Wiki Detay | wiki workcube

Workcube Intranet içinde yer alan Dijital Arşiv uygulaması ile şirketin tüm bilgi, belgeleri, videoları, görselleri vb. içeriklerin hepsi dijital olarak depolanır, tasnif edilebilir ve dünyanın her yerindeki kullanıcılara merkezi olarak ulaştırılır. Dijital Arşiv ile dijital varlıklarınız Workcube içinde güvenli bir paylaşım ve depolama platformunda sunulmaktadır.

Yol : Intranet > Dijital Arşiv

Dikkat: İlk olarak Dijital Arşiv'i görüntüleyebilmek için erişim yetkilerinin verilmesi gerekmektedir. Eğer erişim yetkiniz yoksa Dijital Arşiv'i görüntüleyemeyeceksiniz erişim izinlerini güncellemeniz gerekecektir. Sistem > BPM > Kullanıcı Yetki Yönetimi > Yetki Grupları ekranı CMS alanından Dijital Arşiv yanında yer alan ikona tıklayarak erişim izni verebilirsiniz.

Erişim yetkilerinin düzenlenmesiyle Dijital Arşiv ana ekranına ulaşabilirsiniz. Dijital Arşiv ana ekranı aşağıdaki gibi görünecektir.

Dijital Arşiv içinde arama yapmak istenilen içerikle ilgili anahtar kelimeler buradan girilerek içerik aranabilir.
Daha Fazlası butonuyla çeşitli filtrelemeler yapılarak listeleme ve arama özelleştirilebilir.
Yükle butonuyla Dijital Arşiv'e yeni içerik eklenir.
Klasör butonu Dijital Arşiv içerisindeki kategorileri listeler.
Kart butonuyla içeriklerin listelenme biçiminin kartlar şeklinde olması sağlanabilir.
Liste butonuyla içeriklerin satırlar halinde sıralanması sağlanır.
Bu buton Dijital Arşiv'deki içerik sayısını gösterir.

Dijital Varlık Ekleme

Dijital Arşiv ana ekranına gelindiğinde yer alan arama butonu yanında "Yükle" butonu yer almaktadır. Bu butona tıklayarak Dijital Arşiv'e istenilen belge, video, doküman, görsel eklenebilir.

Açılan Dijital Varlıklar Yeni Kayıt ekranında eklemek istenilen belgeyi sürükleyerek ilgili alana bırakabilir ya da belgenin url bilgisini altta yer alan kutucuğa ekleyerek de kayıt oluşturulabilir. Örnek olarak; Google Drive'daki; Sheet, Document, Slaytlar vb. linkler ve de Youtube video linkleri merkezi bir yapıda dijital arşivde yer alması için depolanabilir.

Dijital Varlık belge ya da url olarak eklendikten sonra Dijital Varlık ekleme ekranının devamında yer alan kayıt bilgileri doldurarak devam edilir.

Doküman Adı: Dijital Varlık olarak eklenecek dokümanın adı bu alana girilir.
Süreç: Dijital Arşiv'e eklenen belgenin Süreç durumu bu kısımda belirtilir. Ayrıca Kontrol Paneli > BPM > Süreçler ekranında Dijital Varlık filtrelemesiyle arama yapıp Süreç aşamaları çeşitlendirilebilir.
Ürün: Dokümanın ilişkili olduğu bir ürün varsa bilgisi buraya girilir. Kontrol Paneli > ERP > Satış-Dağıtım > Ürün ve Stoklar > Ürünler ekranında listeleme yapıp herhangi bir ürün detayına girilerek Belgeler kısmından Dijital Varlık eklenebilir.
Geçerlilik Başlangıç Tarihi: Dokümanın geçerli olacağı başlangıç tarihi bu alana girilir.
Açıklama: Dijital Varlık ile ilgili varsa açıklamalar bu alana girilir.
Belge No: Eklenen dokümanın belge numarası bu alana girilir.
Tüm Kategoriler: Dijital Arşiv'de yer alan tüm kategorilere bu alandan ulaşılır.
Kime: Dokümanın kimle paylaşılarak oluşturulacağı bilgisi bu alana girilir.
Geçerlilik Bitiş Tarihi: Dokümanın geçerliliğinin sona ereceği tarih bilgisi bu alana girilir.
Anahtar Kelimeler: Dokümanın aramalarda kolay ulaşılır olabilmesi için ilişkili anahtar kelimeler bu alana girilir.
Revizyon: Dokümanın revizyon durumu bu kutucukta yer alır.
Doküman Tipi: Eklenen doküman tipi bu kutucuktan seçilir. Kontrol Paneli > Sistem > Parametreler ekranında CMS başlığı altında; İçerik Belge ve Tipleri başlığına girerek Doküman Tipi eklenebilir.
CC: Dokümanı eklerken bilgisine sunulacak, haberdar olacak kişiler bu alandan seçilir.
Proje: Dokümanın ait olduğu proje bilgisi bu alana girilir.
Seçim Kutucukları: Dijital Varlık listelemede de yer alan seçim kutucukları eklenen dokümanın ilişkili olup olmadığına göre kayıt sırasında seçilebilir.
Doküman Erişim İzinleri Detaylandırma: Bu alandan eklenen dokümanın paylaşım kısıtlamalarını detaylı olarak ayarlanabilir. Detayı aşağıdaki gibi görünecektir. Aynı zamanda şirketinize özel tanımlama ve başlıkları bu erişim detaylandırmalarına aşağıdaki şekilde eklenebilir:

Partner Portal: ERP > Satış-Dağıtım > Müşteri-Tedarikçi > Bireysel Üye Kategorileri ekranından başlık eklenebilir.

Public Portal: ERP > Satış-Dağıtım > Müşteri-Tedarikçi > Kurumsal Üye Kategorileri ekranından başlık eklenebilir.

Pozisyon Tipleri: Kontrol Paneli > Sistem > Parametreler ekranında HR-İK başlığı altında Pozisyon Tipleri seçilerek çeşitlendirmeler yapılabilir.

Yetki Grupları: Kontrol Paneli > Sistem > Güvenlik > Yetki Grupları ekranına giderek başlık eklenebilir.

Dijital Varlık Grupları: Kontrol Paneli > Sistem > Parametreler ekranında BPM başlığı altında Dijital Varlık Grupları'na tıklanarak eklenebilir.

Dijital Arşiv İçerik Listeleme

Ana ekranda çeşitli filtrelemelerle listeleme yaparak Dijital Varlıkları görüntüleyebilirsiniz.

Burada dijital varlık ekleme alanından farklı olarak aşağıdaki alanlar bulunur;

Format: Dijital Arşiv'deki belgenin hangi formatta eklendiği (html,pptx,doc gibi) bu alandan seçilir.

Kaydeden: Dijital Arşiv'e eklenen belgeyi kaydeden çalışan bilgisi bu alandan seçilir.

Şirket: Dijital Arşiv'e eklenen belgenin hangi şirkete ait olduğu bilgisi bu alandan seçilir.

Adet: Listelenecek kayıt sayısını belirtir.

Varlık Durumu: Dijital Arşiv'de yer alan belgenin Varlık Durum bilgisini bu alandan seçilebilir.

Kayıt Tarihi: Dijital Arşiv'in kaydedildiği tarih bu alandan seçilir.

Seçim Kutuları

Aktif: Dijital Arşiv'deki belge aktifse bu kutucuk işaretlenir.

Özel Belge: İlgili belgenin gizliliği ile ilgili seçim yapılırken bu kutucuk kullanılabilir.

Önem Derecesi Yüksek: Dijital Arşiv'e eklenen belgenin önem derecesi yüksekse bu kutucuk işaretlenir.

Intranette Paylaşılanlarda Ara: Bu kutucuk Intranette paylaşılmış olan Dijital Arşiv belgelerini listelemek için kullanılabilir.

İnternette Paylaşılanlarda Ara: Bu kutucuk internette paylaşılan Dijital Arşiv içeriklerini listelemek için kullanılır.

Extranette Paylaşılanlarda Ara: Bu kutucuk işaretlenerek Extranette paylaşılmış içerikler listelenebilir.

Revizyon Olanları Getirme: Revizyon olan Dijital Arşiv içeriklerini listelemeye almaz.

Dijital Arşiv Belgelerinin Görüntülenme Şekli

Dijital Varlıkların listelenmesinin ardından belgelerin altında iki ayrı ikon yer alır. Soldaki bulut işaretiyle belge açılarak bilgisayarınıza indirilir. Sağdaki göz işaretiyle belge görüntülenebilir. Örnek olarak; "DDO - Dijital Dönüşüm Ofisi" dijital varlığının göz işaretine tıklandığında Youtube üzerinden bu içerik izlenebilir.

Dijital Varlıkları Klasör Olarak Görüntüleme

Dijital Arşiv ana ekranında yer alan Klasör butonuna tıklandığında aşağıdaki görselde yer aldığı gibi Dijital Varlıklar kategoriler halinde görüntülenebilir. Ana ekranda Klasör seçeneğini seçtikten sonra Kategori ekle butonu da sayfaya eklenmiş olacak. "Kategori Ekle" butonunu kullanarak yeni klasör tanımlayabilir ve dokümanlarınızı planlı bir şekilde muhafaza edebilirsiniz.

Tips

Dijital Varlıklarda Neden Bazı Varlıkları Göremiyorum?

Bunun birkaç sebebi olabilir;

Dökümanın yetki grubunda listeleme yapılmamış olabilir: Varlık detayında yetki grubu seçildikten sonra listeleme yapılırsa görüntülenebilir. Kontrol paneli > System > Page Settings üzerinden "Kategoriler dijital varlık yetki grubuna göre çalışsın." seçeneği kapatılarak da görüntülenebilir.
Dökümanın dili, seçili olan dilden farklı olduğu için listelenmemiş olabilir: Bütün dökümanları tek seferde görüntülemek isterseniz dil filtresini boş bırakabilirsiniz.
Dijital varlık grubu seçilmemiş olabilir: Kontrol paneli > System > Page Settings üzerinden "Dijital varlık grubu seçilmeyen dosyalar gösterilmesin." seçeneği kapatılırsa görüntülenebilir.

İpucu asset.list_asset

Kaydedilen fiziki varlık ortak kullanım ekranında görülmüyor?

Fiziki varlıkları ortak kullanım sayfasından rezervasyonunu yapabilmek için öncelikli olarak fiziki varlık detayında “Ortak Kullanım” kutucuğunun işaretli olması gerekir.

İpucu asset.list_assetp

Rezervasyon ekranında başlangıç ve bitiş tarihi gelmiyor?

Rezervasyonlar sayfasında başlangıç ve bitiş tarihinin girilebilmesi XML ayarlarına bağlıdır. Rezervasyonlar sayfasından XML ayarına gidip “Başlangıç Tarihi Gelsin mi?” ve “Bitiş Tarihi Gelsin mi?” ayarlarının “Evet” olarak seçilmesi gerekir.

İpucu asset.list_assetp

Dijital Varlıklar listelemede yetki gruplarına göre nasıl erişim verilir ?

Page settings'ten ''Dijital varlıklar, dijital varlık yetki grubuna göre görüntülensin.'' seçeneği evet olarak seçilmelidir.

Belge detayında Intranette paylaş seçeneği kapalı ve Döküman Erişim İzinleri Detaylandırma alanında belgenin görüntülenmesi istenen yetki grubu seçili olmalıdır.

İpucu asset.list_asset

Belgeler alanına eklenen dokümanlar neden görüntülenmiyor?

Dijital Varlıklar'a eklenen belgedeki yayın alanlarında yetkililer Dijital Varlık Grubu olarak belirlenmişse; Dijital Varlık Grubu'nda ilgili çalışanların yetkisi yok ise bu kişiler belge detayını görüntüleyemezler. Sistem > Güvenlik > Dijital Varlık Grubu sayfasından yetki tanımlanabilir.

İpucu asset.list_asset

Dijital belgeyi arşivlerken belge büyüklüğü ve sayısı nedir?

Aynı anda 10 tane belge ve toplam 100 MB sınır vardır. Daha fazlası için sistem yöneticinize başvurun.

İpucu asset.list_asset

Dijital Varlık internete açıldığı halde sitede görüntülenmiyor, neden?

Eklenen Dijital Varlık'ın internette görüntülenebilmesi için; A- Eklenen varlıkta "İnternette Paylaş" checkbox'ının seçili olması ve açılan internet sitelerinden hangisinde yayınlanacaksa işaretlenmesi gerekir. B- Eklenen varlık B2C'de yayınlanacaksa kategorisininde aynı şekilde B2C sisteminde yayınlanacaksa internet, B2B sisteminde yayınlanacaksa "Extranet Paylaş" checkbox'ının işaretlenmesi gerekir. C- Dijital varlığın yayın alanını daha detaylı özelleştirmek istersenirse; Döküman Grupları, Partner Portal, Public Portal, Pozisyon Tipleri ve Yetki Grupları'na göre erişim izinleri düzenlenebilir. Örneğin, bir varlığın bayi sisteminde yayınlanması fakat yurtdışı bayi kategorisindeki üyelerin varlığı görüntüleyememesi isteniyor. "Partner Portal" altındaki kategorilerin seçilmesi kısıtlama için yeterli olacaktır.

İpucu asset.list_asset

Dijital belgelere tıkladığımda yasaklı kullanıcı görmeye izin yok uyarısı veriyor?

Dijital arşivde belgelere atanmış rol yetkileri veya dijital varlık yetki grupları vardır. Eğer yetki grubunda değilseni o belgeye erişilemez.Dijital belge yetki gruplarına erişim yetkisi isteyiniz.

İpucu asset.list_asset

Dijital varlıklara erişemiyor veya göremiyorum?

A- Dijital Varlık ekleme/gücelleme sayfalarında iken "Yayın Alanları" başlığı altında bulunan kısıtlar seçilmemiş olabilir. Dijital Varlık güncelleme sayfasında "Yayın Alanları bölümünden görüntüleme yetkisi verilmek istenen Yetki Grubu, Partner Portal, Pozisyon Tipleri gibi alanlardan ilgili kullanıcı için amiri veya admin uygun olanları seçmelidir. B- Sistem üzerinden tanımlanabilen “Dijital Varlık Gruplarına" kişinin yetkili olmaması Çözüm Kontrol Paneli > System > Güvenlik > Dijital Varlık Grupları alanından özel kullanıcılar için dijital varlıkları görüntüleyebilme yetkisi tanımlanır. Dijital Varlık ekleme/güncelleme sayfalarında iken “Yayın Alanları” başlığı altında bulunan kısıtlardan seçim yapılabilir. İstenilen grup ve kişiler için görüntüleme izni verilir.

İpucu asset.list_asset

Toplam 9 Kayıt

Geri Bildirim

Bu içeriği faydalı buldunuz mu?

Geri Bildirimizi Lütfen Yazınız!

Ad*

Soyad*

E-posta *

Workcube Objects Hakkında

Dijital Varlıklar

Görüntüler, videolar, ses dosyaları ve belgeler gibi dijital varlıkların depolanmasını, düzenlenmesini, paylaşılmasını ve yönetilmesini sağlar.

Type: WBO Version: Catalsyt v5 Licence: Standard Author: Workcube Core

İlişkili İçerikler

13.1.5. İçerik Yönetimi Parametrik Tanımlamalar

CMS çözümü altında İçerik Yönetimi ve Dijital Arşiv modülleri vardır. Bu modüllerin parametrik tanımlamaları her işletmeye göre farklılık gösterir.

Devamı

13. CMS - İçerik Yönetimi

CMS - İçerik Yönetimi çözümü altında İçerik Yönetimi ve Dijital Arşiv modülleri bulunur. İçerik Yönetimi fonksiyonları ile Kurum içi haberler, bildirgeler, yayınlar, eğitim içerikleri gibi birçok konuda yazılı ve görsel içerik yönetilebilir.

Devamı

10.14. Dijital Arşiv - TV

Workcube Dijital arşivin bir parçası olan TV, video saklama aracı olarak işlev görür. Videolarınızı doküman tiplerine ve kategorilere göre ayırabilir, farklı filtreleme seçenekleri ile listeyebilirsiniz.

Devamı

13.1.1. İçerikler

İçerikler ile intranet ve extranet üzerinde yayınlayabilmek için içerikler üretilir.

Devamı

10. Intranet

Şirketin büyüklüğü ne olursa olsun, Workcube intranet uygulamasıyla çalışanlar aynı platformda şirketin vizyonunu online olarak takip edebilir, işlemlerde bulunabilir ve paylaşımlı yapısıyla sosyal bir kimliğe bürünmesine yardımcı olabilir.

Devamı

Release Notları

Dijital Varlıklar - Page Designer

Düzenlenen Fonksiyon: CMS > Dijital Arşiv > Dijital varlıklar listeleme iş fonksiyonunda yer alan daha fazla seçeneğine göre Page Designer search form sekmesinde iyileştirmeler yapıldı.

Hotfix Cognitive 17.12.2025 tasks/157994_yiğitsaygılı → master

İçerikler ve Google CDN

İçerikler internette yayınlanıyor ise html editör içine eklediğiniz rimajları CDN'e göndererek Protein ile yapılan web sitelerinin daha hızlı çalışmasını sağlayabilirsiniz.
Öncelikle Google CDN servisi satın almak ve bu servisi Workcube'ünüze entegre ederek başlamalısınız. Entegrasyon sürecinde deneyimli Workcube uzmanlarından hizmet alabilirsiniz.

Feature Cognitive 13.10.2025 tasks/156042_yunuscemozay → master

Google Cloud ve CDN Bucket

Workcube'e CDN - Content Delivery Network eklemek için Google Cloud kullanılabiliyor. Bu özellik dijital arşive eklenen resim ve videolar eğer "internette paylaşılıyor" kutucuğu seçilir ise CDN bucketa belgenin bir kopyası gönderir. Protein ile yapılan sitelerde resimler, videolar CDN ile dağıtılabilir. Orta ve büyük ölçekli B2B, B2C veya farklı amaçlarla yapılan web sitelerinde CDN kullanılması Workcube sunucuları performans ve güvenliğini artırır. CDN Bucket entegrasyonu için Google Cloud hesabınızın olması gereklidir.

Feature Cognitive 15.08.2025 tasks/155110_cemozay_teta → teta

html2canvas ile Workshare

Eklenen/Düzenlenen Fonksiyon: html2canvas ile Workshare üzerinde pdf oluşturma ve bu oluşturulan pdf'i şifreleme getirildi.

Kullanım: Workshare üzerinde bütün alanlar doldurulduktan sonra Snap Al tıklanır. Documents altında yer alan worksnap dosyasına bir pdf ve dosya yolu oluşturur. Snap Al ile dosya oluşturmadan önce erişim kodu ve şifre girilmiş olmalıdır. Paylaş denildiği takdirde şifre ve link bilgisi e-posta olarak gönderilir. Gelen şifre bilgisi ile pdf detayı görüntülenir. Detaylı bilgi için "html2canvas ile Workshare" wiki dokümanı incelenebilir.

Feature Cognitive 25.10.2024 tasks/150632_alperkaanm → master

Protein - Kurumsal Üye Belgeleri

Protein B2B müşteri ve tedarikçiler bu widget ile self servis Ticaret Sicil Gazetesi, Vergi Lechası, İmza Sürküsü gibi evrakları yükleyebilirler.

Feature Lean.23 14.10.2023 tasks/144041_Denizhamurpet_beta → beta

Toplam 5 Kayıt