İşler

İşler Workcube üzerinde belirlenen süre içinde ya da hedefe yönelik çalışmaların verilen termine kadar tamamlanması gereken faaliyetlerdir. İş atama ve iş takibi, görevlere yorum yapma, doküman ekleme, dosya paylaşma, zamanı takip etme İşler üzerinden yapılabilir.

Yol: PMS > Proje Yönetimi > İşler

Dikkat: İşleri tanımlayabilmek için öncelikle parametrik tanımlamaların yapılması gerekmektedir; "Proje Yönetimi Parametrik Tanımlar" başlıklı yazı okunarak bu tanımlamalar sırasıyla yapılabilir.

Dikkat 2: Süreçlerin, yetkilerin ve işlem kategorilerinin tanımlanması İşler fonksiyonunun kullanılmasının yolunu açar. "Proje Yönetimi Süreçler" başlıklı yazı okunabilir.

Dikkat 3: Sayfaların çalışma dinamikleri istenildiği gibi ilgili sayfadayken page settings üzerinden değiştirilebilir. Bilgi için "Projeler XML Ayarları" başlıklı yazı okunabilir.

Bir projenin çeşitli bileşenlerini ayırt etmek için bir araç olarak kullanılan görevler proje planlamanın en önemli adımlarından birisidir.

İşler Listeleme Sayfası

İşler listeleme sayfasını üç bölüme ayırarak inceleyelim. 

İlk olarak işleri aramak için çeşitli filtreleme seçenekleri vardır. Bunları sırasıyla aşağıdaki görsel üzerinden inceleyelim.

1. Kategori: İş Kategorilerine göre listeleme buradan seçilerek yapılabilir. Tip: İş kategorileri parametreler sayfasından tanımlanabilir.
2. Aşama: İşler süreç aşamalarına göre buradan seçilerek listelenebilir. Örnek; Bir proje yönetici süreç aşaması "Plan" olan işleri görüntülemek isteyebilir. Böylece hangi işlere daha başlanmadığının tespitini yapar.
3. Aktif: Devam etmekte olan işler için "Aktif" seçeneği, iş kaydı kapatılan işler için "Pasif", bütün iş kayıtlarını görmek için "Tümü" seçeneği seçilerek listeleme yapılabilir.
4. Şube: Sadece bir şubeyle ilişkili işleri görüntülemek için buradan seçim yapılır.
5. Departman: Departman bazlı işler listelenebilir.
6. Aktivite Tipi: İşleri aktivite tipine göre filtrelemek mümkündür. Aktivite tipleri parametreler sayfasından tanımlanır. Örnek: Ar-Ge, Danışmanlık, Destek gibi.
7. Sözleşme: Sözleşme bazlı olarak listeleme yapılabilir.
8. CC: Kullanıcının bilgi verilecek olarak eklendiği iş kayıtları görüntülenmek isteniyorsa buradan kullanıcı seçilebilir.
9. Şirket: Şirket bazlı olarak işler listelenebilir.
10. Proje: Bu alandan proje seçilerek listeleme yapılabilir. Böylece sadece seçilen projeye bağlı olan işler listelenir.
11. Görevli: Her işin yapılması için bir görevli seçilir. Sistem üzerinde hangi kullanıcının üzerinde hangi işler var görüntülenmek isteniyorsa o kullanıcı bu alana girilir ve arama butonuna tıklanır.
12. Masraf/Gelir Merkezi: Bir masraf/gelir merkezi ile ilişkili işler görüntülenmek isteniyorsa bu alandan seçim yapılması gerekir.
13. Görevli - İlişkili İşler: Bu alandaki seçime bağlı olarak sadece görevli olunan, sadece CC'de olunan veya iki durumun da olduğu işler aynı anda listelenebilir.
14. Öncelik: Öncelik Kategorileri parametre tanımlamalarına göre bu alanda seçim yapılabilir. Böylece bu alandan işler öncelik kategorilerine göre listelenebilir. Örnek: Acil, Düşük, Normal. Tip: Öncelik kategorilerinde tanımlama yaparken kategori renginin numarası girilir. İşler listelendiği zaman bu öncelik kategorisinin rengi liste alanında gözükür.
15. Proje Lideri: Proje liderine göre listeleme yapılabilir. Bir çalışan birden fazla projede proje lideri olabilir. Bu alan burada o çalışanın proje lideri olduğu bütün işleri görüntülemesi için kullanılabilir.
16. Üst İşler: Üst işlerin dahil olduğu veya olmadığı işler bu alandaki seçime göre listelenir. Not: İşler üst ve alt işler olarak ikiye ayrılır. Bir iş açıldıktan sonra o işe bir alt iş eklenebilir. Bu alt işler o üst iş ile ilişkili olan küçük işlerdir. Bu ilişki İşler Detay başlığında detaylı anlatılacaktır.
17. Sıralama: İşler listelendiği zaman sıralama birden fazla şekilde yapılabilir. Burada "İş ID'ye göre Azalan", "Güncellemeye Göre Azalan", "Başlangıç Tarihine Göre Artan - Azalan", "Bitiş Tarihine Göre Artan - Azalan" ve "İş Başlığına Göre Alfabetik" sıralama yapılabilir.
18. Yüzde - Özel Tanım: İşin ilerleme yüzdesine ve parametrelerden tanımlanmış özel tanımlara göre buradan filtreleme yapılabilir.
19. Güncelleyen: Güncelleyen kullanıcıya göre filtreleme yapılabilir.
20. Delege Eden: İşi ilk açan kişi delege edendir. Bir kullanıcının delege ettiği işler görüntülenmek isteniyorsa bu alandan seçimi yapılır.
21. İş Grubu: İş grubu seçimine göre listeleme yapılabilir. Organizasyon Planlama > İş Grupları sayfasından iş grupları eklenebilir.
22. Başlama ve Bitiş Tarihi: Belli başlangıç ve bitiş tarihleri arasındaki bütün işler listelenebilir.

Filtrelemeler yapıldıktan sonra "Ara" butonuna tıklanarak listeleme yapılır.

Şimdi listeleme ekranındaki ikinci bölümü inceleyelim.

Listeleme yapılınca işler basket alanında iş no, ID, iş başlığı, proje, görevli, kategori, öncelik, aşama, tamamlanma yüzdesi, öngörülen - harcanan zamanlar, delege eden, başlama - bitiş tarihi, termin tarihi gibi detaylarla gelir.

Aşağıdaki görselde gözüktüğü üzere acilen görevli tarafından incelenmesi gereken işin başlığı kırmızı renkte gözükür.

Buradaki detaylar incelenerek işler yönetilebilir.

Tip: Basket alanındaki başlıklar Kontrol Paneli > System > Page Designer'dan List Columns üzerinden düzenlenebilir.

Listeleme ekranında son olarak Toplu İş Akışı kısmından bahsedelim.

Listedeki işlerin satırının sonundaki seçim kutuları işaretlenerek toplu iş akışı düzenlemesi buradan yapılabilir.

Seçilen işlerin öngörülen, harcanan ve toplam öngörülen süreleri, süreçleri, belge numaraları, belge ve termin tarihleri, yetkilisi, şablonu ve ek açıklamaları toplu bir şekilde bu alandan düzenlenebilir.

İş Ekleme

Proje yönetimi altında kullanıcılar birbirlerine işler açar. Temelde bu işi delege eden, işin görevlisi ve işi takip eden kullanıcılar olur. İşin detayına göre her süreç adımında farklı bir kullanıcının görevi ve onayına kalan aşamalar vardır.

Örnek olarak; işi delege eden kullanıcı işi bütün detaylarıyla ortaya koyar ve görevliyi seçer. Süreç aşaması "Plan" olarak işin görevlisine gelir. Görevli kullanıcı iş detayında belirtildiği üzere işin kendisiyle ilgili kısmını yapar ve işin takip notunu girerek aşamasını değiştirir. 

İşi delege eden veya işin sürecinin son adımında bulunan kullanıcı işi inceler, iş tamamlanmışsa süreci "Bitti" olarak seçer, tamamlanma yüzdesini yüz yapar ve "Aktif" kutucuğunu kaldırarak takip notunu girer. Ekranlar üzerinden iş takibi "İş Güncelleme ve Takibi" başlığında detaylandırılacaktır.

Şimdi iş ekleme sayfasını inceleyelim. Listeleme ekranındaki "+" ikonuna tıklanarak iş açılabilir.

Tip: Üst Menü > Yardım (?) sayfası altından "İş Ekle" butonuna tıklanarak ilgili sayfayla ilişkili iş açılabilir. Workfuse otomatik olarak kopyalanır ve ilgili alana gelir.

İşler kayıt ekranında "Temel Bilgiler, Ek Bilgiler ve Bilgi Verilecekler" diye üç tane sekme vardır. Bunları şimdi sırasıyla inceleyelim.

Temel Bilgiler

1. Konu ve Detay: İşin konu başlığı ve ve detayı bu alandan verilir. Tavsiye: İşi açan/delege eden kullanıcı genelde işi kontrol eden ve yöneten kimse olacağı için işin açıldıktan sonra kolaylıkla takip edilmesi için uygun bir başlık verilmesi tavsiye edilir.
2. Görevli: İşi yapacak kullanıcı bu alandan eklenir.
3. Süreç: İşin süreci seçilir.
4. Öngörülen Süre: İşin tahmini olarak bitmesi gereken süre saat ve dakika olarak girilir.
5. Termin: Termin tarihi ve saati girilir.
6. Proje: İşin bağlı olduğu proje seçilir. Böylece proje detayında projenin işlerine bu iş yansımış olur.
7. İş Kategorisi: İşle ilgili iş kategorisi seçilir. İş kategorisi tanımları parametreler ekranından yapılabilir.
8. Öncelik: İşin önceliği belirtilir. Aciliyet gerektiren bir işse işi yapacak kullanıcı iş tahtasında bu işi ön plana alır.
9. Aktivite Tipi: İşin aktivite tipi seçilir.
10. Milestone: Adım adım yapılacak bir işse milestone seçilir.
11. Workfuse: İşin yer aldığı sayfanın linki burada yer alır. Örnek: Fırsatlar sayfasında iş yapılacaksa bu alana "sales.list_opportunity" fuseaction'ı eklenmelidir. Böylece işi yapan kullanıcı nerede işlem yapması gerektiğini bilir.
12. Seçim Kutuları: İş açılırken "Aktif" kutucuğu otomatik olarak seçili gelir, iş bittikten sonra aktif kutucuğu kaldırılmalıdır. "Mail Gönder" seçeneği işaretlenirse kullanıcıların sistem üzerinde tanımlı olan e-maillerine işle ilgili mail gider. Bu mail'ler her takip notu girildiğinde de ilgili kullanıcılara gider. "Rework" seçeneği iş tekrar yapılıyorsa seçilmelidir.

Temel Bilgiler verildikten sonra Ek Bilgiler sekmesine geçiş yapılır. Bu alanda eklenebilecek birçok detay bulunmaktadır.

1. Şirket - Yetkili: İşin ilgili olduğu şirket seçilir.
2. İş No: İşe manuel olarak bir numara verilebilir.
3. Başlangıç - Bitiş Tarihi: İşin başlangıç ve bitiş tarihleri bu alandan girilir.
4. Tahmini Başlangıç - Bitiş Tarihi: İşin tahmini olarak başlangıç ve bitiş tarihleri bu alandan girilir.
5. Gerçekleşen Süre: Bu işi açarken kullanıcı ne kadar süre harcamışsa bu alana süreyi girer. Böylece sistem zaman harcamasını işlemiş olur. Tip: Workcube üzerindeki zaman yönetimi hakkında daha fazla bilgi için "Zaman Yönetimi" başlıklı yazı okunmalıdır.
6. İş Tekrarı: İş eğer haftalık veya aylık bir şekilde yapılan düzenli bir iş ise iş tekrarı "periyodik" olarak seçilmelidir.
7. Tekrar: İş tekrarı "periyodik" olarak seçilirse bu alan gelir. "Haftada Bir" veya "Ayda Bir" seçenekleri seçilebilir.
8. Tekrar Sayısı: Bu işin kaç kez yapılacağı tekrar alanından girilir.
9. Alış Birim Fiyat: Sistem üzerinde eğer istenirse bu işin alış birim fiyatı girilebilir. Örnek olarak adam/saat cinsinden bir iş söz konusuysa buraya birim fiyat girilir. Bu alanlarda girilen veriler proje detayında ilgili alanlara işlenir. 
10. Tahmini Bütçe: Bu işin tahmini bütçesi sistem üzerindeki para birimlerinden birisi seçilerek girilir.
11. Tahmini Miktar: İşin sistem üzerinde tanımlı olan miktar cinslerinden seçim yapılarak ne kadar tahmini bir harcama olacağı bu alana girilir. Örnek: 5, Adam/Saat.
12. Ek Bilgi: İş ile ilgili ek bilgi bu alandan eklenebilir.
13. İş Grubu: İlgili iş grubu bu alandan seçilir.
14. İlişkili İş: Bu işle ilişkili bir iş varsa buradan seçilir. Tip: Daha fazla bilgi için "İlişkili İşler" başlıklı yazı okunabilir.
15. Satış Birim Fiyat: İşin satış birim fiyatı bu alandan girilebilir.
16. Süre: Süre bu alandan girilir.
17. Özel Tanım: Özel Tanım seçimi bu alandan yapılabilir.

Son olarak "Bilgi Verilecekler" sekmesinden bu işi takip edecek ve bilgi alacak kullanıcılar seçilir.

İş Güncelleme ve Takibi

Bir işin detayında o işle ilgili birçok alan bulunmaktadır. Burada işi delege eden kullanıcı daha fazla detayı iş açıldıktan sonra verebilir. Bu alanları sırasıyla inceleyelim.

1. İş Özeti: İşin konu başlığı ve özeti bu alanda yer alır. İşi yapacak olan kullanıcı ilk olarak bu alana bakar.
2. Sekmeler: Sağ üstteki sekmelerden işle ilgili Fiziki Varlıklar eklenebilir. Harcama Talebinde bulunulabilir. Aynı zamanda işle ilgili satınalma teklifi alıp, satış teklifi verebilmek gibi işlemler de bu alandan yapılır.
3. İş Detayları: Termin tarihi, kalan zaman, tamamlanma yüzdesi, süreç, proje, workfuse gibi işi yapan kullanıcı için özet bilgiler bu alanda yer alır.
4. İş Adımları: Eğer işin milestones'ları varsa bu alandan iş adımları eklenir. Tamamlandıkça "T" altındaki buton sağa çekilir.

Buradaki alanların yanı sıra sağ alanda sekmeler halinde çeşitli alanlar bulunmaktadır. İşle ilgili belge varsa "Belgeler" alanından eklenir. Bu işle ilişkili bir ajanda kaydı varsa "Takvim-Ajanda" alanından eklenir. İşe kim ne kadar zaman harcamış "Zaman Harcamaları" bölümünde yer alır.

İşle ilgili formlar mevcutsa "Değerlendirme Formları" altından eklenir. Kod ile ilgili bir iş yapılıyorsa "Bitbucket" alanında bu işin bilgisi yer alır. İşle ilgili bir mockup yapılması söz konusuysa "Mockups" alanından eklenir. Bu işle ilişkili işlemler "İlişkili İşlemler" altında yer alır. Son olarak bu alanda "Workflow Designer" sekmesi vardır, buradan workflow çizimleri yapılabilir.

İş bütün detaylarıyla oluşturuldu. İşi yapacak kullanıcı bütün detayları bu alanlardan öğrendi. Şimdi işin yapılışı ve takip bölümüne geldik.

1. Takip Notları: İşin görevlisi bu işi başka bir kullanıcıya döneceği zaman ilk olarak takip notunu girer. 

Sonrasında işi döneceği kullanıcıyı seçer. böylece iş o seçilmiş görevlinin iş tahtasına düşer.

Süreç seçilir, böylece işi delege eden ve takip eden kullanıcılar işin hangi süreçte olduğunu öğrenebilirler.

Milestone detayı varsa bu alanda o da seçilmelidir.

Workfuse alanında hangi sayfada işlem yapılmışsa oranın fuseaction'ı girilmelidir.

Bu işin öngörülen süresi iş kaydı yapılırken verilmiştir. Bu alana otomatik olarak o bilgi gelir.

Bu işin bu aşaması ne kadar süre almışsa saat ve dakika olarak girilir.

Tamamlanma yüzdesini işi yapan kullanıcı girer.

Bilgi verilecekler alanında iş açılırken eklenen kullanıcılar otomatik olarak gelir. Bu kullanıcılar işin akışını takip ederler.

Son olarak işin sürecini "Bitti" olarak seçecek kullanıcı aynı zamanda "Aktif" butonunu kaldırarak "Kaydet" butonuna tıklamalıdır.

2. Akış: İş kimden kime dönülmüş, ne zaman dönülmüş, harcanan süre ne kadar olmuş gibi detaylar akıştan incelenebilir. İşi delege eden veya takip eden kişiler için bu alan büyük önem taşır. İşin ne zaman hangi sürece geçtiği dahi bu alan incelenerek öğrenilebilir. Böylece işin akışını yavaşlatan kullanıcılar kolaylıkla buradan yapılan çıkarımlarla bulunabilir.

3. Üst - Alt İşler: İşlerin alt ve üst işleri olabilir. Bu işin eğer alt kırılımında yapılması gereken küçük çaplı bir iş varsa bu işin altına yeni bir iş kaydı açılır.

4. Chat: İş ile ilgili bu ortak alandan kullanıcılar birbirleriyle konuşabilir ve birbirlerine yanıt verebilirler.

Görüldüğü üzere işlerin oluşturulmasının, takibinin ve yönetiminin birçok aşaması bulunmaktadır. "Proje Yönetimi" başlığı altındaki yazılar okunarak Workcube - PMS modülü bütüncül şekilde öğrenilebilir.