e-Fatura Entegrasyon ve Parametrik Tanımlar


Workcube’de e-Fatura uygulaması Özel Entegrasyonla ilerlemektedir. e-Fatura tanımlamaları, e-Fatura gönderme ve alma işlemleri direkt sistem üzerinden yapılmakta olup farklı bir uygulama yüklemesine ihtiyaç yoktur. 

Kullanıma geçilmeden önce parametrik tanımların yapılması gerekmektedir.


Entegrasyon Tanımları


GİB entegrasyonu ve doğrulama tanımlamalar sayesinde yapılır. Her ürünün kendi özelinde kullanıcı adı ve şifresi bulunur.

Yol: ERP > Finans Muhasebe > e-Devlet > e-Fatura Entegrasyon Tanımları


e-Fatura Geçiş Tarihi: GİB üzerinde aktif olduğunuz tarihtir.

Test: Test kutucuğu ile öncelikle test ortamınızda testleri yapar akabinde canlı geçişinizi sağlayabilirsiniz.

UBL: UBL Versiyon ile mevzuat ile gelen yeni versiyonların seçimini yapabilirsiniz.

Şirket Kodu, Kullanıcı Adı, Şifre: Entegrasyondan gelen bilgiler girilir.

e-Fatura No: Seri ve Numaranızı tanımlayabilirsiniz.

Şablon Dosyası: Standart yerine firmanıza özel yapılan şablonun xsslt’sini ekleyebilirsiniz.

Süreç: Gelen e-Faturayı süreçli yani onaylar ile ilerletmek istiyorsanız seçmelisiniz. Süreçli yapıya daha sonra da geçilebilir yalnız kutucuk işaretlendikten sonra sisteme gelen faturalar için geçerli olacaktır.

Özel Periyod: Özel Döneme tabi ise seçilmelidir. Örneğin: Okullar

Çoklu Seri Kullanılsın: Birden fazla seri kullanılmak isteniyor ise işaretlenmelidir.


Raporlar


Entegrasyon; teknolojilerin, yazılımların, sistemlerin birbirleriyle uyumlu, birbirlerine bağlı ve anlaşılır bir halde otomatik olarak haberleşmesi, veri alışverişi (data exchange) yapabilmesi demektir. Tam Entegrasyon ile işlerinizi daha kolay takip edebilir, zaman ve alandan tasarruf edebilirsiniz. Workcube’de e-Devlet entegrasyonları Raporlar ve Zaman Ayarlı Görevler ile ilerler.

Yol: Raporlar > Standart Raporlar


  • Gelen e-Fatura Raporu ile karşı taraftan ve GİB onayından geçen alış e-Faturaları sisteme otomatik olarak kaydedilir.
  • Giden e-Fatura Durum Kontrol Raporu ile göndermiş olduğunuz e-Faturaların durumları sorgulanır.
  • Mükellef Aktarım Raporu GİB’den çekilmekte olup carilerinizin e-Fatura mükellefi olup olmadığını sorgular ve bu doğrultuda sistemde günceller.
  • Alias Raporu ise Bayilik yapısı olan ve şube bazlı çalışan Mükelleflerin birden fazla aliası (gönderim adresi) bulunur. Alias Raporu ile Carilerinizin detayında yer alan şubelerden şube kodu&alias tanımlarını kontrol edebilirsiniz.


Zaman Ayarlı Görevler


Zaman Ayarlı Görevler bulutta çalıştırmak üzere eylemleri bildirimli olarak tanımlamanızı sağlar, bu eylemleri otomatik olarak zamanlar ve çalıştırır. Zaman Ayarlı Görevler iş yükü barındırmaz ya da kod çalıştırmaz. Yalnızca raporlarda barındırılan kodu çağırır. 

Yol: Kontrol Paneli > Genel Ayarlar > Zaman Ayarlı Görevler


e-Devlet entegrasyonunda kaydedilen Raporlar Zaman Ayarlı Görevlere dönüştürülür.

Zaman Ayarlı Görev her çalıştığında her biri kendi görevini çalıştırır.

Bitiş tarihi ya da çalışma periyodunu kendinize göre ayarlayabilirsiniz.


Parametrik Tanımlamalar


GİB’in yayınlamış olduğu vergi kodu, ödeme şekli kodu, ölçü birim kodları vb. UBL-TR kapsamında kullanılan Kodlama Sistemleri ve Kimlik Şemaları bulunur.

Her bir kod tanımlaması kendi ekranı üzerinden yapılır. Yapılan bu tanımlamalar implementasyon esnasında bir defaya mahsus yapılmakta olup, ek bir düzenleme gerekmemektedir.


Şirket Tanımları


Yol: Kontrol Paneli > SYSTEM > Genel Ayarlar > Şirket Tanımları ekranından aşağıda belirlenen alanların tanımlanması gerekir. Bu tanımlamalar e-Devlet işlemlerinizde Şirketinize ait bilgilerin gönderilmesini sağlar.

 

Ödeme ve Vergi Tanımları


Ödeme Vergi Yöntemlerinde yer alan Vergi Kodu parametreleri UBL-TR Kod Listelerinden gelmektedir.

Yol: Kontrol Paneli > SYSTEM > Parametreler ekranından Ödeme ve Vergi ile ilgili “Vergi Kodu” “Ödeme Şekli Kodu” seçilmelidir. 

KDV, ÖTV, ÖİV, BSMV, Tevkifat, Stopaj, Ödeme Yöntemi

Vergi kodu tanımlaması sizin hesaplama şeklinize göre değişiklik göstermektedir.


İşlem Kategorileri 


İşlem Kategorileri ekranından e-Fatura için “Fatura Tipi” ve “Senaryo” seçimleri yapılmalıdır. Fatura Tipi alanı ise seçmiş olduğunuz fatura tipine göre varsayılan olarak gelmekte ve değiştirilememektedir.

Yol: Kontrol Paneli > BPM > İşlem Kategorileri


Fatura Tipi: Satış veya İade seçilmelidir. Tevkifat ve İstisna fatura tiplerini fatura da girmiş olduğunuz kriterlere istinaden sistem arka tarafda otomatik olarak belirler.

Temel Fatura: İtiraz hakkı bulunmamaktadır. e-Faturanın sadece gönderilmesi sürecini kapsar.

Ticari Fatura: Fatura kabul, red işlemleri tamamen platform üzerinden yapılır.

İhracat: İhracat faturaları Gümrük ve Ticaret Bakanlığı sisteminde görüntülenir.

Yolcu Beraber Fatura: Onay için gümrük çıkış memurunun ekranına düşer, onaylanan faturalar ile uygulama yanıtı vergi iadesi ödemesi için yetkili aracı kurumların sistemine düşer.

Bedelsiz İhracat: Ticari veya ticari olmayan amaçlarla malların bedelsiz yurtdışına çıkarılmasını sağlar.

Kamu: Kamu kurumlarına gönderilen faturaları kapsar.

Dikkat: Eğer işlem kategorisi e-Fatura ilgili işlem tipi değil ise Fatura Tipi alanı seçiniz olarak gelmekte ve güncellenememektedir. Örneğin; Açılış fişi


Birimler


Her birimin ölçü birim kodu bulunur. Birim tanımlamalarında Unece* Standardına göre seçimler yapılarak güncellenir.

Yol: Kontrol Paneli > SYSTEM > Parametreler > Birimler


*UNECE: The United Nations Economic Commission for Europe 

     Birleşmiş Milletler Avrupa Ekonomi Komisyonu

 

Müşteri - Tedarikçi


Web servisler VKN/TCKN Numarasına göre çalışır. Tanımlamış olduğunuz VKN/TCKN numarasına göre Carinizin e-Fatura Mükellefi olup olmadığı belirlenir. Eğer cariniz Tüzel değil Şahıs Firması ise Şahıs kutucuğu işaretlenerek TCKN alanı doldurulur.

Yol: ERP > Satış Dağıtım > Müşteri-Tedarikçi

Carilerinizin detayından işaretli alanların tanımlanması gerekir. Bu bilgiler olmadan e-Fatura gönderilemez. Ayrıca bu bilgiler e-Fatura şablonlarınızda da görünecektir.

Tanımlamış olduğunuz VKN/TCKN numarasına göre GİB’in sistemine bağlanarak Carinizin hangi tarihten itibaren e-Fatura Mükellefi olduğu cari detayında güncellenir.

Dikkat: Şube bazlı çalışan firmalarda farklı adreslere gönderim yapılabilir. Carinin birden fazla alias tanımı var ise mutlaka şube kaydedilmeli ve ilgili alias seçilmelidir. Seçmez iseniz e-Fatura gönderiminde Cari Alias Eksik uyarısı alırsınız.

 

e-Fatura Kontrol Raporu ile eksik/tanımlanmamış parametreleri kontrol edebilirsiniz. Eksik parametreleri tıkladığınızda sizi tanımlama sayfasına yönlendirecektir.


Yapılan tüm tanımlamalar sonrası artık fatura gönderme ve alma işlemlerinize başlayabilirsiniz.

Geri Bildirim

Bu içeriği faydalı buldunuz mu?
İlişkili İçerikler