Süreç - Aşama İşleyişi

Workcube, süreçlerle ilerleyen bir yapıya sahiptir. Süreçler, formlar içindeki en kritik yapıdır. Her bir sürecin içinde kendine ait aşamalar bulunur. Bir süreci oluşturmadan önce QPIC-RS matrisi kullanılarak sürecin kurgusu yapılır. Sürecin doğru kurgulandığına emin olunduktan sonra QPIC-RS matrisi baz alınarak süreç oluşturulur, aşamaları eklenir ve ayarlamaları yapılır. 

Yol: Kontrol Paneli > BPM > Süreçler

İş Akışları kurgulanırken belirli adımlar üzerinden geçer. Her iş fonksiyonunda aşamalar, aşamaların isimleri ve gideceği yönler değişkenlik gösterir. Ama uygulanacak adımlar aynıdır.

Bu yazıda “Satış Siparişi” üzerinden baştan sona süreç yönetimi ele alınmıştır. Satış Siparişi için sırasıyla aşağıdaki adımlar uygulanacaktır:

1. “QPIC-RS matrisi” oluşturma,
2. “Süreç” oluşturma,
3. “Aşama” ekleme,
4. “Satış Siparişi” oluşturma,
5. “Uyarı ve Onaylar” görüntülenme ve uygulanması.

QPIC-RS Matrisi

QPIC-RS matrisi, bir işletmedeki iş süreçlerinin yönetimini doğru bir şekilde yapabilmek için oluşturulmuş yapıdır. QPIC-RS’in açılımı; Quality (Kalite), Process (Süreç), Information (Bilgi), Communication (İletişim), Roler (Roller) ve Stage (Aşama) olup, süreç planlama işlevini görmektedir. İşletmenin süreçlerini ve aşamalarını doğru bir şekilde kurgulamada kolaylık sağlar.

Başlangıçta aşağıda bulunan görseldeki gibi QPIC-RS Canvas’ı olarak gelir. Canvas sayesinde bir süreç ve aşamaları Workcube sisteminde oluşturulmadan önce doküman üzerinde kurgulanarak planlanır. 

Dikkat: Yukarıda oluşturulmuş QPIC-RS Workshop Dokümanı, Workcube bünyesindeki kişilerle temsili doldurulmuştur. Açıklayıcı olması açısından isimler verilmiştir. Doküman doldurulurken Maker - Checker sütunlarında aslında kişilerden bağımsız aşamaya uygun Departman ve Pozisyonlar eklenmelidir.

1. Proje: Projenin adı girilir.
2. Süreç: Sürecin adı girilir.
3. Versiyon: Sürecin versiyon numarası ve varsa adı girilir.
4. Tarih: Dokümanın oluşturulma tarihi girilir.
5. No: Aşamaların numaralandırıldığı sütundur.
6. Aşama: Aşamaların adları yazılır.
7. Açıklama - Amaç: Aşamanın açıklaması ve/veya amacı yazılır.
8. Öncül İşlem - Display: Aşamaya geçmeden önce yapılacak bir işlem varsa yazılır. Not: Aşamanın içinde “Display” dosyası varsa doldurulmalıdır.
9. Ardıl İşlem - Action: Bir sonraki aşamaya geçmeden önce yapılacak bir işlem varsa yazılır. Not: Aşamanın içinde “Action” dosyası varsa doldurulmalıdır.
10. O, R, Y, D: “O” Onay, “R” Red, “Y” Yeniden Yap, “D” Destek Al demektir. Aşamanın akışını belirleyen kısımdır. Bir aşamada hangi aksiyonlar olsun isteniyorsa onları işaretlenir.
11. A1 ve A2: “1.Amirden onay al” ve “2.Amirden onay al” demektir. Amirlerden onay almak isteniyorsa işaretlenir.
12. Maker: Aşamadaki “Yetkili” kişilerdir. Aşamada değişiklik yapabilirler. Hangi aşamada, hangi görevliler yetkiliyse o kişiler veya pozisyonlar seçilir.
13. Checker: Aşamadaki “Onay” veren kişilerdir. Aşamadaki değişikliklere “Onay, Red vb.” aksiyon vererek akışını sağlayan kişilerdir. Yine hangi aşamada, hangi görevliler yetkiliyse o kişiler veya pozisyonlar seçilir.
14. Tasarlayanlar ve Onaylayanlar: Dokümanı tasarlayan ve onaylayan kişi ya da kişilerin adları girilir.

QPIC-RS matrisi, Workcube sistemi içerisinde aşağıdaki gibi kompakt bir biçimde gözükür. “Süreç” ve “Aşamalar” tek bir satırda toplanır. Ayrıca aşamaların adlarının altındaki ikonlardan özellikleri de içerisine girmeden görülür.

Yol: Kontrol Paneli > BPM > QPIC-RS

Satış Sipariş Süreci ve Aşamaları

Öncelikle iş fonksiyonuna ait süreç ve sonrasında işi yapış şeklini belirleyen aşamalar oluşturulur.

Oluşturulan aşamaların her biri süreci doğru yönetebilmek için işletmenin ihtiyaçlarına yönelik eklenirler. Aşamalar kısaca; sürecin ayrıntılarını, aksiyonlarını ve yetkili kişilerini içeren yapılardır. Aşamaların doldurulma biçimi aynı fakat işlevleri birbirinden farklıdır.

Bir aşamanın üzerine tıklayıp detay sayfasına gidildiğinde sağ tarafta “Checker” bloğu olduğu görülür. Bu blokta “Onay İste” kutucuğu işaretlendiğinde hemen altında “Onay, Red, Tekrar Yap, Başkasına Gönder ve İptal” aksiyonları çıkar. Bu aksiyonlardan aşamaya uygun olanların seçilmesi gerekir. “Yorum zorunlu olsun” kutucuğu işaretlendiğinde Checkerlar'dan bir aşamada hangi aksiyonu neden aldığına dair yorum yapması istenir.

Bloğun en sağında bulunan alan ise içinde bulunulan aşama onaylandığında ya da reddedildiğinde hangi aşamaya geçeceği belirlenir. 

Örneğin; "Kar-Zarar Kontrol" aşamasında ilgili Checker onay verdiğinde aşama bir sonraki aşama olan "Yönetici Onay" olacaktır. Checker reddettiğinde  “Red-İptal" aşaması olacak, Tekrar Yap işaretli ise "Kayıt" aşamasına geçecek ve süreç yeniden başlayacaktır. 

Satış Siparişi İş Akışı

Yol: ERP > Satış - Dağıtım > Satış > Satış Siparişleri

OPIC-RS dokümanında belirlenen iş akışı sistem üzerinde kurgulandıktan sonra sipariş ekranında kayıt işlemi ile birlikte süreç çalışmaya başlar. “Kaydet” butonuna tıklayarak kaydedilir. Böylelikle satış siparişi kaydı “Workflow” tarafına onaylanması için gönderilmiş olur.

Uyarı ve Onaylar

Yol: Üst Menü > Uyarılar (Zil ikonu)

Bir sürecin ve aşamalarının doğru bir biçimde yönetilmesinde ve ilerleyebilmesinde “Uyarı ve Onaylar” kısmı kritik bir role sahiptir. Kişiler “Uyarılar” sayfasında bir süreçte yetkilendirildikleri aşamalara, yetkilendirildikleri kadarıyla “Onay, Red vb.” aksiyonlar verebilir ve “Yorum” yapabilirler.

1. “Gelen, Giden ve Tümü” olacak biçimde listelemek için filtredir. “Gelen” seçiliyse gelen onaylanacak aşamaları görüntülerken, “Giden” seçiliyse bir başka Checkera giden onaylanacak aşamalar görüntülenir.
2. Bu kısımda onaylanmak üzere gelen bir aşamanın onaylanacak hali görülür. “Onay” ikonuna tıklandıktan sonra görseldeki gibi olumlu bir yorum girilir ve “Onayla” yazılı butona tıklandığında aşama onaylanmış olur.
3. Bu kısımda ise onaylanmak üzere gelen bir aşamanın reddedilecek hali görülür. “Red” ikonuna tıklandıktan sonra görseldeki gibi olumsuz bir yorum girilir ve “Reddet” yazılı butona tıklandığında aşama reddedilmiş olur.

Bir satış siparişinde yapılan tüm “Onay-Red” işlemlerini görüntülemek, sürecin hangi aşamalardan geçtiğini ve nasıl yorumlar yazıldığını gözlemlemek için sipariş detay sayfasında bulunan “Zil” ikonu üzerinden Uyarılar ekranına gidilir.

Açılan sayfada sağ kısımda bulunan süreç aşama tablosunda bu siparişle ilgili yapılmış tüm uyarı ve onay işlemleri görüntülenir.