İnsan Kaynakları Memur İşe Başlatma ve Bordrosu


Workcube sistemimizde memur çalışan girişi sistem üzerinden çalışan bilgilerinin yer aldığı alandır. Memur alanı çalışana tanımlanan ek ödeneklerin yer aldığı alandır.


Memur çalışan için sistemde yapılması gereken tanımlama işlemleri aşağıdaki sırayla yapılmalıdır;

1-İlk olarak şirket tanımlama işlemi yapılmalıdır.

Yol: Sistem > Sistem Yönetimi > Genel Ayarlar> System

Yeni şirket tanımlaması yapılırken zorunlu alanlar doldurulmalıdır. 

2-Şube tanımları  yapılmalıdır. Şube tanımları oluşturulduktan sonra şube SGK bilgileri sisteme tanımlanmalıdır.

Yol: HR - İK > Planlama > Organizasyon Planlama

Şube açılışı için sayfada bulunan "+" ikonuna tıklanır. Açılan ekranda çalışanla ilgili gerekli tüm bilgilerin tanımlanması gerekir.Şube tanımlarını sisteme kaydettikten sonra kayıt edilen şubenin içerisindeki Tab menüde yer alan SGK bilgilerinin tanımlanması gerekmektedir.

3-Departman tanımları yapılmalıdır.

Yol: HR - İK > Planlama > Organizasyon Planlama 

Departman açılışı için sayfada bulunan "+" ikonuna tıklanır. Açılan ekranda çalışanla ilgili gerekli tüm bilgilerin tanımlanması gerekir.

4-Pozisyon Tipleri tanımları yapılmalıdır.

Yol: HR - İK > Planlama > Rol Planlama 

Pozisyon tipi açılışı için sayfada bulunan "+" ikonuna tıklanır. Açılan ekranda çalışanla ilgili gerekli tüm bilgilerin tanımlanması gerekir. Kayıtlarda değişiklik için kalem ikonuna tıklayarak yapılmalıdır.

5-Pozisyon Adları tanımları yapılmalıdır.

Yol: HR - İK > Planlama > Rol Planlama 

Pozisyon adı açılışı için sayfada bulunan "+" ikonuna tıklanır. Açılan ekranda çalışanla ilgili gerekli tüm bilgilerin tanımlanması gerekir. Kayıtlarda değişiklik için kalem ikonuna tıklayarak yapılmalıdır.

6-Ünvan tanımları yapılmalıdır.

Yol: HR - İK > Planlama > Rol Planlama 

Ünvan açılışı için sayfada bulunan "+" ikonuna tıklanır. Açılan ekranda çalışanla ilgili gerekli tüm bilgilerin tanımlanması gerekir. Kayıtlarda değişiklik için kalem ikonuna tıklayarak yapılmalıdır.

7-Fonksiyon tanımları yapılmalıdır.

Yol: HR - İK > Planlama > Rol Planlama > Param

Fonksiyon açılışı için sayfada bulunan "+" ikonuna tıklanır. Açılan ekranda çalışanla ilgili gerekli tüm bilgilerin tanımlanması gerekir. Kayıtlarda değişiklik için kalem ikonuna tıklayarak yapılmalıdır.

8-Meslek Kodları tanımları yapılmalıdır.

Yol: HR - İK > Planlama > Rol Planlama 

Meslek kodları açılışı için sayfada bulunan "+" ikonuna tıklanır. Açılan ekranda çalışanla ilgili gerekli tüm bilgilerin tanımlanması gerekir. Kayıtlarda değişiklik için kalem ikonuna tıklayarak yapılmalıdır.

9-Bordro Akış Parametre tanımları yapılmalıdır.

Yol: HR - İK > Özlük-Bordro > Bordro Kuralları 

Bordro akış parametresi açılışı için sayfada bulunan "+" ikonuna tıklanır. Açılan ekranda çalışanla ilgili gerekli tüm bilgilerin tanımlanması gerekir. Kayıtlarda değişiklik için kalem ikonuna tıklayarak yapılmalıdır.

10-Ücret Kuralları tanımları yapılmalıdır.

Yol: HR - İK > Özlük-Bordro > Bordro Kuralları 

Ücret kuralları açılışı için sayfada bulunan "+" ikonuna tıklanır. Açılan ekranda çalışanla ilgili gerekli tüm bilgilerin tanımlanması gerekir. Kayıtlarda değişiklik için kalem ikonuna tıklayarak yapılmalıdır.

  1. SGK durumu Memur seçildiğinde;
    1. ücret katsayıları tanımlanmalıdır. 
    2. Memur gösterge tablosu tanımlanmalıdır. 
    3. Kesenek katkı oranı tanımlanmalıdır. 
    4. Ek ders ücret tablosu tanımlanmalıdır. 
    5. Yabancı dil tazminatı gösterge rakamı tanımlanmalıdır. 
    6. Ek Ödenek Tanımları yapılmalıdır. 
    7. Kesinti tanımları yapılmalıdır. 

11-Otomatik Bes tanımları yapılmalıdır.

Yol: HR - İK > Özlük-Bordro > Bordro ve Puantaj

Otomatik Bes açılışı için sayfada bulunan "+" ikonuna tıklanır. Açılan ekranda çalışanla ilgili gerekli tüm bilgilerin tanımlanması gerekir. Kayıtlarda değişiklik için kalem ikonuna tıklayarak yapılmalıdır.

12-Vergi istisnası tanımları yapılmalıdır.

Yol: HR - İK > Özlük-Bordro > Bordro Kuralları

Vergi istisnası açılışı için sayfada bulunan "+" ikonuna tıklanır. Açılan ekranda çalışanla ilgili gerekli tüm bilgilerin tanımlanması gerekir. Kayıtlarda değişiklik için kalem ikonuna tıklayarak yapılmalıdır.

13-İzin süreler tanımları yapılmalıdır.

Yol: HR - İK > Özlük-Bordro > Bordro Kuralları

İzin süreleri açılışı için sayfada bulunan "+" ikonuna tıklanır. Açılan ekranda çalışanla ilgili gerekli tüm bilgilerin tanımlanması gerekir. Kayıtlarda değişiklik için kalem ikonuna tıklayarak yapılmalıdır.

14-İzin ve mazeret kategorisi tanımları yapılmalıdır.

Yol: HR - İK > Özlük-Bordro > Ücret Yönetimi ve özlük

Açılan ekranda çalışanla ilgili gerekli tüm bilgilerin tanımlanması gerekir. 

15-Muhasebe hesap grupları tanımları yapılmalıdır.

Yol: HR - İK > Özlük-Bordro > Bordro Kuralları

Ücret kuralları açılışı için sayfada bulunan "+" ikonuna tıklanır. Açılan ekranda çalışanla ilgili gerekli tüm bilgilerin tanımlanması gerekir. Kayıtlarda değişiklik için kalem ikonuna tıklayarak yapılmalıdır.

16-Harcirah Kuralları tanımları yapılmalıdır.

Yol: HR - İK > Özlük-Bordro > Bordro Kuralları 

Açılan ekranda çalışanla ilgili gerekli tüm bilgilerin tanımlanması gerekir. 

17-Kullanıcı yetki grupları tanımları yapılmalıdır.

Yol: Sistem > BPM > Kullanıcı Yetki Yönetimi

Kullanıcı yetki grupları açılışı için sayfada bulunan "+" ikonuna tıklanır. Açılan ekranda çalışanla ilgili gerekli tüm bilgilerin tanımlanması gerekir. Kayıtlarda değişiklik için kalem ikonuna tıklayarak yapılmalıdır.


İşe başlatma işlemleri için aşağıdaki işlemler sırasıyla yapılmalıdır;


1-Öncelikle Çalışanlar sayfası üzerinden çalışanın kartını oluşturma işlemi yapılmalıdır.

Yol: HR > Planlama > Çalışan Bilgileri > Çalışanlar

Yeni çalışanın kişi kartı açılış işlemi için listeleme sayfasında bulunan "+" ikonuna tıklanır. Açılan ekranda çalışanla ilgili gerekli tüm bilgilerin tanımlanması gerekir.

2- Çalışanın "Pozisyon Kartı" oluşturulmalıdır.

Yol: HR > Planlama > Rol Planlama > Roller-Pozisyonlar

Yeni çalışanın kişi kartı açılış işlemi için tamamlanmasından itibaren çalışan kartı içerisinde "Pozisyon Ekle" ikonuna tıklanır. Pozisyon ile ilgili tüm bilgiler doldurulduktan sonra "Kaydet" butonuna tıklanır.

3-Çalışanın "Ücret Kartı" oluşturulmalıdır.

Yol: HR > Özlük Bordro > Bordro ve Puantaj > İşe Giriş Çıkışlar

İlgili sayfada filtre seçimlerinize bağlı olarak işe girişi veya çıkışı yapılmış tüm personelleri görebilirsiniz. Çalışan işe girişi yapılmalıdır. Yeni çalışanın işe giriş işlemi için listeleme sayfasında bulunan "+" ikonuna tıklanır ve gerekli bilgiler tanımlanır. Doldurulması gereken alanlar dışında mutlaka tanımlanması gereken alanlar aşağıdaki gibidir;

1-Şube: İşe giriş işlemini yapacağınız çalışanı seçtiğinizde sistem otomatik olarak pozisyon şubesini ve şirketini getirecektir. Dilerseniz çalışanınızın pozisyonunun bulunduğu şubenin dışında bir şube seçerek SGK girişini farklı şube üzerinden yapabilirsiniz.

2-SGK Durumu: Sistem üzerinde İşçi, Memur ve Serbest çalışan olarak 3 seçenek bulunmaktadır. Çalışan hangi statüde çalışacak ise o seçilmelidir. Memur bordrosu için SGK Durumunun Memur seçilmesi gerekmektedir.

Dikkat: SGK Durumu "Memur" seçili olmaz ise bu kişinin ücret kartında memur ve döner sermaye alanı açılmayacaktır.

3-Son İşe Başlama-Bitiş: SGK sisteminde işe giriş tarihi olarak bildirilmiş tarih seçilmelidir.

4-Vardiyalar: Özellikle mavi yaka personeli bulunan ve üretim yapan firmaların sıkça kullanmakta olduğu vardiyalar kişi kartı üzerinden seçilmelidir. (Vardiya başlığı altında detaylandırılacaktır).

5-Çalışan Grubu: Workcube'de bordrolama süreçlerindeki kurallar kullanıcı tarafından parametrik tanımlamalara bağlı olarak şekillenmektedir. Şubelerinizin ve/veya aynı şubedeki çalışanlarınızın bordrolarını farklı akış parametrelerine (Ücret Kuralları başlığı altında detaylandırılacaktır) göre oluşturabilirsiniz.

Tip: Eğer aynı şubede farklı akış parametreleri kullanmak isterseniz HR > Özlük Bordro > Bordro Kuralları > Çalışan Grubu üzerinden çalışan grubu tanımlamalı ve çalışanın ücret kartında Çalışan Grubu seçilmelidir.

Sisteminizde çalışan grubu tanımı yapar ve bordro oluştururken uyarı alırsanız bu Bordro Akış Parametrelerinizde ve/veya Çalışan Ücret Kartında çalışan grubu seçmediğiniz anlamına gelmektedir.

6-Meslek Grubu: Bu alan çalışanınızın SGK girişini yaparken SGK’ya bildirmiş olduğunuz Meslek Kodu alanıdır. Meslek kodları HR>Özlük Bordro>Bordro Kuralları>Meslek Kodları alanından tanımlanmaktadır.

7-SGK Statüsü: Normal, Emekli, Stajyer vb. personeller için seçim yapılmalıdır.

8-Görev Tipi: Çalışan, İşveren, İşveren Vekili, Taşeron, Sendikalı, Sözleşmeli personelleriniz için seçim alanıdır.

9-PDKS: Sisteminizde PDKS Entegrasyonu yapılmış ve bu veriler doğrultusunda bordro işlemlerini yapacak iseniz bu alandaki Bağlı, Tam Bağlı seçeneklerini kullanmanız gerekir. Ancak sadece PDKS’den giriş-çıkış verilerini kontrol ediyor ve bu verilerin bordro işlemlerinize konu olmasını istemiyor iseniz Bağlı Değil seçeneğini kullanmanız gerekmektedir. Eğer Entegrasyon yöntemi veya import seçeneği üzerinden çalışanların giriş ve çıkış kontrolleri yapılacak ise aşağıda görüldüğü gibi çalışanın PDKS sistemindeki ID si ilgili alana girilmelidir.

10-Dönem Başı Kümüle Vergi Matrahı: Sistemdeki ilk bordrolarınızı Ocak ayı dışında başlatacak veya yıl içerisinde işe giriş yapan çalışanın ilk bordrosunu yıl içerisindeki vergi matrahına ilave ederek ilerletmek isterseniz ilk puantaj oluşturulmadan önce bu alana son çalışmaya istinaden vergi matrahı girilmelidir.

11-Brüt/Net: Çalışan için girilecek maaş tutarının brüt mü net mi olduğu girilir.

12-Ücret Yönetimi: Çalışan için yapılacak maaş hesaplaması aylık/günlük/saatlik olarak seçilebilir. Bu durumda maaş tutarı da seçilen yönteme göre girilmelidir.

İpucu: İlgili sayfada deneme süreci seçilmiş olsa dahi E-Profil > Çalışan Detayı > Diğer > Deneme Süresi üzerinden tarihler kontrol edilmelidir.

13-Memur: Derece, Kademe, Ek gösterge Puanı, Dil Tazminatı ve Tazminat Gösterge Puanlarının tanımlanmalıdır.

  • Yabancı Dil Tazminatı: Parametrelerden "Diller"den tanımlayabilirsiniz. Tanımlama sonrasında memur ücret kartında yabancı dil tazminatını faydanılması durumunda veya faydanılmaması durumunda rakamlara parametrelerden ‘’Yabancı Dil Tazminatı Gösterge Rakamından’’ Yabancı Dil Durumu, Yabancı Dil Düzeyi ve Tutarını sisteminize tanımlayabilirsiniz. Bu ekrandaki dil tazminatı kısmına yansımaktadır.

14-Döner Sermaye: Döner sermayeden ödenek alıyorsa tanımlanmalıdır.

15-Maaş Planla: İşe girdiği aydan itibaren alacağı ücretin yazılarak sisteme kaydedilmelidir. Sayfanın sonunda bulunan "Maaş Planla" butonuna tıklanır.

Yılbaşında çalışanınız için 12 aylık maaş planlaması yapabilirsiniz.

Aşağıdaki ekran görüntüsünde şunlar ifade edilmektedir;

  1. Maaş planla butonuna basınız.
  2. Maaş tanımlarını yaptıktan sonra kaydedebilirsiniz.

Bu bilgilerin doldurulmasından sonra çalışana ait ücret kartı açılacaktır.

Dikkat: Ücret kartı açıldığında ilk giriş ekranından tanımlamış olduğunuz veriler kartta görünecektir. Kart açıldıktan sonra ise diğer bilgilerin girilmesi gereklidir.


Ek Ödenek Tanımlama: Ücret kartı oluşturduktan sonra sol kutuda yer alan Ek Ödenekleri seçerek karşımıza çıkan ekranda + ikonuna tıklayarak oluşturabilirsiniz.



PDKS-Ödenekli Çalışmalar Tanımlanması

HR > Özlük Bordro > Devam-Kontrol > PDKS-Ödenekli Çalışmalar alanı üzerinden çalışanın gün bazlı fazla çalıştığı saatleri sisteme girerek ödeneğini hesaplama işlemi yapılmaktadır.
  1. Şube, Departman, SGK Durumu, Bordro Tipi ve ilgili ayı seçip aratıyoruz. 
  2. Karşımıza çıkan ekranda rakamların altında yer alan kutuya  M.S.(Minimum Çalışma Saati Ders) fazla çalışması var ise onları yazıyoruz ay sonunda T.S.(Toplam Çalışma Saat Ders) kontrolleri gerçekleştirebilirsiniz.


Proje Ödenek Hesabı Tanımlanması

PMS > Proje Yönetimi > Proje Yönetimi > Projeler alanı üzerinden proje oluşturma işlemi yapılmaktadır. Proje tanımlandıktan sonra içerisinde yer alan Ekip, Görevler, Notlar vb. ifadelerin yer aldığı ikonlar doldurulmalıdır. 

ERP > Satış Dağıtım > Satış > Satış Siparişleri alanı üzerinden ilgili proje için kesilen fatura girişini yapmalısınız. Kayıt edilen faturanın içerisinde Projenin karşısında yer alan üç nokta ikonundan proje seçimi yapılarak faturayı projeyle ilişkilendirme işlemi yapılmalıdır.

HR-IK > Özlük-Bordro > Ücret Yönetimi ve Özlük > Proje Ödenek Hesabı alanı üzerinden proje ve bütçe merkezi seçimini yaparak arama işlemi yapılmaktadır. Oluşturduğumuz projeyi seçmelisiniz. İlgili ay, SGK durumu ve bordro tipi seçilerek arama işlemi yapılmalıdır.

  1. Süreç: Kayıt seçilmelidir.
  2. Yönetim Payı: % olarak manuel girilmelidir.
  3. Dağıtım: Yönetim payı tanımlandıktan sonra sistem %100 üzerinden kalan payı otomatik tanımlayacaktır.
  4. Çalışan: Çalışanlar ve ödenekleri seçilmelidir. Ücretlerini ücret kartı üzerinden de tanımlayabilirsiniz. Manuel olarak ilgili ekran üzerinden saat ve ödenecek tutarını girdiğiniz taktirde sistem otomatik olarak çalışana ödenecek tutarı hesaplamaktadır. UYARI: Çalışanlar hesaplanan tutar üstünden kedilerine tanımlanan dağıtım payında % kaç paylarına düşüyorsa o kadar ücret alacaktır.
  5. Yöneticiler: Yöneticiler ve ödenekleri seçilmelidir. Ücretlerini ücret kartı üzerinden de tanımlayabilirsiniz. Manuel olarak ilgili ekran üzerinden saat ve ödenecek tutarını girdiğiniz taktirde sistem otomatik olarak çalışana ödenecek tutarı hesaplamaktadır. UYARI: Çalışanlar hesaplanan tutar üstünden kedilerine tanımlanan dağıtım payında % kaç paylarına düşüyorsa o kadar ücret alacaktır.
  6. Bütün verileri sisteme girdikten sonra "Kaydet" demeliyiz. 
  7. Son aşama olarak "Ödenek Oluştura" tıkladığımızda projede çalışanlara ödenek oluşturmaktadır.

Puantaj Hesaplaması

HR > Özlük Bordro > Bordro-Puantaj > Puantaj alanı üzerinden çalışanın ilgili ay için bordrosunu oluşturma işlemi yapılmaktadır. Şube, Statü, Tipi ve Ay seçilerek listele denilmelidir. Karşımıza çıkan ekranda puantaj oluştur dediğimizde ilgili ayın puantajını yazdırma ikonuna tıklayarak görüntüleyebilirsiniz.

Geri Bildirim

Bu içeriği faydalı buldunuz mu?
İlişkili İçerikler