E-Defter Uygulamasında Sık Sorulan Sorular

Tanımlar

GİB: Gelir İdaresi Başkanlığı
VUK: Vergi Usul Kanunu
KamuSM: Kamu Sertifikasyon Merkezi
OSB: Organize Sanayi Bölgesi
 

1. Yeni Mali Mühür başvurusunun yapılamaması başvuru sırasında hata alınması halinde ne yapılması gerekiyor?
   Cevap: Nevi değişikliği, tür değişikliği, birleşme, kısmi bölünme, devir, mali mührün bozulması, kaybolması, süresinin dolması vb. durumlarda Kamu Sertifikasyon Merkezine (http://www.kamusm.gov.tr/) online yeni mali mühür başvurusunda bulunulması gerekmektedir. Online başvuru esnasında hata alınması halinde;
   Öncelikle 444 5 576 nolu telefondan Kamu SM ile irtibata geçerek problemin ne olduğunu iletiniz. Sorun çözülmezse veya sorunun Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) kaynaklı olduğu bilgisi tarafınıza verilirse;
   Mersis bilgilerinizi kontrol ediniz. Kontrol edildiğinde "güncel" diyorsa ve bu bilgilerle başvuru yapmanıza rağmen hata alıyorsanız durum Mersis'in son kullanıcısına gösterdiği bilgilerden farklı bilgileri Kamu SM'ye web servisle iletmesinden kaynaklanmaktadır. Mersis, Kamu SM'ye web servisle güncel bilgilerinizi ilettiğinde başvuru yapabilirsiniz. Bunun için Mersis'le görüşerek web servisle güncel bilgilerinizin iletilmesini talep ediniz.
   Mersis'te kaydı olmayan firmaların bilgileri başvuru sırasında vergi dairesinden alınmaktadır. Vergi dairesindeki yetkili bilgilerini kullanarak ya da vergi dairesindeki yetkili bilgilerinizi güncelleterek başvuruda bulunabilirsiniz.
    
2. Uyumlu yazılım programı değişikliği halinde ne yapılması gerekiyor?
   Cevap: Bunun için Elektronik imza araçlarını (tüzel kişiler için MALİ MÜHÜR, gerçek kişiler için NİTELİKLİ ELEKTRONİK SERTİFİKA) kullanarak “e-Defter uygulaması”na giriş yapıp, “Bilgi Güncelle” bölümüne tıklayınız. Açılan ekranda yer alan bilgileri güncelleyebilirsiniz. Bu tür bir güncelleme için ayrıca Başkanlığımıza herhangi bir bildirimde bulunulmasına gerek yoktur.
    
3. E-Defter uygulamasında birden fazla fatura aynı yevmiye maddesine kaydedilebilir mi?
   Cevap: e-Defter uygulamasında, her bir faturanın ayrı bir yevmiye maddesinde olacak şekilde kaydedilmesi esas olmakla birlikte; faturaların, www.edefter.gov.tr de yayımlanan "e-Defter Uygulama Kılavuzu V 1.5" in "18. Belge Tipi (documentType)" bölümünde belirtildiği şekilde gruplandırılarak (alış faturaları, satış faturaları, genel gider faturaları vb.) en fazla 10'ar günlük muhasebe kayıt periyodunun dikkate alınması, en fazla 50 adet faturaya yer verilmesi ve her bir faturanın ait olduğu hesabın altında ayrı ayrı gözükecek şekilde belgenin türü, tarihi ve numarasına yer verilmesi kaydıyla, bir yevmiye maddesi içinde kaydedilmesi mümkündür.
    
4. E-fatura ve e-defter uygulamasına kendi isteğiyle(ihtiyari) geçen mükellefin e-fatura uygulamasın devam edip e-defter uygulamasından çıkması mümkün müdür?
   Cevap: Gelir İdaresi Başkanlığına yapılacak yazılı başvurunun idarece uygun görülmesi halinde e-Defter uygulamasından çıkmanız mümkün bulunmaktadır.
    
5. 454 Sıra Nolu Tebliğde belirlenen 10 Milyon TL ve üzeri brüt satış hasılatı nedeniyle e-Fatura ve e-Defter uygulamalarına zorunlu olarak dahil olan şirketin, izleyen yıllarda brüt satış hasılatının anılan Tebliğde belirlenen haddin altına düşmesi halinde e-Fatura ve e-Defter uygulamalarından çıkması mümkün müdür?
   Cevap: Kendilerine 421 ya da 454 Sıra Nolu VUK Genel Tebliğleri ile zorunluluk getirilen mükelleflerin ilerleyen dönemlerde zorunluluk kriterlerini kaybetmeleri halinde de uygulamadan çıkmaları mümkün bulunmamaktadır.
    
6. E-Fatura ve e-Defter uygulamasına kayıtlı şirketin tasfiyeye girmesi halinde e-Fatura ve e-Defter uygulamasından çıkması mümkün müdür? Mümkün olmaması halinde tasfiye öncesi ve sonrası defterlerimi nasıl oluşturabilirim?
   Cevap: Tasfiyeye giren şirketin Kamu Sertifikasyon Merkezine yeni Mali Mühür başvurusunda bulunması, yeni mali mühür geldiğinde yeniden e-Defter başvurusunda bulunması, konuya ilişkin bir dilekçeyi ve ticaret sicil gazetesi fotokopisini 15 gün içinde posta yoluyla Başkanlığımıza göndermesi gerekmektedir.
   Tasfiye halinde e-Defterin nasıl oluşturulacağı ile ilgili olarak; Forum sitesindeki 52490 numaralı soruya göre işlem yapılması gerekmektedir.
    
7. E-Fatura ve e-Defter uygulamasına kayıtlı şirket hakkında iflasın açılması halinde e-Fatura ve e-Defter uygulamasından çıkması mümkün müdür?
   Cevap: İflas İdaresince bir dilekçe ve ekinde iflasa ilişkin belgelerin posta yoluyla Başkanlığımıza gönderilmesi halinde söz konusu şirket hakkında iflasın açıldığı tarih itibarıyla e-Fatura ve e-Defter mükellefiyeti kapatılacaktır.
    İzleyen dönemlerde söz konusu şirket hakkında iflas ertelemesi, müflis şirketin yeniden ihyası vb. mahkeme kararları verilmesi veya e-Defter uygulamasına ilişkin olarak yayımlanan Tebliğlerde belirtilen şartları taşıması halinde yeniden e–Fatura ve e-Defter uygulamasına dahil olma zorunluluğu bulunmaktadır. Bu durum Başkanlıkça takip edilememekte olup, mükellefin tekrar uygulamalara elektronik ortamda başvurması gerekmektedir
    
8. E-Deftere başvuru yaptım; ancak onay mailim ulaşmadı. Başvurumun geçerli olup yapılıp yapılmadığını nasıl sorgulayabilirim?
   Cevap: www.edefter.gov.tr den “E-Defter Başvuru Durumu Sorgulama” kısmından başvurunuzun gerçekleşip gerçekleşmediğini öğrenebilirsiniz. Başvuru sonucunuzu göremediğiniz takdirde tekrar başvuru yapmanız gerekmektedir.
    
9. 1.Sınıf tüccar (bilanço esasına göre defter tutan) iken 2. Sınıfa (işletme hesabı esasına göre defter tutan) geçen firma e-Fatura ve e-Defter uygulamalarından çıkabilir mi?
   Cevap: Sınıf değiştirilmesi nedeniyle e-Fatura uygulamasından çıkmak mümkün değildir. Sınıf değiştirilmesi nedeniyle e-Defter uygulamasından çıkmak mümkündür. Çünkü mevcut durumda yalnızca bilanço esasına göre tutulan defterlerden yevmiye ve kebir defterinin e-Defter olarak tutulmasına imkân verilmektedir. Durumu tevsik edici belgeler ile Başkanlığımıza başvurulması halinde e-Defter mükellefiyeti kapatılacaktır.
    
10. Limited şirket iken nevi değişikliğine gidilerek anonim şirket olan firmanın ne yapması gerekmektedir?
    Cevap: Yapılacak işlemlerle ilgili olarak Forum sitesindeki 52445 numaralı soruya bakınız.
     
11. Nevi değişikliği nedeniyle yeni mali mühürle yeniden e-Defter başvurusu yaptığımda tescil tarihinden ileri bir tarih veriyor tescil tarihini seçemiyorum?
    Cevap: Yeni mali mühürle yeniden e-Defter başvurusunda bulunulduğunda sistemin verdiği ileri tarihli e-Defter başvuru tarihi seçilmelidir. Sonrasında başvurunun yapıldığı hususunun Gelir İdaresi Başkanlığına bildirilmesi halinde GİB tarafından söz konusu tarih güncellenerek tescil tarihine çekilmektedir.
     
12. Unvan değişikliği durumunda yapılması gerekenler nelerdir? Unvan değişikliği durumunda yeniden e-defter başvurusunda bulunacak mıyım?
    Cevap: Yapılacak işlemlerle ilgili olarak Forum sitesindeki 52447 numaralı soruya bakınız.
     
13. E-Defteri oluşturup GİB e-Defter Uygulamasına ilgili beratı yükledikten sonra yasal yükleme süresi içinde e-Defterde hata olduğunun (yevmiye kayıtlarında eksiklik, yanlışlık vb.) fark edilmesi halinde ne yapılması gerekmektedir?
    Cevap: Mükellefler yasal yükleme süresi içinde Başkanlığımız onaylı yevmiye ve kebir beratlarını “e-Defter Uygulaması”ndan mali mühürle giriş yapmak suretiyle silebilir ve doğru defterlerini yeniden oluşturup beratlarını sisteme yükleyebilirler.
     
14. Yasal yükleme süresi geçen e-Defterde; alış/satış faturalarının kaydının unutulması, mükerrer veya yanlış yevmiye kaydı vb. olduğunun fark edilmesi durumunda ne yapılması gerekmektedir.
    Cevap: Muhasebe Sistemi Uygulama Genel Tebliğlerinde yapılan açıklamalar çerçevesinde; mükellef tarafından izleyen ay/aylarda yapılacak ters, yeni veya düzeltme kaydıyla düzeltilmesi gerekmektedir.
     
15. Yasal yükleme süresi geçen e-Defterlerde hatanın (muhasebe programı veya uyumlu yazılım programı kaynaklı eksik veya hatalı veri girişleri, açılış veya kapanış kayıtlarının unutulması, yevmiye ve kebir defterlerinin boş olarak oluşturulması vb.) Muhasebe Sistemi Uygulama Genel Tebliğlerine göre yapılacak kayıtlarla izleyen ay veya aylarda düzeltilebilmesinin mümkün olmadığı durumda ne yapılması gerekmektedir.
    Cevap: Yasal yükleme süresi geçen dönemlere ilişkin berat silme talepleri Başkanlığımızca değerlendirilmekte ve uygun bulunanlar Başkanlığımızca silinerek; mükelleflerin doğru defterleri oluşturmalarına ve söz konusu defterlere ilişkin beratları e-Defter uygulamasına yüklemeleri sağlanmaktadır.
    Başkanlıkça istenen belgeler ile ilgili olarak Forum sitesindeki 52478 numaralı soruya bakınız.
     
16. Mükelleflerin bilgisayar sistemlerinde muhafaza etmiş oldukları e-Defter ve beratlarının siber saldırı, virüs vb. nedenlerle zarar görmesi halinde ne yapılması gerekmektedir.
    Cevap: Yapılacak işlemlerle ilgili olarak Forum sitesindeki 52479 numaralı soruya bakınız.
     
17. E-Defter başvurusunu iptal edebilir miyim?
    Cevap: Zorunluluk kapsamında olan mükelleflerin başvurularını iptal etmeleri mümkün değildir. Gönüllü olarak e-defter uygulamasına geçen mükellefler ise, iptal için Gelir İdaresi Başkanlığına durumu anlatan bir dilekçeyi Maliye Bakanlığı Ek Hizmet Binası Yeni Ziraat Mahallesi, No:16 06110 Altındağ/ANKARA adresine göndermeleri gerekmektedir
     
18. E-Deftere başvuru bilgilerimi nasıl değiştirebilirim?
    Cevap: Online yapılan başvuru bilgilerinde sehven yapılan yanlışlıkların düzeltilmesinde yapılası gerekenler:
    
     - Unvanın veya ticaret sicil bilgisi alanlarından bir veya birkaçının yanlış yazılması halinde durumu anlatan ve ekinde ticaret sicil gazetesi bulunan dilekçe ile Başkanlığımıza başvuruda bulunulması gerekmektedir.
    
     - Adres, iletişim bilgisi, irtibat kişisi, web adresi, uyumlu yazılım gibi bilgilerde yapılan sehven yanlışlar için de durumu anlatan dilekçe ile Başkanlığımıza başvurdu bulunulması gerekmektedir. Bu dilekçeler Gelir İdaresi Başkanlığı Denetim ve Uyum Yönetimi Daire Başkanlığı'na hitaben hazırlanmalıdır.
     
19. Firmalar şubeleri için de elektronik defter uygulamasına başvuru yapmalı mıdır?
    Cevap: Hayır. Firmalar e-Defter uygulamasına vergi kimlik numarası üzerinden başvuru yapmaktadır. Başvurunun ardından firmalar, tercih ettikleri uyumlu yazılım programları vasıtasıyla merkez ve şube olmak üzere ayrı ayrı defter ve beratlarını oluşturabilirler.
     
20. E-Defter uygulamasına geçişten önceki dönemlere ait kâğıt defterlerin Kapanış tasdikleri nasıl ve hangi sürelerde yapılmalıdır?
    Cevap: Eğer Hesap dönemi başlangıcında e-Defter uygulamasına başlandıysa, önceki hesap dönemine ait kâğıt defterlerin kapanış tasdiki, Türk Ticaret Kanunu’na göre belirtilen yasal süreler içerisinde yapılmalıdır. Bu süre Türk Ticaret Kanununda “izleyen faaliyet döneminin altıncı ayının sonuna kadar” şeklinde belirtilmiştir. Eğer Hesap dönemi içerisinde e-Defter uygulamasına başlandıysa, başladıkları tarihi izleyen bir aylık süre içerisinde eski defterlerine kapanış tasdiki yaptıracaklardır.
     
21. Mali mührümüzün süresi doldu, yeni mali mühür için Kamu Sertifikasyon Merkezine başvuruda bulunduk ancak yeni mali mühür berat gönderme süresi geçtikten sonra tarafımıza ulaşacak; bu durumun mücbir sebep kapsamında değerlendirilebilir mi veya berat göndermek için tarafımıza ek süre verilebilir mi?
    Cevap: Mali mührün süresinin dolması ve yeni mali mührün zamanında edinilememesi nedeniyle beratların e-Defter sistemine kanuni süresinde gönderilememesinin 213 sayılı Vergi Usul Kanununun 13 üncü veya 17 inci maddeleri kapsamında değerlendirilmesi mümkün bulunmamaktadır.
    
     Ancak konuya ilişkin olarak www.edefter.gov.tr internet sitesinde yayımlanan 20.10.2016 tarihli duyuruda istenilen evrakların (Yeni mali mühür için Kamu SM' ye yapılan başvuruya ilişkin form, mali mühür bedelinin ödendiğini gösterir dekont ve mali mührün tarafınıza teslim edildiği tarihi gösterir belge) tamamlanarak bir dilekçe ekinde Gelir İdaresi Başkanlığına gönderilmesi; söz konusu evrakların birer örneğinin ise yetkili makamlarca talep edilmesi halinde ibraz edilmek üzere tarafınızca muhafaza edilmesi gerekmektedir.
     
22. Kanuni süresinden sonra e-Defter gönderebiliyor muyuz?
    Cevap: Kanuni süresinden sonrada e-Defter beratları GİB e-Defter sistemine yüklenebilir. Hesap dönemi içinde e-Defter dönemlerinde mütesellilik kontrolü yapılmaktadır. Bu nedenle berat yüklenirken önceki dönem beratlarının da tam ve eksiksiz yüklendiğinden emin olunuz.
     
23. Kamu Sertifikasyon Merkezine online mali mühür başvurusu yapamayan, şirketi temsile yetkili olan kişilerin yabancı uyruklu olduğu kurumlar (%100 yabancı ortaklı kurumlar), Adi Ortaklıklar, Kooperatifler, Fonlar, OSB ve Kollektif Şirketlerin ne yapması gerekmektedir?
    Cevap: Bu durumdaki mükelleflerin başvuruları kâğıt oramda posta yoluyla Başkanlığımızca alınmakta ve elektronik ortamda KamuSM’ ye iletilmektedir. Başkanlığımızca talep edilen belgeler ile ilgili olarak Forum sitesindeki 25572 numaralı soruya bakınız.
     
24. Mali mühür, e-Defter ve e-Fatura uygulamalarına başvuru nasıl yapılır?
    Cevap: Başvuru işlemleri hakkında detaylı bilgi için Forum sitesindeki 24088 numaralı soruya bakınız.
     
25. Hesap dönemi içinde e-Defter tutmaya başlanabilir mi?
    Cevap: Evet. Ancak hesap dönemi veya takvim yılı içerinde elektronik defter tutmaya başlayanlar, başladıkları tarihi izleyen bir aylık süre içerisinde kağıt ortamda tuttukları defterlerine kapanış tasdiki yaptırmaları gerekmektedir.
     
26. E-Defter beratı gönderme süresinin son günü hafta sonuna denk geliyor?
    Süre izleyen ilk iş gününe uzar mı?
    Cevap: 213 Sayılı VUK’ un sürelerin hesaplanmasına ilişkin hükümleri e-Defter uygulaması içinde geçerli olduğundan izleyen ilk iş gününün sonuna kadar berat yükleme süreleri uzamaktadır. Bunun için mükelleflerce bir başvuru yapılmasına gerek olmadığı gibi Başkanlıkça da bir duyuru yapılmasına gerek bulunmamaktadır.
     
27. E-Arşiv uygulamasına dahil olan şirketin e-Defter uygulamasına da geçmesi gerekir mi?
    Cevap: e-Defter uygulamasına geçmesi gereken mükelleflerin kapsamın 421 ve 454 nolu VUK Genel Tebliğleri ile belirlenmiş olup, 433 ve 464 nolu VUK Genel Tebliğleri kapsamında e-Arşiv uygulamasına geçen mükelleflerin ayrıca e-Defter uygulamasına geçme zorunlulukları bulunmamaktadır.
     
28. E-Defter beratının GİB sistemine yüklenmesi esnasında ilgili ay başlangıç yevmiye madde numarası ile bir önceki ay yevmiye bitiş numarasının uyumsuz olduğu, müteselsil devam etmediği şeklinde uyarı alınması ve beratın yüklenememesi halinde ne yapılması gerekmektedir?
    Cevap: Yevmiye madde numaralarının müteselsilliği kanuni bir gereklilik olmakla beraber; e-Defter uygulamasına berat yüklenirken GİB sistemi yevmiye madde numaralarının müteselsilliğine ilişkin bir kontrol yapmamaktadır. Sorun, kullanmış olduğunuz uyumlu yazılım programı kaynaklıdır. Uyumlu yazılımcınız ile irtibata geçip söz konusu kontrolün kaldırılmasını talep ediniz. Ayrıca, yevmiye madde numaralarının müteselsil devam etmediği hususunun berat yükleme süresi geçtikten sonra fark edilmesi ve ilgili mükelleflerin, e-defterin silinmesi ilişkin talepleri başkanlığımızca kabul görmemektedir.
     
29. E-Defter uygulamasında teknik sorularımı nereye iletmeliyim?
    Cevap: Mükelleflerimize daha iyi hizmet vermek adına telefon ile destek verilmemektedir. Bu nedenle mükelleflerimizin Vergi kimlik numarası, unvan, yaşanan problemin ne olduğunun yazılması ve varsa ekran görüntüsünün eklenerek Forum sitesinden sorulması ya da edefter@gelirler.gov.tr eposta hesabına iletilmesi gerekmektedir.
     
30. İhracat faturasının, çeşitli nedenlerle(gümrükteki, gecikmeler, aksaklıklar, ilgili dönem berat gönderme süresinin geçmiş olması, yanlış döneme kayıt vb.) ait olduğu döneme kaydedilmemesi nedeniyle KDV iade sürecinde problem yaşayan mükelleflerin söz konusu faturayı ait olduğu döneme kaydedebilmesi için nasıl bir yol izlemesi gerekmektedir?
    Cevap: Konunun çözümü için mükelleflerimizi Forum sitesindeki 52478 numaralı sorunun cevabına göre hareket etmeleri gerekmektedir.
     
31. Fatura, çek, senet, navlun, serbest meslek makbuzu vb. belge tipleri elektronik defter uygulamasında, nasıl kaydedilecektir?
    Cevap: e-Defter uygulaması, kâğıt ortamında tutulan defterin elektronik ortama alınmış şekli olup; iki defter arasında muhasebesel anlamda herhangi bir fark bulunmamaktadır. Dolayısıyla yapılacak kaydın, Muhasebe Sistemi Uygulama Genel Tebliğlerine göre yapılması gerekmektedir. Tereddüt halinde; www.edefter.gov.tr internet sitesinde yayımlanan "e-Defter Uygulama Kılavuzu”na bakılabilir.
     
32. E-defter beratlarını yüklemek için e-Defter uygulamasına girişte aşağıdaki hataları alıyorum ne yapmalıyım? Elektronik imza atılırken hata oluştu. Akıllı kartınızın bilgisayarınıza takılı olduğundan ve imza atmak için yetki probleminiz olmadığından emin olup tekrar deneyiniz.
    Cevap: Bu tür hatalar alan mükelleflerin Forum sitesindeki 52525 numaralı sorunun cevabına göre işlem tesis etmeleri gerekmektedir.
     
33. E-Deftere başvuru yaparken ekran donuyor, bekletiyor, başvuruyu gerçekleştiremiyorum. Ne yapmalıyım?
    Cevap: Bu tür hatalar alan mükelleflerin Forum sitesindeki 52529 numaralı sorunun cevabına göre işlem tesis etmeleri gerekmektedir.