Workcube Proje Yöneticilerine Tavsiyeler

Dijital Dönüşüm çoğu zaman bir bilgi işlem teknolojisi olarak algılanır. Oysa yanlızca teknolojik bir kavram olarak yaklaşmak bizi yanılsamaya sevkeder. Bu olguyu daha iyi kavrayabilmek için soruyu şöyle sorabiliriz: Dijital Dönüşüm için nelere ihtiyacımız vardır?

Kişisel bilgisayarlar, network ekipmanları ve sunuculardan oluşan bir donanım altyapısına ve bu donanım üstünde koşan yazılımlara (İşletim Sistemleri, Veritabanları, Uygulama Sunucular, Web Sunucular, İletişim yazılımları, İş yazılımları vs.) Bu ikisine işletmenin sinir sistemi diyebiliriz. Bu sinir sistemine kumanda edecek akla ve sinirlerin harekete geçirdiği kas gücüne. 

İşletmeyi en mükemmel canlı organizma olan insana benzetebiliriz. İnsan doğası karmaşıktır. Çoğu zaman onu kalıba sokmak, tektipleştirmek başarısızlıkla sonuçlanır. Her bir insanın sadece fiziksel özellikleri tıpatıp aynı olmadığı gibi davranışlarını ve yeteneklerini belirleyen aşkın özellikleri de farklıdır. İşletmelerde insanlar gibidir. Onları özgün yapan karakterleri vardır. Kaldı ki insanlar olmadan işletmeler zaten var olamazlar. O halde işletmeyi bir insana benzetirsek bu metafor bize proje yönetimi esnasında pratik faydalar verebilir.

İnsan odaklı ve insana değer veren bir iş anlayışı ortaya koymalısınız!
Teknoloji insan yaşamını kolaylaştrmak için vardır. Günümüzde teknoloji özelde de bilgi teknolojileri abartılmakta adeta teknoloji fetişizmi oluşmaktadır. İnsan eli değmeyen makinalarda üretilen ürünler efsanesi insan eli değmeden işleyen iş süreçleri olarak yorumlanmaktadır. İnsan eli değmeyebilir ama aklının değmesi gerektiği kesindir. Yönetim bilimlerinde birçok displin vardır. Bu disiplinlerde matematik kesinlik ihtiva eden yaklaşımlar olmakla beraber çok saçaklı mantıklar içeren çok çözümlü doğrular da vardır. Kimi zaman sosyal bilimlerin müphem alanları içinde, kimi zaman davranış bilimleri veya psikoloji içinde yer alan birçok kavram ve olguyla karşı karşıya kalırız. Bir işletme için doğru olan bir başka işletme için geçerli olmayabilir. Bu bakımdan proje yönetirken işletmeyi insanlaştırmak/insanileştirmek bir metodoloji olarak yararlar sağlayacaktır.

Dinlemeye ve anlamaya açık olun!
Yanlış anlamalar, yanlış işler yaptırmanıza neden olur. Anlamanın yolu dinlemekle başlar. Projedeki muhataplarınızın anlattıklarının özünü, ruhunu kavramaya çalışın. 

Not tutmayı ve yazılı iletişim kurmayı esas alın!
İster video veya ses ile kayıt tutun, ister yazılı. Mutlaka not alın. Üstelik notlarınızı mutlaka Workcube Proje Yönetimi üzerinde arşivleyin. Günün birinde o notlar sizin işinize yarayacak ve performansınızı arttıracaktır.

Sözünüzü tutun ki sözünüz dinlensin!
Tutamayacağınız sözler vermeyin. Söz verdiğinizde tutun. Terminleri her zaman tedbirli verin. Eğer herhangi bir aksaklı olduğunda mutlaka ilgili kişi sizi aramadan siz onu arayın ve açık yüreklilikle durumu paylaşın...

"Yapan değil yaptıran ustadır" kuralını uygulayın!
Yetenekli insanların birçoğunda "delege edememe" hastalığı vardır. İşi kendinizin yapmasından daha önemlisi proje sonunda Workcube'ü kullanacak kişilere yaptırmanızdır. Workcube projelerinde implementasyonda görev alacak anahtar kullanıcılar mutlaka tespit edilmeli ve onlardan projeye destek verecekleri konusunda yazılı taahhütü hala almamış iseniz mutlaka taahhüt alın ve onlara imza attırın. Eğer çalışmıyor ve işten kaçıyorlarsa en fazla 3 kere uyarın. Aksi halde projenin tüm sorumluluğu sizin üstünüzde kalır. Çok yorulur, derdinizi kimseye anlatamaz ve başarısızlık damgası yersiniz.

Sadece iyimserler tarihin akışını değiştirebilir!
Eğer iyimser ve pozitif biri değilseniz hemen projeden affınızı isteyiniz. Çünkü içinde bulunduğunuz proje insanların çok laf üretecekleri bir proje olabilir. Özellikle de iş yapmaya niyeti olmayanlar, değişim istemeyenler, objektif ve ölçülebilir bir işletme istemeyenler. Onları projeye daha fazla düşman etmek yerine onları kazanmalısınız.
"Nasıl kazanabilirim ki?" diyorsanız karşınızdakinin insan olduğunu düşünerek bir yönetim geliştirebilirsiniz.

Mükemmel bir işletme tasarlamayın! Hergün iyileşen bir işletme hayal edin!
"Mükemmel iyinin düşmanıdır" meşhur sözünü unutmayın. İrili, ufaklı iyileştirme faaliyetlerini daha fazla önemseyin. Öğrenin, yapın, iyileştirin. Zaten gelişim ve değişim bu değil mi? Ancak stratejik yol haritanıza da ara ara bakın...

Teknoloji altyapınızı kurarken ne cimri ne de musrif olun.
Sunucular, yedekleme araçları, network ekipmanları, bağlantı genişlikleri... Workcube üzerinde koşacağı altyapıyı alırken cimri olursanız bilin ki, günün birinde sorun yaşarsanız, patronunuz ile hoş olmayan bir diyalog yapabilirsiniz. Bunun için kullanım senaryoları oluşturuken bugünü değil yarını da düşünün. Patronunuza ölçeklenebilir ve gelişebilir bir altyapı aldırın ve gelecek senaryolarına göre hangi yatırımların yapılacağını iyice izah edin. Mümkünse basit ve yalın bir tabloya imza attırın. Patronlar unutmaya yatkındır.

Para kazandırmadığınız tedarikçiden hizmet beklemeyin!
Workcube'e ve diğer stratejik hizmet tedarikçilerinizin makul bir kar üretmesine izin vermezseniz kendi kuyunuzu kazmış olursunuz. IT hizmet işidir. Hizmet insan işi... Size hizmet ederken zarar eden birinden hizmet beklemek saflık olur. Üstelik bu size de, iştemenize de birşey kazandırmaz. Kariyerinizin geleceği ve işletmenizin başarısı için dozu iyi ayarlamalısınız. Bugün birçok akılsız IT hizmeti alan yönetici; iş yaptırmak ve başarılı olmak yerine tedarikçisinin bacaklarına ateş ederek sakatlamaya çalışıyor. Anahtar kelimeler: Mal değil hizmet, Makul kar, Win Win.

Workcube'deki insanlardan verim almak istiyorsanız Workcube Proje Yönetim Standartlarına göre iş talep edin!
Telefon, mail, yüzyüze metodları ile taleplerinizi bildirebilirsiniz. Ancak etkileşim veya iş kaydeden diğer Workcube müşterilerine göre taleplerinizin iş programına alınması daha yavaş olabilir. Ayrıca Bug / Kullanım Yardımı / Öneri arasındaki farkı bilerek iş kaydederseniz Workcube'den daha fazla verim alabilirsiniz.