Masraf ve Gelir Dağıtım Şablonları

Masraf ve Gelir merkezleri işletmelerin iş birimlerini, şubelerini  ya da departmanlarının bir işletme gibi davranmasını, gelir-gider, kar-zarar hesabı yapmasını sağlayan bir mantıksal çerçeve sunar. İşletmeler çok sayıda mal-hizmet alır, insan çalıştırır, para harcar. Aynı şekilde ürünler-hizmetler üretir, satar ve gelir yaratır. Tüm gelir ve giderler bütçe kalemleri altında tasnif edilerek işletme için bir ölçüm-izleme kriteri oluşturulur. 

Workcube’de her bir alış-satışın, her bir harcamanın bir bütçe kalemi vardır. Periyodik yapılan çok sayıda genel amaçlı harcamalar işletmenin tüm birimlerine dağıtılmak istendiğinde Masraf şablonları kullanılır. Örneğin elektrik, internet faturaları tek bir işlem ve toplam bir harcama olarak kaydedilir. Ancak bu faturaların işletmenin birimlerine dağıtılması hangi masraf ve gelir merkezinin genel giderlerden ne kadar pay aldığını izlemek gerekir.

Elektrik, Su, Internet, Mutfak-Temizlik, Bina Bakım, Kira  gibi genel amaçlı harcamaları nasıl dağıtabiliriz?

Tek bir işlem olarak toplam bir harcamayı masraf merkezlerine, departmanlara , aktivite tiplerine göre oranlayarak gruplandırabilirsiniz. Bu oranlama işlemi için aşağıdaki anahtarlar yol gösterebilir.

• Alana göre oranlama: Hangi departmanı ofiste kaç metrekare alan kullandığını bulun toplam alana oranlayın ve % olarak gideri masraf merkezine dağıtın. Bu yaklaşım kira, bakım, elektrik temizlik gibi harcamaların dağıtımında işe yarar.
• Çalışan sayısı başına oranlama: Hangi departmanda kaç kişi çalıştığını bulun ve toplam çalışan sayısına göre oranlayın ve % olarak gideri masraf merkezine dağıtın. Bu yaklaşım mutfak, internet, iletişim gibi  harcamaların dağıtımında işe yarar.
• Özel olarak oranlama: Herhangi bir gider işletme dinamiklerine bağlı olarak oranlanabilir. Örneğin reklam giderlerinin satış birimi %70’ini karşılarken geri kalan %30’luk dilim diğer birimlere eşit dağıtmak gibi yaklaşımlar kullanılabilir.

Gelirler şablonlar marifetiyle dağıtılabilir mi?

Bir işletmenin kar merkezleri kendi aralarında iç müşteri davranışı sergileyebilir ya da gelir paylaşımı modeli uygulayabilirler. İşletmelerin can suyu satıştır. Çoğunlukla merkezi olarak satış yapan birimler satıştan elde edilen gelirin tamamını kendi kar merkezine gelir olarak yazarlar. Ama satışı tek başına yapamazlar, onları destekleyen çok sayıda birim vardır. Bu durumda bu birimlerin gelir ve giderlerini bütçe üzerinde takip etmek zorlaşır. O zaman satış birimine destek veren diğer iş birimleri-kar merkezlerine gelir paylaşımı yaklaşımı kullanılabilir. 

Örneğin satış birimi satılan her bir ürün ve hizmetten %10 pay alarak kendi gelirini yaratır ve harcamalarını elde ettiği bu gelirin içinde dengelerken ürün ve hizmetleri üreten birimlere satıştan elde edilen geliri paylaştırır. Bu türden bir hesaplama işletmenin maliyet yapısına iş birimlerinin fonksiyonlarına göre değişen bir hesaplamadır. İşletme dinamiklerine göre dikkatlice yapılmalı ve değişen koşullara göre periyodik olarak kontrol edilmelidir.

“Veri Merkezi Gelir Dağıtım Şablonu” ile ilişkilendirilmiş bir ürün faturası kesildiğinde Workcube yukarıdaki anahtara göre otomatik olarak bütçe dağılımı yapmış olacaktır. Böylelikle destekleyici birimler ya da ürün veya hizmetin sahibi olan birimler arasında gelir paylaşımı yapılmış olacaktır. Bu yaklaşımın en temel amacı tüm birimlerin bir işletme gibi davranmasını sağlamaktır.