İnsan Kaynakları Çalışan İşe Başlatma

Workcube Çalışan İşe Başlatma İşlemleri ile organizasyonunuza yeni katılan çalışanların sisteme girişlerine yaparak "Sisteme Giriş, Kişisel Bilgiler, Ücret Bilgileri, vb." bilgilerin tanımlanarak işçinin çalıştığı sürece periyodik olarak düzenleyen alanları ifade etmektedir. 

Workcube'ün bu fonksiyonu ile sadece yetki verdiğiniz çalışanlar tarafından kullanım imkanı sağlamaktadır.

Çalışan Kartı Açılışı 

Yol: HR - İK > Planlama > Çalışan Bilgileri > Çalışanlar sayfası üzerinden +’ya tıklayarak çalışan kaydı oluşturulmalıdır.

Çalışan Ekleme

1. Aktif/Kritik Çalışan: İlgili çalışanın kartı aktif olması için Aktif check boxı işaretlenmelidir. Kritik çalışan alanı ise yeni eklenen çalışan kritik bir pozisyonda çalışması durumunda ilgili check box işaretlenmelidir.
   
2. Çalışan No: Sistem otomatik olarak numara atamaktadır.
   
3. Süreç: İlgili ekran için yazılan süreç(aşama)/süreçlerden hangisi seçileceğinin ifade etmektedir.
4. Cinsiyet: Çalışanın cinsiyetinin seçildiği alanı ifade etmektedir.
5. E-Posta(Kişisel): Çalışanın kişisel e-posta adresinin tanımlandığı alanı ifade etmektedir.
6. TC Kimlik No: Çalışanın T.C. Kimlik numarasının tanımlandığı alanı ifade etmektedir.
7. Ad: Çalışanın adının tanımlandığı alanı ifade etmektedir.
8. Soyadı: Çalışanın soyadının tanımlandığı alanı ifade etmektedir.
9. Kullanıcı Adı: Çalışan sisteme giriş yapılması isteniyorsa bu alandan kullanıcı adı tanımlanacağı alanı ifade etmektedir.
10. Şifre: Çalışan için oluşturulan sisteme giriş kullanıcı adının şifresinin oluşturulduğu alanı ifade etmektedir.
11. Dil: Çalışanın sistemi kullanacağı dili seçildiği alanı ifade etmektedir.
12. Gerekçe: İlgili ekranda yapılan işlem hangi amaçla yapıldığı alanı ifade etmektedir. Bu alanı seçmek zorunlu değildir.
13. Sisteme Son Giriş: Çalışan işten çıktığında sisteme giriş bilgilerinin pasife alınması için çıkış tarihinin seçilerek seçilen tarih itibariyle sisteme girişinin engellendiği alanı ifade etmektedir.
14. IP Adresi: Çalışanın sisteme gireceği sabit IP adresi varsa yazılacağı alanı ifade etmektedir. Bu alanı seçmek zorunlu değildir.
15. Fotoğraf: Çalışanın fotoğrafını yükleneceği alanı ifade etmektedir.
16. Kep Adresi: Çalışanın kep adresi varsa tanımlandığı alanı ifade etmektedir.

Dikkat: İlgili başlıkların yanındaki * işareti o alanların doldurulmasının zorunlu olduğunu ifade etmektedir. Bu alanları doldurmadan kayıt işlemi gerçekleşememektedir.

Çalışanı kayıt etmek istediğimiz alanların seçimini yaptığımızda ilgili verileri ekranda görmüş olduk. Şimdi "Çalışanın" sisteme tanımladığımız alanları çıkartabileceğimiz görsele bakalım.

1. Çalışan Arama: Bu alanda çalışanın ismi yazılarak kayıtlardan aratılabilinmektedir.
   
2. Aktif/Pasif: Bu alan mevcut çalışanlar (Aktif) veya çıkan (Pasif) personeller aranabilmektedir.
3. Şube: Çalışanın şube bazlı filtreleme ile aranmasını ifade etmektedir.
4. Departman: Çalışanların departman bazlı filtreleme ile aranmasını ifade etmektedir.
5. Pozisyon Tipleri: Çalışanların pozisyon tiplerine göre filtreleme ile aranmasını ifade etmektedir.
6. Fonksiyon: Çalışanların fonksiyon bazlı filtreleme ile aranmasını ifade etmektedir.
7. Kademe: Çalışanların kademe bazlı filtreleme ile aranmasını ifade etmektedir.
8. Yaka Tipi: Çalışanların yaka tipi bazlı filtreleme ile aranmasını ifade etmektedir.
9. Ünvan: Çalışanların ünvan bazlı filtreleme ile aranmasını ifade etmektedir.
10. Çalışan Tipi: Çalışanların çalışan tiplerine göre aranmasını ifade etmektedir.
    
    

Çalışan Pozisyon Kartı Açılışı 

Yol: HR - İK > Planlama > Rol Planlama > Roller-Pozisyonlar sayfası üzerinden +’ya tıklayarak izin kaydı girilmelidir. Bu alan çalışanın çalıştığı şube, departman, pozisyon vb. alanların seçildiği alandır.

1. Aktif: İlgili check box çalışan çalışıyorsa aktif, çalışan çıktığında pasif seçildiği alanı ifade etmektedir.
2. Master: Çalışanın birden fazla pozisyon kartı olması durumunda asıl ilk pozisyon kartında ilgili check box seçilir ve diğer pozisyon kartları olduğunda bu alan seçilmez.
3. Organizasyon Şemasında Göster: Çalışan organizasyon şemasında gelmesi isteniyorsa bu check box işaretlenmelidir.
4. Şube: Çalışanın çalışacağı şubenin seçildiği alanı ifade etmektedir.
5. Departman: Çalışanın Çalışacağı departmanın seçileceği alanı ifade etmektedir.
6. Pozisyon: Çalışanın çalışacağı pozisyonun seçileceği alanı ifade etmektedir.
7. Pozisyon Tipi: Çalışan hangi pozisyon tipinde çalışacağının seçildiği alanı ifade etmektedir.
8. Ünvan: Çalışan hangi ünvanda çalışacağının seçildiği alanı ifade etmektedir.
9. Süreç: Süreçler alanından tanımlanan yetkili olduğu sürecin seçildiği alandır.
10. Fonksiyon: Çalışan hangi fonksiyonda çalışacağının seçildiği alanı ifade etmektedir.
11. Kademe: Çalışanın hangi kademede çalışacağının seçildiği alanı ifade etmektedir.
12. Çalışan: Çalışanın seçildiği alanı ifade etmektedir.
13. 1. ve 2. Amir: Çalışanın amirlerinin seçildiği alanı ifade etmektedir.
14. Göreve Başlangıç Tarihi: Çalışanın işe başlangıç tarihinin seçildiği alanı ifade etmektedir.
    

Dikkat: Pozisyon kartı açılışlarında çalışan mutlaka seçilmelidir yoksa ilgili çalışanın pozisyon kartı oluşmayacaktır.

Dikkat 2: Pozisyon kartındaki yanında * işareti bulunana alanlar mutlaka seçilmelidir aksi taktirde pozisyon kartı oluşmayacaktır.

Çalışanın pozisyon kartını kayıt etmek istediğimiz alanların seçimini yaptığımızda ilgili verileri ekranda görmüş olduk. Şimdi "Çalışanın Pozisyon Kartını" sisteme tanımladığımız alanları çıkartabileceğimiz görsele bakalım.

Çalışan kartı diğer bir yol ile Çalışanlar listeleme ekranında bulunan "Hızlı Çalışan Ekle" ile de açılabilmektedir.

1. Cinsiyet: Çalışanın cinsiyetinin seçildiği alanı ifade etmektedir.
2. T.C. Kimlik No: Çalışanın T.C. kimlik nosunun yazıldığıi alanı ifade etmektedir.
3. Ad ve Soyadı: Çalışanın ad ve soyadının yazıldığı alanı ifade etmektedir.
4. Kullanıcı Adı ve Şifre: Çalışan sisteme giriş yapabilmesi için yazılan alanı ifade etmektedir.
5. E-Posta: Çalışan e-posta adresinin yazılabileceği alanı ifade etmektedir.
6. Şube: Çalışanın çalışacağı şubenin seçildiği alanı ifade etmektedir.
7. Departman: Çalışanın çalışacağı departmanın seçileceği alanı ifade etmektedir.
8. Pozisyon: Çalışanın çalışacağı pozisyonun seçileceği alanı ifade etmektedir.
9. Pozisyon Tipi: Çalışan hangi pozisyon tipinde çalışacağının seçildiği alanı ifade etmektedir.
10. Ünvan: Çalışan hangi ünvanda çalışacağının seçildiği alanı ifade etmektedir.
11. Kullanıcı Grubu: Çalışan hangi yetki grubunda çalışacağının seçildiği alanı ifade etmektedir.
12. Çalışma Dönemi: Çalışanın hangi dönemde çalışacağının seçildiği alanı ifade etmektedir.

Çalışan Ücret Kartı Açılışı 

İlk aşama olarak çalışanın işe giriş işlemi yapılmalıdır.

Yol: HR - İK > Özlük-Bordro > Bordro ve Puantaj > İşe Giriş ve Çıkışlar sayfası üzerinden +’ya tıklayarak izin kaydı girilmelidir.

1. SGK Durumu: Çalışanın Sgk durumu işçi, Memur veya Serbest Çalışan statülerinden hangisinde yer alıyor ise seçildiği alanı ifade etmektedir.
2. Sgk No: Çalışanın SGK nosunun sisteme tanımlandığı alanı ifade etmektedir.
3. Çalışan: İşe girişi yapacak çalışanın seçildiği alanı ifade etmektedir.
4. Şube: Çalışanın çalışacağı şubenin seçildiği alanı ifade etmektedir.
5. Departman: Çalışanın çalışacağı departmanın seçildiği alanı ifade etmektedir.
6. TC Kimlik No: Çalışanın T.C. kimlik numarasının yazıldığı alanı ifade etmektedir.
7. Meslek Grubu: Çalışanın SGK meslek kodunun seçildiği alanı ifade etmektedir.
8. İşe Giriş Tarihi: Çalışanın işe başlayacağı günün seçildiği alanı ifade etmektedir.
9. Brüt/Net: Çalışan hangi ücret tipine göre çalışacağının seçildiği alanı ifade etmektedir.
10. Ücret Yönetimi: Çalışanın Ay, Gün veya Saat olarak ücretlendirmesinin seçildiği alanı ifade etmektedir. 
11. Deneme Süreci: Çalışan deneme sürecinde olacak ise bu check box seçilmelidir.
12. En Son Eğitim Bilgisi Ekle: Çalışanın en son mezuniyet durumunun seçildiği alanı ifade etmektedir.

Not 1: SGK Durumu seçili olmaz ise bu kişinin bordrosunda prim, gelir vergisi, damga vergisi gibi yasal kesintiler hesaplanmayacaktır.

Not 2: Ücret yönetimi alanı seçilen yöneteme göre maaş hesaplaması yapacağı için bu alan doğru seçilmelidir.

Not 3: Şube ve departman doğru seçilmelidir çünkü ücret kartında bu alanlar değiştirilmemektedir.

Tip: İlgili sayfada deneme süreci seçilmiş olsa dahi E-Profil > Çalışan Detayı > Diğer > Deneme Süresi üzerinden tarihler kontrol edilmelidir.

Bu bilgilerin doldurulmasından sonra çalışana ait ücret kartı açılacaktır.

Çalışanın işe giriş işlemi yapmak istediğimiz alanların seçimini yaptığımızda ilgili verileri ekranda görmüş olduk. Şimdi "İşe giriş" işlemiyle sisteme tanımladığımız alanları çıkartabileceğimiz görsele bakalım.

1. İşe Giriş Bildirge Dosyası Oluştur: İlgili çalışanın işe giriş xml dosyası oluşturulmasını ifade etmektedir.
   
2. Çıkış Bildirge Dosyası Oluştur: İlgili çalışanın çıkış xml dosyası oluşturulmasını ifade etmektedir.
3. Giriş Maili Gönder: İlgili çalışanın girişinin bilgi için istenen kişiye mail olarak gönderilmesini ifade etmektedir.
4. Çıkış Maili Gönder: İlgili çalışanın çıkışının bilgi için istenen kişiye mail olarak gönderilmesini ifade etmektedir.
5. İşkur Bildirge Dosyası Oluştur: İlgili çalışanın İşkur bildirimi için xml dosyası oluşturulmasını ifade etmektedir.

Not: İlgili işlemleri yapabilmek için kişinin yer aldığı alandaki check box seçilmelidir ve sonrasında yukarıdaki yapılmak istenen işlemler yapılmalıdır.

Çalışan Ücret Kartı

İşe giriş işlemi yapıldıktan sonra ücret kartı üzerinden çalışanla ilgili düzenlemeler yapılmaktadır.

Dikkat: Ücret kartı açıldığında ilk giriş ekranından tanımlamış olduğunuz veriler kartta görünecektir. Kart açıldıktan sonra ise diğer bilgilerin girilmesi gereklidir.

1. SGK Durumu: İşe giriş aşamasında seçilmektedir. Ücret kartı üzerinden bu alan değiştirelebilmektedir.
2. Mesai Tipi: Özellikle mavi yaka personeli bulunan ve üretim yapan firmaların sıkça kullanmakta olduğu vardiyalar kişi kartı üzerinden seçilmelidir. (Vardiya başlığı altında detaylandırılacaktır). Vardiya başlangıç-bitiş tarihlerinin seçildiği alanları ifade etmektedir.
3. Sendika - Sendika No: Çalışan sendikaya tabi ise sendikanın seçilmesi ve üye numarasının girildiği alanı ifade etmektedir.
4. Meslek Grubu: Bu alan çalışanınızın SGK girişini yaparken SGK’ya bildirmiş olduğunuz Meslek Kodu alanıdır. Meslek kodları HR > Özlük Bordro > Bordro Kuralları > Meslek Kodları alanından tanımlanmaktadır.
5. SGK Statüsü: Normal, Emekli, Stajyer vb. personeller için seçim yapılmalıdır.
6. Görev Tipi: Çalışan, İşveren, İşveren Vekili, Taşeron, Sendikalı, Sözleşmeli personelleriniz için seçim alanıdır.
7. İlk Sigortalı Oluş Tarihi: Çalışanın SGK sistemine ilk giriş tarihini ifade etmektedir.
8. Ulaşım Yöntemi: Toplu taşıma, araç vb. alanların seçildiği alanı ifade etmektedir.
9. PDKS: Sisteminizde PDKS Entegrasyonu yapılmış ve bu veriler doğrultusunda bordro işlemlerini yapacak iseniz bu alandaki Bağlı, Tam Bağlı seçeneklerini kullanmanız gerekir. Ancak sadece PDKS’den giriş-çıkış verilerini kontrol ediyor ve bu verilerin bordro işlemlerinize konu olmasını istemiyor iseniz Bağlı Değil seçeneğini kullanmanız gerekmektedir. Eğer Entegrasyon yöntemi veya import seçeneği üzerinden çalışanların giriş ve çıkış kontrolleri yapılacak ise aşağıda görüldüğü gibi çalışanın PDKS sistemindeki ID si ilgili alana girilmelidir.
10. Ek Ödenekler: Çalışana tanımalanacak ek ödenekler var ise tanım yapılacak alanı ifade etmektedir.
11. Kesinti Tanımları: Çalışana tanımlanacak kesinti var ise tanım yapılacak alanı ifade etmektedir.
12. Vergi İstisnaları: Çalışana tanımlanacak vergi istisnaları var ise tanım yapılacak alanı ifade etmektedir.
13. Otomatik Bes Tanımları: Çalışana tanımlanacak BES var ise tanım yapılacak alanı ifade etmektedir.
14. İcra Dosyaları: Çalışana tanımlanacak icra var ise tanım yapılacak alanı ifade etmektedir.
15. Fazla Mesailer: Çalışana tanımlanacak fazla mesai var ise tanım yapılacak alanı ifade etmektedir.

1. Çalışan Grubu: Workcube'de bordrolama süreçlerindeki kurallar kullanıcı tarafından parametrik tanımlamalara bağlı olarak şekillenmektedir. Şubelerinizin ve/veya aynı şubedeki çalışanlarınızın bordrolarını farklı akış parametrelerine (Ücret Kuralları başlığı altında detaylandırılacaktır) göre oluşturulabilir.

   Eğer aynı şubede farklı akış parametreleri kullanmak isterseniz HR > Özlük Bordro > Bordro Kuralları > Çalışan Grubu üzerinden çalışan grubu tanımlamalı ve çalışanın ücret kartında Çalışan Grubu seçilmelidir.

   Tip: Sisteminizde çalışan grubu tanımı yapar ve bordro oluştururken uyarı alırsanız bu Bordro Akış Parametrelerinizde ve/veya Çalışan Ücret Kartında çalışan grubu seçmediğiniz anlamına gelmektedir.

2. Dönem Başı Kümüle Vergi Matrahı: Sistemdeki ilk bordrolarınızı Ocak ayı dışında başlatacak veya yıl içerisinde işe giriş yapan çalışanın ilk bordrosunu yıl içerisindeki vergi matrahına ilave ederek ilerletmek isterseniz ilk puantaj oluşturulmadan önce bu alana son çalışmaya istinaden vergi matrahı girilmelidir.
3. Ücret: Çalışanınız için yapılan ücret tanımı gösterilmektedir. 
4. Fazla Mesai Saat: Çalışanın her ay sabit mesaisi bulunuyor ise ilgili alana saat karşılığının yazıldığı alanı ifade etmektedir.
5. Toplu Ücret Ayarlaması: Şirketinizin zam döneminde sistemde yer alan toplu ücret ayarlaması fonksiyonu kullanılacak ise ilgili çalışanın bu ayarlamadan etkilenip etkilenmeyeceğini bu seçenekten belirleyebilirsiniz.
6. Puantaja Gelmesin: Çalışanın oluşturulan puantajda görünmemesi sağlanır. Ağırlıklı olarak SGK seçeneği hayır işaretli çalışanlar için kullanılır.
7. Asgari Ücret Vergi İndiriminden Yararlanmasın: Bu alan 2022 ücret düzenlemesiyle gelen indirimin birden fazla ücret kartı olan çalışanlarda asıl ücret kartı dışında olan ücret kartlarında seçilmelidir.
8. Gelir/Damga Vergisinden Muaf: Çalışan Gelir ve Damga vergisinden tamamiyle muaf ise seçilecektir.
9. Engellilik İndirimi Kullanıyor mu: İlgili check box seçilmesi durumunda engelli derecesi, yüzdesi ve geçerlilik tarihi seçilmelidir. İşlemlerden birinin eksik olması durumunda engelli indirimi çalışmayacaktır.
10. Özel Kanun Maddeleri: Çalışanın yararlandığı SGK teşvikleri bu alandan seçilmektedir. Şube teşvikleri ise Şube detayından seçilmelidir.
    
11. Maaş Planla: Çalışanın ilgili yıl için maaş tanımlaması yapılacak alanı ifade etmektedir.

Yukarıdaki ekran görüntüsünde şunlar ifade edilmektedir;

1. Maaş planla butonuna basınız.
2. Maaş tanımlarını yaptıktan sonra kaydedebilirsiniz.
3. Çalışanın yıl içerisinde maaşının değişmesi durumunda değişiklik olan ayda ücreti değiştirdiğimiz taktirde ilgili ayı takip eden aylarda otomatik olarak değişiklik gösterecektir.

Ücret Ödenek I Görüntüleme

Yol: HR - İK > Özlük-Bordro > Bordro ve Puantaj > Ücret Ödenek sayfası üzerinden ilgili alanlar seçilerek "Büyüteç" ikonuna tıklayarak istenilen bilgilere ulaşılmaktadır.

1. Filtre: İlgili alana çalışanın isim ve soyismi girildiğinde sadece ilgili çalışanların kesintileri listelenceği alanı ifade etmektedir.
2. Ay ve Yıl: Seçilen ay ve yıl bilgisine göre ücret kartları listelendiğinin seçildiği alanı ifade etmektedir. 
3. Şubeler: İlgili şubenin seçildiği alanı ifade etmektedir. 
4. Departman: İlgili departmanın seçildiği alanı ifade etmektedir. 
5. Yaka Tipi: Listelenmesi istenilen çalışanların yaka tipinin seçildiği alanı ifade etmektedir. 
6. Aktif/Pasif: Gösterim tipi olarak iki seçenek yer almaktadır. Bunlar aşağıdaki gibidir; 
   1. Aktif: Mevcut çalışanları listelemek kullanılan alanı ifade etmektedir. 
   2. Pasif: Çıkan çalışanları listelemek için kullanılan alanı ifade etmektedir. 
7. Listeleme Sayısı: İlgili alanda kesintilerin listelenmesindeki sayıyı ifade etmektedir.
   
8. Sakatlık Derecesi: Engelli personellerin sakatlık derecelerine göre listelemek için seçilecek alanı ifade etmektedir.
9. Ücret Yönetimi: Gösterim tipi olarak üç seçenek yer almaktadır. Bunlar aşağıdaki gibidir;
   1. Ay: Aylık ücretle çalışanları listelemek için kullanılan alanı ifade etmektedir.
   2. Gün: Günlük ücretle çalışanları listelemek için kullanılan alanı ifade etmektedir.
   3. Saat: Saatlik ücretle çalışanları listelemek için kullanılan alanı ifade etmektedir.
10. Ödeme Tipi: Ücret kartında Sabit/Primli olduğunun seçildiği alanı ifade etmektedir.
11. SGK Statüsü: Çalışanların Sgk statülerine göre listelemek için kullanılan alanı ifade etmektedir.
12. Görev Tipi: Çalışanların görev tiplerinin seçildiği alanı ifade etmektedir.
13. SGK Durumu: Çalışanların Sgk durumlarının seçildiği alanı ifade etmektedir.
14. Maaş Aralığı: Çalışanların istenilen maaş aralıklarına göre listelemek için kullanılan alanı ifade etmektedir.
15. Kanun Maddeleri: Çalışanların faydalandığı teşvik kodlarına göre listelemek için kullanılan alanı ifade etmektedir.

Dikkat: Daha fazlası alanına tıklandığında filtre seçenekleri açılmaktadır.