satırındaki dağıtım butonuna tıklandığında çıkan pencere ile şablon seçilir ve harcama/gelir tutarı yazılarak dağıtım yapılır. Şablonlar masraf ve gelir fişlerinde doğrudan kullanılırken faturada arka planda önceden belirlenmiş şablonlara göre arka planda dağıtılır. Özellikle kira, elektrik, mutfak harcaması gibi masrafları departmanlara göre dağıtmak için kolaylaştırıcıdır.


Örnek Uygulama
Bir yazlım şirketinde satılan yazılım lisansının %50’si yazılım geliştirim grubuna, %25’i Satış Grubuna, %15’i Pazarlama Grubuna, % 10’u Finans ve İdari İşler Grubuna Yazılım Gelirleri bütçe kalemi olarak dağıtılmaktadır.


İpucu
Bütçe kaleminde tanımlanmış olan muhasebe hesap kodu masraf ve gelir fişi satırına otomatik düşer. İstendiğinde farklı bir muhasebe kodu seçilerek değiştirilebilir.


Tavsiye
Masraf ve Gelir şablonları değişen koşullara göre sık sık güncellenir. Her yıl gözden geçirilmesi tavsiye edilir.


Dikkat
Masraf ve gelir fişlerinde kasa veya banka hesabı seçilirse işlem eş zamanlı kasa ve banka işlemi gerçekleştirir. Cari hesap seçilerek yapılırsa ilgili cari hesaba borç veya alacak kaydeder.


Kullanıma Geçmeden Önce

Workcube'de masraf ve gelir işlemleri yapmaya başlamadan önce aşağıdaki tanımların doğru yapılmış olması gerekir.

  • İşlem Tipleri ve Yetkileri
  • Bütçe Tanımları ( Masraf Gelir Merkezi be Bütçe Kalemleri )
  • Masraf ve Gelir Şablonları
  • Aktivite Tipi (Zorunlu Değildir)
  • İş Grupları (Zorunlu Değildir)
  • Diğer Modül Bağlantıları
    • Kasa Hesapları
    • Banka Hesapları
    • Cari Hesaplar

Modül Fonksiyonları
  • Masraf ve Gelir İşlemleri Listesi
  • Masraf Fişi
  • Gelir Fişi
  • Harcama Talepleri

Diğer Modüllerdeki İlişkili Fonksiyonlar

Masraf ve gelir kayıtları bütçe modülündeki araçlar ile bütünleşik çalışır. Bütçe modülünde karşılaştırmalı raporları inceleyebilirsiniz. Ayrıca BI çözümü içinde standart harcama ve gelirleri analiz edeceğiniz raporlar mevcuttur.

  • Bütçe / Bütçe Yönetim ve Karşılaştırma Tablosu
  • Bütçe / Gelir Analizi
  • Bütçe / Masraf Analizi
  • Cari / Cari İşlemler Listesi (Cari işlem yapan masraf ve gelir fişleri)
  • Banka / Banka İşlemler Listesi (Banka ile işlem yapan masraf ve gelir fişleri)
  • Kasa / Kasa İşlemler Listesi (Kasa ile işlem yapan masraf ve gelir fişleri)
  • Muhasebe / Muhasebe İşlemleri (Muhasebe işlemi yapan masraf ve gelir fişleri)
  • BI / Standart Raporlar / Harcama Raporu
  • BI / Bütçe Raporu
  • Proje, İş, Fiziki Varlık belirtilmiş masraf ve gelir fişlerindeki kayıtlar ilgili ekranlarda takip edilebilir.

Geri Bildirim

Bu içeriği faydalı buldunuz mu?
İlişkili İçerikler